Gudang adalah: Pengertian dan cara mengelolanya

Berhasil menjalankan gudang adalah elemen penting dari setiap bisnis eCommerce.

Anda memerlukan metode penyimpanan produk yang efisien, staf yang terampil, peralatan dan peralatan yang relevan, dan jadwal pengiriman yang cepat.

Panduan manajemen gudang ini mencakup apa itu gudang, fungsi gudang, jenis pekerja yang harus Anda pekerjakan, gaji manajer gudang, dan cara memaksimalkan efisiensi gudang.

Apa itu gudang?

Gudang adalah bangunan yang menjaga keamanan produk sebelum dikemas dan dikirim ke pelanggan. Gudang penting untuk bisnis apa pun yang menjual produk fisik atau bekerja dengan pemasok dari pasar grosir. Lebih banyak ruang diperlukan untuk menyimpan produk seiring dengan peningkatan pendapatan bisnis. Anda dapat bekerja dengan banyak pihak ketiga karena kebutuhan pergudangan Anda.

Apa yang memilih di gudang?

Memilih adalah mengidentifikasi produk yang tepat untuk pesanan, mengambilnya dari rak, dan membawanya ke meja pengemasan. Seringkali ada banyak pemetik dan pengepak di gudang. Pemetik gudang harus akurat, karena pengiriman pesanan yang benar akan mengurangi pengeluaran yang tidak diinginkan. Mengirimkan pesanan yang benar juga menyederhanakan manajemen inventaris.

Apakah layanan nilai tambah di gudang?

Layanan bernilai tambah adalah segala sesuatu yang disertakan oleh tim gudang dalam proses mereka yang melampaui persyaratan kerja yang dibayar. Ini sering tersedia di gudang logistik pihak ketiga atau fasilitas besar.

Sekarang setelah Anda mengenal dasar-dasar gudang, penting untuk memahami fungsi gudang. Jika Anda belum pernah menggunakan gudang sebelumnya, kami akan membahas prinsip-prinsip pergudangan yang berlaku untuk bisnis eCommerce apa pun.

Apa itu pergudangan?

Pergudangan menyediakan ruang yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis produk fisik secara efisien dan menguntungkan. Mari kita lihat lebih dekat beberapa fungsi utama pergudangan.

Fungsi pergudangan

Proses pergudangan meliputi pengendalian persediaan fisik, pemesanan ulang, dan pemeliharaan produk sebelum dijual. Ada beberapa prinsip pergudangan yang memungkinkan gudang berjalan dengan lancar dan memberikan hasil yang bagus untuk klien:

Jelas tujuan

Anda harus mengetahui tujuan gudang, lokasi, jenis barang yang disimpan, masa pakai, desain fisik, dan kemitraan sebelum Anda mulai.

Ketepatan

Memberikan pelatihan berkualitas bagi karyawan memberdayakan mereka untuk memilih secara akurat sejak hari pertama.

Efisiensi operasional

Menciptakan aliran satu arah berarti semua produk yang dibawa ke gudang hanya diproses dalam satu arah.

Kecepatan

Lebih dari separuh konsumen berusia 18-34 tahun mengharapkan pengiriman di hari yang sama. Lebih dari 60% konsumen bersedia membayar lebih untuk pengiriman di hari yang sama.

Kepuasan pelanggan ujung ke ujung

Komunikasi antara pengemudi pengiriman, staf gudang, dan pengemudi pickup harus jelas dan ringkas.

Pelacakan dan pelaporan

Dengan melacak dan meninjau semua fase aktivitas gudang Anda, Anda dapat menemukan area masalah dan menerapkan solusi yang relevan.

Pergudangan dalam logistik dan manajemen rantai pasokan

Gudang hanyalah salah satu elemen dari manajemen rantai pasokan. Barang mentah pertama kali diterima di pelabuhan dan kemudian dikirim ke gudang. Dari gudang, produk yang dijual pergi ke produsen atau distributor, dan kemudian dikirim ke pelanggan.

Seperti yang Anda lihat, penyesuaian kecil menyebabkan perbedaan signifikan dalam pergudangan. Prinsip ini berlaku dua arah, oleh karena itu sebaiknya lakukan audit rutin dan jadwal pemeliharaan.

Jika Anda memerlukan bantuan untuk menjalankan gudang Anda, mempekerjakan pekerja gudang yang tepat adalah langkah penting berikutnya. Selanjutnya dalam panduan manajemen gudang adalah melihat lebih dekat pada pekerjaan gudang yang berbeda dan tanggung jawab yang terkait dengan masing-masing.

Apa itu pekerjaan gudang?

Jika Anda melamar pekerjaan gudang atau mempekerjakan pekerja untuk gudang Anda sendiri, Anda harus terbiasa dengan jenis pekerjaan gudang. Mari kita lihat berbagai jenis pekerjaan gudang dan tanggung jawab terkaitnya.

Apa itu rekan gudang?

Rekan gudang adalah setiap anggota staf yang menangani kebutuhan sehari-hari di seluruh gudang. Associates adalah salah satu jabatan pekerjaan yang paling umum di industri pergudangan.

Apa itu petugas gudang?

Pegawai gudang mengawasi bahan, produk, dan pengiriman yang ditemukan di gudang. Tergantung pada ukuran gudang, petugas mungkin atau mungkin tidak menangani pengambilan dan pengepakan.

Apa itu spesialis gudang?

Seorang spesialis gudang menangani operasi sehari-hari dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan untuk tugas-tugas di gudang. Mereka mungkin atau mungkin tidak mengelola tim asosiasi gudang, dan terkadang melapor kepada manajer atau mandor.

Apa itu teknisi gudang?

Teknisi gudang dapat mengoperasikan forklift, pemetik ceri, truk pengangkat, atau peralatan khusus lainnya. Anda mungkin melihat beberapa teknisi gudang di bawah bimbingan operator gudang, mandor, koordinator, atau spesialis.

Apa itu operator gudang?

Operator gudang dapat menggunakan peralatan seperti jack palet dan truk pengangkat, atau mereka dapat menjalankan dok pemuatan. Operator gudang terkadang bekerja sama dengan rekanan, atau mereka mungkin setara dengan rekanan di gudang yang berbeda.

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda harus mempekerjakan lebih banyak staf dan membuat tim. Mendapatkan manajer gudang yang terampil membuat ini lebih mudah. Teruslah membaca untuk informasi tentang deskripsi pekerjaan dan gaji manajer gudang.

Deskripsi pekerjaan manajer gudang

Mari kita lihat persyaratan dasar manajer gudang, serta contoh resume dan deskripsi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan manajer gudang

Seorang manajer gudang memiliki banyak hal untuk diawasi, baik mengenai karyawan maupun barang fisik. Deskripsi pekerjaan manajer gudang untuk fasilitas Anda dapat mencakup:

• Kelola gudang sesuai dengan standar perusahaan
• Mengawasi operasi dasar, seperti penerimaan, pergudangan, distribusi, dan pemeliharaan produk
• Manfaatkan ruang gudang untuk mencapai efisiensi puncak
• Menjaga operasi gudang dengan prosedur keamanan
• Menjaga standar kesehatan dan keselamatan, kebersihan, dan keamanan
• Bekerja sama dengan klien, pemasok, dan perusahaan transportasi
• Cari pemasok baru menggunakan direktori grosir
• Menghasilkan laporan dan statistik secara teratur (laporan status IN/OUT, laporan stok mati, dll).

Kualifikasi pekerjaan manajer gudang

Cara terbaik untuk menjadi manajer gudang adalah melalui pengalaman. Anda dapat maju dengan cepat melalui perusahaan dengan melakukan magang setelah Anda meninggalkan sekolah. Berikut adalah beberapa persyaratan dasar yang dibutuhkan setiap orang untuk menjadi manajer gudang:

• Ijazah sekolah menengah atau GED
• Surat Izin Mengemudi yang masih berlaku
• Sertifikat pelatihan dasar truk angkat

Contoh Resume Manajer Gudang

Manajer gudang memiliki resume yang mungkin terlihat seperti ini:

• Keterampilan
• Keterampilan dan pengalaman kepemimpinan yang kuat
• Keterampilan memecahkan masalah yang efektif
• Pengalaman beberapa tahun dalam peran utama gudang mengelola karyawan per jam (biasanya minimal 3 tahun)
• Kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan orang lain dan dalam tim
• Keterampilan komputer yang mahir
• Bersedia bekerja dengan jam kerja yang diperpanjang

Pengalaman kerja

Semakin relevan pengalaman kerja sebelumnya yang Anda miliki dengan gudang dan kebutuhannya, semakin baik. Anda juga dapat mencoba untuk mendapatkan penempatan industri atau pengalaman kerja sehingga Anda dapat sepenuhnya merasakan peran tersebut. Memperoleh pengalaman gudang umum pada awalnya – mungkin sebagai supervisor peserta pelatihan dengan organisasi yang lebih kecil – dapat mengarah pada posisi manajemen di ujung jalan.

Merupakan ide bagus untuk mengelola ekspektasi gaji yang sesuai. Bagian selanjutnya merinci seperti apa gaji manajer gudang rata-rata untuk perusahaan dan lokasi populer.

Sistem manajemen gudang

Sistem manajemen gudang (WMS) mengumpulkan dan memproses data bisnis eCommerce Anda sehingga Anda dapat mencapai leverage maksimum dengan waktu Anda. Ada empat jenis WMS yang berbeda, masing-masing menawarkan keuntungan khusus.

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)

Sistem ERP (lihat arti ERP) dianggap sebagai perangkat lunak “payung” yang mengintegrasikan semua tahapan bisnis eCommerce Anda. Ini berarti segalanya mulai dari asal bahan mentah hingga pengiriman pelanggan akhir. Pertimbangkan manfaat ERP dalam situasi ini.

Sistem rantai pasokan

Sistem manajemen rantai pasokan mengintegrasikan semua tahap operasi, mulai dari mengimpor barang mentah hingga distribusi dan pengiriman ke pelanggan. Manajemen rantai pasokan (SCM) memungkinkan Anda untuk memantau dan meningkatkan area seperti hubungan pihak ketiga, pembelian, dan efisiensi distribusi.

Sistem berbasis cloud

WMS berbasis cloud adalah perangkat lunak yang menyediakan fungsi manajemen gudang dari platform berbasis web. Jenis WMS ini dapat digunakan oleh bisnis yang memelihara inventaris bernilai tinggi atau menginginkan lebih banyak keamanan data.

Sistem manajemen gudang mandiri

Sistem mandiri menyediakan fitur dan pelaporan untuk operasi gudang, tetapi bukan tahapan sebelum atau sesudah pergudangan. Sistem manajemen gudang mandiri adalah bentuk paling sederhana dari WMS.

Komponen sistem manajemen gudang

Setiap sistem manajemen gudang dirancang untuk menawarkan dukungan dan akurasi di setidaknya empat bidang: penerimaan, inventaris, pemenuhan, dan pengiriman.

Menerima fungsi

Sistem manajemen gudang Anda harus memiliki modul tempat Anda dapat melihat janji temu terjadwal, meninjau barang masuk, mencetak label, dan membuat tanda terima.

Fungsi manajemen inventaris

Modul inventaris dalam perangkat lunak Anda akan menunjukkan tanggal, waktu, jumlah, lokasi, dan status setiap unit individu.

Fungsi pemenuhan pesanan

Dalam modul pemenuhan pesanan, Anda dapat melihat pesanan yang dikonfirmasi, perkiraan permintaan, pengambilan dan pengemasan yang sedang berlangsung, informasi pelacakan, dan kesalahan apa pun.

Fungsi distribusi atau pengiriman

Modul pengiriman sangat penting untuk sistem manajemen gudang apa pun, karena pelanggan bergantung pada hasil yang cepat sepanjang tahun.

Ukuran atau kompleksitas gudang Anda mungkin tidak menuntut WMS penuh di mana perangkat lunak manajemen inventaris dapat menyelesaikan pekerjaan. Mari kita lihat apa yang disediakan oleh perangkat lunak manajemen inventaris gudang dan bagaimana Anda dapat mengintegrasikannya dalam bisnis Anda.

Perangkat lunak manajemen inventaris gudang

Menyimpan produk secara efisien tetapi dapat dikirim dengan cepat dapat menjadi tantangan. Untungnya, perangkat lunak manajemen inventaris gudang meminimalkan jumlah pekerja manual yang harus diselesaikan.

Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Gudang

Perangkat lunak manajemen inventaris gudang adalah program yang meningkatkan penyimpanan, pelacakan, kontrol, dan penggantian inventaris.

Dua fitur perangkat lunak manajemen inventaris yang paling penting adalah kontrol inventaris dan pemindaian barcode. Kontrol inventaris berarti pelacakan produk, minimum dan maksimum, lokasi bin dan rak, dan nomor seri.

Cara termudah untuk memperbarui jumlah stok Anda saat mengemas dan mengirim produk adalah dengan menggunakan pemindai kode batang. Jika Anda belum menggunakannya, Anda dapat menemukan opsi yang terjangkau melalui perusahaan perangkat lunak inventaris atau pengecer online.

Manajemen Inventaris Gudang Sederhana

Berusaha keras untuk prosedur manajemen inventaris gudang sederhana dapat dicapai, tetapi itu membutuhkan pengetahuan tentang kebutuhan bisnis Anda. Berikut adalah strategi untuk diterapkan:

• Ketahui kebutuhan pelanggan Anda.
• Perbarui catatan Anda sesering mungkin dan periksa kesalahannya.
• Gunakan alat dan perangkat lunak yang menguntungkan jenis bisnis Anda.
• Jadikan layanan pelanggan yang sangat baik sebagai standar Anda.

Organisasi Gudang

Dibutuhkan waktu dan tenaga untuk membuat layout dan desain gudang yang sesuai dengan bisnis Anda. Mari kita periksa struktur organisasi gudang yang populer dan cara mengoptimalkan ruang di fasilitas Anda.

Desain Tata Letak Gudang

Desain tata letak gudang adalah denah lantai gudang Anda yang dibuat dalam skala besar. Ada tiga tata letak gudang berbeda yang telah menjadi umum selama bertahun-tahun:

Berbentuk U

Fitur ini memiliki dok penerima di satu sisi gedung, dengan area bongkar muat, rak dinamis dan statis, dan area pengemasan membentuk huruf U melalui gedung.

Berbentuk I

Tata letak berbentuk I bekerja dengan baik untuk gudang besar atau perusahaan yang menangani pesanan dalam jumlah besar. Struktur ini mirip dengan gudang berbentuk U, tetapi dengan penerimaan dan pengiriman di sisi berlawanan dari bangunan.

Berbentuk L

Dermaga pengiriman ditempatkan di satu sisi L dengan dermaga penerima di sisi lain. Inventarisasi, area pementasan, dan kantor apa pun kemudian ditempatkan di sudut yang berlawanan dengan L.

Optimasi tata letak gudang

Tidak peduli berapa lama gudang Anda telah beroperasi, selalu ada sesuatu yang dapat ditingkatkan. Berikut adalah beberapa strategi untuk digunakan:

• Menyediakan ruang fisik yang cukup bagi orang-orang untuk melakukan pekerjaan mereka.
• Lakukan pemeriksaan tempat secara berkala pada rak.
• Pertahankan jadwal pembersihan atau kebersihan secara teratur.
• Tanyakan kepada karyawan Anda tentang saran perbaikan yang mereka miliki.

Memiliki tata letak yang sederhana memudahkan semua orang di gudang Anda untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Langkah selanjutnya adalah membuat dan menyelesaikan alur proses manajemen gudang.

Alur proses manajemen gudang

Alur proses manajemen gudang yang dipikirkan dengan matang mengurangi waktu dan uang setiap hari. Mari kita lihat berbagai jenis diagram alur proses dan bagaimana Anda dapat menggunakannya di gudang Anda.

Alur proses sistem manajemen gudang adalah gambar yang menggambarkan urutan tindakan di fasilitas Anda. Anda dapat menggunakan berbagai program perangkat lunak untuk membuat alur proses, seperti Microsoft Excel atau alat pemetaan pikiran.

Berikut adalah contoh diagram alir proses sederhana:

Berikut adalah diagram alir proses menengah:

Berikut adalah diagram alir proses yang kompleks:

Alur proses keluar gudang

Alur proses keluar di gudang Anda menunjukkan apa yang dilalui setiap produk sebelum dikirim. Alur keluar Anda harus mencakup langkah-langkah berikut:

• Tentukan area pengepakan.
• Tentukan area pementasan pengiriman.
• Pantau pengiriman dan pemberitahuan pengiriman.
• Perbarui catatan Anda.

Berikut adalah contoh diagram alir proses outbound:

Alur proses masuk gudang

Selain itu, alur proses masuk Anda menentukan langkah-langkah yang harus dipatuhi oleh pengiriman yang masuk. Berikut adalah langkah-langkah proses masuk Anda harus mencakup:

• Pra-jadwalkan semua pengiriman.
• Pastikan area bongkar muat yang jelas dan bersih.
• Tindak lanjuti dengan manajemen inventaris segera.
• Tetap perbarui laporan.

Berikut adalah contoh tampilan alur proses masuk:

Saat alur proses gudang yang andal tersedia, tidak ada waktu yang terbuang untuk menebak-nebak. Jika gudang Anda akan melakukan upgrade proses atau Anda sedang memperluas fasilitas Anda, Anda mungkin melihat label baru. Berikut adalah rekomendasi kami tentang pelabelan gudang.

Label gudang dan ide pelabelan terbaik

Strategi pelabelan gudang yang mengutamakan efisiensi dan keamanan menyederhanakan semua pekerjaan harian Anda. Teruslah membaca untuk mempelajari tentang bagian mana dari gudang Anda yang harus diberi label, serta rekomendasi kami tentang produk berkualitas tinggi.

Label rak gudang dan ide pelabelan rak gudang

Rak adalah rak di gudang Anda; biasanya terbuat dari baja atau jenis logam lainnya. Ada dua pendekatan normal untuk pelabelan rak gudang: pelabelan standar dan pelabelan serpentine. Pelabelan rak standar berarti nomor label produk semuanya dimulai dari ujung rak yang sama.

Pelabelan standar terlihat seperti ini:

Pelabelan serpentine berarti nomor label produk berputar di setiap sudut rak. Setiap kategori produk berikut paling dekat dengan nomor sebelumnya.

Pelabelan serpentine terlihat seperti ini:

Pakar pergudangan merekomendasikan pelabelan serpentine karena beberapa alasan. Ini paling tidak menyebabkan kebingungan tentang lokasi, dan pekerja tidak perlu berjalan ke sisi lain rak saat mengambil pesanan.

Perlengkapan pelabelan gudang terbaik

Menggunakan persediaan yang tepat membantu semua orang menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih mudah. Jika Anda membuka gudang untuk pertama kalinya, Anda mungkin bertanya-tanya bahan apa yang Anda butuhkan. Kami menyusun daftar label lorong gudang dan tempat sampah favorit kami, pembuat label, pita perekat, dan perangkat lunak label. Untuk daftar lengkap persediaan pelabelan gudang ini, lihat label gudang ini.

Sekarang setelah Anda terbiasa dengan setiap dimensi manajemen gudang, Anda dapat membawa bisnis eCommerce Anda ke tingkat yang baru. Kami berharap panduan manajemen gudang kami membantu Anda merekrut pekerja yang tepat, meningkatkan efisiensi harian, dan memukau pelanggan Anda.