Cara membuat rencana anggaran dalam 6 langkah

Membuat rencana anggaran untuk bisnis Anda dapat memengaruhi kesuksesan keseluruhan perusahaan Anda dengan mengatur arus kas dan membantu Anda mengantisipasi pengeluaran. Baik Anda menjalankan bisnis baru atau telah menjalankan perusahaan Anda selama bertahun-tahun, menyusun rencana anggaran yang efektif dapat mendukung pertumbuhan dan umur panjang perusahaan Anda. Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menerapkan rencana anggaran bisnis yang sukses serta tips untuk mempertahankan anggaran yang efektif.

Apa itu rencana anggaran bisnis?

Anggaran bisnis adalah rencana keuangan yang menguraikan pendapatan dan pengeluaran perusahaan serta memprediksi pengeluaran dan pendapatan di masa depan. Anggaran dapat dianggap sebagai rencana tindakan moneter yang memungkinkan pemilik bisnis untuk mengantisipasi dan mengalokasikan sumber daya dan arus kas dengan tepat. Membuat dan memelihara anggaran bisnis dapat membantu menjaga perusahaan Anda tetap pada jalurnya untuk mencapai tujuannya dan memastikan bahwa pengeluaran terkait bisnis diperhitungkan.

Membuat rencana anggaran untuk perusahaan Anda penting karena dapat:

• Membantu Anda membuat keputusan penting, seperti kapan harus merekrut staf baru atau memotong pengeluaran
• Memungkinkan Anda mencari pinjaman dari pendanaan ekuitas
• Memprediksi pengeluaran masa depan dan memungkinkan Anda untuk mempersiapkannya secara memadai
• Identifikasi sisa dana yang dapat Anda investasikan kembali
• Jauhkan perusahaan Anda dari hutang
• Perkirakan apa yang dibutuhkan bisnis Anda agar menguntungkan atau tingkatkan profitabilitas secara keseluruhan
• Jadikan operasi bisnis lebih efisien dan jelas
• Cara membuat rencana anggaran bisnis

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat rencana anggaran yang efektif untuk bisnis Anda:

• Tentukan pendapatan Anda.
• Dikurangi biaya tetap.
• Identifikasi biaya variabel.
• Rencanakan biaya satu kali.
• Hitung untung dan rugi Anda.
• Garis besar pengaruh anggaran masa depan yang diantisipasi.

Tentukan pendapatan Anda

Menentukan pendapatan bisnis Anda adalah langkah pertama dalam membuat rencana anggaran. Pendapatan perusahaan Anda adalah uang masuk yang Anda terima setiap bulan. Pendapatan adalah uang yang Anda hasilkan sebelum dikurangi biaya apa pun. Anda dapat menghitung pendapatan bulanan Anda dengan menjumlahkan semua sumber pendapatan yang Anda miliki setiap bulan. Anda harus menghitung uang masuk Anda selama beberapa bulan—sebaiknya 12 bulan terakhir—untuk mendapatkan gambaran yang paling akurat tentang pendapatan bulanan Anda. Melihat pendapatan Anda dalam jangka waktu yang lama juga dapat memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang pola pendapatan Anda dan membantu Anda bersiap menghadapi penurunan musiman.

Kurangi biaya tetap

Setelah menentukan pendapatan bulanan, Anda harus menjumlahkan semua biaya tetap bulanan dan menguranginya dari total pendapatan. Biaya tetap Anda adalah pengeluaran yang harus Anda bayarkan setiap minggu, bulan, atau tahun untuk mempertahankan bisnis Anda.

Biaya tetap umum meliputi:

• Menyewa
• Keperluan
• Daftar gaji
• Pajak
• Pertanggungan
• Biaya produksi
• Pembayaran hutang
• Depresiasi peralatan

Setelah Anda menentukan biaya tetap Anda, kurangi biaya tersebut dari pendapatan bulanan Anda. Untuk biaya tetap tahunan, Anda dapat membaginya dengan 12 dan memasukkannya ke dalam potongan bulanan Anda untuk memperhitungkan biaya tersebut secara memadai.

Identifikasi biaya variabel

Selanjutnya, Anda harus mengidentifikasi biaya variabel yang mungkin dimiliki perusahaan Anda. Biaya variabel adalah biaya yang berubah setiap bulan atau tidak berulang atau diperlukan untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan. Misalnya, mengirim karyawan ke seminar pengembangan profesional akan menjadi biaya variabel karena tidak diperlukan untuk mempertahankan perusahaan Anda dalam bisnis (tetapi mungkin masih sesuatu yang ingin Anda lakukan untuk perusahaan dan karyawan Anda).

Berikut ini adalah biaya variabel yang mungkin Anda miliki:

• Penggantian peralatan
• Memperbarui perabot kantor atau komputer
• Peralatan Kantor
• Biaya konvensi
• Alat dan sumber pengembangan pribadi
• Biaya kartu kredit
• Pengiriman atau biaya pengiriman
• Periklanan
• Komisi penjualan

Tujuan Anda seharusnya adalah mengurangi biaya variabel saat penghasilan Anda lebih rendah, seperti selama musim sepi. Ketika keadaan meningkat lagi, Anda dapat meningkatkan biaya variabel Anda karena itu menguntungkan perusahaan Anda.

Rencanakan biaya satu kali saja

Selain biaya tetap dan variabel, Anda juga harus mencoba memprediksi biaya satu kali yang mungkin Anda miliki di masa depan dan merencanakannya dalam anggaran Anda. One-off cost adalah pengeluaran tak terduga yang bisa timbul sewaktu-waktu. Misalnya, lemari es di ruang kantor Anda bisa pecah atau pipa ledengnya bisa rusak. Situasi ini sering kali tidak direncanakan tetapi membutuhkan perhatian Anda segera. Cara terbaik untuk merencanakan biaya ini adalah dengan membuat dana tabungan darurat yang Anda masukkan ke dalam uang setiap bulan atau setiap bulan lainnya. Dengan demikian, Anda dapat bersiap untuk biaya satu kali dan mencegah perusahaan Anda mengalami kesulitan keuangan.

Hitung untung dan rugi Anda

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang dibahas di atas, buatlah laporan laba rugi. Laporan laba rugi adalah apa yang Anda dapatkan setelah menjumlahkan pendapatan Anda dan mengurangi semua pengeluaran Anda darinya. Jika di akhir laporan Anda, Anda memiliki angka positif, Anda mendapat untung setiap bulan. Namun, banyak usaha kecil—dan terutama bisnis baru—tidak akan menghasilkan keuntungan setiap bulannya. Jika Anda berada di negatif setelah menjumlahkan pendapatan dan pengeluaran Anda, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk merencanakan pengeluaran Anda dengan lebih baik dan memotong biaya jika memungkinkan.

Garis besar pengaruh anggaran masa depan yang diantisipasi

Dengan menggunakan laporan laba rugi, Anda dapat menyusun rencana anggaran untuk masa depan Anda. Dengan informasi yang telah Anda kumpulkan dengan hasil untung dan rugi, buat garis besar anggaran yang diusulkan yang Anda yakini dapat Anda ikuti dengan sukses dan yang akan memungkinkan bisnis Anda tumbuh secara finansial. Meskipun anggaran ini mungkin tentatif, laporan laba rugi Anda seharusnya memberi Anda gambaran yang baik tentang apa yang harus diantisipasi di masa depan serta pemahaman yang lebih baik tentang pola penghasilan dan pengeluaran Anda secara keseluruhan. Mengetahui pola untung dan rugi Anda dapat membantu Anda memprediksi apa yang diharapkan di tahun depan dan memungkinkan Anda merencanakan bulan yang lebih lambat.

Kiat untuk membuat rencana anggaran yang sukses untuk bisnis Anda

Anda harus dapat membuat anggaran yang cukup akurat dan efisien dengan menggunakan langkah-langkah di atas. Namun, ada tips tambahan yang dapat Anda terapkan ke dalam perencanaan anggaran untuk memastikan Anda membuat anggaran yang berhasil untuk bisnis Anda, seperti:

Membagi proses penganggaran

Daripada duduk dan mencoba menyelesaikan seluruh proses penganggaran dalam satu hari, pertimbangkan untuk memisahkan prosedur menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang Anda lakukan selama seminggu atau sebulan. Misalnya, Anda dapat menyisihkan satu jam setiap hari untuk meninjau satu bulan dari tahun lalu dan mencatat pendapatan dan pengeluaran Anda untuk bulan itu. Setelah dua minggu, Anda akan melakukan ini selama setahun terakhir. Membagi proses penganggaran dapat mencegah Anda menjadi kewalahan dan memperkecil kemungkinan Anda mengabaikan pengeluaran atau pendapatan apa pun.

Sesuaikan anggaran Anda untuk musim

Banyak bisnis mengalami fluktuasi pendapatan selama musim-musim tertentu. Misalnya, toko es krim mungkin memiliki lebih banyak bisnis selama musim panas daripada di musim dingin. Jika perusahaan Anda rentan kehilangan atau memperoleh bisnis tergantung pada musim, penting untuk memasukkan ini ke dalam keseluruhan rencana anggaran Anda untuk memastikan Anda siap secara finansial selama bulan-bulan yang lebih lambat.

Pertimbangkan untuk menggunakan akuntan atau perangkat lunak akuntansi

Berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi, pembukuan, atau akuntan dapat membantu menghilangkan perkiraan rencana anggaran perusahaan Anda. Sumber daya ini dapat membantu Anda melacak pendapatan dan pengeluaran Anda dengan lebih baik, membuat laporan laba rugi profesional, dan memberikan saran. Seorang profesional sangat membantu, karena mereka dapat membantu mengidentifikasi area masalah dan membantu Anda mengelola pengeluaran pajak.