Apa itu identifikasi risiko? Definisi dan alatnya

Teknik manajemen risiko yang kuat membantu organisasi berhasil dengan membantu mereka menjaga risiko agar tujuan mereka tetap terkendali. Identifikasi risiko adalah bagian penting dari proses pengendalian itu karena semakin baik Anda mengidentifikasi potensi risiko, semakin baik Anda dapat meresponsnya. Jika posisi Anda melibatkan manajemen risiko, Anda mungkin ingin mempelajari berbagai cara untuk mengidentifikasi dan memoderasi risiko organisasi. Dalam artikel ini, kami membahas identifikasi risiko dan alatnya untuk membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses ini.

Apa itu identifikasi risiko?

Identifikasi risiko adalah proses mendokumentasikan setiap risiko yang dapat menghalangi organisasi atau program mencapai tujuannya. Ini adalah langkah pertama dalam proses manajemen risiko, yang dirancang untuk membantu perusahaan memahami dan merencanakan potensi risiko. Contoh risiko termasuk pencurian, penurunan bisnis, kecelakaan, tuntutan hukum, atau pelanggaran data.

Saat Anda mengidentifikasi risiko, cari peristiwa yang dapat mencegah proyek mencapai tujuannya. Sumber risiko dapat berasal dari proyek itu sendiri atau sumber eksternal. Ada beberapa situasi di mana Anda mungkin perlu mengidentifikasi risiko, termasuk:

• Untuk mendukung keputusan investasi
• Untuk menilai ketidakpastian biaya atau biaya operasional
• Untuk menganalisis beberapa alternatif
• Untuk menguji sebuah program sebelum diakuisisi

Mengapa identifikasi risiko penting?

Identifikasi risiko memungkinkan bisnis untuk mempersiapkan potensi peristiwa berbahaya dan meminimalkan dampaknya sebelum terjadi. Ini melibatkan tidak hanya menentukan risiko yang mungkin terjadi, tetapi juga mendokumentasikan dan membaginya dengan pemangku kepentingan. Dokumentasi ini berfungsi sebagai bukti strategi manajemen risiko perusahaan.

Cara untuk mengidentifikasi risiko untuk sebuah proyek

Berikut adalah beberapa alat dan teknik identifikasi risiko untuk mengidentifikasi risiko:

Tinjauan dokumentasi

Meninjau dokumen terkait proyek seperti file proyek, rencana, dan informasi lainnya adalah cara umum untuk mengidentifikasi risiko. Ini melibatkan mempelajari dokumentasi proyek untuk akurasi, kelengkapan dan konsistensi. Informasi dan inkonsistensi yang tidak akurat, tidak lengkap atau hilang dapat mengindikasikan risiko. Misalnya, Anda dapat menemukan kesalahan penjadwalan yang mungkin memengaruhi saat inventaris baru Anda tiba di gudang Anda.

Daftar dokumen yang dapat dilibatkan dalam tinjauan tersebut meliputi:

• Jadwal proyek
• Piagam proyek
• Rencana pembelian
• Pernyataan lingkup proyek
• Perkiraan biaya
• Struktur Rincian Kerja (WBS)

Brainstorming

Brainstorming terdiri dari mengumpulkan sekelompok orang untuk membicarakan proyek. Anda memberikan topik diskusi, dan semua orang dapat berbagi perspektif mereka. Mendiskusikan potensi tantangan dengan karyawan, eksekutif, atau manajer perusahaan lain dapat membantu Anda mengidentifikasi risiko.

Wawancara

Anda dapat mewawancarai pemangku kepentingan, peserta proyek, atau pakar untuk mengidentifikasi risiko. Berbeda dengan brainstorming, Anda mengarahkan pertanyaan tentang proyek dan biasanya melakukan wawancara satu lawan satu. Ada dua jenis wawancara:

• Wawancara terstruktur: Anda mengajukan daftar pertanyaan spesifik yang Anda siapkan sebelumnya.
• Wawancara tidak terstruktur: Anda mendiskusikan topik tanpa daftar pertanyaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Analisis SWOT

Analisis SWOT menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek. Dengan memahami di mana proyek mungkin rentan, Anda dapat menemukan potensi risiko dan merencanakannya dengan tepat. Misalnya, jika Anda menyadari bahwa pemasok utama perusahaan Anda terletak di area yang sering terjadi badai, Anda dapat mencoba menghindari pemesanan dalam jumlah besar selama musim badai atau menghubungi pemasok cadangan di area yang berbeda.

Analisis akar penyebab

Analisis akar penyebab adalah metode sistematis yang dapat Anda gunakan untuk menentukan penyebab utama suatu masalah dan mengembangkan cara untuk mengatasinya. Berikut adalah langkah-langkah utama untuk melakukan analisis akar penyebab:

• Tentukan masalahnya.
• Mengumpulkan data.
• Tentukan faktor-faktor penyebab, artinya faktor-faktor yang menyebabkan masalah tersebut.
• Tentukan faktor mana yang merupakan akar penyebab dan mana yang hanya gejala.
• Mengidentifikasi tindakan untuk memperbaiki masalah.
• Temukan solusi yang dapat menghentikan masalah agar tidak terjadi lagi.
• Jalankan solusinya.

Analisis akar penyebab adalah alat yang dapat mempromosikan perbaikan berkelanjutan organisasi jika sering digunakan.

Umpan balik karyawan

Perspektif karyawan dari suatu organisasi dapat membantu mengidentifikasi risiko karena sering kali berbeda dengan manajemen tingkat atas. Misalnya, mungkin ada risiko cedera karena pelatihan mesin yang tidak memadai. Karyawan yang menggunakan mesin mungkin memperhatikan perlunya pelatihan tambahan sebelum supervisor mereka.

Analisis asumsi

Anda dapat mengidentifikasi beberapa asumsi proyek atau program. Kemudian, Anda menentukan apakah itu valid, artinya jika Anda dapat membuktikannya benar. Anda mungkin telah menebak beberapa kali saat membuat keputusan untuk proyek Anda. Mungkin Anda berasumsi bahwa pemasok Anda memiliki persediaan yang Anda butuhkan atau gudang Anda memiliki cukup ruang untuk menyimpan kiriman baru Anda. Dugaan ini disebut asumsi. Asumsi yang tidak akurat atau tidak konsisten dapat menimbulkan risiko bagi proyek.

Anda dapat merekam dan melacak asumsi sepanjang siklus hidup proyek dalam dokumen yang dikenal sebagai log asumsi. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi untuk memvalidasi satu atau beberapa asumsi.

Daftar risiko

Daftar risiko adalah dokumen yang dapat Anda perbarui secara teratur sepanjang siklus hidup proyek. Itu termasuk:

• Risiko
• Akar penyebab risiko
• Respons potensial
• Kategori risiko yang diperbarui

Analisis Monte Carlo

Ini adalah teknik pemodelan matematika yang membantu menentukan kemungkinan dan dampak risiko potensial. Tujuan dari analisis Monte Carlo adalah untuk mengamati apa yang akan terjadi jika proyek tidak berjalan sesuai waktu dan jadwal yang direncanakan dengan menggunakan komputer untuk menjalankan simulasi yang tak terhitung jumlahnya.

Dengan menggunakan angka-angka yang sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan, komputer mensimulasikan berbagai situasi dengan biaya dan jadwal yang berbeda untuk menentukan peluang penyelesaian proyek dengan biaya tertentu dan pada tanggal tertentu.

Pohon keputusan

Pohon keputusan adalah diagram yang dapat Anda gunakan untuk mengklarifikasi dan memecahkan masalah. Ini mempertimbangkan beberapa kemungkinan peristiwa di masa depan dan menganalisisnya pada satu titik waktu, membantu Anda menjelajahi berbagai alternatif yang dapat diambil oleh satu keputusan. Setiap cabang pada pohon keputusan mewakili kemungkinan keputusan atau peristiwa sementara daun menggambarkan kemungkinan hasil. Pohon keputusan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan hubungan antara berbagai peristiwa dan mempertimbangkan kemungkinan keuntungan dan kerugian sebelum membuat keputusan.

Apa siklus hidup identifikasi risiko?

Siklus hidup identifikasi risiko adalah deskripsi aktivitas yang harus dilakukan dan alat yang digunakan selama langkah pertama manajemen risiko. Risiko adalah ketidakpastian yang terkait dengan pencapaian proyek. Panduan manajer proyek biasanya mengusulkan metode terstruktur untuk manajemen risiko. Identifikasi risiko juga dapat mengambil manfaat dari struktur yang membantu manajer proyek memutuskan alat apa yang akan digunakan dan kapan. Siklus identifikasi risiko mendefinisikan tahapan proses. Siklus hidup identifikasi risiko membantu manajer proyek membuat keputusan.

Berikut adalah fase siklus hidup identifikasi risiko:

Pernyataan risiko

Proses identifikasi risiko memerlukan penentuan daftar risiko secara progresif dan mendeskripsikannya. Saat Anda menuliskan informasinya, itu disebut pernyataan risiko. Pernyataan risiko menjelaskan apa yang mungkin terjadi, mengapa itu terjadi, selama jangka waktu apa itu mungkin terjadi dan dampak potensialnya terhadap tujuan. Ini juga yang terbaik jika Anda menentukan sifat risikonya.

Identifikasi dasar

Tahap identifikasi dasar terdiri dari menjawab dua pertanyaan:

Mengapa atau mengapa tidak? Anda dapat menjawab pertanyaan ini dengan analisis SWOT.

Di mana Anda melihat itu sebelumnya? Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda dapat membandingkan proyek saat ini dengan proyek sebelumnya dan mencoba belajar dari pengalaman sebelumnya.

Identifikasi terperinci

Fase ini bertujuan untuk menggali lebih dalam risiko yang Anda identifikasi di fase pertama. Empat alat dapat membantu Anda melakukan pekerjaan itu:

• Brainstorming
• Wawancara
• Ulasan dokumen
• Analisis asumsi

Pemeriksaan silang eksternal

Sekarang setelah Anda mengumpulkan daftar risiko berdasarkan ide dan pengetahuan tim proyek Anda, inilah saatnya untuk memperluas daftar Anda. Pemeriksaan silang eksternal adalah fase yang dapat membantu Anda mengetahui apakah ada informasi relevan yang tersedia di luar proyek. Berikut adalah dua alat yang dapat membantu Anda melakukan pemeriksaan silang eksternal: daftar periksa dan kategori.

Daftar periksa adalah daftar risiko industri standar, penyebab dan konsekuensinya yang biasa. Mereka biasanya juga memberikan solusi yang memungkinkan.

Kategori adalah daftar risiko yang disusun berdasarkan kelompok yang dapat berisi subkategori. Contoh metode untuk membuat kategori adalah “Risk Breakdown Structure” atau RBS. Dengan pendekatan ini, Anda menempatkan setiap risiko dalam sebuah kategori. Contoh kategori termasuk teknis, operasi, pasar dan perencanaan. Kemudian Anda memecah setiap kategori lebih jauh.

Pemeriksaan silang internal

Langkah pertama pemeriksaan silang internal adalah pemetaan ke struktur rincian kerja, atau WBS, dokumen proyek yang mencantumkan langkah-langkah yang diperlukan untuk penyelesaian proyek. Saat Anda mengidentifikasi risiko, pertama-tama tentukan elemen WBS mana yang terkait dengan risiko dari daftar Anda. Misalnya, jika tim periklanan Anda membuat label baru, kemungkinan penundaan dapat memengaruhi waktu Anda dapat mengirimkan produk.

Finalisasi pernyataan

Untuk menyelesaikan pernyataan risiko Anda, langkah selanjutnya adalah menentukan apakah ada elemen yang hilang. Baca ulang dokumen dan periksa kembali pernyataan untuk akurasi. Mungkin akan membantu jika beberapa anggota tim tambahan membaca pernyataan itu juga.