Manajemen operasional adalah: Definisi, prinsip, dan strategi

Manajemen operasional mengacu pada administrasi praktik bisnis terbaik untuk mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi maksimum dalam hal penggunaan sumber daya perusahaan. Hal ini termasuk manajemen bahan, mesin, teknologi dan tenaga kerja yang tepat untuk menghasilkan barang dan jasa berkualitas tinggi yang akan menguntungkan perusahaan.

Semua komponen tersebut harus dikelola dengan baik, mulai dari tahap perencanaan strategis, tahap implementasi, pengawasan produksi, dan evaluasi akhir hasil untuk inovasi masa depan, sehingga perusahaan tetap menguntungkan dan kompetitif di industrinya. Manajer operasional memiliki tanggung jawab besar untuk menyusun strategi, memperkirakan, dan mengawasi proses harian.

Prinsip manajemen operasional

Ada sepuluh prinsip manajemen operasional yang perlu diterapkan oleh manajer. Prinsip-prinsip ini dipresentasikan oleh Randall Schaeffer, seorang manajer produksi dan operasional yang berpengalaman, seorang filsuf industri, dan pembicara reguler di konferensi yang diselenggarakan oleh APICS, asosiasi rantai pasokan dan manajemen operasional terkemuka di Amerika Serikat.

• Manajer operasional harus fokus pada masalah, bukan teknik, karena tidak ada alat yang memberikan solusi universal.
• Proses dalam manufaktur saling berhubungan. Semua elemen harus dapat diprediksi dan konsisten, untuk mencapai hasil yang sama dalam keuntungan.
• Manajer operasional harus tahu bagaimana mematuhi semua fundamental, karena ini adalah kunci keberhasilan produksi. Penting untuk memastikan keakuratan data inventaris, BOM (Build of Material), dan tugas umum lainnya untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Manajer operasional diharapkan untuk menetapkan aturan dan metrik, menentukan tanggung jawab bawahan mereka, dan secara teratur memeriksa apakah tujuan perusahaan tercapai.
• Keanekaragaman proses perlu didorong, karena jika dikelola dengan baik, perbedaan dapat menjadi sumber kreativitas.
• Terkadang, masalah akan tetap muncul bahkan ketika upaya terbaik telah dilakukan. Manajer perlu menemukan akar penyebab masalah agar tidak semakin parah.
• Gairah yang dikelola. Semangat kerja karyawan dapat menjadi pendorong utama pertumbuhan perusahaan. Manajer harus mampu menginspirasi bawahannya untuk bersemangat dalam bekerja.
• Tidak ada yang mau bekerja dengan orang agresif yang tahu segalanya. Oleh karena itu, penting bagi manajer operasional untuk memposisikan diri sebagai orang biasa yang tidak tahu segalanya dan juga bisa melakukan kesalahan.
• Manajer telah mendefinisikan dengan jelas apa yang mereka anggap sukses, sehingga setiap orang di perusahaan akan memiliki parameter untuk bekerja dalam proses pencapaian target.
• Setiap orang di perusahaan harus belajar beradaptasi dengan perubahan pasar. Ini termasuk memahami pelanggan, menargetkan klien, dan apa yang mereka inginkan. Hal ini tentunya juga melibatkan penggunaan solusi otomatis agar perusahaan selalu selangkah lebih maju.

Pentingnya manajemen operasional

Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa semua aspek bisnis bergantung pada manajemen operasional. Sebab, manajemen operasional dapat merencanakan, mengarahkan dan mendorong pembuatan barang dan jasa. Untuk dapat bersaing di pasar yang selalu berubah. Kemudian, manajer operasional perlu bekerja secara efisien dan produktif untuk memaksimalkan keuntungan yang merupakan penentu utama kelangsungan hidup bisnis.

Manajemen operasional dapat mempengaruhi layanan pelanggan, kualitas produk dan layanan, metodologi fungsional yang tepat, daya saing di pasar, kemajuan teknologi, dan profitabilitas. Kegagalan dalam mengelola operasi perusahaan akan menyebabkan kerugian yang signifikan bagi bisnis.

Strategi manajemen operasional

Manajemen operasional berfungsi sebagai ruang mesin perusahaan. Karena manajer operasional terlibat dalam banyak peran dan fungsi, mereka telah mengembangkan beberapa strategi dan taktik penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan kewajiban dan tanggung jawab mereka. Berikut adalah beberapa metode strategis dan taktis utama yang mereka andalkan:

Memanfaatkan data

Manajer operasi yang cerdas bergantung pada data yang berkualitas, akurat, dan andal untuk perencanaan, pemasaran strategis, dan pengambilan keputusan. Dua jenis analisis data yang umum digunakan adalah metrik efisiensi dan efektivitas.

Mengontrol tantangan data

Terkadang, data bisa memiliki ukuran  yang sangat besar dan hasilnya bervariasi, sehingga sulit untuk dibandingkan. Untungnya, dengan bantuan sistem dan perangkat lunak canggih, manajer dapat melihat, mengelola, dan menganalisis data dengan lebih mudah dan terorganisir.

Menganalisis inventaris

Persediaan akan mudah dianalisa jika perusahaan menggunakan software manajemen persediaan. Alat ini juga akan memudahkan manajer untuk mengkategorikan produk mereka (dikenal sebagai analisis ABC).

Merancang proses

Manajer operasional bekerja keras dalam membuat penelitian terbaik, perkiraan akurat, dan pengembangan yang tepat dari proses yang baik. Semua upaya ini pada akhirnya akan membuahkan hasil yang bertahan lama.

Peramalan dan penetapan tujuan

Menetapkan tujuan memberikan arahan dan motivasi kepada perusahaan dan karyawannya. Peramalan memberikan harapan sekaligus memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk bersiap menghadapi hasil yang buruk.

Peramalan membutuhkan data historis yang lengkap dan akurat. Biasanya hal ini membutuhkan waktu yang lama, namun berkat software ERP, hal ini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan sangat cepat.

Kolaborasi antar departemen

Kolaborasi antar departemen diperlukan agar tim keuangan, penjualan, pemasaran dan sumber daya manusia dapat bekerja sama secara harmonis untuk melakukan perbaikan bagi perusahaan. Sistem ERP memungkinkan kolaborasi antar departemen dengan menyediakan informasi terpusat untuk semua departemen, membuat komunikasi lebih mudah dan lebih transparan.

Tanggung jawab sosial

Bertanggung jawab terhadap lingkungan serta masyarakat yang terkena dampak langsung dari bisnis menjadi perhatian utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Hal ini berlaku untuk produsen yang sering berurusan dengan masalah limbah.

Manajemen sumber daya manusia

Mengelola karyawan sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda karena karyawan adalah tulang punggung perusahaan Anda. Tanpa orang-orang ini, aktivitas bisnis sehari-hari akan berhenti, dan perusahaan Anda tidak akan dapat menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas.

Tips untuk manajemen operasional

Keberhasilan manajemen operasi tidak akan tercapai tanpa peran manajer operasional yang handal.

Manajer operasional tidak hanya harus mahir mengelola tetapi harus mampu menjadi pemimpin yang baik. Mereka harus mampu menginspirasi dan memberikan contoh yang baik bagi karyawan.

Karena manajer operasional bertanggung jawab untuk merencanakan, memproyeksikan, dan menganalisis berbagai aspek yang terkait dengan produksi, mereka sangat bergantung pada keakuratan data. Dengan sistem ERP, manajer operasi dapat menghasilkan data real-time yang akurat terkait dengan inventaris, produksi, dan penjualan. Sistem ini juga memungkinkan integrasi antar departemen sehingga karyawan dari divisi yang berbeda (bahkan lokasi) dapat berkolaborasi satu sama lain melalui sistem yang sama.