Keterampilan komunikasi untuk sukses di tempat kerja

Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan atasan, rekan kerja, dan staf sangat penting, tidak peduli di industri apa Anda bekerja. Pekerja di era digital harus tahu bagaimana menyampaikan dan menerima pesan secara efektif secara langsung maupun melalui telepon, email, dan media sosial.

Keterampilan komunikasi ini akan membantu Anda mendapatkan pekerjaan, naik pangkat, dan mencapai kesuksesan sepanjang karir Anda.

10 Keterampilan komunikasi

Ingin menonjol dari pesaing? Ini adalah beberapa keterampilan komunikasi teratas yang diinginkan oleh perekrut dan manajer perekrutan yang ingin dilihat di resume dan surat lamaran Anda. Soroti keterampilan ini dan tunjukkan selama wawancara kerja, dan Anda akan memberikan kesan pertama yang solid. Teruslah mengembangkan keterampilan ini setelah Anda dipekerjakan, dan Anda akan mengesankan atasan, rekan kerja, dan klien Anda.

Mendengarkan

Menjadi pendengar yang baik adalah salah satu cara terbaik untuk menjadi komunikator yang baik. Tidak ada yang suka berkomunikasi dengan seseorang yang hanya peduli dengan pendapatnya sendiri dan tidak meluangkan waktu untuk mendengarkan orang lain. Jika Anda bukan pendengar yang baik, akan sulit bagi Anda memahami apa yang diminta kepada Anda.

Luangkan waktu untuk berlatih mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif melibatkan memperhatikan dengan seksama apa yang dikatakan orang lain, mengajukan pertanyaan klarifikasi, dan merangkai kembali apa yang dikatakan orang tersebut untuk memastikan pemahaman (“Jadi, yang Anda maksud adalah …”). Melalui mendengarkan aktif, Anda dapat lebih memahami apa yang ingin disampaikan oleh orang lain dan dapat merespons dengan tepat.

Komunikasi nonverbal

Bahasa tubuh, kontak mata, gerakan tangan, dan intonasi suara Anda semua memberikan warna pada pesan yang ingin Anda sampaikan.

Sikap yang santai dan terbuka (tangan terbuka, kaki santai) dan nada ramah akan membuat Anda terlihat mudah didekati dan akan mendorong orang lain untuk berbicara terbuka dengan Anda.

Kontak mata juga penting; Anda ingin melihat orang tersebut di mata untuk menunjukkan bahwa Anda fokus pada mereka dan percakapan. (Namun, pastikan jangan menatap orang tersebut terlalu lama, yang dapat membuatnya tidak nyaman.)

Selain itu, perhatikan sinyal nonverbal orang lain ketika Anda berbicara. Seringkali, isyarat nonverbal mengungkapkan bagaimana seseorang benar-benar merasa. Misalnya, jika seseorang tidak menatap Anda mata, mungkin dia merasa tidak nyaman atau menyembunyikan kebenaran.

Kejelasan

Komunikasi verbal yang baik berarti mengatakan secukupnya – jangan berbicara terlalu banyak atau terlalu sedikit. Cobalah menyampaikan pesan Anda dengan kata-kata yang sedikit mungkin. Sampaikan apa yang Anda inginkan dengan jelas dan langsung, baik Anda berbicara dengan seseorang secara langsung, melalui telepon, atau melalui email. Jika Anda berbicara terus-menerus, pendengar Anda akan either tidak memperhatikan Anda atau tidak yakin dengan persis apa yang Anda inginkan.

Keramahan

Melalui nada ramah, pertanyaan pribadi, atau hanya senyuman, Anda akan mendorong rekan kerja Anda untuk terlibat dalam komunikasi yang terbuka dan jujur dengan Anda. Penting untuk sopan dalam semua komunikasi tempat kerja Anda.

Hal ini penting baik dalam komunikasi tatap muka maupun tertulis. Ketika memungkinkan, personalisasikan email Anda kepada rekan kerja dan/atau karyawan – sebuah “Semoga Anda semua memiliki akhir pekan yang baik” di awal email dapat mempersonalisasi pesan dan membuat penerima merasa lebih dihargai.

Keyakinan

Penting untuk percaya diri dalam interaksi Anda dengan orang lain. Keyakinan menunjukkan rekan kerja Anda bahwa Anda percaya pada apa yang Anda katakan dan akan melakukan yang Anda katakan.

Menunjukkan keyakinan bisa se-simple melihat orang tersebut di mata atau menggunakan nada yang tegas namun ramah. Hindari membuat pernyataan terdengar seperti pertanyaan. Tentu saja, berhati-hatilah agar tidak terdengar sombong atau agresif. Pastikan Anda selalu mendengarkan dan berempati dengan orang lain.

Empati

Menggunakan frasa sederhana seperti “Saya memahami dari mana Anda berasal” menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan orang lain dan menghormati pendapat mereka. Mendengarkan aktif dapat membantu Anda menyadari apa yang dipikirkan dan dirasakan oleh mitra percakapan Anda, yang pada gilirannya akan memudahkan Anda menunjukkan empati.

Open minded

Komunikator yang baik harus masuk ke dalam setiap percakapan dengan pikiran yang fleksibel dan terbuka. Bersedia mendengarkan dan memahami sudut pandang orang lain, bukan hanya menyampaikan pesan Anda.

Dengan bersedia terlibat dalam dialog, bahkan dengan orang-orang yang Anda tidak setuju dengannya, Anda akan dapat melakukan percakapan yang lebih jujur dan produktif.

Menghormati

Orang akan lebih terbuka untuk berkomunikasi dengan Anda jika Anda menyampaikan rasa hormat terhadap mereka dan ide-ide mereka. Tindakan sederhana seperti menggunakan nama seseorang, mempertahankan kontak mata, dan mendengarkan dengan aktif saat seseorang berbicara akan membuat orang tersebut merasa dihargai. Di telepon, hindari gangguan dan tetap fokus pada percakapan.

Sampaikan rasa hormat melalui email dengan meluangkan waktu untuk mengedit pesan Anda. Jika Anda mengirim email yang ditulis dengan buruk dan membingungkan, penerima akan berpikir bahwa Anda tidak cukup menghormatinya untuk memikirkan komunikasi Anda dengan dia.

Umpan balik

Kemampuan untuk memberikan dan menerima umpan balik dengan tepat adalah keterampilan komunikasi penting. Manajer dan atasan harus terus mencari cara untuk memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan, baik melalui email, telepon, atau pembaruan status mingguan.

Demikian pula, Anda harus dapat menerima dan bahkan mendorong umpan balik dari orang lain. Dengarkan umpan balik yang diberikan kepada Anda, ajukan pertanyaan klarifikasi jika Anda tidak yakin dengan masalahnya, dan berusaha untuk mengimplementasikan umpan balik tersebut.

Memilih media yang tepat

Keterampilan komunikasi penting lainnya adalah mengetahui bentuk komunikasi yang tepat untuk digunakan. Misalnya, beberapa percakapan serius (pengurangan jumlah karyawan, pengunduran diri, perubahan gaji, dll.) hampir selalu sebaiknya dilakukan secara langsung.

Anda juga harus memikirkan orang dengan siapa Anda ingin berbicara. Jika mereka adalah orang yang sangat sibuk (seperti atasan Anda, mungkin), Anda mungkin ingin menyampaikan pesan Anda melalui email. Orang akan menghargai cara komunikasi yang dipikirkan dan lebih mungkin memberikan tanggapan positif kepada Anda.

Cara membuat keterampilan Anda menonjol

• Sesuaikan keterampilan Anda dengan pekerjaan. Analisislah daftar pekerjaan, dengan memperhatikan keterampilan keras dan keterampilan lunak yang disorot dalam deskripsi pekerjaan. Kemudian, personalisasikan resume dan surat lamaran Anda agar sesuai dengan persyaratan mereka.
• Kenali keterampilan yang dibutuhkan lainnya. Keterampilan lunak seperti komunikasi mungkin tidak langsung disebutkan dalam deskripsi pekerjaan, tetapi tetap sangat diinginkan oleh manajer perekrutan.
• Manfaatkan wawancara kerja. Wawancara kerja memberikan kesempatan untuk menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa Anda memiliki keterampilan komunikasi verbal yang diperlukan untuk berhasil dalam pekerjaan, daripada hanya mengatakan kepada mereka bahwa Anda memiliki keterampilan tersebut. Siapkan diri Anda untuk wawancara, berlatih sebelumnya, dan jangan takut untuk berhenti sejenak sebelum menjawab pertanyaan mereka – atau meminta klarifikasi jika Anda membutuhkannya.
• Jangan berhenti begitu Anda mendapatkan pekerjaan. Ingin memberikan kesan yang langgeng kepada rekan kerja setelah Anda dipekerjakan? Gunakan keterampilan komunikasi Anda di tempat kerja. Baik itu berpartisipasi dalam rapat perusahaan atau berbicara dengan klien, Anda akan memiliki banyak kesempatan untuk menunjukkan seberapa baik Anda berkomunikasi.