Jenis komunikasi

Setelah membaca panduan ini, Anda akan lebih memahami empat jenis komunikasi utama: Verbal, non-verbal, tertulis, dan visual.

Anda akan dapat menggunakan informasi ini untuk meningkatkan komunikasi Anda sendiri dan memastikan bahwa Anda mempromosikan keterampilan komunikasi yang efektif dalam organisasi Anda.

4 Jenis komunikasi

Meskipun mudah untuk menganggap komunikasi hanya sebagai transmisi verbal informasi dari satu orang ke orang lain, namun hal ini jauh lebih dari itu.

Komunikasi non-verbal, seperti pandangan sekilas dan mengangkat alis, hingga verbal, seperti perubahan nada dan intonasi. Mari kita lihat secara mendalam semua cara kita berkomunikasi satu sama lain.

Komunikasi non-verbal

Sangat menarik untuk dicatat bahwa komunikasi non-verbal digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja.

Kebanyakan orang tidak memiliki kendali yang sempurna atas ekspresi wajah mereka – kita semua pernah mendengar komentar yang tidak profesional dan mengangkat alis sebagai tanggapan, terlepas dari apakah tindakan itu bijaksana atau tidak.

Dengan mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami menggunakan komunikasi non-verbal, Anda akan lebih mampu menguasai komunikasi Anda dan memastikan bahwa Anda menyampaikan pesan Anda persis seperti yang Anda inginkan.

Ekspresi wajah

Kita sering menggunakan ekspresi wajah sebagai cara untuk berkomunikasi bahwa kita mendengarkan dan terlibat dengan orang yang berbicara.

Senyum, alis berkerut, atau ekspresi bingung semuanya menyampaikan informasi kepada pembicara tentang bagaimana Anda menanggapi percakapan mereka.

Mereka bekerja untuk membantu memperlancar percakapan, menjaganya agar tetap berjalan tanpa harus menyela secara lisan untuk mengkonfirmasi minat Anda yang berkelanjutan.

Jika Anda pernah berbicara dengan orang berwajah datar, Anda akan tahu betapa pentingnya ekspresi wajah dalam sebuah percakapan.

Sikap

Bagaimana Anda memposisikan diri Anda selama percakapan itu penting.

Jika Anda mengarahkan diri Anda ke arah orang tersebut, dengan postur santai dan terbuka, Anda mengundang mereka untuk terlibat dengan Anda lebih penuh.

Bersandar, menyilangkan tangan, atau berpaling dari pembicara menyampaikan pesan yang sangat berbeda – dan bukan yang positif.

Sama seperti tidak ada yang ingin melakukan percakapan dengan bagian belakang kepala seseorang, berbicara dengan seseorang dengan postur yang sangat tertutup menciptakan percakapan yang lebih sulit dan tidak menyenangkan.

Gestur dan sentuhan fisik

Tergantung pada orangnya, dan negara asalnya, mereka mungkin sering menggunakan gerak tubuh dan sentuhan fisik, atau hampir tidak pernah. Namun, ada banyak informasi yang disampaikan dalam tindakan ini.

Sentuhan lembut di lengan bisa menandakan dorongan, sementara jabat tangan yang terlalu kuat bisa menjadi tindakan dominasi.

Seseorang yang menggerakkan tangannya saat berbicara dengan Anda tentang suatu masalah dapat menandakan rasa bersalah atau penghindaran dan menggunakan banyak gerakan besar saat menyampaikan ide dapat menyampaikan kegembiraan atau kepercayaan diri.

Kontak mata

Kita semua tahu pentingnya kontak mata.

Ketika seseorang tidak dapat mempertahankan kontak mata, kami menganggap ini berarti bahwa mereka tidak jujur, atau tidak memperhatikan.

Mampu mempertahankan kontak mata saat mendengarkan akan memastikan bahwa pembicara tahu bahwa Anda hadir dan terlibat.

Saat berbicara, ini menunjukkan bahwa Anda terhubung dengan pendengar, dan dalam kasus di mana Anda menyampaikan berita yang tidak menyenangkan, ini sangat penting.

Mampu memberi tahu seseorang pesan yang tidak menyenangkan sambil menatap matanya secara langsung menunjukkan bahwa Anda menghormati mereka dan merupakan orang yang jujur ​​dan tulus.

Komunikasi verbal

Ketika kita berbicara, kita berkomunikasi lebih dari sekedar isi kata-kata kita.

Kami juga menggunakan nada dan intonasi, serta tingkat formalitas yang kami gunakan untuk menyampaikan subteks penting kepada orang yang kami ajak bicara.

Dengan hati-hati memilih bagaimana kita menggunakan masing-masing aspek ini, kita dapat yakin bahwa pesan kita diterima persis seperti yang dimaksudkan.

Dari menyapa rekan kerja hingga memimpin rapat klien hingga presentasi di depan seluruh perusahaan, faktor komunikasi verbal ke dalam pekerjaan kita hidup secara masif.

Intonasi

Saat berbicara, emosi kita sering ikut bermain.

Jika kita marah, kesal, atau frustrasi, nada suara kita mungkin naik, menyampaikan kepada pendengar bahwa kita sedang mengalami emosi yang kuat.

Ini tidak selalu merupakan hal yang buruk, tetapi mampu mengendalikannya memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda berkomunikasi secara efektif.

Nada

Kita semua menghadapi situasi yang membuat frustrasi atau menjengkelkan.

Membiarkan itu mengubah nada bicara kita dari tenang dan profesional menjadi singkat, pendek, atau kasar selalu merupakan kesalahan.

Nada menyampaikan banyak informasi kepada pendengar tentang bagaimana pembicara memandang mereka.

Untuk membangun hubungan interpersonal yang positif di lingkungan kantor, kita semua harus berusaha untuk berbicara dengan nada yang profesional dan penuh hormat.

Isi pembicaraan

Tentu saja, isi pembicaraan adalah bagian terpenting dari komunikasi verbal. Apa yang kita katakan, dan kata-kata yang kita pilih untuk digunakan, sangat penting.

Sementara sebagian besar komunikasi kantor cenderung lebih formal daripada, misalnya, bertemu teman untuk minum kopi, kita harus memastikan bahwa kita menyisakan ruang untuk obrolan pribadi dan membangun hubungan.

Pikirkan juga tentang seberapa teknis isi pembicaraan Anda. Jika Anda berbicara dengan developer tentang aspek kode tertentu, Anda harus menggunakan istilah yang berbeda daripada saat berbicara dengan tim pemasaran tentang perkembangan baru dalam aplikasi.

Komunikasi tertulis

Komunikasi yang efektif dengan menulis adalah keterampilan yang sangat penting, terutama karena semakin banyak orang yang bekerja dari jarak jauh dan tetap berhubungan sepanjang hari kerja melalui Skype, Slack, Whatsapp, atau media digital lainnya.

Dari pesan Slack hingga email ke pelanggan hingga panduan pelatihan karyawan baru, kami menulis setiap hari dan sangat penting bagi kami untuk memahami cara melakukannya secara efektif.

Faktanya, dengan semakin mengandalkan komunikasi tertulis, kita semua dihadapkan pada betapa mudahnya menimbulkan kesalahpahaman saat menggunakan media ini.

Pesan yang tidak jelas, informasi yang hilang, atau pemahaman nada atau isi yang salah adalah semua masalah yang terjadi dengan komunikasi tertulis setiap hari.

Terkadang pembaca akan salah membaca nada pesan karena mereka mengalami hari yang buruk, atau baru saja bertemu dengan orang yang tidak menyenangkan.

Apa pun yang terjadi, satu keterampilan penting yang harus dimiliki saat mengandalkan komunikasi tertulis adalah mengetahui kapan Anda harus berhenti menggunakannya. Panggilan sederhana, dalam hampir semua kasus, dapat memecahkan masalah komunikasi ini.

Jika Anda merasa ada miskomunikasi yang terjadi, hentikan dan beralihlah dengan obrolan verbal cepat dan Anda akan menghemat banyak waktu dan frustrasi untuk semua pihak.

Struktur

Saat menulis, penting untuk memikirkan bagaimana Anda menyajikan informasi. Menggunakan paragraf dan jeda baris diperlukan.

Membuat teks yang banyak akan membuat pembaca sulit untuk memahami dan membacanya, sementara menerapkan struktur yang tepat akan membuat pembaca menyerap informasi dalam potongan-potongan yang mudah dicerna.

Sampaikan argumen atau tesis Anda, luangkan waktu untuk mendukungnya dengan bukti yang jelas, tambahkan informasi yang relevan untuk memastikan bahwa pembaca memahami maksudnya sepenuhnya, lalu tutup dengan kesimpulan.

Kejelasan

Ini adalah keseimbangan yang sulit untuk dicapai antara konsep yang terlalu banyak atau kurang menjelaskan. Jika Anda menulis instruksi untuk karyawan baru, seberapa detail Anda membuat instruksi tersebut?

Tentu saja, ini tergantung pada orangnya, tetapi menjelaskan sedikit lebih banyak jauh lebih baik daripada membiarkan pembaca tidak mengerti.

Bersikaplah bijaksana tentang audiens Anda, apa yang akan mereka ketahui dan apa yang perlu Anda jelaskan lebih detail?

Isi tulisan

Konten tertulis cenderung sedikit lebih formal daripada verbal.

Tinggalkan bahasa gaul, gunakan tanda baca dan ejaan yang tepat, dan ingat bahwa apa pun yang tertulis – terutama di era digital – akan tetap ada, bahkan jika Anda menghapusnya.

Komunikasi visual

Visual telah menjadi jenis komunikasi yang paling banyak digunakan, didorong oleh media sosial, YouTube, dan platform lain di era digital.

Karena semakin banyak orang dan organisasi menggunakan saluran komunikasi ini, semakin kita terbiasa, dan bahkan bergantung pada, menggunakan komunikasi visual untuk menonjol di platform yang ramai.

Memahami bahwa komunikasi visual Anda harus sejalan dengan merek dan pemasaran Anda, dan mengetahui bahwa harus ada strategi yang dikembangkan dan kohesif untuk itu, sangat penting.

Kami sangat bergantung pada komunikasi visual.

Ada banyak cara komunikasi visual, seperti bagan, foto, sketsa, video, grafik, dan bahkan emoji dan GIF, dapat membantu meningkatkan pemahaman pesan Anda.

Pikirkan tentang bagaimana bagan dapat menghidupkan data, membuatnya lebih mudah dipahami daripada menyajikan aliran angka yang panjang, atau bagaimana sketsa UX baru jauh lebih efektif daripada deskripsi teks.

Kami mengandalkan visual untuk meningkatkan pemahaman kami tentang ide-ide yang kompleks.

Isi konten

Meskipun tergoda untuk memasukkan visual untuk menambahkan sedikit keragaman dan minat, Anda harus mempertimbangkan apa yang mereka bawa ke meja.

• Apakah mereka membantu?
• Apakah mereka perlu?
• Apakah mereka menambah pesan keseluruhan?

Tidak semua komunikasi perlu memiliki visual yang ditambahkan, dan dalam beberapa kasus, mereka mungkin mengurangi apa yang Anda coba komunikasikan.

Anda harus berusaha untuk memastikan bahwa Anda tidak menambahkan bulu ke pesan Anda, melainkan memperkuat pemahaman audiens Anda tentang hal itu.

Nada

Seperti semua komunikasi, pastikan Anda bertemu dengan audiens Anda di tempat mereka berada.

Jika Anda menyajikan data yang kompleks, sertakan deskripsi yang relevan, pada tingkat teknis yang tepat, sehingga audiens Anda dapat mengikuti.

Jangan gunakan gambar yang grafis yang dapat mengganggu, dan ingat aturan yang sama berlaku untuk komunikasi visual seperti halnya menulis: jangan membuat apa pun yang tidak ingin Anda kaitkan dengan Anda di masa mendatang.