Perbedaan antara invoice dan receipt

Mendokumentasikan setiap transaksi merupakan hal yang sangat penting bagi pemilik bisnis. Tanpa adanya rekap pembelian, retur, dan penjualan, maka tidak mungkin bagi Anda untuk dapat membuat keuangan Anda rapi, menangani pajak bisnis, dan juga memantau kinerja perusahaan Anda. Ini sama pentingnya bagi pelanggan Anda untuk memiliki dokumentasi setiap transaksi yang mereka lakukan untuk laporan keuangan mereka, terutama ketika mereka mungkin memiliki masalah terhadap barang yang mereka beli.

Sebagai pemilik bisnis, Anda harus bisa menentukan metode terbaik untuk menyimpan data transaksi bagi perusahaan Anda. Banyak perusahaan yang menggunakan kombinasi dari receipt dan invoice untuk menyimpan transaksi mereka dan juga untuk pelanggan mereka, dan sebaiknya Anda juga melakukan hal yang sama. Walaupun dua dokumen ini memiliki kesamaaan fungsi, namun hal ini merupakan hal yang sangat berbeda. Afar bisnis Anda dapat berjalan dengan lancer, sangat penting bagi Anda untuk mengetahui perbedaan antara dua dokumen ini,  seperti apa informasi yang harus di masukkan di setiap dokumen, dan kapan saat yang tepat untuk memberikan receipt atau invoice ke pelanggan Anda.

Apa itu invoice?

Invoice adalah sebuah dokumen yang dikirim oleh penjual ke pelanggan yang berfungsi untuk meminta pembayaran dari sebuah produk atau jasa. Sama seperti tagihan, ini merupakan daftar barang atau jasa yang sudah diberikan (penjual ke pelanggan), berapa biayanya, dan seperti apa bentuk pembayaran yang diterima oleh penjual. Invoice biasanya diberikan ke pelanggan setelah mereka menerima produk atau layanan, tetapi sebelum pembayaran diterima. Ini merupakan hal umum yang terjadi pada perusahaan grosir, atau pabrik, dan juga pekerja lepas yang memberikan jasa, seperti penulis atau desain grafis. Namun, setiap bisnis, apa pun yang mereka jual, dapat menggunakan invoice ketika mereka ingin menagih ke pelanggan setelah melakukan penjualan.

Umumnya, invoice dicetak dan dikirimkan ke pelanggan melalui pos atau fax, namun saat ini sudah umum dilakukan dengan mengirimkannya dalam bentuk digital melalui email. Electronic invoice (e-invoice) merupakan hal yang paling tepat untuk digunakan pada ecommerce, karena saat ini sudah banyak bisnis yang dilakukan secara online. Sebuah platform management invoice yang efektif dapat mempermudah dan menyederhanakan segala proses invoice baik untuk ecommerce maupun bisnis tradisional. Entah apakah itu tertulis atau digital, Anda tetap harus memperhatikan invoice Anda, karena invoice memastikan bahwa Anda dibayar dengan benar untuk produk atau layanan yang sudah Anda berikan.

Cara membuat invoice

Membuat sebuah invoice sebetulnya sangat mudah, namun ada beberapa elemen penting yang harus diperhatikan ketika membuat invoice. Elemen ini merupakan salah satu perbedaan terbesar antara invoice dan receipt. Invoice biasanya berisi informasi mengenai transaksi dan segala syarat dan ketentuan yang berlaku jika dibandingkan dengan receipt. Item-item yang biasanya dimasukkan di dalam invoice adalah:

• Nama bisnis Anda, logo, dan kontak informasi
• Nama pelanggan dan kontak informasi
• No invoice yang unik
• Tanggal invoice yang dibuat
• Tanggal jatuh tempo pembayaran dan aturan & kondisi pembayaran
• Jenis pembayaran yang diterima
• Deskripsi detil mengenai semua produk dan jasa, termasuk harga dan jumlahnya
• Jumlah total pembayaran, termasuk pajak dan biaya-biaya lainnya.

Karena invoice dianggap sebagai bukti transaksi, maka semua informasi ini dibutuhkan agar pelanggan Anda tahu dengan jelas apa produk atau jasa yang mereka beli dan berapa biaya total yang mereka harus bayarkan.

Apa itu receipt?

Jika Invoice adalah tagihan pembayaran, maka receipt merupakan bukti pembayaran. Ini merupakan dokumen yang menyatakan bahwa pelanggan sudah mendapatkan produk atau jasa yang mereka bayarkan kepada penjual. Walaupun tidak semua bisnis memberikan receipt untuk segala transaksi, namun umumnya receipt diberikan kepada pelanggan ketika mereka melakukan pembelian, dan hal ini sudah umum terjadi di bisnis online atau pun offline.

Receipt dapat dikirimkan secara fisik atau pun elektronik ke pelanggan. Pada bisnis tradisional, biasanya receipt itu dicetak atau ditulis ditempat, namun ada beberapa bisnis yang juga memberikan receipt via email. Kebanyakan bisnis online mengirimkan receipt langsung setelah pelanggan melakukan transaksi pembelian, tetapi ada juga yang memilih untuk dikirimkan secara fisik bersamaan dengan dikirimnya produk mereka.

Apa pun metode pengiriman receipt Anda, receipt merupakan dokumen penting yang digunakan sebagai bukti pembelian dari pelanggan ke penjual. Pelanggan membutuhkan receipt jikalau mereka memiliki masalah terhadap produk yang mereka beli atau ketika ingin melakukan retur, dan hal tersebut dapat Anda gunakan untuk verifikasi bahwa apa yang di klaim pelanggan Anda memang benar. Mentracking pesanan pelanggan dan receipt merupakan hal yang sulit, terutama jika pelanggan ingin mengembalikan barang atau melakukan penukaran, tetapi dengan menggunakan sistem pemesanan maka semua itu akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan, Anda juga dapat mengirimkan receipt secara akurat, dan membantu pelanggan yang membutuhkan panduan setelah transaksi.

Cara membuat receipt

Membuat receipt jauh lebih mudah daripada membuat invoice, karena receipt tidak membutuhkan informasi yang detil. Namun, receipt tetap memiliki informasi penting tentang transaksi yang dilakukan, tetapi tidak membutuhkan nomor identifikasi unik atau informasi mengenai pelanggan. Setiap receipt yang Anda keluarkan harus memiliki informasi berikut:

• Nama bisnis Anda, logo, dan informasi kontak
• Tanggal penjualan
• Daftar item yang dijual (produk atau jasa)
• Harga setiap item yang dijual (produk atau jasa)
• Diskon atau kupon yang digunakan
• Total pembayaran, termasuk pajak dan biaya lainnya

Beberapa receipt juga memiliki informasi mengenai metode pembayaran, syarat dan ketentuan, atau kebijakan retur perusahaan Anda, yang mana informasi ini sangat berguna bagi pelanggan ketika mereka ingin melakukan retur.

Apa pun barang yang Anda jual dan bagaimana bisnis Anda beroperasi, Anda pasti menggunakan invoice lebih sering dibandingkan receipt atau sebaliknya. Atau Anda juga bisa menggunakan kombinasi dari kedua dokumen tersebut ketika menjalankan bisnis. Memahami perbedaan antara invoice dan receipt akan membuat Anda tahu kapan Anda harus menggunakan invoice dan kapan harus menggunakan receipt.