Memahami proses dan fase manajemen proyek

Tim biasanya menyelesaikan proyek skala besar secara bertahap untuk menyelesaikan tugas dalam urutan tertentu. Sebagai manajer proyek tim Anda, Anda dapat menggunakan berbagai fase manajemen proyek untuk melacak dan mengatur kemajuan grup Anda menuju tujuannya. Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi proses manajemen proyek, berbagai fasenya, dan bagaimana tim dapat menggunakan proses ini untuk menyelesaikan proyek secara menyeluruh dan sesuai jadwal.

Apa itu manajer proyek?

Manajer proyek bertanggung jawab untuk bertemu dengan klien dan pemangku kepentingan untuk memahami dan mengawasi persyaratan setiap aspek proyek. Mereka berkomunikasi dengan pemangku kepentingan yang berkepentingan dengan hasil proyek, termasuk pelanggan, manajer, sponsor, atau anggota dewan. Jika Anda seorang manajer proyek, Anda dapat mengembangkan rencana berdasarkan kebutuhan anggaran, tenggat waktu, dan sumber daya. Manajer proyek bekerja dengan tim untuk melacak kemajuan proyek dan sebaliknya berkontribusi terhadap penyelesaian proyek.

Proses manajemen proyek

Manajer proyek menggunakan berbagai proses untuk memandu proyek menuju penyelesaian. Sebagai manajer proyek, Anda cenderung menggunakan banyak proses berikut:

• Manajemen fase: Tim, pemangku kepentingan, dan manajer proyek sering mengunjungi kembali dokumen inisiasi proyek untuk memastikan setiap fase mengikuti tujuan yang ditetapkan selama tahap strategi dan perencanaan. Setiap anggota tim memeriksa pemahaman mereka tentang tujuan proyek dan peran individu mereka di setiap fase. Setelah semua kiriman, atau produk atau hasil yang direncanakan, tim yang dijadwalkan untuk fase tersebut selesai, tim dapat melanjutkan ke fase berikutnya.
• Perencanaan: Pada awal setiap fase, Anda dapat meninjau kembali sumber daya yang diperlukan untuk memastikannya tersedia. Saat Anda memulai setiap fase dalam tahap perencanaan, Anda dapat meningkatkan kemungkinan tim Anda memenuhi persyaratan anggaran dan garis waktu mereka.
• Kontrol: Melacak metrik proyek dan memanfaatkan laporan untuk menganalisis setiap fase memungkinkan Anda mengontrol anggaran, ruang lingkup, waktu, dan masalah yang muncul dalam setiap fase.
• Manajemen tim: Sebagai manajer proyek, Anda membantu melatih dan mendukung berbagai anggota tim di seluruh proyek. Proses ini mungkin termasuk memastikan Anda menyediakan alat yang mereka butuhkan dan pada waktu yang tepat, atau memberikan pelatihan untuk menggunakan alat tersebut sebelum fase dimulai.
• Komunikasi: Manajer proyek dapat mendelegasikan tanggung jawab komunikasi kepada seseorang atau tim untuk menjaga agar semua anggota tim proyek, sumber daya, dan pemangku kepentingan mendapat informasi di setiap fase. Mendelegasikan komunikasi memungkinkan manajer proyek untuk fokus pada tugas perencanaan, pengadaan, dan integrasi lainnya.
• Pengadaan: Untuk mendapatkan sumber daya, Anda dan tim Anda harus mengidentifikasi sumber daya apa yang dibutuhkan proyek, mencari tawaran kontraktor, dan mengelola anggaran dan jadwal kontraktor. Anda juga harus menutup kontrak yang sudah selesai segera setelah selesai untuk memastikan bahwa Anda mempertahankan alur kerja proyek.
• Integrasi: Sebagai manajer proyek, Anda memastikan semua proses dan tim terkoordinasi. Beberapa proses mungkin tumpang tindih atau bersaing. Misalnya, sebuah tim mungkin memerlukan hasil pekerjaan kontraktor untuk memulai pekerjaannya dalam fase saat ini. Anda dapat merencanakan strategi koordinasi dan menggunakan komunikasi seperti pertemuan rutin untuk memperbarui anggota tim tentang kemajuan dalam proses lain yang memengaruhi pekerjaan mereka.

Fase manajemen proyek

Manajer proyek mempertimbangkan kemajuan proyek dalam hal fase untuk memastikan tim mereka menghasilkan kiriman target dan memenuhi persyaratan. Dalam beberapa kasus, perusahaan mengembangkan versi fase proyek mereka sendiri.

• Strategi dan inisiasi
• Desain dan perencanaan
• Eksekusi dan pengujian
• Peluncuran dan pelatihan
• Dukungan dan realisasi manfaat
• Proyek ditutup

Strategi dan inisiasi

Pada awal proyek, anggota tim sepenuhnya mengembangkan ide sebelum mengajukannya kepada pemangku kepentingan yang relevan untuk disetujui. Pada tahap ini, Anda menentukan persyaratan untuk proyek dan menunjukkan bagaimana tim dapat mencapai tujuan sesuai anggaran dan jangka waktu Anda.

Para pemangku kepentingan memutuskan apakah manfaat proyek Anda membenarkan biayanya. Selama fase pengembangan, langkah-langkah yang diambil tim Anda untuk menyelesaikan proyek dapat berubah karena mereka meminta saran dari para ahli dan melakukan penelitian pada setiap langkah. Anda dan anggota tim Anda harus meninjau kembali tujuan yang Anda kembangkan selama tahap strategi ini di seluruh proyek untuk memastikan hasilnya sesuai dengan ide dan tujuan awal yang disepakati oleh pemangku kepentingan dan anggota tim.

Desain dan perencanaan

Selama tahap ini, pemangku kepentingan menentukan struktur rincian kerja, merekrut anggota tim, mengamankan sumber daya, dan menyetujui dokumen inisiasi proyek. Mereka menguraikan tujuan SMART, menetapkan tugas, menetapkan anggaran dan memprediksi masalah dan solusi.

Sasaran SMART berguna untuk tim proyek karena:

• Specific
• Measurable
• Achievable
• Relevant
• Time-bassed

Tim, manajer, dan pemangku kepentingan dapat menggunakan alat tambahan untuk memecahkan masalah selama fase perencanaan ini, atau mereka dapat membuat perubahan jika perlu. Manajer proyek dan tim harus meminta persetujuan dari pemangku kepentingan dengan setiap perubahan atau rencana baru. Pada saat ini, mereka dapat mengatur jadwal proyek.

Eksekusi dan pengujian

Proyek sering kali berpindah dari fase perencanaan ke fase pelaksanaan dengan pertemuan awal untuk mendistribusikan sumber daya dan memastikan semua orang memahami peran mereka. Tim menjalankan komponen proyek mereka dan menguji setiap hasil saat mereka menyelesaikan tugas mereka. Misalnya, jika tim Anda sedang mengerjakan perangkat lunak atau komponen desain, Anda dapat menguji elemen-elemen ini di setiap fase.

Manajer proyek menetapkan sistem komunikasi dan waktu pertemuan reguler jika relevan dengan proyek atau fase. Manajer proyek perlu tetap terorganisir, memperhatikan risiko atau masalah dan meninjau kembali tujuan proyek. Untuk proyek berisiko tinggi, beberapa manajer mungkin memilih untuk memasukkan satu poin dalam fase ini untuk memeriksa bahwa tujuan, jadwal, dan anggaran realistis. Tergantung pada situasinya, manajer proyek dapat memutuskan untuk mendorong proyek kembali ke tahap perencanaan.

Peluncuran dan pelatihan

Setelah tim menyelesaikan fase eksekusi dan pengujian, mereka dapat meluncurkan proyek dan membuatnya tersedia untuk pengguna. Tim dapat memberikan pelatihan jika diperlukan, seperti cara menggunakan sistem, alat, atau produk baru. Selama fase ini, manajer proyek sering menggunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengevaluasi kinerja tim dan membuat penyesuaian pada sumber daya dan anggaran proyek jika perlu.

Beberapa contoh KPI adalah:

• Tujuan pertemuan
• Memenuhi standar kualitas
• Melacak anggaran dan timeline
• Mampu menentukan tanggal penyelesaian

Dukungan dan realisasi manfaat

Pemangku kepentingan dan manajer menentukan apakah hasil proyek memenuhi tujuan. Manajer proyek menempatkan sistem pendukung tambahan di tempat yang dapat berlanjut dalam jangka panjang, seperti tombol untuk meminta bantuan jika proyek mengimplementasikan perangkat lunak baru. Pemangku kepentingan dan manajer proyek dapat memilih cara menganalisis dan memelihara hasil dengan metrik dan metode. Misalnya, manajer proyek dapat menerapkan metode kontrol kualitas atau protokol retensi pelanggan, tergantung pada industri dan tujuan proyek. Langkah ini memastikan kualitas hasil proyek yang berkelanjutan.

Proyek ditutup

Selama penutupan proyek, manajer proyek, tim, dan pemangku kepentingan dapat meninjau dan mendokumentasikan apakah hasilnya sesuai dengan tujuan awal. Evaluasi dan analisis penting pada tahap ini, dan pemangku kepentingan dapat memilih untuk menutup proyek berdasarkan hasil atau merevisi elemen yang perlu diperbaiki.

Sebagai manajer proyek, komunikasi dan efisiensi sangat penting. Meluangkan waktu untuk memahami dan secara sadar menyusun strategi tentang proses dan fase proyek dapat membantu Anda tetap teratur. Anda dapat menggunakan metode ini dengan tim Anda untuk menyelesaikan proyek secara efisien.