Procurement adalah: Pengertian, cara kerjanya, dan langkah-langkah yang harus dilakukan

Perusahaan biasanya menghabiskan sebagian besar pendapatan mereka pada produk atau layanan untuk menjaga operasional bisnis mereka. Itulah sebabnya mereka mengembangkan atau mengadopsi prosedur strategis untuk memastikan bahwa pembelian mereka memberikan nilai. Proses strategis ini dikenal sebagai procurement. Pada artikel ini, kami membahas apa itu procurement, proses dan jenisnya, dan kami menyertakan beberapa contohnya.

Apa itu procurement?

Procurement adalah proses yang melibatkan perolehan produk atau layanan untuk penggunaan bisnis dari sumber eksternal. Ini paling sering dikaitkan dengan bisnis, karena perusahaan perlu membeli barang atau meminta layanan—biasanya dalam skala yang relatif besar—untuk menjalankan fungsi bisnis mereka. Beberapa produk atau jasa yang biasanya diperoleh perusahaan meliputi perlengkapan dan peralatan kantor, furnitur, bahan baku, peralatan teknis, agunan tercetak, telekomunikasi dan rekrutmen pekerja kontingen, pengujian dan pelatihan.

Proses procurement memastikan bahwa pembelian perusahaan adil, kompetitif dan memberikan harga terbaik yang tersedia di pasar. Karena efisiensi yang diberikan oleh proses procurement formal, procurement memainkan peran penting dalam struktur manajemen perusahaan secara keseluruhan. Beberapa masalah pada neraca dan arus kas perusahaan dapat ditelusuri ke masalah procurement, seperti menyimpan persediaan atau persediaan terlalu lama.

Perbedaan antara procurement dan pembelian

Banyak orang menggunakan istilah “procurement” dan “pembelian” secara bergantian. Meskipun istilah-istilah ini memiliki kesamaan, mereka memiliki arti yang berbeda. Procurement adalah proses strategis, sedangkan pembelian adalah fungsi transaksional saat mencari dan memperoleh produk atau layanan. Procurement berfokus pada proses strategis procurement produk atau layanan, misalnya, penelitian, negosiasi, dan perencanaan, sedangkan proses pembelian berfokus pada bagaimana produk atau layanan dipesan dan diperoleh, seperti mengirim pesanan pembelian dan menyelesaikan pembayaran.

Jenis procurement

Procurement memiliki dua jenis yaitu procurement langsung dan procurement tidak langsung. Masing-masing jenis procurement ini memainkan peran penting dalam menjaga operasional perusahaan.

• Procurement langsung: Ini adalah proses pembelian bahan baku, komponen dan jasa yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau produk. Misalnya, perusahaan yang memproduksi mobil membutuhkan berbagai macam suku cadang untuk membuat kendaraan yang berfungsi penuh. Semua bagian ini digunakan dalam pembuatan langsung kendaraan.
• Procurement tidak langsung: Ini adalah proses pembelian produk yang mendukung operasi harian perusahaan. Jenis produk ini mencakup barang-barang seperti pembersih, perlengkapan kantor, dan perangkat lunak pendukung. Produk-produk ini berkontribusi pada fungsi bisnis perusahaan secara tidak langsung.

Rasio antara procurement langsung dan tidak langsung biasanya bervariasi menurut industri dan bisnis individu. Beberapa industri, seperti manufaktur, mengandalkan procurement langsung, sementara perusahaan berbasis layanan lebih mengandalkan procurement tidak langsung.

Bagaimana langkah-langkah dalam proses procurement?

Langkah-langkah dalam proses procurement bervariasi tergantung pada tujuan dan persyaratan bisnis Anda. Proses procurement yang khas meliputi:

• Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa.
• Menemukan pemasok.
• Meminta proposal atau kutipan.
• Mengevaluasi tender.
• Menyetujui syarat dan ketentuan dengan pemasok.
• Mengatur dan menerima produk atau jasa.
• Melakukan penjaminan mutu.

Identifikasi kebutuhan barang dan jasa

Untuk memulai proses procurement sebagai perusahaan, langkah pertama Anda adalah mengidentifikasi kebutuhan akan produk atau layanan. Baik itu pembelian berulang atau pesanan baru, perusahaan biasanya menganalisis kebutuhan mereka dan memeriksa produk atau layanan yang ada sebelum membuat permintaan pembelian. Tergantung pada jenis kebutuhan, berbagai departemen perusahaan mungkin terlibat. Anda mungkin perlu melakukan diskusi antar departemen untuk meneliti kebutuhan pasar, menilai kebutuhan bisnis, dan menyusun audit pesaing.

Menemukan pemasok

Setelah kebutuhan perusahaan Anda telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menemukan pemasok yang relevan. Perusahaan biasanya menggunakan dokumen permintaan informasi (RFI) untuk membandingkan pemasok potensial. RFI memungkinkan perusahaan untuk meminta informasi dari calon pemasok tentang produk atau layanan mereka. Biasanya dikirim di awal proses procurement, dengan tujuan mengumpulkan informasi tentang kemampuan pemasok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menyelesaikan masalah unik.

Meminta proposal atau kutipan

Setelah RFI dikirim kembali ke perusahaan, langkah Anda selanjutnya adalah mengeluarkan permintaan penawaran (RFQ). RFQ adalah dokumen yang diajukan perusahaan kepada pemasok potensial yang meminta penawaran harga untuk suatu produk atau layanan. Ini mencari daftar harga terperinci untuk sesuatu yang dapat diukur dan didefinisikan dengan baik, seperti perangkat keras. Tahap RFQ dilakukan baik melalui negosiasi langsung maupun lelang.

Mengevaluasi tender

Setelah Anda memilih pemasok perusahaan Anda, proses evaluasi tender dimulai. Proses evaluasi tender mencakup penilaian kualitas layanan atau produk pemasok, rentang waktu, kemampuan pemenuhan, dan perincian keuangan. Ini juga dapat mencakup evaluasi biaya, uji coba sampel produk atau layanan, perbandingan harga dan audit pemasok.

Menyetujui syarat dan ketentuan dengan pemasok

Langkah Anda selanjutnya adalah mengatur kontrak procurement. Kontrak procurement menentukan syarat dan ketentuan procurement, termasuk yang disepakati, biaya, rentang waktu, dan tingkat stok yang diperlukan untuk meminimalkan risiko.

Syarat dan ketentuan yang diuraikan dalam kontrak procurement dapat digunakan sebagai penanda terhadap indikator kinerja utama (KPI), yang akan memungkinkan Anda untuk mengelola hubungan pemasok dan mengatasi potensi masalah yang mungkin terjadi selama proses procurement perusahaan Anda. Menjaga hubungan baik dengan pemasok utama dapat memainkan peran penting dalam kebutuhan procurement di masa depan.

Mengatur dan menerima produk atau layanan

Pada tahap ini, pemasok memberikan produk atau layanan yang dijanjikan dalam waktu yang ditentukan. Setelah menerimanya, petugas pembelian perusahaan Anda memeriksa pesanan dan memberi tahu pemasok tentang masalah apa pun. Pemasok juga dapat melakukan instalasi dan pelatihan.

Melakukan penjaminan mutu

Untuk menentukan apakah Anda ingin memesan ulang produk atau layanan dan melanjutkan dengan pemasok Anda, Anda harus meninjau pengalaman Anda melalui jaminan kualitas yang ketat.

Bagaimana langkah-langkah dalam proses pembelian?

Pembelian adalah bagian dari procurement. Biasanya mengacu hanya untuk membeli produk atau jasa. Langkah-langkah dalam proses pembelian meliputi:

• Penerbitan Purchase Order acknowledgment (POA)
• Penerbitan pemberitahuan pengiriman di muka (ASN)
• Penerbitan tanda terima barang
• Faktur
• Pencocokan tiga arah
• Proses pembayaran

Penerbitan Purchase Order acknowledgment (POA)

Pada tahap ini, supplier mengeluarkan purchase order acknowledgment (POA) kepada Anda, pembeli, untuk mengakui penerimaan purchase order (PO). POA memungkinkan pemasok untuk memberikan umpan balik kepada pembeli mereka tentang setiap perubahan yang telah mereka buat yang dapat mengakibatkan perubahan pada pesanan pembelian pembeli. Perubahan ini dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada tanggal, jumlah, dan harga.

Penerbitan Advance Shipping Notice (ASN)

Selanjutnya supplier akan mengirimkan advance ship notice atau pemberitahuan pengiriman terlebih dahulu (ASN). ASN adalah dokumen yang memberi pembeli informasi terperinci tentang pengiriman yang tertunda. Tujuan dari ASN adalah untuk menginformasikan kepada pembeli kapan pengiriman akan terjadi dan memberikan ciri-ciri fisik tentang pengiriman tersebut sehingga Anda dapat bersiap untuk menerimanya.

Penerbitan kuitansi barang

Setelah kiriman tiba di lokasi pembeli, Anda harus memulai proses penerimaan barang. Proses penerimaan barang melibatkan pencocokan barang yang Anda terima dengan pesanan pembelian dan memeriksa bahwa barang tidak rusak. Setelah Anda yakin bahwa barang tersebut memang sesuai dengan yang dipesan dan dalam kondisi baik, Anda dapat memesan kuitansi barang.

Faktur

Pada gilirannya, pemasok akan mengeluarkan Anda faktur. Faktur kadang-kadang disebut “faktur penjualan”, adalah dokumen yang dikirim pemasok atau penyedia layanan kepada pembeli untuk menetapkan kewajiban di pihak pembeli untuk membayar. Artinya, invoice merupakan konfirmasi tertulis dari kesepakatan antara pemasok dan pembeli barang atau jasa.

Pencocokan tiga arah

Pencocokan tiga arah adalah prosedur yang digunakan untuk memverifikasi dan mengotentikasi validitas faktur pemasok. Ketika Anda menerima faktur dari pemasok, itu harus sesuai dengan informasi berikut:

• Informasi pada faktur pemasok ke pesanan pembelian, yang menunjukkan harga dan kuantitas di mana pembeli setuju untuk membeli barang atau jasa pada faktur pemasok
• Faktur pemasok ke dokumentasi penerimaan untuk memastikan bahwa barang telah dikirim dan diterima, bahwa barang dalam kondisi baik dan jumlah yang benar

Oleh karena itu, pencocokan “tiga arah” mengacu pada proses pencocokan tiga dokumen—pesanan pembelian, faktur, dan laporan penerimaan—untuk memastikan bahwa pembayaran harus dilakukan. Proses ini memastikan bahwa hanya pembelian resmi yang dibayarkan, sehingga mencegah kerugian karena kecerobohan dan penipuan. Jika kecocokan “tiga arah” ini menunjukkan bahwa faktur dalam keadaan baik, maka Anda, sebagai pembeli, dapat memproses pembayaran. Jika tidak, Anda harus menghubungi pemasok tentang masalah apa pun yang Anda temukan dan meminta pemasok untuk merevisi faktur atau menerbitkan memo kredit.

Pemrosesan pembayaran

Setelah faktur pemasok diverifikasi dan disetujui, Anda dapat mulai melakukan pembayaran kepada pemasok, seluruhnya atau sebagian. Ada banyak cara berbeda untuk melakukan pembayaran kepada pemasok, antara lain:

• Pembayaran tunai
• Cek pembayaran
• Pembayaran kartu kredit
• Transfer pihak ketiga online

Contoh procurement

Salah satu contoh procurement adalah eProcurement, yang merombak proses analog model procurement konvensional, seperti faktur dan pengendalian persediaan, dengan menggunakan solusi digital. Saat terhubung ke teknologi lain, seperti sensor IoT di fasilitas pintar, sistem eProcurement membantu perusahaan menentukan pola yang ada dan perkiraan yang muncul.

Dengan menggunakan teknologi digital untuk mengotomatisasi proses biasa ini, perusahaan dapat fokus pada aspek rantai pasokan yang lebih berorientasi nilai, seperti keterlibatan kepatuhan, penilaian risiko, dan transparansi.