4 Jenis komunikasi dan cara meningkatkannya

Keterampilan komunikasi sangat penting untuk tempat kerja yang sehat dan efisien. Sering dikategorikan sebagai “soft skill” atau keterampilan interpersonal, komunikasi adalah tindakan berbagi informasi dari satu orang ke orang lain atau sekelompok orang. Ada banyak cara yang berbeda untuk berkomunikasi, yang masing-masing memainkan peran penting dalam berbagi informasi.

Pada artikel ini, kita akan melihat lebih dekat pada berbagai jenis komunikasi dan bagaimana memperkuat keterampilan Anda di masing-masing.

Pentingnya komunikasi

Kami menggunakan komunikasi setiap hari di hampir setiap lingkungan, termasuk di tempat kerja. Baik Anda mengangguk setuju atau memberikan informasi kepada kelompok besar, komunikasi mutlak diperlukan saat membangun hubungan, berbagi ide, mendelegasikan tanggung jawab, mengelola tim, dan banyak lagi.

Mempelajari dan mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda sukses dalam karier, menjadikan Anda kandidat pekerjaan yang kompetitif, dan membangun jaringan Anda. Meskipun membutuhkan waktu dan latihan, keterampilan komunikasi dan interpersonal tentu dapat ditingkatkan dan disempurnakan.

Ada empat jenis komunikasi utama yang kita gunakan setiap hari: verbal, nonverbal, tertulis, dan visual. Dengan semua gaya komunikasi ini, itu paling efektif ketika Anda tahu bagaimana mendengarkan, mengamati, dan berempati secara aktif. Mengembangkan soft skill ini dapat membantu Anda lebih memahami sebuah pesan dan merespons dengan bijaksana.

Jenis komunikasi

Ada beberapa cara berbeda untuk berbagi informasi satu sama lain. Misalnya, Anda mungkin menggunakan komunikasi verbal saat berbagi presentasi dengan grup. Anda mungkin menggunakan komunikasi tertulis saat melamar pekerjaan atau mengirim email. Berikut adalah tampilan yang lebih mendalam pada empat kategori utama komunikasi:

Lisan

Komunikasi verbal adalah penggunaan bahasa untuk mentransfer informasi melalui berbicara atau bahasa isyarat. Ini adalah salah satu jenis yang paling umum, sering digunakan selama presentasi, konferensi video dan panggilan telepon, rapat, dan percakapan satu lawan satu. Komunikasi verbal penting karena efisien. Akan sangat membantu untuk mendukung komunikasi verbal dengan komunikasi nonverbal dan tertulis.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi verbal Anda:

Gunakan suara berbicara yang kuat dan percaya diri. Terutama saat menyampaikan informasi kepada beberapa atau sekelompok orang, pastikan untuk menggunakan suara yang kuat agar semua orang dapat dengan mudah mendengar Anda. Percaya diri saat berbicara agar ide Anda jelas dan mudah dipahami orang lain.

Gunakan mendengarkan aktif. Sisi lain dari penggunaan komunikasi verbal adalah mendengarkan dan mendengarkan orang lain dengan sungguh-sungguh. Keterampilan mendengarkan secara aktif adalah kunci saat melakukan rapat, presentasi, atau bahkan saat berpartisipasi dalam percakapan satu lawan satu. Melakukan hal itu akan membantu Anda tumbuh sebagai komunikator.

Hindari kata-kata pengisi. Mungkin tergoda, terutama selama presentasi, untuk menggunakan kata-kata pengisi seperti “um”, “seperti”, “begitu”, atau “ya”. Meskipun mungkin terasa alami setelah menyelesaikan kalimat atau berhenti sejenak untuk mengumpulkan pemikiran Anda, itu juga dapat mengganggu audiens Anda. Coba presentasikan ke teman atau kolega tepercaya yang bisa menarik perhatian saat Anda menggunakan kata-kata pengisi. Cobalah untuk menggantinya dengan menarik napas saat Anda tergoda untuk menggunakannya.

Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah penggunaan bahasa tubuh, gerak tubuh dan ekspresi wajah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain. Ini dapat digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Misalnya, Anda mungkin tidak sengaja tersenyum ketika mendengar ide atau informasi yang menyenangkan atau menyenangkan. Komunikasi nonverbal sangat membantu ketika mencoba memahami pikiran dan perasaan orang lain.

Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh yang “tertutup”, seperti lengan disilangkan atau bahu bungkuk, mereka mungkin merasa cemas, marah, atau gugup. Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh “terbuka” dengan kedua kaki di lantai dan lengan di sisi mereka atau di atas meja, mereka mungkin merasa positif dan terbuka terhadap informasi.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi nonverbal Anda:

Perhatikan bagaimana perasaan Anda secara fisik. Sepanjang hari, saat Anda mengalami berbagai emosi (mulai dari bersemangat, bosan, bahagia atau frustrasi), cobalah untuk mengidentifikasi di mana Anda merasakan emosi itu di dalam tubuh Anda. Misalnya, jika Anda merasa cemas, Anda mungkin memperhatikan bahwa perut Anda terasa kencang. Mengembangkan kesadaran diri tentang bagaimana emosi Anda mempengaruhi tubuh Anda dapat memberi Anda penguasaan yang lebih besar atas presentasi eksternal Anda.

Jadilah disengaja tentang komunikasi nonverbal Anda. Berusahalah untuk menampilkan bahasa tubuh yang positif ketika Anda merasa waspada, terbuka, dan positif tentang lingkungan Anda. Anda juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk mendukung komunikasi verbal Anda jika Anda merasa bingung atau cemas tentang informasi, seperti menggunakan alis yang berkerut. Gunakan bahasa tubuh di samping komunikasi verbal seperti mengajukan pertanyaan lanjutan atau menarik presenter ke samping untuk memberikan umpan balik.

Meniru komunikasi nonverbal yang menurut Anda efektif. Jika Anda menemukan ekspresi wajah atau bahasa tubuh tertentu bermanfaat untuk pengaturan tertentu, gunakan itu sebagai panduan saat meningkatkan komunikasi nonverbal Anda sendiri. Misalnya, jika Anda melihat bahwa ketika seseorang mengangguk, itu mengomunikasikan persetujuan dan umpan balik positif secara efisien, gunakan itu dalam pertemuan berikutnya ketika Anda memiliki perasaan yang sama.

Tertulis

Komunikasi tertulis adalah tindakan menulis, mengetik atau mencetak simbol seperti huruf dan angka untuk menyampaikan informasi. Ini sangat membantu karena menyediakan catatan informasi untuk referensi. Menulis biasanya digunakan untuk berbagi informasi melalui buku, pamflet, blog, surat, memo, dan lainnya. Email dan obrolan adalah bentuk umum komunikasi tertulis di tempat kerja.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis Anda:

Berusaha untuk kesederhanaan. Komunikasi tertulis harus sesederhana dan sejelas mungkin. Meskipun mungkin berguna untuk memasukkan banyak detail dalam komunikasi instruksional, misalnya, Anda harus mencari area di mana Anda dapat menulis sejelas mungkin agar audiens Anda mengerti.

Jangan mengandalkan nada. Karena Anda tidak memiliki nuansa komunikasi verbal dan nonverbal, berhati-hatilah saat Anda mencoba mengomunikasikan nada tertentu saat menulis. Misalnya, mencoba mengomunikasikan lelucon, sarkasme, atau kegembiraan dapat diterjemahkan secara berbeda tergantung pada audiens. Sebaliknya, cobalah untuk membuat tulisan Anda sesederhana dan sejelas mungkin dan tindak lanjuti dengan komunikasi verbal di mana Anda dapat menambahkan lebih banyak kepribadian.

Luangkan waktu untuk meninjau komunikasi tertulis Anda. Menyisihkan waktu untuk membaca ulang email, surat, atau memo dapat membantu Anda mengidentifikasi kesalahan atau peluang untuk mengatakan sesuatu yang berbeda. Untuk komunikasi penting atau yang akan dikirim ke banyak orang, mungkin akan membantu jika rekan tepercaya juga meninjaunya.

Simpan file tulisan yang menurut Anda efektif atau menyenangkan. Jika Anda menerima pamflet, email, atau memo tertentu yang menurut Anda sangat membantu atau menarik, simpanlah untuk referensi saat menulis komunikasi Anda sendiri. Menggabungkan metode atau gaya yang Anda sukai dapat membantu Anda berkembang seiring waktu.

Visual

Komunikasi visual adalah tindakan menggunakan foto, seni, gambar, sketsa, bagan, dan grafik untuk menyampaikan informasi. Visual sering digunakan sebagai bantuan selama presentasi untuk memberikan konteks yang bermanfaat di samping komunikasi tertulis dan/atau verbal. Karena orang memiliki gaya belajar yang berbeda, komunikasi visual mungkin lebih bermanfaat bagi sebagian orang untuk mengonsumsi ide dan informasi.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual Anda:

Tanyakan kepada orang lain sebelum memasukkan visual. Jika Anda mempertimbangkan untuk membagikan alat bantu visual dalam presentasi atau email Anda, pertimbangkan untuk meminta umpan balik dari orang lain. Menambahkan visual terkadang dapat membuat konsep membingungkan atau kacau. Mendapatkan perspektif pihak ketiga dapat membantu Anda memutuskan apakah visual menambah nilai komunikasi Anda.

Pertimbangkan audiens Anda. Pastikan untuk menyertakan visual yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Misalnya, jika Anda menampilkan bagan dengan data yang tidak dikenal, pastikan untuk meluangkan waktu dan menjelaskan apa yang terjadi dalam visual dan bagaimana kaitannya dengan apa yang Anda katakan. Anda tidak boleh menggunakan visual yang sensitif, menyinggung, kekerasan, atau grafis dalam bentuk apa pun.

Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, tetapkan tujuan pribadi untuk mengerjakan hal-hal yang ingin Anda capai selangkah demi selangkah. Mungkin bermanfaat untuk berkonsultasi dengan kolega, manajer, atau mentor tepercaya untuk mengidentifikasi area mana yang paling baik untuk difokuskan terlebih dahulu.