Contoh SOP

Setiap bisnis atau organisasi membutuhkan standar operasional prosedur (SOP) untuk menjalankan prosesnya. Memiliki SOP membantu mengefisienkan kegiatan bisnis dan mengurangi kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian yang signifikan. Pelajari tentang beberapa contoh SOP yang dapat Anda terapkan pada bisnis untuk mengoptimalkan jalannya sehari-hari. Dalam artikel ini, kami mendefinisikan SOP, menentukan kepentingannya, dan memberikan contoh SOP yang dapat Anda gunakan saat membangunnya untuk bisnis berdasarkan industri operasi.

Apa itu SOP?

SOP adalah seperangkat instruksi tertulis terperinci tentang pelaksanaan tugas atau kegiatan rutin. Ini singkat dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami untuk menunjukkan titik tindakan dan alur kerja. Hasilnya adalah diagram alur proses yang menunjukkan prosedur langkah demi langkah dalam melakukan tugas yang ditentukan.

Aspek penting dari SOP adalah pedomannya sesuai dengan hukum dan peraturan industri dan standar perusahaan. Instruksi yang diberikan bersifat wajib, dan jika ada penyimpangan, kondisi yang memungkinkan hal ini juga terlihat. Pedoman menunjukkan orang-orang yang diizinkan untuk menyimpang, keadaan di mana mereka dapat melakukannya, dan prosedur lengkap yang harus diikuti. Idealnya, sebuah bisnis memiliki salinan asli SOP dan copy pekerjaan, semua dengan tanda tangan dan stempel otentik yang ditempatkan secara strategis di seluruh perusahaan.

Contoh SOP

Tidak ada prosedur standar untuk membuat SOP. Setiap perusahaan atau bisnis membuat draft yang sesuai dengan pedoman perusahaan, industri dan pemerintah. Berikut adalah beberapa contoh SOP di berbagai departemen dan organisasi untuk membantu Anda membuat SOP Anda sendiri:

Contoh 1: SOP perekrutan karyawan di departemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Berikut adalah contoh prosedur operasi standar untuk departemen SDM:

Tujuan

Prosedur operasi standar ini bertujuan untuk mendefinisikan tanggung jawab dan peran karyawan yang bekerja di departemen SDM.

Cakupan

Dokumen ini membatasi ruang lingkupnya untuk manajer SDM di perusahaan ini. Ini menunjukkan pedoman untuk mempekerjakan karyawan baru dan menunjukkan langkah-langkah yang harus diikuti sebelum membawa mereka ke dalam pekerjaan.

Tanggung jawab

Kepala departemen SDM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa manajer SDM mengikuti langkah-langkah di bawah ini dengan sangat presisi. Kepala departemen bertanggung jawab atas setiap penyimpangan atau kesalahan yang dilaporkan.

Prosedur

Ambil langkah-langkah berikut ketika ingin merekrut karyawan baru di perusahaan ini:

• Mintalah orang-orang yang ingin mengisi posisi yang diiklankan untuk mengirimkan lamaran mereka.
• Saring resume dan periksa secara manual atau gunakan perangkat lunak untuk mengidentifikasi kandidat utama sebelum menanyakan ketersediaan mereka untuk panggilan penyaringan.
• Lakukan panggilan penyaringan untuk memverifikasi bahwa kandidat menunjukkan minat pada pekerjaan yang diiklankan dan memenuhi syarat minimal untuk mengisi posisi tersebut.
• Setelah menyaring kandidat dan menyortirnya, berikan tes penilaian kepada kandidat yang paling memenuhi syarat untuk menilai kapasitas mereka dalam melaksanakan pekerjaan yang diiklankan.
• Lakukan wawancara langsung.
• Melakukan pemeriksaan latar belakang.
• Verifikasi referensi.
• Tentukan kandidat yang cocok dan tawarkan pekerjaan itu kepada mereka.

Sumber daya terkait

• Daftar dokumen yang harus dikumpulkan dari para kandidat
• Informasi tentang kondisi pekerjaan termasuk tunjangan, asuransi dan hari libur

Contoh 2: SOP verifikasi identitas nasabah di bank

Berikut adalah contoh SOP verifikasi identitas nasabah di bank:

Tujuan

SOP ini menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan saat memverifikasi identitas nasabah di bank.

Cakupan

SOP berlaku untuk semua walk-in customer di semua lokasi bank.

Tanggung jawab

Pedoman dalam SOP ini berlaku bagi seluruh pegawai bank yang melakukan tugas kasir dan bertanggung jawab atas verifikasi identitas nasabah.

Prosedur

Lakukan langkah-langkah berikut untuk memverifikasi identitas nasabah di bank:

• Sambut pelanggan dan tanyakan kabarnya.
• Minta pelanggan untuk menyatakan tujuan kunjungan mereka dan untuk memberikan dokumen identifikasi fisik.
• Pastikan nama dan foto pada ID cocok dengan yang ada di akun.

Sumber daya terkait

• Daftar periksa dokumen ID yang dapat ditunjukkan pelanggan untuk verifikasi
• Daftar prosedur standar bank untuk menerima nasabah

Contoh 3: SOP penyambutan tamu di meja resepsionis hotel

Berikut adalah contoh SOP penyambutan tamu di hotel:

Tujuan

Prosedur operasi standar ini mendefinisikan peran dan tanggung jawab karyawan yang bekerja di meja resepsionis hotel ini untuk memastikan mereka menerima tamu dengan baik dan menggambarkan citra hotel yang baik.

Cakupan

SOP ini mencakup pekerjaan resepsionis mengantar tamu ke hotel, menyambut mereka, mencatat rincian mereka dan memberikan bantuan lain yang diperlukan.

Tanggung jawab

Resepsionis hotel bertanggung jawab untuk membuat para tamu merasa diterima dengan menyapa mereka ketika mereka tiba, check-in dengan mereka dan menyerahkan kunci kamar hotel mereka. Penyimpangan dari prosedur yang tercantum dalam SOP membuat karyawan dapat dikenakan tindakan disipliner.

Prosedur

Pertimbangkan untuk menggunakan langkah-langkah di bawah ini untuk menyambut tamu di hotel:

• Ketika Anda melihat seorang tamu datang ke arah Anda, sapa mereka secara lisan dan tersenyumlah. Jika Anda mengenal tamu tersebut, sapalah mereka menggunakan nama keluarga yang sesuai.
• Tanyakan rincian reservasi kepada tamu, termasuk nomor konfirmasi, sumber daya pemesanan, dan nama tamu.
• Minta paspor atau kartu identitas tamu dan kartu nama.
• Daftarkan informasi tamu dan lampirkan ke informasi kamar.
• Bandingkan informasi yang diberikan saat pendaftaran dengan informasi pada reservasi. Pastikan detail seperti tanggal, nama, dan metode pembayaran cocok dan akurat.
• Cap waktu check-in pada kartu pendaftaran tamu dan biarkan perangkat lunak hotel mencerminkan informasi ini.
• Minta tamu untuk menandatangani dokumen.
• Diskusikan preferensi kamar, pilih kamar yang tersedia dan alokasikan.

Sumber daya terkait

• dokumen identitas klien
• indikasi metode pembayaran yang diinginkan klien dan menerima pembayaran di muka
• daftar barang yang dibutuhkan tamu selama mereka menginap, termasuk permintaan khusus apa pun
• daftar aturan dan peraturan hotel

Berikut adalah contoh prosedur operasi standar untuk penerbitan pinjaman ritel:

Tujuan

Prosedur operasi standar ini memastikan bahwa petugas pinjaman melakukan penyaringan yang cermat terhadap pemohon sebelum mengeluarkan pinjaman untuk menentukan kelayakan kredit mereka. Ini juga memastikan bahwa pemohon sepenuhnya mengetahui syarat dan ketentuan pinjaman sebelum menerimanya.

Cakupan

Prosedur operasi standar menunjukkan semua langkah yang diikuti petugas pinjaman saat mengeluarkan pinjaman bank.

Tanggung jawab

Manajer bank cabang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa petugas pinjaman dengan patuh mengikuti semua langkah yang ditunjukkan dan pemohon pinjaman sepenuhnya memahami persyaratan penerimaan kredit yang mereka cari.

Prosedur

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda gunakan untuk penerbitan pinjaman ritel:

• Temukan pelanggan pinjaman potensial baik melalui permintaan langsung pelanggan atau dengan menghubungi mereka dan memberi tahu mereka tentang opsi kredit.
• Kaji karakter nasabah dan tentukan apakah tujuan pinjaman mereka tulus. Biasanya, petugas pinjaman mewawancarai klien dan hanya melanjutkan ke langkah berikutnya jika pelanggan tulus dan mengakui persyaratan pinjaman.
• Melakukan kunjungan lapangan dan menentukan catatan kredit pelanggan.
• Mengevaluasi kondisi keuangan nasabah dan menilai potensi agunan pinjaman.
• Berikan formulir aplikasi pinjaman kepada pelanggan dan sertakan daftar periksa dokumen yang Anda perlukan untuk mereka serahkan.
• Menginformasikan klien secara rinci tentang dokumen hukum yang dibutuhkan bank.
• Menerima dan memverifikasi dokumen yang diajukan pemohon, memberi tahu mereka jika ada dokumen yang hilang.
• Jika dokumen pelanggan benar, proses aplikasi mereka dan tandatangani perjanjian pinjaman. Selanjutnya, sanksi pinjaman dan mulai mencairkan jumlah pinjaman secara bertahap, mengikuti ketentuan pinjaman.
• Memantau kepatuhan klien terhadap perjanjian yang ditandatangani dan memenuhi setiap kebutuhan terkait yang mungkin dimiliki pelanggan.

Sumber daya terkait

• Formulir aplikasi pinjaman
• Daftar syarat dan ketentuan kredit
• Daftar periksa yang mengonfirmasi bahwa klien memberikan semua dokumen aplikasi yang diperlukan

Mengapa SOP diperlukan?

Meskipun memiliki pedoman dalam suatu organisasi tidak menjamin kinerja atau profitabilitas yang sangat baik, pedoman tersebut menyediakan sistem terstruktur yang memastikan aliran proses yang lancar. Manfaat lain dari SOP meliputi:

• Budaya perusahaan: Menciptakan sistem bagi karyawan untuk menyelesaikan tugas, yang merupakan dasar untuk menciptakan budaya perusahaan. Ketika dirancang dengan tepat, SOP memastikan karyawan mendapatkan sumber daya yang benar dan bekerja di lingkungan yang sesuai.
• Panduan: SOP terbukti membantu dalam bisnis karena menunjukkan cara yang benar untuk melakukan berbagai aktivitas dalam organisasi. Mereka memastikan bahwa karyawan mengikuti semua prosedur yang disetujui dan bisnis mematuhi peraturan pemerintah dan perusahaan.
• Consistency: Membantu memastikan konsistensi proses dan kualitas produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara andal.
• Pengujian: Menguji kesesuaian dan efektivitas teknologi atau perangkat lunak yang baru diimplementasikan dalam suatu organisasi.
• Keselamatan: Memberikan informasi kesehatan, keselamatan, operasional, dan kesehatan kepada karyawan untuk membantu mereka menjalankan peran mereka dengan aman dan akurat.
• Ketepatan waktu: Memastikan bahwa proses bisnis berlanjut tanpa gangguan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
• Pelatihan: SOP menjadi dokumen pelatihan bagi karyawan baru.
• Checklist: Menjadi checklist bagi karyawan untuk mengawasi diri sendiri dan memastikan bahwa mereka melakukan pekerjaannya dengan baik.
• Keamanan: Mencegah masalah dan kesalahan dalam produksi atau proses lain yang dapat merugikan karyawan, sumber daya perusahaan, atau masyarakat sekitar.