Cara membuat ruang lingkup proyek dalam 5 langkah (Dengan contoh)

Lingkup proyek adalah elemen penting untuk ditentukan kapan pun tim atau organisasi Anda mengerjakan suatu proyek, tidak peduli berapa pun ukuran proyeknya. Tanpa ruang lingkup proyek yang ditentukan, mungkin saja proyek tersebut melebihi anggaran atau jadwal dengan cara yang membuat frustrasi. Jika Anda bekerja dalam tim yang menghasilkan proyek, Anda mungkin memerlukan pemahaman mendalam tentang apa itu ruang lingkup dan mengapa itu penting untuk proyek Anda.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu ruang lingkup dalam manajemen proyek, membahas cara mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda, menyediakan template dan contoh ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup proyek dan daftar tip yang perlu dipertimbangkan saat menghindari scope creep.

Apa ruang lingkup dalam manajemen proyek?

Lingkup dalam manajemen proyek adalah item dan tugas yang termasuk dalam proyek tertentu. Tim manajemen proyek biasanya mendefinisikan ruang lingkup secara eksplisit untuk memastikan harapan yang jelas dari semua orang yang terlibat. Menjelaskan ruang lingkup dengan jelas melalui diskusi dan dokumen adalah cara penting untuk menjaga agar proyek tetap teratur dan sesuai jalur. Tidak memiliki ruang lingkup yang ditentukan dapat menyebabkan masalah karena klien atau pemangku kepentingan mungkin menghadapi kekecewaan jika tim tidak memberikan semua yang mereka harapkan.

Contoh lingkup proyek

Berikut adalah contoh ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup untuk referensi:

• Kebutuhan: Client Wine Leaders membutuhkan aplikasi iOS dan Android yang memungkinkan pelanggan menemukan anggur yang tepat untuk dipasangkan dengan makanan atau acara.
• Cakupan: Wilder Development akan membuat aplikasi untuk Wine Leaders yang mencakup semua algoritme dan data yang diperlukan untuk menyediakan anggur yang tepat bagi kebutuhan pengguna, serta fungsionalitas bagi pengguna tersebut untuk membeli anggur melalui aplikasi. Ini termasuk data kompleks mengenai makanan, anggur, anggaran, dan jenis pengguna.

Kiriman:

• Aplikasi fungsional dengan data lengkap tentang anggur apa yang cocok untuk ratusan hidangan dan acara
• Halaman profil untuk setiap jenis anggur dengan daftar pasangan makanan terbaik dan acara yang sesuai
• Fungsionalitas profil pengguna sehingga pengguna dapat menyimpan rekomendasi dan favorit
• Tautan yang mengarah ke situs klien untuk memungkinkan pengguna membeli anggur dari setiap profil anggur yang direkomendasikan

Pengecualian:

• Situs web klien tidak termasuk dalam lingkup proyek, jadi semua tautan harus disediakan oleh klien.
• Logo dan elemen desain grafis lainnya yang terkait dengan bisnis klien dikecualikan kecuali jika secara langsung diperlukan untuk aplikasi saja.
• Kendala: Proyek harus diselesaikan selambat-lambatnya Oktober 2022 dan dengan harga di bawah $500.000.
• Asumsi: Wilder Development berasumsi bahwa klien telah mengembangkan logo yang relevan, desain grafis, pilihan font, warna kunci dan membuat halaman web yang relevan yang diperlukan.

Template lingkup proyek

Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan untuk membuat pernyataan lingkup proyek Anda:

• Kebutuhan: [Kebutuhan klien atau pemangku kepentingan yang teridentifikasi dijelaskan dalam satu atau dua kalimat.]
• Lingkup: [Deskripsi ruang lingkup proyek dari tingkat tinggi, dijelaskan dalam satu atau dua paragraf tergantung pada ukuran proyek.]
• Tujuan: [Opsional: Jika ini adalah proyek yang didorong secara internal dengan pemangku kepentingan daripada klien, Anda dapat memasukkan tujuan bisnis untuk proyek tersebut dalam setidaknya dua atau tiga kalimat. Tergantung pada ukuran proyek, bagian ini mungkin lebih panjang.]
• Hasil Kerja: [Daftar butir kiriman proyek yang akan diproduksi oleh tim untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan klien atau pemegang saham.]
• Pengecualian: [Daftar berbutir apa pun yang dikecualikan dari proyek, yang mungkin mencakup detail mengenai perubahan yang diperlukan pada anggaran atau jadwal jika klien meminta untuk menambahkannya.]
• Kendala: [Deskripsi tentang kendala apa pun untuk proyek, yang mungkin mencakup hal-hal seperti uang, ruang lingkup, waktu, sumber daya, dan risiko.]
• Asumsi: [Daftar asumsi yang dibuat terkait proyek, seperti asumsi mengenai kapan sumber daya tertentu akan diterima.]

Bagaimana menentukan ruang lingkup proyek Anda

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda:

Memahami kebutuhan klien atau pemangku kepentingan

Langkah pertama dalam menentukan ruang lingkup proyek adalah berkomunikasi dengan klien atau, jika proyek diminta secara internal di perusahaan Anda, semua pemangku kepentingan yang relevan. Rapat, email, dan komunikasi lainnya menentukan apa yang dibutuhkan klien atau pemangku kepentingan dari proyek, sehingga tim manajemen proyek dapat menentukan ruang lingkup proyek. Ini juga dapat mencakup diskusi tentang tambahan opsional untuk proyek, yang dapat dimasukkan jika waktu dan anggaran memungkinkan.

Tentukan tujuan utama

Setelah tim manajemen proyek membahas kebutuhan klien atau pemangku kepentingan, akan sangat membantu untuk menentukan tujuan utama proyek. Tujuan ini membantu menentukan hasil proyek. Tahap ini mungkin memerlukan beberapa revisi dari manajemen proyek dan klien atau pemangku kepentingan, karena kedua belah pihak menyempurnakan hasil yang diharapkan. Tujuan ini bisa SMART, yang berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.

Misalnya, jika klien menyewa tim untuk membuat situs web mereka, beberapa tujuan utama untuk proyek tersebut mungkin termasuk logo baru, warna dan font perusahaan baru, dan situs web fungsional dengan lima halaman arahan yang dioptimalkan untuk mesin pencari dengan tujuan tertentu. tanggal.

Buat garis besar pernyataan ruang lingkup proyek Anda

Pernyataan lingkup proyek adalah dokumen yang menjelaskan maksud di balik proyek dan membutuhkan persetujuan dari semua pihak yang terlibat. Ada dokumen lain yang lebih rinci yang diperlukan untuk menentukan ruang lingkup proyek untuk menyelesaikan proyek, tetapi ini adalah dokumen utama yang disetujui semua orang untuk diikuti. Ini termasuk mendefinisikan tujuan utama, setiap kiriman utama, tonggak penting, setiap kendala pada proyek dan setiap item yang dikecualikan dari ruang lingkup.

Dapatkan persetujuan dari klien atau pemangku kepentingan

Setelah pernyataan lingkup proyek selesai, semua pihak yang terlibat menyetujuinya sebelum pekerjaan dapat dimulai. Mungkin ada beberapa diskusi dan negosiasi seputar hal-hal seperti ruang lingkup, anggaran dan jadwal, tergantung pada prioritas mereka yang terlibat. Setelah semua orang menyetujui pernyataan ruang lingkup proyek, tim manajemen proyek dapat melanjutkan proyek. Perjanjian tertulis biasanya merupakan metode standar, karena membuat catatan untuk semua orang yang terlibat dalam proyek.

Menyelesaikan rencana manajemen lingkup proyek

Setelah menyetujui pernyataan lingkup proyek, tim manajemen proyek biasanya membuat rencana manajemen lingkup proyek yang mencakup semua detail proyek. Ini mencakup lebih banyak detail kecil yang tidak diperlukan untuk pernyataan lingkup proyek, seperti tenggat waktu untuk bagian proyek yang diperlukan untuk produk akhir atau informasi tentang cara menangani tugas tertentu. Ini adalah dokumen yang jauh lebih komprehensif daripada pernyataan lingkup proyek.

Tips untuk menghindari scope creep

Jika Anda khawatir tentang scope creep pada proyek Anda, berikut adalah beberapa cara untuk menghindarinya:

• Buat dokumentasi. Membuat dokumen seperti pernyataan ruang lingkup proyek yang harus disetujui oleh semua orang yang terlibat dapat membantu mendefinisikan proyek dengan jelas sehingga klien atau pemangku kepentingan cenderung tidak dapat menambahkan elemen ke proyek nanti dalam prosesnya.
• Jelas pada harapan. Berdiskusi dengan klien atau pemangku kepentingan tentang apa yang diharapkan dan apa yang dapat Anda berikan dengan cara yang jelas dan dapat dipahami memungkinkan semua orang untuk memahami apa yang terjadi.
• Buat semua orang setuju. Mewajibkan klien atau pemangku kepentingan dan tim manajemen proyek untuk menyetujui pernyataan ruang lingkup proyek menyediakan dokumen yang dapat Anda atau tim rujuk untuk perselisihan apa pun nanti tentang ruang lingkup.
• Tentukan biaya untuk penambahan ruang lingkup. Jika ada kemungkinan penambahan proyek jika anggaran atau jadwal memungkinkan, menentukan biaya dalam hal waktu dan uang dapat membantu klien memutuskan apakah mereka ingin menambahkan item tersebut.