Apa itu proyek?

Ketika sebuah bisnis menginvestasikan personel dan sumber daya ke dalam sebuah proyek, hasilnya dapat mempengaruhi keberlanjutan dan reputasi profesional organisasi. Manajer proyek berorientasi detail yang mempraktikkan manajemen proyek jalur kritis (PM) dan mengetahui setiap nuansa dari upaya yang diusulkan kemungkinan akan mencapai tujuan mereka dengan cara yang tepat waktu dan hemat biaya. Memahami apa itu proyek dan mempelajari teknik PM yang efektif dapat meningkatkan implementasi proyek. Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu proyek, menjelajahi siklus hidupnya dan jenis proyek, mendiskusikan manajemen proyek, meninjau komponen proyek, dan menjelaskan cara mengimplementasikan proyek.

Apa definisi proyek?

Proyek adalah serangkaian tugas yang direncanakan untuk mencapai hasil tertentu, seperti mempelajari informasi baru atau menciptakan sesuatu yang baru. Proyek bisnis mencapai tujuan bisnis tertentu, selaras dengan strategi bisnis perusahaan, dan masuk ke dalam kategori yang berbeda sesuai dengan konten atau tujuan. Tidak seperti operasi bisnis, proyek bisnis tidak dapat diulang dan memiliki tanggal akhir yang ditentukan.

Jenis proyek

Ada beberapa jenis proyek:

• Manufaktur: Proyek-proyek ini melibatkan produksi peralatan atau mesin dengan perangkat keras yang dirancang khusus dan biasanya terjadi di pabrik. Beberapa produk kompleks dihasilkan dari kolaborasi antara beberapa perusahaan.
• Teknologi infrastruktur: Proyek-proyek ini berfokus pada pengembangan perangkat lunak, infrastruktur TI, sistem informasi dan berbagai aspek teknologi komputer, dan manajer proyek berpengalaman dalam berbagai perangkat lunak PM.
• Teknik sipil: Ini terjadi di tempat, dengan manajer proyek mengawasi pekerjaan. Mereka sering mencakup konstruksi bangunan baru, pertambangan dan penggalian.;
• Bisnis: Ini muncul ketika perusahaan memindahkan kantor pusatnya, meluncurkan kampanye pemasaran, mempersiapkan pameran dagang atau sebelum menerapkan sistem komputer baru.

Istilah proyek utama

Berikut adalah beberapa istilah proyek utama:

• Deliverable: Sebuah deliverable adalah hasil spesifik yang Anda bayangkan untuk proyek Anda, apakah objek berwujud atau konsep tidak berwujud.
• Lingkup proyek: Lingkup proyek menjelaskan tujuan dan sasaran Anda, apa yang dapat disampaikan, tugas apa yang harus diselesaikan, dan garis waktu.
• Sumber daya: Sumber daya adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, seperti bahan, uang, waktu, dan personel.
• Ketergantungan: Ini menentukan alokasi sumber daya proyek dan perencanaan dependensi dapat membantu Anda menghemat uang, mengidentifikasi potensi masalah, dan menghasilkan hasil terbaik.
• Pemangku Kepentingan: Pemangku kepentingan adalah siapa saja yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam suatu proyek, seperti sponsor, eksekutif, manajer proyek, manajer sumber daya, anggota tim, dan pelanggan.
• Milestones: Tonggak adalah pencapaian yang telah ditentukan sebelumnya yang membantu Anda melacak kemajuan proyek Anda.

Apa siklus hidup proyek?

Ada lima tahap dalam siklus hidup setiap proyek:

• Inisiasi: Selama pertemuan proyek awal, manajer proyek membuat daftar tujuan proyek, mengeksplorasi kemungkinan kendala dan risiko, mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dan membuat rencana umum untuk melaksanakan proyek.
• Perencanaan: Pada fase ini, rencana proyek yang terperinci dibuat untuk memperjelas tenggat waktu, menentukan alokasi sumber daya, mengonfirmasi biaya, dan merencanakan tugas.
• Eksekusi: Ini adalah saat para pemangku kepentingan bekerja sama untuk memberlakukan rencana proyek dan menyelesaikan proyek. Komunikasi yang jelas sangat penting, dan pertemuan yang dijadwalkan secara teratur membuat semua orang tetap fokus pada tugas yang ada.
• Pemantauan: Fase ini terjadi bersamaan dengan pelaksanaan proyek. Daripada semua pemangku kepentingan memeriksa satu sama lain, seorang manajer proyek mengawasi proyek dan cenderung ke semua detail.
• Penutupan: Setelah proyek selesai, manajer proyek membuat laporan penutupan proyek dan menyerahkannya kepada manajemen senior untuk umpan balik dan persetujuan.

Apa itu penghentian proyek?

Penyelesaian proyek terjadi ketika pemangku kepentingan mencapai semua tujuan proyek sesuai dengan rencana, tetapi proyek dapat dihentikan pada tahap apa pun karena alasan apa pun. Dalam penghentian awal proyek, manajer proyek memberi tahu pemangku kepentingan tentang keputusan tersebut, segera menghentikan semua aktivitas, menghitung dan mencatat sumber daya dan menghasilkan laporan akhir yang menjelaskan proyek, menjelaskan penghentian dan merefleksikan pelajaran yang didapat.

Apa yang dilakukan manajer proyek?

Seorang manajer proyek menyusun rencana proyek, membuat jadwal dan anggaran, menjalankan rapat tim dan melakukan tes kontrol kualitas. Daripada mengambil alih proyek, manajer proyek tahu bagaimana mempercayakan pemangku kepentingan dengan jumlah tanggung jawab yang tepat dan bagaimana mendorong mereka di setiap tahap proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek dan mengelola pemangku kepentingan.

Tips untuk menjadi manajer proyek yang efektif

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menjadi manajer proyek yang efektif:

• Jadwalkan pertemuan tim secara teratur. Ini adalah saat anggota tim dapat mengajukan pertanyaan dan menyuarakan keprihatinan, dan manajemen serta pemangku kepentingan memberikan pembaruan dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
• Tahu kapan harus mendelegasikan tanggung jawab. Sangat membantu untuk memahami dan mempertimbangkan peran setiap orang dalam menentukan cara terbaik untuk menyelesaikan proyek.
• Kenali tim Anda. Jika Anda terbiasa dengan kekuatan dan kelemahan setiap orang dan Anda merasa nyaman mengomunikasikan apa yang Anda harapkan dari semua orang, pelaksanaan proyek bisa menjadi proses yang lebih lancar.
• Rayakan milestones. Meluangkan waktu untuk mengakui pencapaian tonggak menghormati pekerjaan pemangku kepentingan Anda dan memperkuat pentingnya proyek.

Keterampilan apa yang berguna bagi manajer proyek?

Manajer proyek memiliki berbagai keterampilan keras dan lunak, termasuk:

Hard skill

Hard skill dapat diukur dan dapat diajarkan dan menyoroti kemampuan dan keahlian karyawan. Pengetahuan dan pengalaman di bidang-bidang berikut secara khusus bermanfaat bagi manajer proyek:

• Pendekatan manajemen proyek
• Metodologi
• Pengembangan rencana proyek
• Analisis resiko
• Perangkat lunak dan aplikasi
• Sistem biaya
• Alokasi sumber daya
• Strategi penganggaran
• Analisis skenario
• Pengaturan tonggak sejarah dan metode pelacakan
• Pembuatan dan pemeliharaan jadwal
• Hukum, peraturan, dan kebijakan yang berlaku
• Kecakapan teknis yang sesuai

Soft skill

Soft skill adalah sifat karakter yang tidak berwujud, tidak dapat diukur dan keterampilan interpersonal yang melengkapi hard skill dan memberikan wawasan tentang sikap, kebiasaan, dan kemampuan karyawan untuk bekerja dengan orang lain, seperti:

• Komunikasi yang efektif
• Berpikir kritis
• Menanamkan motivasi
• Manajemen konflik dan teknik resolusi
• Dukungan, bimbingan dan pendampingan
• Mempengaruhi pemangku kepentingan
• Perundingan
• Memecahkan masalah yang kompleks
• Pengambilan keputusan yang percaya diri
• Manajemen waktu yang efektif