Apa itu manajemen inventaris? Definisi dan tekniknya

Manajemen persediaan yang efektif sangat penting untuk memastikan profitabilitas maksimum bagi perusahaan. Ini juga berdampak pada loyalitas merek dan persepsi pelanggan, karena memiliki dampak besar pada apakah pesanan Anda dikirim ke pelanggan tanpa kesalahan. Memahami berbagai jenis metodologi manajemen inventaris yang biasa digunakan dapat membantu Anda memutuskan mana yang terbaik untuk perusahaan Anda. Pada artikel ini, kita membahas apa itu manajemen inventaris, 18 jenis dan formula berbeda yang dapat Anda gunakan untuk manajemen inventaris.

Apa itu manajemen persediaan?

Manajemen persediaan adalah bagian dari manajemen rantai pasokan yang melibatkan pengawasan aliran barang dari produsen ke gudang ke titik penjualan. Fungsi utama dari manajemen persediaan adalah menyimpan catatan rinci tentang produk baru dan produk yang dikembalikan saat mereka memasuki atau meninggalkan gudang atau tempat penjualan.

Sementara proses manajemen persediaan bisa lebih kompleks dalam organisasi yang lebih besar, proses dasarnya sama: barang diterima ke gudang dan diletakkan di rak atau ke area persediaan, kemudian dipindahkan ke fasilitas produksi di mana barang tersebut dibuat menjadi barang jadi dan kemudian dikirim langsung ke pelanggan. Di perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dari produsen dapat langsung masuk ke area stok. Untuk distributor grosir, barangnya adalah produk jadi, bukan bahan mentah.

Proses manajemen persediaan memerlukan penggunaan berbagai jenis data untuk melacak barang, termasuk jumlah barang, harga pokok barang, nomor seri, nomor lot dan tanggal.

Jenis manajemen inventaris

Ada beberapa jenis manajemen persediaan yang digunakan untuk memastikan barang tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan. Mereka termasuk:

• Tinjauan stok
• analisis ABC
• Metodologi just-in-time (JIT)
• Kuantitas pesanan ekonomis
• Pesanan minimal
• Persediaan stok pengaman
• Susun ulang rumus titik
• FIFO dan LIFO
• Pelacakan batch
• pengiriman massal
• Persediaan konsinyasi
• Manajemen persediaan abadi
• Pengiriman drop
• Docking kotor
• Six Sigma
• Lean Six Sigma
• Perkiraan permintaan
• Manufaktur ramping

Tinjauan stok

Jenis manajemen inventaris ini biasanya sangat menarik bagi usaha kecil. Ini melibatkan analisis barang yang Anda miliki secara teratur versus apa yang Anda proyeksikan di masa depan. Meskipun tinjauan stok otomatis dapat menentukan tingkat persediaan minimum, metode ini memang memerlukan inspeksi inventaris secara teratur dan barang harus dipesan ulang untuk memenuhi tingkat minimum yang diperlukan. Meskipun metode ini efektif, metode ini juga menciptakan ruang untuk kesalahan manusia dan dapat memakan banyak tenaga.

Analisis ABC

Dengan jenis proses manajemen inventaris ini, Anda membagi inventaris Anda menjadi beberapa kelompok berdasarkan nilai dan signifikansi biaya produk. Kategori A mewakili barang-barang yang bernilai tinggi dan kuantitas rendah, B mewakili barang-barang yang nilai dan kuantitasnya sedang dan C mewakili barang-barang yang bernilai rendah dan kuantitas tinggi. Sistem manajemen inventaris kemudian mengelola masing-masing kategori yang berbeda ini secara terpisah. Dengan metodologi analisis ABC, Anda perlu mengetahui produk mana yang paling laris sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki stok tambahan. Salah satu keuntungan utama dari pendekatan ini adalah Anda mendapatkan kontrol yang lebih baik atas barang-barang Anda yang bernilai tinggi. Meskipun demikian, itu juga dapat memerlukan sumber daya yang cukup besar untuk terus menganalisis tingkat kategori yang berbeda, terutama jika Anda memiliki gudang besar dengan jumlah barang yang tinggi.

Metodologi Just-in-time (JIT)

Dengan metodologi ini, produk tiba saat dipesan oleh pelanggan, yang memungkinkan permintaan pelanggan dipenuhi tanpa menyimpan jumlah produk dalam stok dan tersedia. Pendekatan ini melibatkan meneliti pola pembelian, mengevaluasi faktor berbasis lokasi yang membantu Anda menentukan barang apa yang dibutuhkan selama waktu dan tempat tertentu, dan menganalisis permintaan musiman. Risiko dengan jenis manajemen inventaris ini adalah Anda dapat salah membaca permintaan pasar atau mengalami tantangan dengan pemasok, yang mengakibatkan kehabisan stok.

Kuantitas pesanan ekonomis

Economic order quantity (EOQ), adalah formula untuk jumlah ideal persediaan yang perlu dibeli perusahaan dan mencakup serangkaian variabel seperti tingkat permintaan, total biaya produksi, dan faktor lainnya. Tujuan dari rumus tersebut adalah untuk mengidentifikasi jumlah unit produk terbesar yang perlu dibeli untuk meminimalkan pembelian.

Jumlah pesanan minimum

Jenis manajemen inventaris ini berlaku khusus untuk pemasok dan mengacu pada jumlah stok terkecil yang ingin mereka jual. Pengecer harus menjual untuk membeli jumlah pesanan minimum agar pemasok menyetujui penjualan.

Persediaan stok pengaman

Dengan metode manajemen persediaan ini, persediaan ekstra dipesan melebihi permintaan yang diharapkan pengecer. Teknik ini digunakan untuk mencegah kehabisan stok yang disebabkan oleh perubahan permintaan konsumen yang tidak terduga.

Susun ulang rumus titik

Teknik manajemen persediaan ini didasarkan pada siklus pembelian dan penjualan perusahaan dan akan bervariasi sesuai dengan produk. Dengan rumus ini, titik pemesanan ulang biasanya lebih tinggi dari jumlah persediaan pengaman, karena memungkinkan waktu tunggu tambahan untuk pemesanan ulang.

FIFO dan LIFO

FIFO adalah singkatan dari first in first out dan LIFO adalah singkatan dari last in first out. Dengan FIFO, persediaan lama dijual terlebih dahulu untuk menjaga seluruh persediaan tetap segar dan baru. LIFO digunakan untuk mencegah persediaan kembali dan persediaan yang lebih baru dijual terlebih dahulu.

Pelacakan batch

Dengan jenis manajemen persediaan ini, perusahaan mengelompokkan dan memantau stok dengan sifat serupa. Metode ini bermanfaat untuk melacak persediaan kadaluarsa atau melacak produk yang cacat kembali ke batch aslinya.

Pengiriman massal

Metode ini difokuskan pada pengurangan biaya pengiriman. Dengan ini, Anda membuat palet inventaris Anda untuk mengirimkan lebih banyak produk sekaligus.

Persediaan konsinyasi

Dengan jenis manajemen persediaan ini, vendor atau grosir setuju untuk memberikan kepada pengecer barang-barang mereka tanpa pembayaran di muka. Vendor mempertahankan kepemilikan barang dan pengecer membayarnya saat mereka menjual.

Manajemen persediaan abadi

Ini adalah jenis teknik manajemen inventaris yang paling dasar dan melibatkan penghitungan inventaris Anda segera setelah mencapai gudang Anda. Persediaan dicatat secara manual dalam spreadsheet atau menggunakan pena dan kertas.

Dropshipper

Dengan jenis manajemen persediaan ini, toko tidak menyimpan stok barang yang dijualnya. Sebaliknya, ketika konsumen membeli produk, toko membeli barang dari pihak ketiga dan mengirimkannya langsung ke konsumen. Pengecer tidak pernah menangani produk secara langsung.

Cross-docking

Ini adalah metode manajemen inventaris di mana truk menurunkan barang langsung ke truk keluar. Dengan menggunakan teknik ini, sangat sedikit atau bahkan tidak ada penyimpanan di antara pengiriman.

Six Sigma

Ini adalah metodologi yang berfokus pada peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan, meningkatkan profitabilitas mereka sekaligus mengurangi peningkatan kelebihan persediaan.

Lean Six Sigma

Metodologi ini menggunakan alat Six Sigma tetapi berfokus pada peningkatan aliran bisnis dan peningkatan standarisasi kata.

Peramalan permintaan

Dengan teknik ini, perusahaan meninjau data penjualan historis untuk menentukan perkiraan permintaan pelanggan. Dengan kata lain, perusahaan memperkirakan jumlah barang yang mereka harapkan akan dibeli oleh pelanggan dan kemudian menggunakan informasi ini untuk menentukan jumlah persediaan yang harus mereka pesan.

Manufaktur ramping

Metodologi ini secara khusus berdampak pada praktik manajemen perusahaan. Tujuan dari lean manufacturing adalah untuk menghilangkan pemborosan dan aktivitas yang tidak menambah nilai.

Mengapa manajemen persediaan penting?

Ketika manajemen persediaan terorganisir dengan baik, sisa proses manajemen rantai pasokan akan berjalan dengan lancar. Tanpa itu, perusahaan menghadapi risiko masalah seperti salah pengiriman, salah pilih, barang kehabisan stok, dan kelebihan stok.

Ketika gudang tidak dikelola dengan baik, rak yang tidak teratur, daftar pengambilan kertas yang salah, atau gudang yang berantakan dapat menyebabkan kesalahan pengambilan. Kesalahan pengiriman, pada gilirannya, adalah akibat dari kesalahan pengambilan pada awal proses. Ketika perusahaan menggunakan metode manual untuk menempatkan pesanan dan tidak memiliki pemahaman penuh tentang barang apa yang mereka miliki dalam persediaan, mereka tidak dapat memperkirakan persediaan yang mereka perlukan dengan tepat. Pada akhirnya, ini menghasilkan kehabisan stok dan kelebihan stok.

Kesalahan ini berdampak pada profitabilitas organisasi, pemborosan uang, serta waktu karyawan mengoreksi kesalahan. Dan karena kesalahan seperti ini berdampak buruk pada perusahaan, hal itu juga dapat menghasilkan ulasan negatif atau berdampak pada loyalitas pelanggan.

Apa itu SKU?

SKU adalah singkatan dari unit penyimpanan stok, dan merupakan nomor yang ditetapkan untuk suatu produk oleh toko untuk mengidentifikasi harga, produsen, dan pilihan produk. SKU biasanya dipecah menjadi klasifikasi dan kategori. Hal ini memungkinkan pengecer untuk dengan mudah mengelompokkan produk untuk dianalisis. Pengecer online juga menggunakan SKU untuk membuat rekomendasi produk. Karena produk yang memiliki fitur serupa dapat dikelompokkan menggunakan SKU, pengecer dapat menyarankan produk serupa yang mungkin diminati pelanggan.

Toko mungkin mengkategorikan produk berdasarkan jenis pelanggan—pria, wanita, atau anak-anak—gaya, warna, atau bahan. Pengecer kemudian dapat menggunakan SKU untuk membuat laporan terperinci yang melacak inventaris dan penjualan. Laporan ini juga dapat digunakan untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan vendor produk.

Rumus untuk manajemen inventaris

Ada dua rumus yang umum digunakan dalam manajemen persediaan. Mereka termasuk:

Kuantitas pesanan ekonomis

Rumus untuk kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) adalah akar kuadrat dari 2DS/H. Dalam rumus ini, D adalah singkatan dari permintaan dalam unit, S adalah biaya pemesanan dan H adalah biaya pemegang.

Susun ulang rumus titik

Rumus titik pemesanan ulang adalah (tingkat penggunaan harian rata-rata x waktu tunggu) + persediaan pengaman.