Apa ruang lingkup dalam manajemen proyek?

Menempatkan batasan pada proyek memastikan anggota tim dapat tetap fokus bekerja menuju tujuan tertentu. Menyusun garis besar yang tepat dari cakupan penuh proyek dapat membantu pemangku kepentingan memahami tugas apa yang harus diselesaikan. Jika Anda mengelola sebuah proyek, Anda mungkin ingin mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan jelas untuk mencapai kesuksesan.

Dalam artikel ini, kami menjawab pertanyaan “Apa itu ruang lingkup dalam manajemen proyek?” dan mendiskusikan pentingnya, ditambah menjelaskan bagaimana mendefinisikan ruang lingkup proyek.

Apa ruang lingkup dalam manajemen proyek?

Lingkup dalam manajemen proyek mengacu pada fokus dan luasnya kegiatan proyek. Mendefinisikan ruang lingkup adalah proses menciptakan batasan untuk apa yang dianggap relevan dan tidak relevan dengan proyek. Seiring dengan ruang lingkup, manajer proyek juga dapat merencanakan tim proyek, tujuan, anggaran, dan faktor lainnya.

Mengapa ruang lingkup proyek penting?

Perencanaan ruang lingkup proyek melibatkan menguraikan semua elemen proyek. Ini termasuk tujuan yang ingin dicapai, hasil spesifik yang harus dihasilkan dan tugas yang harus diselesaikan. Ketika seorang manajer proyek memahami ruang lingkup suatu proyek, mereka juga dapat memperkirakan waktu dan biaya yang mungkin dibutuhkan suatu proyek. Mengkomunikasikan ruang lingkup kepada pemangku kepentingan dapat memastikan setiap orang memiliki harapan yang benar tentang proyek tersebut.

Dengan batasan pada perubahan apa yang dapat terjadi selama pengembangan dan implementasi proyek, tim proyek dapat melakukan aktivitas mereka dengan lebih efisien. Selain itu, manajemen ruang lingkup menyediakan pemimpin proyek dengan mekanisme kontrol untuk menangani kejadian tak terduga. Mengikuti lingkup proyek memungkinkan pengambilan keputusan, perkiraan biaya, dan penjadwalan acara yang lebih baik, sehingga mengurangi kerugian.

Bagaimana mendefinisikan ruang lingkup proyek

Pernyataan lingkup proyek menjelaskan batas luar proyek. Ini menentukan berbagai elemen produk atau layanan akhir sambil menggambarkan apa yang bukan bagian dari proyek. Berikut adalah beberapa langkah untuk cara mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan pernyataan ruang lingkup:

Buat deskripsi ruang lingkup

Buat deskripsi rinci tentang hasil, produk, atau layanan yang terkait dengan proyek. Pikirkan tentang tujuan khusus dari proyek tersebut. Fokus pada detail yang memungkinkan pemangku kepentingan memahami batasan proyek.

Contoh: Seorang kontraktor memiliki tugas untuk menginstal software akuntansi baru. Ruang lingkup proyek ini adalah untuk menginstal perangkat lunak akuntansi baru dan mengelola migrasi semua data akuntansi dari sistem lama ke yang baru.

Tentukan kiriman

Hasil kerja adalah item yang anggota tim proyek rencanakan untuk diproduksi. Mereka biasanya membuat kiriman untuk memenuhi kebutuhan satu atau lebih klien. Dalam pernyataan lingkup proyek Anda, sertakan daftar kiriman yang jelas, bahkan menampilkan yang mungkin tampak jelas.

Contoh: Kontraktor berencana untuk memberikan laporan mingguan kemajuan proyek. Mereka juga bermaksud menjalankan tes di akhir setiap fase proyek.

Tentukan kriteria penerimaan

Pernyataan ruang lingkup Anda dapat mencakup deskripsi kriteria keberhasilan. Tentukan bagaimana menyelesaikan dan mengirimkan proyek ke klien. Misalnya, kriteria penerimaan dapat menetapkan bahwa pengujian adalah persyaratan untuk menentukan kelengkapan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menyebutkan garis waktu penyelesaian. Anda dapat menentukan apakah organisasi memiliki otoritas akhir atas masalah ini.

Contoh: Satu tes terakhir yang berhasil dengan data akuntansi saat ini menyimpulkan fase terakhir. Manajer akuntansi berencana untuk menandatangani hasil tes ini dengan direktur perusahaan untuk menyetujui penyelesaian proyek.

Buat daftar pengecualian ruang lingkup

Bagian utama dari perencanaan ruang lingkup adalah menetapkan elemen-elemen proyek. Namun, mungkin perlu untuk mengecualikan area tertentu dari proyek, khususnya. Jika ada ketidakpastian atau kebingungan tentang tugas apa yang merupakan bagian dari proyek, pastikan untuk memberikan kejelasan tentang masalah ini sebelum dan selama kegiatan.

Contoh: Kontraktor mungkin mengecualikan dukungan teknis untuk pengguna perangkat lunak akuntansi setelah penyelesaian proyek.

Identifikasi kendala

Deskripsi lengkap tentang keterbatasan dapat membantu pemangku kepentingan untuk memahami kapasitas perusahaan jika muncul masalah. Sangat penting untuk memahami bahwa kendala sering kali saling terkait. Pertimbangkan waktu, anggaran, risiko, kualitas, kepuasan pelanggan, sumber daya, organisasi, keberlanjutan dan metodologi sebagai contoh kendala.

Contoh: Dalam proyek instalasi perangkat lunak, mungkin ada batasan waktu. Batas waktu proyek adalah akhir tahun anggaran berjalan. Ada juga kendala organisasi. Proyek selesai ketika manajer dan direktur menandatangani bersama. Jika para pemangku kepentingan ini tidak hadir, ini dapat berdampak pada tenggat waktu proyek.

Berkomunikasi secara efektif

Dalam manajemen proyek, sertakan informasi sebanyak mungkin untuk membantu semua pemangku kepentingan, termasuk anggota tim dan klien, memahami situasi dan rencana. Berkomunikasi secara terbuka dan teratur untuk memberi tahu semua orang tentang pembaruan status proyek. Ini juga bermanfaat untuk mendapatkan umpan balik tentang kemajuan proyek dari karyawan.

Contoh: Dalam proyek instalasi perangkat lunak, kontraktor mengomunikasikan rencana dengan semua eksekutif perusahaan, karyawan, dan teknisi TI.

Minta bantuan

Anda juga dapat berkonsultasi dengan spesialis untuk masukan dalam membuat pernyataan lingkup Anda. Mereka dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah yang dapat muncul selama fase perencanaan proyek. Juga, konsultasi pemangku kepentingan melalui pertemuan atau lokakarya sangat penting untuk mengumpulkan semua informasi yang diminta dan berkomunikasi tentang ruang lingkup proyek. Sangat penting untuk mengklarifikasi area yang tidak dapat dijelaskan dan mengurangi kemungkinan konflik untuk keberhasilan proyek.

Contoh: Insinyur perangkat lunak dapat menyewa konsultan luar untuk masukan pada proyek.

Proses manajemen ruang lingkup proyek

Berikut adalah proses khas manajemen ruang lingkup proyek:

Rencanakan ruang lingkupnya

Jelaskan bagaimana Anda berencana untuk membuat, memvalidasi, dan mengontrol ruang lingkup proyek. Untuk membuatnya, Anda dapat menggunakan piagam proyek atau rencana manajemen proyek. Atur pertemuan untuk menentukan proses pembuatan pernyataan ruang lingkup.

Selama pertemuan ini, Anda juga dapat mendiskusikan bagaimana tim dapat membuat permintaan perubahan tentang elemen ruang lingkup, menguraikan detail prosedur penerimaan untuk hasil, dan mengklarifikasi struktur rincian kerja.

Kumpulkan persyaratan proyek

Persyaratan proyek adalah tujuan yang harus dicapai untuk memuaskan pemangku kepentingan Anda. Untuk memahami persyaratan tersebut, Anda dapat melakukan wawancara, survei, lokakarya, dan diskusi kelompok terfokus dengan pemangku kepentingan Anda.

Ada beberapa tujuan dalam sebuah proyek, seperti membuat layanan baru dalam organisasi atau mengembangkan produk perangkat lunak baru. Dokumentasikan informasi terkait dalam daftar terperinci dengan maksud untuk memenuhi semua tujuan ini. Memahami persyaratan memastikan Anda dapat memberikan hasil yang diharapkan.

Tentukan ruang lingkupnya

Tentukan ruang lingkup proyek Anda dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Pernyataan lingkup proyek menjelaskan hasil utama proyek Anda. Ini dapat mencakup tanggung jawab setiap anggota tim dan prosedur untuk menyelesaikan, memverifikasi, dan menyetujui seluruh proyek. Pernyataan tersebut juga menjelaskan ekspektasi kinerja proyek.

Pernyataan lingkup proyek adalah dasar untuk keputusan proyek setelah semua pemangku kepentingan menyetujuinya. Beberapa poin yang dapat disampaikan oleh pernyataan proyek adalah:

• Deskripsi ruang lingkup produk
• Asumsi proyek
• Hasil proyek
• Kendala dan pengecualian proyek
• Kriteria penerimaan produk

Buat struktur rincian kerja

Struktur rincian kerja adalah alat lingkup manajemen proyek yang penting. Ini terdiri dari memisahkan seluruh proyek menjadi tugas individu. Setelah Anda mengidentifikasi hasil proyek dalam pernyataan lingkup proyek, Anda dapat mengaturnya menjadi elemen yang lebih kecil yang disebut paket kerja, membuatnya lebih mudah untuk dikelola.

Validasi kiriman

Tinjau dan validasi hasil proyek dengan pemangku kepentingan Anda. Jika terjadi ketidaksepakatan, Anda dapat merevisi sesuai dengan umpan balik pemangku kepentingan. Mendapatkan masukan pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Kontrol ruang lingkup

Selama proyek berlangsung, kendalikan ruang lingkup dengan mengelola kemungkinan perubahan. Bandingkan laporan kemajuan dengan sasaran dan persyaratan untuk memverifikasi keselarasannya. Jika perlu, Anda dapat mengubah ruang lingkup dengan menggunakan proses kontrol perubahan yang telah disiapkan.

Proses pengendalian perubahan biasanya melibatkan pengajuan permintaan perubahan formal kepada para pemangku kepentingan. Mereka menganalisis dampak perubahan yang diminta pada biaya, kualitas dan jadwal proyek, dan begitu mereka menerima proposal, manajer proyek menerapkan perubahan pada rencana awal.