Procurement vs Purchasing

Bisnis membutuhkan barang dan jasa dari vendor untuk beroperasi. Menemukan, bekerja sama, dan membeli dari vendor adalah bidang procurement dan purchasing. Ini adalah proses yang serupa karena keduanya berhubungan dengan menemukan dan memperoleh barang dan jasa, tetapi ada perbedaan utama antara keduanya, terutama dalam arti dan ruang lingkup. Dalam artikel ini, kami mendefinisikan procurement dan purchasing, merinci langkah-langkahnya, dan memeriksa perbedaan di antara keduanya.

Apa itu procurement?

Procurement adalah proses strategis, artinya melibatkan analisis yang cermat dari data internal dan eksternal untuk menginformasikan pengambilan keputusan. Secara khusus, procurement adalah rencana jangka panjang untuk sumber strategis dan memperoleh bahan atau jasa dari pihak luar. Rencana ini mencakup membangun dan memelihara hubungan dengan vendor yang dapat memberikan pasokan berkualitas tinggi saat Anda membutuhkannya, meminimalkan biaya dan risiko, serta bekerja untuk memastikan Anda menerima nilai untuk purchasing Anda.

Tujuan dari departemen procurement adalah untuk memperoleh semua yang dibutuhkan bisnis untuk beroperasi dengan harga yang wajar. Ada dua jenis procurement, masing-masing berfokus pada kebutuhan yang berbeda:

• Langsung: Ini berfokus pada memperoleh hal-hal yang dibutuhkan bisnis untuk memproduksi barang-barang mereka, seperti bahan mentah. Procurement langsung untuk perusahaan komputer, misalnya, akan membutuhkan mikroprosesor, plastik, logam, dan bahan sejenis lainnya karena ini diperlukan untuk pembuatan komputer.
• Tidak Langsung: Ini berfokus pada produk yang mendukung operasi non-produksi, seperti perlengkapan kantor dan furnitur, kendaraan, peralatan, dan barang-barang lainnya yang secara tidak langsung memfasilitasi kegiatan dan fungsi bisnis.

Apa itu sumber strategis?

Sourcing adalah tindakan menemukan vendor. Tindakan ini menjadi strategis ketika fokusnya adalah mengembangkan saluran pasokan yang dapat memberikan nilai optimal bagi organisasi Anda. Ini melibatkan lebih dari sekadar menemukan dan memilih vendor. Penelitian, analisis biaya, negosiasi dan pemeliharaan hubungan juga merupakan faktor kunci dalam sumber strategis.

Sumber strategis penting karena memungkinkan organisasi Anda untuk membangun dan memelihara hubungan dengan vendor yang dapat memberi Anda hal-hal yang Anda butuhkan dengan kualitas dan kuantitas yang konsisten, pada waktu yang dapat diandalkan dan dengan biaya yang lebih baik. Semua faktor ini dapat memungkinkan Anda untuk melanjutkan operasi bisnis Anda sendiri secara efisien dan menguntungkan.

Langkah-langkah procurement

Langkah-langkah spesifik yang Anda ambil dalam proses procurement Anda mungkin berbeda tergantung pada industri, kebutuhan unik, dan model bisnis Anda, tetapi seringkali ada langkah-langkah umum yang diambil departemen procurement. Ini adalah:

Mengidentifikasi kebutuhan departemen

Langkah pertama adalah menentukan tujuan apa yang harus dipenuhi oleh bisnis Anda dan materi atau layanan apa yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Ini mungkin melibatkan diskusi antardepartemen untuk menentukan kebutuhan kelompok dalam organisasi Anda. Misalnya, produsen pakaian baru dengan departemen pemasaran dan produksi cenderung mengidentifikasi kebutuhan unik untuk masing-masing. Sisi produksi mungkin memerlukan hal-hal seperti mesin dan kain, sementara pemasaran mungkin memerlukan komputer, peralatan telekomunikasi, dan sumber untuk riset pasar.

Meneliti dan memilih vendor

Dengan kebutuhan Anda diidentifikasi, Anda dapat mencari vendor, melakukan penelitian dan membuat pilihan. Penting untuk menyelidiki setiap aspek vendor potensial, termasuk sejauh mana penawaran mereka, harga mereka, kecepatan dan efisiensi komunikasi mereka dengan Anda dan reputasi mereka. Setelah Anda menyelesaikan penelitian, Anda dapat membandingkan vendor di daftar Anda dan memilih vendor yang menurut Anda dapat memberikan nilai paling besar bagi organisasi Anda. Tahap terakhir dari pemilihan vendor adalah komunikasi dengan vendor pilihan Anda untuk menegosiasikan persyaratan dan menyelesaikan perjanjian.

Mengajukan permintaan purchasing

Permintaan purchasing adalah dokumen tertulis yang secara internal meminta barang atau jasa. Untuk setiap departemen, permintaan purchasing harus mencakup identifikasi pihak yang meminta procurement, deskripsi barang atau jasa yang diminta, jumlah atau jumlah yang dibutuhkan, informasi tentang vendor dan biaya. Biasanya, manajer procurement dan departemen keuangan menyetujui permintaan.

Setelah permintaan purchasing disetujui, departemen keuangan membuat pesanan purchasing dan membaginya dengan vendor terkait. Pesanan purchasing berkomunikasi dengan vendor bahwa mereka dapat memulai proses mereka untuk memenuhi pesanan.

Faktur dan pembayaran

Tak lama setelah Anda membagikan pesanan purchasing, Anda dapat mengharapkan faktur dari vendor. Faktur ini menjelaskan detail pesanan, harga yang disepakati, dan tenggat waktu pembayaran. Sebaiknya tinjau detail faktur jika Anda perlu mengubah pesanan. Tergantung pada rincian kontrak, departemen keuangan Anda membayar vendor untuk layanan mereka baik sebelum atau setelah menerima pesanan.

Penerimaan, pemeriksaan, dan peninjauan

Setelah Anda menerima pesanan Anda, disarankan untuk memeriksa bahan yang diterima atau meninjau pengalaman dengan masing-masing vendor. Jika vendor telah memberi Anda materi atau layanan berkualitas tinggi, Anda dapat memutuskan untuk melanjutkan hubungan bisnis Anda dengan mereka. Jika tidak, Anda dapat memulai proses lagi untuk menjalin hubungan dengan vendor lain.

Apa itu purchasing?

Purchasing adalah komponen dari proses procurement yang berhubungan dengan aktivitas transaksional antara organisasi Anda dan vendor Anda. Aktivitas khusus ini termasuk menulis dan mengirimkan pesanan purchasing, menerima faktur, menerima pesanan, dan memenuhi pembayaran. Fokus utama purchasing adalah memperoleh barang atau jasa tertentu dalam jumlah atau kuantitas tertentu dengan harga yang disepakati dan dalam jangka waktu tertentu.

Langkah-langkah proses purchasing adalah dalam procurement yang melibatkan:

• permintaan purchasing
• Order purchasing
• Faktur
• Pembayaran
• Resi
• Kualitas asuransi

Karakteristik procurement vs. purchasing

Orang sering menggunakan istilah “procurement” dan “purchasing” secara bergantian karena tumpang tindih antara kedua proses tersebut. Dalam organisasi yang lebih kecil, penggunaan yang dapat dipertukarkan ini mungkin masuk akal, karena anggota yang menangani satu juga cenderung bertanggung jawab atas yang lain. Namun, ada karakteristik utama yang memisahkan procurement dari purchasing. Berikut ini adalah daftar perbedaan utama di antara mereka:

Cakupan

Procurement adalah proses yang lebih luas yang membahas tujuan strategis organisasi. Ini melibatkan lebih banyak langkah dan berusaha menciptakan keadaan yang bermanfaat, dengan fokusnya adalah pada hubungan antara organisasi dan vendor. Purchasing, bagaimanapun, adalah bagian dari procurement dan merupakan kegiatan jangka pendek yang diulang sesuai kebutuhan sebagai fungsi dari proses yang lebih besar. Fokusnya adalah pada pertukaran transaksional antara pihak-pihak daripada pada hubungan di antara mereka.

Penggunaan

Procurement adalah proses proaktif berkelanjutan yang berfokus pada jangka panjang. Bisnis dapat menggunakan hubungan yang dibangun melalui procurement untuk menciptakan produk yang lebih baik atau memberikan layanan yang unggul, sehingga memberi mereka keunggulan kompetitif. Purchasing lebih merupakan proses reaktif, menanggapi kebutuhan internal dengan mencari solusi yang memenuhi persyaratan kualitas, kuantitas dan biaya.

Nilai vs. harga

Procurement dan purchasing menekankan kualitas yang berbeda dari barang dan jasa yang dicari dan dibeli. Procurement menekankan nilai purchasing ini, yang berarti bahwa ia berusaha untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk memenuhi fungsinya dan memenuhi tujuannya dengan cara yang meminimalkan biaya, memaksimalkan keuntungan, meningkatkan efisiensi dan membantu untuk membangun ketergantungan. Penekanan purchasing, meskipun, secara khusus pada harga. Idenya adalah untuk memenuhi kebutuhan dengan biaya yang dapat dikelola, dan ini memberikan kontribusi kecil terhadap nilai yang dapat mereka berikan kepada organisasi.

Manfaat

Kedua proses ini juga dapat memberikan manfaat yang berbeda bagi organisasi Anda. Procurement berguna untuk mengatasi masalah sebelum, selama dan setelah purchasing. Misalnya, ketika mengidentifikasi kebutuhan, procurement dapat mengatasi aktivitas pengeluaran setiap departemen di organisasi Anda. Manajer procurement dapat mengevaluasi kebutuhan pengeluaran tertentu dan membantu merampingkan kebutuhan seluruh organisasi dalam melakukannya.

Proses purchasing kurang bermanfaat daripada fungsional, karena ini adalah proses yang cukup mudah untuk berinteraksi dengan vendor. Yang sedang berkata, mungkin membantu untuk mengungkapkan potensi area perbaikan. Misalnya, jika vendor Anda mengalami keterlambatan pembayaran, Anda dapat menilai proses tim keuangan Anda untuk mencari celah. Selain itu, jika tim penjaminan mutu Anda menemukan kekurangan dalam bahan yang diterima, ini dapat menandakan perlunya mencari vendor baru atau memeriksa metode pengiriman yang dapat merusak barang.