Manajemen gudang: Manfaat, proses, dan strategi

Setiap bisnis yang menyimpan barang di gudang tahu bahwa manajemen yang efektif adalah perbedaan antara memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat dan akurat sambil menekan biaya versus mendengar keluhan tentang pengiriman yang tertunda atau tidak akurat dan biaya operasi yang lebih tinggi.

Apa itu manajemen gudang?

Manajemen gudang mencakup prinsip-prinsip dan proses yang terlibat dalam menjalankan operasi sehari-hari gudang. Pada tingkat tinggi, ini termasuk menerima dan mengatur ruang gudang, menjadwalkan tenaga kerja, mengelola inventaris, dan memenuhi pesanan. Perhatikan lebih detil dan Anda akan melihat bahwa manajemen gudang yang efektif melibatkan pengoptimalan dan pengintegrasian setiap proses tersebut untuk memastikan semua aspek operasi gudang bekerja sama untuk meningkatkan produktivitas dan menjaga biaya tetap rendah.

Manfaat manajemen gudang

Operasional gudang umumnya tidak terlihat oleh pelanggan, tetapi mereka memainkan peran penting di balik layar dalam memastikan pengiriman tepat waktu. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen gudang yang baik memastikan semua proses gudang berjalan seefisien dan seakurat mungkin. Misalnya, manajemen gudang melibatkan pengoptimalan penggunaan ruang gudang untuk memaksimalkan penyimpanan inventaris, membuat inventaris mudah ditemukan oleh staf, memastikan staf yang memadai, memenuhi pesanan secara efisien, dan mengkoordinasikan komunikasi dengan pemasok dan perusahaan transportasi sehingga bahan tiba dan pesanan dikirimkan tepat waktu.

Manfaat manajemen gudang yang baik—yaitu layanan cepat, berkualitas tinggi dengan biaya rendah—dapat menyebar ke seluruh rantai pasokan, memperkuat hubungan dengan pemasok dan juga pelanggan.

Namun mengingat banyaknya elemen yang terlibat, mengoptimalkan manajemen gudang bisa menjadi tugas yang rumit. Itulah sebabnya banyak organisasi beralih ke sistem manajemen gudang untuk mempermudah manajemen gudang mereka.

Apa itu sistem manajemen gudang (warehouse management system)?

Sistem manajemen gudang (WMS) adalah solusi perangkat lunak yang bertujuan untuk menyederhanakan kompleksitas pengelolaan gudang. Seringkali disediakan sebagai bagian dari rangkaian aplikasi bisnis terintegrasi enterprise resource planning (ERP), WMS dapat mendukung dan membantu mengoptimalkan setiap aspek manajemen gudang. Misalnya, WMS dapat:

• Memanfaatkan data dan otomatisasi untuk melakukan analisis permintaan, memperkirakan penjualan, dan membuat rencana operasi harian yang efisien.
• Memberikan wawasan real-time ke lokasi dan kuantitas inventaris.
• Berbagi data dengan modul ERP lain atau produk perangkat lunak mandiri, seperti perangkat lunak akuntansi dan solusi manajemen transportasi, untuk meningkatkan efisiensi operasi bisnis.
• Memantau dan melaporkan produktivitas untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang seberapa efisien gudang Anda beroperasi dan di mana Anda dapat melakukan peningkatan pada geografi gudang dan mengoptimalkan ruang.
• Buat petunjuk langkah demi langkah untuk memandu pengguna melalui proses harian—seperti menerima, memilih, dan mengemas pesanan dengan menggunakan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.

Manajemen inventaris vs manajemen gudang

Sebelum masuk ke rincian manajemen gudang, mungkin lebih baik untuk memahami beberapa istilah umum. Misalnya, istilah manajemen inventaris dan manajemen gudang sering digunakan secara bergantian, tetapi ada perbedaan utama:

Manajemen persediaan

Manajemen persediaan berpusat pada pemesanan, penyimpanan, pemindahan, dan pengambilan bahan yang diperlukan secara efisien dan efektif untuk membuat produk atau memenuhi pesanan.

Manajemen gudang

Manajemen gudang adalah istilah yang lebih luas yang mencakup aspek lain dari operasi gudang, seperti organisasi dan desain gudang, tenaga kerja, pemenuhan pesanan, pemantauan dan pelaporan gudang.

Manajemen stok

Manajemen stok sering digunakan sebagai istilah lain untuk manajemen inventaris, tetapi penting untuk mengenali perbedaan antara “stok” dan “persediaan”, terutama untuk perusahaan yang terlibat dalam produk manufaktur. Stok umumnya mengacu pada produk jadi yang siap dijual atau didistribusikan. Persediaan, bagaimanapun, mencakup segala sesuatu di gudang: bahan baku, bahan yang sedang dalam proses dibangun menjadi produk dan produk jadi (stok).

Oleh karena itu, manajemen stok adalah bagian dari manajemen inventaris yang berfokus secara khusus pada penyimpanan stok sesedikit mungkin—untuk menghemat ruang dan biaya—sambil tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan.

Prinsip-prinsip manajemen gudang

Memahami prinsip-prinsip umum manajemen gudang dapat membantu Anda memfokuskan upaya Anda untuk mengoptimalkan cara gudang Anda beroperasi. Prinsip-prinsip ini meliputi:

Ketahui tujuan Anda. Dalam operasi gudang yang pertama harus tahu tujuannya. Misalnya, apakah pelanggan Anda memiliki persyaratan pengiriman tertentu? Apakah inventaris Anda memerlukan penyimpanan khusus? Selain itu, semua operasi gudang bertujuan untuk menggunakan ruang gudang, tenaga kerja, dan peralatan seefisien mungkin.

Kontrol yang komprehensif. Manajemen gudang melibatkan koordinasi proses kompleks yang melibatkan banyak bagian yang bergerak: orang, peralatan, pesanan, dan inventaris. Manajer gudang harus dapat melacak setiap proses untuk memastikannya berjalan dengan lancar dan menyelesaikan masalah yang pasti terjadi. Kontrol kualitas sangat penting untuk memastikan pesanan dipenuhi secara akurat.

Fleksibilitas dan ketahanan. Manajer gudang harus dapat mengubah rencana dengan cepat, apakah itu karena bahan yang tiba dalam keadaan rusak atau karena cuaca buruk yang menunda pengiriman. Penting juga untuk dapat menyesuaikan alur kerja untuk memaksimalkan efisiensi, baik yang melibatkan penataan ulang ruang gudang atau konsep ulang proses pengambilan.

Fokus pelanggan. Pengiriman tepat waktu, dengan produk yang benar, adalah salah satu metrik terpenting dalam hal layanan dan kepuasan pelanggan. Untuk pengiriman tepat waktu, Anda harus dapat memenuhi pesanan dengan cepat dan akurat.

Pengambilan keputusan berdasarkan data. Meskipun setiap proses gudang tampak berjalan tanpa hambatan, bukan berarti proses beroperasi seefisien mungkin. WMS dapat membantu Anda menentukan dan menganalisis area yang perlu ditingkatkan.

Proses manajemen gudang

Manajemen gudang mencakup enam proses inti. Setiap proses mempengaruhi efisiensi proses berikutnya, sehingga setiap langkah harus dioptimalkan agar operasi gudang berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik:

• Penerimaan. Check in dan log item yang masuk. Pastikan Anda menerima jumlah yang tepat, dalam kondisi yang tepat, pada waktu yang tepat.
• Pemindahan. Pindahkan item dari dok penerima ke lokasi penyimpanan yang benar.
• Penyimpanan. Simpan dengan aman dan atur inventaris secara logis untuk memungkinkan pengambilan yang cepat dan akurat.
• Pengambilan. Kumpulkan barang-barang yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan penjualan.
• Pengemasan. Siapkan barang-barang yang dipilih untuk pengiriman. Mereka harus dikemas dengan aman ke dalam kemasan yang benar dengan slip pengemasan yang akurat.
• Pengiriman. Kirimkan pesanan penjualan yang telah diselesaikan, pastikan bahwa mereka berada di kendaraan yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan dokumentasi yang benar, sehingga pelanggan menerima pesanan mereka tepat waktu.

Optimasi gudang

Mengoptimalkan operasional gudang Anda melibatkan penyempurnaan setiap proses manajemen gudang ini. Misalnya, saat menerima barang, organisasi dapat memberi label item dengan barcode atau melampirkan tag RFID agar lebih mudah ditemukan saat barang mau diambil. Selama pemindahan item, operasi gudang yang dikelola dengan baik menyimpan barang dalam jumlah ruang minimum untuk memaksimalkan kapasitas gudang. Praktik terbaik lainnya untuk pengoptimalan gudang termasuk menyimpan barang-barang populer di area yang mudah diakses dan memisahkan barang-barang yang dapat dengan mudah disalahartikan satu sama lain.

Strategi pemenuhan manajemen gudang

Memilih strategi pemenuhan yang sesuai dengan ukuran bisnis dan volume serta jenis pesanan yang diterimanya dapat membantu organisasi mengirimkan produk lebih cepat, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Menerapkan strategi pengambilan yang sesuai dengan jenis pesanan yang Anda terima dapat membantu mempertahankan alur kerja yang paling efektif. Sebagai contoh:

• Pengambilan batch adalah teknik yang dapat membantu Anda memenuhi beberapa pesanan dengan cepat untuk produk yang sama tanpa membuang waktu dengan terus mengunjungi kembali lokasi inventaris yang sama.
• Pemilihan zona menetapkan pemilih ke zona SKU yang berbeda. Untuk setiap pesanan, pengambil barang bertanggung jawab untuk mengambil semua SKU dari zona yang ditentukan.
• First expired, first out (FEFO) memastikan produk dan barang yang mudah rusak sampai ke pelanggan sebelum tanggal kedaluwarsa atau tanggal jual yang ditentukan. Dengan FEFO, produk yang ditetapkan kedaluwarsa terlebih dahulu dikirim terlebih dahulu.
• First in, first out (FIFO) memastikan produk pertama yang masuk ke gudang adalah yang pertama didistribusikan, yang dapat membantu memastikan barang lama dikirim sebelum menjadi rusak.

Teknologi juga merupakan bagian penting dari setiap strategi pemenuhan manajemen gudang. Perangkat seluler genggam yang menampilkan daftar pengepakan dengan lokasi barang, nomor seri, dan nomor lot dapat membantu meningkatkan kecepatan dan akurasi pengambilan. Perangkat lunak dapat merekomendasikan pengepakan yang aman dan hemat biaya berdasarkan dimensi produk untuk memastikan setiap item dikirim dengan aman, dengan sesedikit mungkin limbah—dan ruang yang terbuang—mungkin.

Monitoring & laporan gudang

Mengukur dan melacak indikator kinerja utama (KPI)—statistik operasional yang menunjukkan seberapa baik gudang beroperasi—dapat membantu menentukan masalah dan menyoroti peluang untuk meningkatkan efisiensi dan memenuhi pesanan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat. Misalnya, Anda dapat menetapkan target untuk meningkatkan akurasi pengambilan dan pengemasan, kemudian membuat perubahan pada proses pengambilan dan mengukur apakah perubahan tersebut efektif dalam membantu Anda mencapai tujuan.

KPI gudang

Manajer gudang sering melacak KPI berikut, antara lain:

• Efisiensi atau produktivitas penerimaan: Volume barang yang diterima per operator gudang, per jam. Skor yang lebih tinggi menunjukkan efisiensi penerimaan yang lebih besar, sedangkan skor yang lebih rendah menunjukkan bahwa mungkin ada masalah yang harus diselidiki.
• Akurasi pengambilan: Jumlah pesanan yang diambil secara akurat dibagi dengan jumlah total pesanan yang diambil (termasuk pesanan yang salah atau pendek). Semakin mendekati akurasi 100%, semakin baik.
• Waktu tunggu pesanan: Waktu rata-rata yang diperlukan agar pesanan sampai ke pelanggan setelah pesanan dilakukan. Untuk kepuasan pelanggan tertinggi, semakin pendek lead time, semakin baik.
• Tingkat pengembalian produk: Tingkat pengembalian barang yang terjual ke pelanggan, dihitung dengan membagi jumlah barang yang dikembalikan dengan jumlah barang yang terjual. Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang KPI ini, penting untuk mempertimbangkan mengapa produk dikembalikan—pelanggan yang secara tidak sengaja memesan produk yang salah mungkin tidak menandakan masalah operasi gudang, tetapi ada ruang untuk perbaikan jika pelanggan sering menerima produk yang salah atau barang rusak.
• Perputaran persediaan: Berapa banyak persediaan yang dijual dan diganti dalam periode waktu tertentu. Ini dihitung dengan membagi total harga pokok penjualan selama periode tersebut dengan biaya rata-rata persediaan selama periode tersebut. KPI ini mencerminkan seberapa efisien gudang mengelola inventaris untuk memenuhi permintaan. Secara umum, perputaran persediaan yang lebih tinggi lebih baik. Jika gudang melebih-lebihkan permintaan, perputaran persediaan mungkin rendah. Terlalu banyak persediaan yang lambat terjual bisa menjadi mahal—terutama untuk bisnis yang berurusan dengan barang yang memiliki masa simpan yang telah ditentukan sebelumnya.

Statistik manajemen gudang

E-commerce global telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir, dan diperkirakan mencapai $29 triliun pada tahun 2023—mempercepat kebutuhan akan lebih banyak ruang gudang untuk memenuhi permintaan konsumen yang terus meningkat. Pertumbuhan e-commerce diperkirakan akan meningkatkan permintaan ruang gudang AS sebesar 1 miliar kaki persegi pada tahun 2025. Tidak mengherankan bahwa satu survei, oleh publikasi perdagangan Logistics Management, menemukan 79% operasi gudang merencanakan beberapa jenis rencana ekspansi.

Mengingat pertumbuhan ini, tantangan utama yang dihadapi oleh operasi gudang adalah ketidakmampuan untuk menarik dan mempertahankan tenaga kerja per jam yang berkualitas. Untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasi, dan memenuhi permintaan pelanggan—semuanya sambil memerangi ruang yang sempit dan pasar tenaga kerja yang ketat—operasi gudang semakin menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi proses, dengan 85% menggunakan WMS menurut survei Manajemen Logistik.

Memilih sistem manajemen gudang (WMS)

Memilih WMS yang tepat akan bergantung pada spesifikasi operasi pergudangan Anda dan apa yang ingin Anda capai. Di atas segalanya, WMS yang tepat akan membantu organisasi Anda mencapai efisiensi yang lebih besar dan memenuhi pesanan dengan lebih akurat sehingga Anda dapat melakukan lebih banyak dengan biaya lebih rendah. Karena tujuan utamanya adalah menghemat uang, ROI adalah kuncinya.

Selain itu, WMS harus bertindak sebagai panduan untuk membantu semua staf gudang menjadi lebih efisien di tempat kerja. Untuk melakukannya, WMS yang tepat akan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti secara real-time ke dalam setiap aspek operasi pergudangan Anda untuk membantu staf menjadi lebih efisien dan terprogram, termasuk penerimaan, pengiriman, inventaris, pemenuhan pesanan, dan tenaga kerja—sambil memberikan informasi yang mudah dipahami secara statistik dan laporan yang didapatkan dengan mudah dipahami oleh manajer dan pekerja dan kemudian digunakan untuk meningkatkan proses harian dan jangka panjang. WMS juga harus dapat diskalakan sehingga dapat membantu bisnis Anda tumbuh dan beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar.

WMS yang tepat dapat membawa operasi gudang Anda ke tingkat efisiensi, kecepatan, dan akurasi pesanan yang lebih tinggi, membantu meningkatkan daya saing perusahaan Anda dan meningkatkan kepuasan pelanggan sambil menekan biaya operasi.