Pentingnya pendelegasian wewenang dalam manajemen

Tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua tugas diselesaikan adalah milik manajer, tetapi seringkali tidak mungkin bagi mereka untuk melakukan semua tugas sendiri. Seorang manajer meringankan beban kerja mereka dengan menugaskan tugas kepada orang-orang yang tepat dalam tim dan memungkinkan mereka untuk membuat keputusan mengenai proyek tersebut. Dengan demikian, pendelegasian wewenang adalah salah satu keterampilan manajerial penting yang dicari organisasi saat merekrut untuk posisi otoritas. Dalam artikel ini, kami membahas apa itu pendelegasian wewenang dan menjelaskan bagaimana Anda dapat mengembangkan keterampilan ini.

Apa itu pendelegasian wewenang?

Prosedur pembagian tugas atau tanggung jawab dengan keputusan terkait kepada karyawan bawahan untuk sementara atau jangka panjang adalah pendelegasian wewenang.

Semua perusahaan menengah dan besar memiliki hierarki posisi. Biasanya, direktur pelaksana atau chief executive officer memegang tanggung jawab keseluruhan untuk operasi sehari-hari. Namun, tidak mungkin mengharapkan mereka untuk melakukan semua tugas organisasi sendiri. Jadi, pemimpin menugaskan pekerjaan beserta tanggung jawab dan wewenang untuk membuat keputusan kepada karyawannya. Namun, pendelegasian selalu dilakukan dari atas ke bawah, dan junior tidak dapat menyerahkan tugas kepada seniornya.

Dalam perusahaan yang sukses, kesuksesan adalah hasil dari wewenang dan tanggung jawab bersama, yang memungkinkan perusahaan berjalan secara terorganisir. Delegasi juga mempromosikan pengembangan karyawan dan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan mereka dengan memungkinkan mereka untuk menunjukkan akuntabilitas dan keterampilan pemecahan masalah. Ini adalah langkah pertama dalam mengenali potensi karyawan Anda untuk memikul tanggung jawab promosi, sehingga membantu mereka mencapai tujuan karir mereka.

Selain itu, pendelegasian wewenang tidak hanya menguntungkan karyawan junior. Terkadang, staf manajerial bisa terbebani dengan kegiatan penting. Dalam kasus seperti itu, mereka dapat menugaskan beberapa tugas kepada karyawan lain dalam jangka pendek untuk menghemat waktu. Namun, mereka tetap bertanggung jawab kepada atasan mereka sendiri.

Bagaimana mendelegasikan wewenang secara efektif

Setelah Anda memutuskan untuk menyerahkan beberapa tugas Anda, gunakan langkah-langkah berikut untuk memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan sesuai dengan kepuasan Anda:

• Siapkan rencana. Langkah pertama dalam mendelegasikan wewenang adalah membagi proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dicapai. Kemudian, tinjau tenaga kerja dan batasan waktu. Tentukan tugas mana yang sesuai untuk karyawan dalam tim. Untuk memilih kandidat terbaik untuk menangani tanggung jawab tersebut, pertimbangkan kualifikasi, pengalaman, kinerja masa lalu, dan riwayat pelatihan apa pun. Bagikan tugas dengan memanfaatkan saluran komunikasi yang sesuai. Anda dapat menggunakan email atau mengadakan rapat untuk tujuan ini. Jelaskan kepada anggota tim Anda mengapa Anda memilih mereka untuk tugas-tugas khusus tersebut.
• Berikan instruksi yang jelas. Jelaskan harapan Anda sejak awal. Tetapkan tenggat waktu, tonggak sejarah, dan berikan semua detail hasil yang diharapkan. Informasi ini harus benar-benar jelas untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan. Sebelum rekan tim Anda memulai tugas mereka, lakukan sesi tanya jawab untuk mengklarifikasi keraguan dan memberikan informasi yang hilang.
• Berikan otorisasi yang tepat. Beberapa proses memerlukan izin yang memadai dan kekuatan pengambilan keputusan. Misalnya, manajer akuisisi Anda ingin membeli bahan mentah untuk melakukan tugas tertentu. Untuk dapat melakukan itu, manajer perlu mengetahui pemasok Anda. Selain itu, mereka harus memiliki wewenang untuk menegosiasikan harga dan mengatur pengiriman. Oleh karena itu, pemberian otorisasi yang tepat dan tepat waktu sangat penting.
• Menindaklanjuti tugas. Namun, otonomi dapat menjadi bumerang pada saat karyawan akhirnya membuat keputusan yang salah. Pastikan pekerjaan berjalan sesuai harapan Anda dengan meminta pembaruan berkala. Karyawan harus diminta untuk melapor kepada Anda secara teratur sehingga Anda dapat menyelesaikan masalah apa pun. Juga, pastikan Anda memiliki beberapa rencana darurat jika terjadi kesalahan.
• Menganalisis hasil dan memberikan umpan balik. Kepemimpinan yang baik membutuhkan kepramukaan untuk kandidat potensial yang dapat menggantikan Anda setelah Anda pindah ke peran lain. Cara yang bagus untuk melakukan ini adalah dengan menganalisis hasil tugas yang didelegasikan untuk mengukur efektivitas anggota tim Anda. Jika Anda sangat puas dengan kinerja karyawan, Anda dapat melatih mereka untuk menangani lebih banyak tanggung jawab. Sebaliknya, berikan umpan balik yang konstruktif kepada mereka yang membutuhkan perbaikan dan hindari pendelegasian tugas lebih lanjut hingga evaluasi Anda berikutnya. Menciptakan budaya dukungan seperti itu membantu Anda membangun tim yang berfungsi penuh.

Perbedaan tingkat delegasi

Pendelegasian wewenang terjadi di semua sektor, namun pelaksanaannya bervariasi. Di beberapa industri, ruang lingkup tanggung jawab didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang menjalankan tugas tertentu sesuai dengan deskripsi pekerjaannya. Dalam kasus lain, deskripsi pekerjaan memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar.

Misalnya, direktur pelaksana atau ketua perusahaan dapat menugaskan seluruh departemen kepada anggota dewan direksi tergantung pada spesialisasi mereka. Manajer proyek di perusahaan perangkat lunak dapat meminta pengembang senior untuk melacak masalah mereka sendiri dan mengelola pengembang junior. Contoh lain adalah kepala pemasaran yang mungkin berkonsentrasi pada manajemen kebijakan dan menyerahkan operasi sehari-hari seperti mempekerjakan dan membuat kampanye kepada asisten manajer pemasaran.

Namun, di industri non-korporat, semuanya bekerja secara berbeda. Misalnya, di angkatan bersenjata, sektor berisiko tinggi di mana nyawa sering dipertaruhkan, keputusan strategis atau taktis dibatasi pada posisi komando masing-masing. Petugas tingkat rendah bekerja dalam kode etik yang ketat dan mereka memiliki kapasitas terbatas untuk membuat keputusan di lapangan.

Di sektor lain seperti konstruksi, karyawan dipekerjakan terutama karena keterampilan khusus mereka. Seringkali, ada sedikit tumpang tindih antar departemen bahkan jika mereka semua mengerjakan proyek yang sama. Misalnya, manajer departemen keselamatan tidak akan menyerahkan keputusan kebijakan dan pembelian peralatan keselamatan kepada personel di departemen teknik atau desain.

Jadi, sebagai anggota staf senior, Anda harus mempertimbangkan situasi dengan cermat sebelum memutuskan untuk mendelegasikan wewenang.

Prinsip pendelegasian

Ada risiko tertentu yang terlibat dalam penyerahan tanggung jawab. Risiko ini berbanding lurus dengan ruang lingkup proyek. Keputusan yang dibuat oleh karyawan tingkat bawah dapat menyebabkan masalah kritis dalam proyek atau mempengaruhi departemen lain dalam reaksi berantai. Ketika ruang lingkup proyek meningkat, waktu dan biaya yang terlibat dalam membalikkan keputusan yang salah seperti itu meningkat secara eksponensial dan dapat menyebabkan penghapusan yang mahal.

Ada tujuh prinsip pendelegasian wewenang yang membantu meminimalkan kejadian seperti itu dan yang harus menjadi bagian dari proses perencanaan risiko:

• Prinsip skalar: Aturan manajemen ini menyatakan bahwa semua karyawan harus mengikuti rantai komando dalam suatu organisasi. Mereka harus melapor kepada manajer lini masing-masing dan menyadari bahwa hanya atasan langsung mereka yang berwenang untuk mendelegasikan tugas.
• Prinsip mendefinisikan fungsi: Bawahan harus mengetahui persyaratan rinci dari penugasan dan dampaknya terhadap pekerjaan lain di departemen. Persyaratan ini mencakup proses, sifat pasti dari tugas dan setiap sub-tugas atau aktivitas yang terlibat.
• Prinsip pendelegasian berdasarkan hasil yang diharapkan: Pendelegasian yang efektif juga bergantung pada kejelasan harapan. Manajer harus mendefinisikan hasil dan metrik untuk menilai kualitas pekerjaan dengan jelas, yang memiliki dua tujuan. Menjadi lebih mudah untuk memutuskan siapa yang akan mendelegasikan tugas, dan karyawan sepenuhnya menyadari apa yang diharapkan dari mereka. Jika Anda ingin anggota tim Anda melakukan tidak lebih atau kurang dari apa yang diminta dari mereka, jelaskan di awal. Seharusnya tidak ada kebingungan di benak karyawan mengenai kapan harus membuat keputusan secara mandiri dan kapan harus mendekati senior.
• Prinsip kesatuan komando: Manajer yang berbeda memiliki gaya kepemimpinan mereka sendiri. Setiap karyawan harus beralih ke hanya satu manajer lini untuk evaluasi kinerja, solusi untuk masalah, dan pelaporan akhir. Dalam beberapa kasus, seorang karyawan harus mengikuti instruksi lebih dari satu senior, yang dapat menimbulkan kebingungan. Lebih jauh lagi, hal itu berpeluang merusak hubungan profesional dan menyebabkan perpecahan loyalitas.
• Prinsip keseimbangan dalam wewenang dan tanggung jawab: Tanggung jawab dan kekuasaan berjalan beriringan. Seseorang tanpa otoritas mungkin tidak dapat melaksanakan kewajiban yang diperlukan. Sebaliknya, terlalu banyak otonomi dapat menyebabkan penyalahgunaan kekuasaan. Jadi, harus jelas bagi setiap orang bahwa saat menerima tugas yang didelegasikan, adalah tanggung jawab mereka untuk melakukan sesuai dengan harapan dalam lingkup wewenang yang diberikan kepada mereka.
• Prinsip tingkat otoritas: Beberapa manajer mungkin merasa sulit untuk melepaskan kendali. Beberapa cenderung mengelola mikro, sementara yang lain takut akan hasil yang merugikan. Tetapi jika mereka selalu membuat keputusan untuk junior mereka, mereka tidak akan pernah menciptakan penerus yang layak. Membiarkan karyawan untuk membuat keputusan mereka sendiri dalam batas-batas otoritas mereka menginspirasi kepercayaan dan kepercayaan. Jika ada keraguan, atau jika kemajuannya tidak memuaskan, mengomunikasikan masalah ini dengan yunior dan menyarankan tindakan korektif akan membantu mereka kembali ke jalur yang benar.
• Prinsip tanggung jawab mutlak: Seorang karyawan junior sepenuhnya bertanggung jawab kepada atasan langsung mereka ketika menerima tugas dan tanggung jawab. Namun, pengelola tetap bertanggung jawab atas kelancaran proyek tersebut.