Apa itu perencanaan proyek? (Cara membuat rencana proyek)

Perencanaan proyek merupakan tahap penting dalam siklus hidup proyek karena menetapkan tugas apa yang ingin dicapai proyek dan siapa yang melakukan dan menyelesaikannya. Sebuah rencana proyek memberikan informasi penting seperti ruang lingkup, tujuan dan tugas. Jika Anda seorang manajer proyek atau ingin memasuki bidang manajemen proyek, mengetahui segala sesuatu tentang rencana proyek dapat membantu Anda menyelesaikan sebuah proyek. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa yang dimaksud dengan merencanakan sebuah proyek, menemukan keuntungannya, memahami bagaimana Anda dapat mengembangkan sebuah proyek dan mempelajari tips untuk membuat sebuah rencana proyek.

Apa itu perencanaan proyek?

Perencanaan proyek adalah tahap penting dari siklus hidup manajemen proyek karena memastikan pengiriman tepat waktu dan keberhasilan proyek. Pada tahap perencanaan, seorang manajer proyek mengambil masukan dari klien, pemangku kepentingan bisnis dan anggota tim untuk membuat rencana rinci untuk sebuah proyek. Selama tahap perencanaan, manajer proyek membuat rencana proyek yang berisi risiko terkait, manajemen sumber daya dan personel, pengadaan, pembiayaan, kontrol kualitas, sumber daya, dan cara mengelola dan mengatur tim proyek.

Organisasi berusaha untuk rencana yang sempurna karena meningkatkan profitabilitas dan kepuasan pelanggan. Kurangnya rencana proyek meningkatkan risiko masalah besar di seluruh proyek. Dengan menggunakan rencana proyek, Anda dapat memberikan hasil, ruang lingkup, pencapaian, dan sumber daya kepada semua pemangku kepentingan.

Apa keuntungan mengembangkan rencana proyek?

Beberapa keuntungan mengembangkan rencana proyek adalah:

Meningkatkan kinerja proyek dan tingkat keberhasilan

Mencapai tujuan proyek merupakan tantangan karena seorang manajer mungkin menghadapi banyak tantangan. Sebuah rencana proyek bekerja seperti manual instruksional yang memandu setiap orang melalui proses keberhasilan. Ketika karyawan tahu pekerjaan apa yang harus dilakukan, itu meningkatkan kinerja proyek dan meningkatkan kesuksesan.

Menyimpan uang

Proyek yang terencana dengan baik dapat membantu organisasi menghemat uang. Bagi perusahaan, proyek yang gagal itu mahal. Bahkan setelah menyelesaikan proyek dengan sukses, mereka dapat menggunakan sumber daya yang tidak perlu dan anggaran tambahan. Ketika manajer merencanakan proyek mereka, itu dapat mencegah penundaan yang diharapkan, gangguan, dan creep creep. Sebuah proyek yang berjalan ke dalam lingkup creep secara bertahap tumbuh dalam ukuran karena perubahan yang tak terduga dan belum pernah terjadi sebelumnya dalam lingkup proyek.

Meningkatkan komunikasi tim

Komunikasi tim yang efektif sangat penting untuk kelancaran pelaksanaan proyek dan itu berlaku untuk proyek dari setiap ukuran. Ketika sebuah proyek melibatkan banyak tim, pemasok outsourcing dan anggota tim di zona waktu yang berbeda, perencanaan bagaimana pemimpin proyek dan anggota mengelola komunikasi menjadi penting. Organisasi yang memiliki rencana proyek mempertimbangkan kebutuhan komunikasi tim dan memberikan saluran paling efektif yang dapat dihubungkan oleh kolaborator dengan anggota tim.

Memungkinkan manajer untuk melacak tujuan proyek

Aspek penting lain dari perencanaan proyek adalah mendefinisikan tujuan dan sasaran proyek. Dengan rencana proyek, manajer proyek memantau tujuan di seluruh proyek dan memastikan bahwa mereka memenuhi hasil. Ketika fase perencanaan proyek mencakup detail tentang indikator dan tujuan kinerja utama, menjadi mudah untuk melacak kemajuan proyek. Ini juga membantu manajer memutuskan bagaimana menyesuaikan pelaksanaan proyek untuk mencapai tujuan tersebut.

Memastikan penggunaan sumber daya terbaik

Salah satu komponen kunci dari perencanaan proyek adalah perencanaan sumber daya. Perencanaan proyek yang tepat membantu manajer memanfaatkan sumber daya seperti staf, peralatan, ruang kantor, waktu, dan anggaran dengan sebaik-baiknya. Sebuah rencana proyek memungkinkan seorang manajer untuk mengalokasikan dan menggunakan sumber daya yang paling efektif dan tepat. Seringkali, rencana proyek memberikan detail yang terkait dengan analisis biaya-manfaat yang memastikan proyek tidak melampaui anggaran dan waktu.

Apa komponen rencana proyek?

Komponen rencana proyek dapat mencakup:

• Cakupan: Ruang lingkup proyek menentukan apa yang mungkin dan tidak mungkin dilakukan oleh tim proyek. Ini mempertimbangkan kebutuhan pelanggan, kebutuhan pemangku kepentingan dan visi tim.
• Anggaran: Setelah mempertimbangkan anggaran, karyawan dan sumber daya lainnya memenuhi tujuan proyek dan memperkirakan anggaran. Tujuan membuat anggaran adalah untuk memastikan bahwa semua proyek diselesaikan sesuai anggaran.
• Timeline: Garis waktu proyek menggambarkan durasi waktu setiap fase proyek. Ini juga mencakup informasi tentang setiap pencapaian yang mungkin dicapai tim dalam durasi yang ditentukan.
• Perencanaan kualitas: Untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran tanpa mengorbankan kualitas, manajer proyek menetapkan standar kualitas minimum. Biasanya, rencana proyek memerlukan standar kualitas minimum dan memberikan informasi tentang siapa yang mempertahankan kualitas output.
• Perencanaan komunikasi: Sangat penting bagi manajer proyek, tim, klien, dan pemangku kepentingan untuk berkomunikasi secara teratur untuk memberikan pembaruan dan membuat komunikasi tambahan terkait proyek. Rencana proyek berisi metode untuk mengelola komunikasi internal dan eksternal untuk memperhitungkan hal ini.

Bagaimana membuat rencana proyek?

Berikut adalah lima langkah yang harus diikuti saat membuat rencana proyek untuk proyek Anda yang akan datang:

Garis besar tujuan proyek

Langkah pertama menuju pembuatan rencana proyek adalah untuk menguraikan tujuan proyek secara keseluruhan. Meskipun pemangku kepentingan, pelanggan dan manajer proyek menentukan tujuan, menguraikan tujuan dari rencana proyek sangat penting. Jadi, saat membuat rencana, tentukan tujuan proyek. Tujuannya dapat menghilangkan masalah bisnis atau mencapai hasil yang diinginkan.

Tentukan ruang lingkup proyek

Langkah penting berikutnya adalah dengan jelas mendefinisikan ruang lingkup proyek. Lingkup proyek memberikan detail tentang pengiriman yang diharapkan pada akhir proyek untuk memenuhi tujuan proyek. Ini juga mendefinisikan bagaimana tim proyek akan mencapai tujuan tersebut dan mendefinisikan batas-batas proyek. Ketika sebuah rencana proyek memiliki batas-batas yang terdefinisi dengan baik, itu mengurangi kemungkinan scope creep. Jadi, fokuslah untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek yang dapat dipahami dan disepakati semua orang.

Tentukan kiriman utama

Setelah dengan jelas mendefinisikan ruang lingkup dan tujuan proyek, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan hasil proyek. Sementara ruang lingkup proyek merinci semua aktivitas yang terkait dengan proyek, kiriman mendefinisikan produk, layanan, dan keluaran yang dihasilkan tim selama siklus hidup proyek. Bagian deliverable menyebutkan tanggung jawab dan deliverable masing-masing anggota tim dan bagaimana tim memastikan kualitas keluaran.

Buat struktur rincian kerja

Berikutnya adalah memutuskan bagaimana manajer dapat mengalokasikan pekerjaan ke berbagai anggota tim. Salah satu cara terbaik untuk membuat struktur rincian kerja adalah dengan membuat hierarki peran, tanggung jawab, dan beban kerja yang terstruktur. Biasanya, manajer memisahkan tim menjadi tim yang lebih kecil dengan pemimpin tim individu. Pada langkah ini, manajer dapat membawa bantuan dan keahlian dari luar, seperti konsultan dan kontraktor. Setelah membuat struktur rincian kerja, Anda dapat membuat daftar pencapaian dan menetapkan semua garis waktu. Ini dapat membantu manajer membuat jadwal proyek dan menunjukkan kapan setiap tugas dimulai dan berakhir.

Tetapkan peran dan tanggung jawab

Setelah membuat struktur rincian kerja, manajer dapat menetapkan peran dan tanggung jawab. Biasanya, manajer membuat rencana kepegawaian yang dengan jelas menguraikan waktu proyek akan menggunakan sumber daya. Ketika manajer menetapkan peran dan tanggung jawab, menjadi lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti mereka dan memahami ruang lingkup pekerjaan.

Lakukan penilaian risiko

Melakukan penilaian risiko dapat bermanfaat bagi keberhasilan suatu proyek. Penilaian risiko dapat menguraikan potensi ancaman proyek dan cara untuk menangani dan memecahkan ancaman. Dengan menggunakan analisis SWOT, manajer dapat memahami kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek. Ancaman bekerja sebagai risiko eksternal dan kelemahan bekerja sebagai risiko internal. Seringkali, manajer melakukan analisis PESTLE untuk menilai risiko proyek. PESTLE berarti politik, ekonomi, sosial, teknologi, hukum dan lingkungan. Ini adalah faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi hasil dan hasil proyek. Analisis tersebut membantu manajer dan pemangku kepentingan memahami berbagai risiko yang terkait dengan proyek.

Tips untuk merencanakan proyek

Untuk mengelola proyek secara efektif, perusahaan memerlukan keterampilan komunikasi dan organisasi yang sangat baik. Berikut adalah beberapa tips untuk merencanakan sebuah proyek:

• Memastikan persetujuan proyek. Setelah membuat rencana, pastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyetujuinya. Ketika manajer mendapat persetujuan dari semua pemangku kepentingan, itu mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan kesalahpahaman.
• Buat perubahan proyek secara teratur. Sebuah rencana proyek dapat berubah karena perubahan dalam ruang lingkup. Jadi, penting untuk menerapkan proses perubahan formal yang memungkinkan Anda meninjau perubahan sebelum implementasi proyek.
• Libatkan anggota tim. Gunakan keahlian anggota tim Anda untuk membuat rencana proyek. Ini mungkin membantu Anda merencanakan proyek dan menawarkan wawasan tentang proyek tersebut.
• Berikan waktu kontingensi. Saat membuat rencana, disarankan untuk mempertimbangkan jadwal kontingensi karena proyek mungkin memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Ini dapat membantu mencegah pengaruh negatif pada tenggat waktu.
• Gunakan tujuan SMART. Saat membuat dan mengembangkan tujuan, gunakan metode SMART untuk mengembangkan tujuan. Sasaran SMART bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.