Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen yang mencantumkan produk dan layanan yang diberikan bisnis kepada klien dan menetapkan kewajiban di pihak klien untuk membayar bisnis untuk produk dan layanan tersebut.
Invoice sangat penting untuk usaha kecil, karena invoice adalah dokumen bisnis yang memungkinkan perusahaan mendapatkan bayaran untuk layanan mereka.
Cara populer untuk membuat invoice adalah dengan menggunakan template invoice. Template invoice menghemat waktu Anda sehingga Anda tidak perlu mengisi ulang informasi yang sama setiap kali Anda membuat invoice. Jika Anda ingin sedikit lebih maju, FreshBooks juga membuat perangkat lunak invoice yang sangat mudah digunakan.
Invoice melayani tujuan penting bagi bisnis yang mengirim invoice dan klien yang menerimanya. Untuk usaha kecil, invoice membantu mempercepat proses pembayaran dengan memberikan pemberitahuan kepada klien tentang pembayaran yang jatuh tempo. Untuk klien, invoice menyediakan catatan pengeluaran yang terorganisir dengan detil, dan dapat membantu pencatatan.
Apa definisi invoice?
Istilah invoice didefinisikan oleh Oxford English Dictionary sebagai “daftar barang yang dikirim atau layanan yang disediakan, dengan pernyataan jumlah yang harus dibayar untuk ini, sebuah tagihan.”
Invoice adalah tulang punggung sistem akuntansi untuk usaha kecil. Invoice memberi tahu klien Anda berapa banyak mereka berutang kepada Anda, kapan pembayaran jatuh tempo dan layanan apa yang Anda berikan.
Untuk apa invoice digunakan?
Invoice digunakan sebagai dokumen sumber untuk akuntansi bisnis. Invoice berguna untuk mencatat semua transaksi penjualan yang dilakukan bisnis dengan kliennya. Invoice digunakan oleh bisnis untuk berbagai tujuan, termasuk:
- Untuk meminta pembayaran tepat waktu dari klien
- Untuk melacak penjualan
- Untuk melacak inventaris, untuk bisnis yang menjual produk
- Untuk meramalkan penjualan masa depan menggunakan data historis
- Untuk mencatat pendapatan bisnis untuk pengajuan pajak
Apa itu ID invoice?
ID invoice, juga disebut sebagai nomor invoice, adalah nomor unik yang ditetapkan untuk setiap invoice yang dihasilkan bisnis. Nomor invoice adalah elemen invoice yang penting karena memungkinkan bisnis untuk dengan mudah mengidentifikasi dan merujuk ke transaksi individu dengan klien.
ID invoice dapat mencakup angka dan huruf. Meskipun invoice tidak perlu diberi nomor secara berurutan, Anda harus membuat sistem ID invoice yang konsisten dan memastikan Anda tidak menetapkan nomor invoice lebih dari sekali.
Cara menetapkan nomor invoice
Ada berbagai pendekatan yang dapat diadopsi oleh bisnis untuk menetapkan nomor invoice. Berikut adalah beberapa pendekatan umum untuk menetapkan nomor invoice:
Sekuensial
Ini adalah cara paling sederhana untuk menetapkan nomor invoice dan merupakan metode default yang diadopsi oleh sebagian besar perangkat lunak invoice berbasis cloud. Untuk menetapkan nomor invoice berurutan, Anda akan mulai dengan nomor apa pun (biasanya 1) dan menetapkan setiap invoice berikutnya dengan nomor dalam urutan. Sebagai contoh:
Invoice #001
Invoice #002
Invoice #003
Nomor invoice berurutan memudahkan untuk tetap konsisten dan memastikan Anda tidak pernah menetapkan ID invoice duplikat.
Kronologis
Untuk menetapkan nomor Invoice menggunakan metode kronologis, Anda akan mengurutkan semua invoice berdasarkan tanggal pembuatannya. Oleh karena itu, rangkaian nomor pertama dalam ID akan selalu mengacu pada tanggal. Setelah tanggal tersebut, nomor invoice Anda juga akan menyertakan nomor unik yang ditetapkan untuk invoice tersebut. Anda dapat menggunakan format tanggal apa pun yang Anda suka untuk nomor invoice kronologis. Misalnya, jika Invoice dibuat pada 30 September 2018 dan nomor invoice unik adalah 0022, Anda dapat menetapkan nomor ini ke Invoice: 30-09-2018-0022.
ID pelanggan
Beberapa bisnis menetapkan ID pelanggan unik untuk setiap klien mereka, dan Anda dapat menggunakan ID pelanggan untuk menetapkan nomor invoice. Proses penetapan nomor invoice dengan ID pelanggan mirip dengan proses penomoran kronologis. ID invoice akan dimulai dengan nomor ID pelanggan dan kemudian nomor unik akan mengikuti. Misalnya, jika Anda telah menetapkan klien Anda nomor ID pelanggan 490 dan nomor unik yang Anda gunakan adalah 004, Anda dapat menggunakan pendekatan ID pelanggan untuk menetapkan nomor invoice 490-004.
ID proyek
Jika bisnis Anda mengerjakan sejumlah proyek sekaligus dan Anda menagih klien berdasarkan proyek, Anda mungkin ingin menetapkan nomor invoice berdasarkan ID proyek. Metode ini umum di industri konstruksi. Untuk menetapkan nomor invoice berdasarkan ID proyek, bagian pertama dari nomor invoice Anda akan merujuk ke ID proyek dan bagian kedua akan menjadi nomor urut untuk membedakan antara berbagai invoice yang diterbitkan untuk proyek khusus ini. Misalnya, jika Anda membuat invoice untuk proyek 6221, Anda dapat menetapkan nomor invoice pertama untuk proyek tersebut sebagai 6221-001.
Seperti apa invoice itu?
Invoice profesional akan terlihat bersih, mudah dibaca, dan sederhana sambil memberikan semua detail tentang layanan yang diberikan dan pembayaran yang diperlukan oleh klien. Invoice profesional harus selalu menyertakan:
- Informasi kontak bisnis Anda
- Informasi kontak klien Anda
- ID Invoice atau nomor Invoice
- Ketentuan pembayaran dan tenggat waktu
- Daftar terperinci dari layanan yang diberikan
- Jumlah yang harus dibayar
Invoice profesional dibuat dengan FreshBooks
Apakah Anda mencari tips desain untuk membantu Anda membuat invoice yang terlihat profesional dan menonjol? Lihat panduan bisnis kecil ini tentang cara mendesain invoice.
Bagaimana cara saya menagih klien?
Untuk menagih klien Anda, Anda harus membuat dan mengirim invoice segera setelah Anda menyelesaikan pekerjaan pada sebuah proyek. Dengan begitu, detail pekerjaan akan segar dalam ingatan Anda dan Anda akan menerima pembayaran secepat mungkin. Pastikan invoice Anda mencakup semua perincian yang harus dibayar klien Anda, termasuk nama bisnis Anda, tanggal jatuh tempo invoice, dan jumlah total yang harus dibayar.
