Apa itu flowchart?

Flowchart adalah metode untuk mendokumentasikan proses bisnis dan alur kerja. Perusahaan menggunakan alat canggih ini untuk merencanakan, memvisualisasikan, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses. Sebuah flowchart yang dikembangkan dengan baik mengkomunikasikan langkah-langkah yang berbeda dari setiap proses secara efektif. Dalam artikel ini, kami menjawab “Apa itu diagram alur?”, berbagi proses pembuatan diagram alur, mendiskusikan komponennya, dan menemukan perbedaan kegunaannya.

Apa itu diagram alur?

Dengan memahami apa itu diagram alur, organisasi dan anggota tim dapat mengelola alur kerja dan proses mereka dengan lebih baik. Flowchart adalah representasi visual yang menggambarkan urutan langkah dan intervensi yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ada diagram untuk setiap langkah dalam rangkaian, di mana panah dan garis penghubung menunjukkan bagaimana setiap langkah mengarah ke langkah berikutnya. Banyak orang dapat mengikuti proses secara logis dari awal hingga akhir menggunakan diagram alur. Inilah mengapa diagram alur penting:

• Membantu mendokumentasikan suatu proses
• Membangun komunikasi antara orang-orang yang terlibat dalam suatu proses
• Memberikan instruksi tentang bagaimana melakukan suatu proses
• Studi tentang cara-cara untuk meningkatkan suatu proses

Simbol yang digunakan dalam diagram alur

Berikut adalah beberapa simbol yang biasa digunakan dalam flowchart:

• Oval: sebagai titik awal atau akhir
• Persegi panjang: untuk menunjukkan proses atau fungsi
• Berlian: untuk keputusan antara dua atau lebih jalur
• Jajaran genjang: untuk data yang masuk atau keluar dari sistem
• Segitiga terbalik: untuk menunjukkan penggabungan dua set menjadi satu
• Garis: untuk mewakili aliran urutan dan arah
• Lingkaran: untuk menunjukkan lompatan dalam aliran proses
• Pentagon terbalik: untuk menghubungkan elemen terpisah dari beberapa halaman.
• Tanda kurung kurawal: untuk komentar
• Segitiga: melambangkan penggabungan beberapa jalur menjadi satu

Cara membuat diagram alur

Berikut langkah-langkah membuat flowchart:

Tentukan ruang lingkup diagram alir dan proses yang terlibat

Identifikasi item yang ingin Anda sertakan dalam diagram alur, seperti proses, fungsi, data, dokumentasi, keputusan, dan hasil yang berbeda. Sangat penting bahwa tim Anda memahami proses yang berbeda melalui diagram alur. Pastikan Anda mengatur dan menyusun informasi ini sebelum membuat bagan.

Bekerja dengan anggota tim pada diagram alur

Format flowchart bervariasi sesuai dengan tujuannya. Memilih template yang sesuai dapat memudahkan anggota tim untuk memahami informasi Anda. Misalnya, dalam proyek pengembangan perangkat lunak, diagram alur dapat digunakan untuk menilai kebutuhan intervensi manual dalam proses otomatis.

Identifikasi langkah-langkah proses dan hubungannya

Memahami setiap langkah dari proses dan representasi dari urutan tindakan dan keputusan yang terlibat. Pastikan bahwa anggota tim mendiskusikan dan menyetujui langkah-langkah untuk proses sebelum menyelesaikannya. Pastikan Anda memiliki fleksibilitas untuk memperbarui dan mengubah diagram alur sesuai kebutuhan di masa mendatang.

Perhitungkan kelalaian dan selesaikan alurnya

Optimalkan diagram alur dengan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, termasuk kelalaian dan meningkatkan diagram melalui beberapa putaran perubahan dan iterasi. Jangan terlalu memperumit bagan dan memiliki aliran searah untuk kejelasan maksimum. Setelah flowchart mencapai tahap optimalnya, selesaikan dan mulailah mengimplementasikan proses dan langkah-langkahnya. Pastikan bentuk, teks, spasi, dan garis pada diagram alur Anda konsisten. Misalnya, warna tertentu dapat menentukan jenis keputusan tertentu. Meminimalkan kemacetan dalam proses untuk meningkatkan efisiensi.

Perbarui diagram alir secara berkala

Setelah Anda mulai mengikuti langkah-langkah diagram alur, pastikan Anda mengubah proses dan tindakan secara berkala seiring dengan berkembangnya tujuan dan harapan bisnis. Sangat penting untuk mengintegrasikan fleksibilitas dalam desain diagram alur untuk memastikan bahwa itu mudah beradaptasi. Anda dapat memperbaiki periode, katakanlah enam bulan, dan perbarui proses diagram alur pada interval ini untuk memastikan bahwa itu mutakhir.

Tips untuk menyiapkan diagram alur

Berikut adalah beberapa tips untuk menyiapkan diagram alur:

• Symbols: Saat menggambar diagram alur, gunakan simbol standar.
• Mulai dan berhenti: Pastikan diagram alur memiliki START (atau BEGIN) dan STOP (atau END).
• Searah: Sebuah flowchart biasanya membaca dari atas ke bawah atau kiri ke kanan.
• Alur garis: Untuk simbol terminal dan simbol proses, gunakan hanya satu garis aliran.
• Input-output: Simbol keputusan hanya berisi satu garis aliran sebagai input tetapi beberapa garis aliran sebagai output.
• Tidak ada persimpangan: Pastikan bahwa garis aliran tidak berpotongan.

Jenis diagram alur

Macam-macam flowchart adalah sebagai berikut:

Bagan alur dokumen

Bagan alir dokumen menunjukkan status kontrol saat ini atas aliran dokumen melalui setiap komponen sistem. Mereka biasanya membantu analis dan manajer bisnis dalam memahami, menganalisis, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses kerja. Menurut bagan, dokumen mengalir dari kiri ke kanan melalui unit bisnis. Bagan alur dokumen yang efektif menawarkan cara sederhana bagi pekerja dan manajer untuk mengidentifikasi pengendalian internal mana yang ada di dalam organisasi.

Diagram alur keputusan

Diagram alur keputusan mudah diidentifikasi karena membantu mengatur keputusan sesuai dengan prioritasnya. Diagram alir keputusan hanyalah garis besar tindakan untuk memecahkan masalah dan mencakup pertanyaan dan jawaban “ya” dan “tidak”. Seseorang dapat membuat diagram alur keputusan dengan menganalisis masalah, mengumpulkan informasi yang terkait dengan masalah, membuat konsep skenario yang berbeda dan meletakkan proses pengambilan keputusan ke dalam diagram alur.

Bagan alur jalur renang

Bagan alur jalur renang sangat membantu saat menampilkan beberapa aliran data secara bersamaan. Setiap baris mewakili kategori atau segmen organisasi yang dapat berkolaborasi. Anda dapat melihat ketika unit yang berbeda berinteraksi dan di mana mereka berjalan paralel pada diagram alur. Jalur renang memiliki nama lain seperti bagan multi-kolom, pita fungsional, atau diagram Rummler-Brache karena setiap jalur mewakili unit bisnis atau departemen. Ini membantu tim memahami apa yang dapat mereka capai bersama sehingga proyek dan proses mereka tidak terhenti.

Bagan alur organisasi

Bagan organisasi menunjukkan struktur internal suatu organisasi atau perusahaan. Sebuah kotak atau bentuk lainnya dapat mewakili seorang karyawan dan posisinya. Ini juga dapat menampilkan ilustrasi, gambar, informasi kontak, alamat email, atau tautan situs web. Bagan alur organisasi dapat berupa matriks, hierarki, atau datar. Perusahaan menggunakannya untuk manajemen tenaga kerja, perencanaan sumber daya, komunikasi manajerial dan pengawasan dan silsilah.

Penggunaan dan aplikasi diagram alur

Berikut adalah proses dan fungsi bisnis penting yang menggunakan diagram alur:

Dokumentasi proses dan visualisasi data

Flowchart membantu menganalisis, mengotomatisasi, dan meningkatkan proses bisnis untuk mewakili proses bisnis secara grafis. Penggunaan diagram alur dapat membantu dalam menggambar model proses dengan jelas dan eksplisit, menunjukkan setiap langkah proses. Alur langkah dari atas ke bawah atau kiri ke kanan memberikan tatanan alami untuk proses yang mudah dimengerti.

Selain itu, diagram alur memudahkan untuk berkomunikasi dengan seseorang yang tidak terbiasa dengan norma dan proses yang ada, misalnya, karyawan baru, kontraktor, atau tim eksternal. Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan seseorang untuk mempelajari proses, memungkinkan tim menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

Memecahkan masalah dan memperbaiki masalah

Pemecahan masalah adalah penggunaan diagram alur yang penting karena seringkali sulit untuk memperbaiki masalah dan hambatan alur kerja tanpa mengetahui apa yang salah dan kapan. Perusahaan dapat merancang diagram alur pemecahan masalah dengan mengidentifikasi masalah dan menuliskannya dalam kotak di bagian atas atau titik awal diagram alur. Berdasarkan masalah, mereka kemudian dapat menggambar panah ke kotak dengan alasan yang berbeda untuk masalah itu, diikuti oleh kotak untuk solusi potensial.

Periksa waktu tugas

Sebuah flowchart menggambarkan durasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap langkah untuk menyelesaikan. Mereka membuatnya lebih mudah untuk mengevaluasi proses karena dapat ada kolom pada bagan waktu untuk menunjukkan waktu dan durasi tugas. Bagan alur seperti itu dapat membantu untuk analisis proses dan tugas yang telah menetapkan tenggat waktu. Ini berguna ketika banyak orang sedang mengerjakan sebuah proyek dan membutuhkan komunikasi dan kolaborasi yang sering.

Pengambilan keputusan

Individu dan bisnis menghadapi tantangan untuk membuat keputusan yang tepat. Sangat penting untuk mengetahui semua fakta yang relevan sebelum membuat keputusan yang tepat. Diagram alir memvisualisasikan pilihan yang berbeda, membuat perbandingan lebih mudah dan membantu pengambilan keputusan. Diagram alir juga dapat menunjukkan konsekuensi potensial dari setiap keputusan. Demikian pula, diagram alir dapat membantu pemangku kepentingan lain dalam membuat keputusan, karena memungkinkan mereka memahami detail dan hasil yang paling penting.

Manajemen data

Diagram alir memiliki keuntungan karena ringkas. Selain menggunakan berbagai simbol dan penghubung, diagram alir secara efektif menyajikan sejumlah besar informasi. Diagram alir sangat membantu untuk manajemen data karena dapat membuat kumpulan data yang kompleks lebih mudah dipahami. Untuk alasan ini, pengembang perangkat lunak sering memberikan instruksi kepada penggunanya menggunakan diagram alir.