Keterampilan manajemen waktu adalah: Definisi dan contohnya

Mengelola waktu Anda dengan baik dapat membantu Anda meningkatkan karir Anda. Mengatur setiap hari membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, tetap terlibat selama rapat penting, dan memberi Anda ruang untuk menjadi kreatif dan proaktif dalam tugas Anda. Memiliki keterampilan manajemen waktu yang kuat pada akhirnya dapat mengarah pada pencapaian tujuan utama dan kemajuan dalam posisi Anda.

Dalam panduan ini, kami membahas arti manajemen waktu, mengapa itu penting dan bagaimana Anda dapat meningkatkan dan menunjukkan keahlian Anda selama pencarian kerja.

Apa itu keterampilan manajemen waktu?

Keterampilan manajemen waktu mencakup berbagai keterampilan yang akan membantu Anda mengatur waktu dengan baik. Beberapa keterampilan manajemen waktu yang paling penting meliputi:

Organisasi

Tetap teratur dapat membantu Anda mempertahankan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda selesaikan dan kapan. Menjadi terorganisir dengan baik mungkin berarti memelihara kalender yang up-to-date, dapat menemukan dokumen tertentu dengan mudah, memiliki lingkungan yang rapi dan membuat catatan yang rinci dan rajin.

Prioritas

Menilai setiap tanggung jawab Anda untuk prioritas adalah kunci untuk menjadi manajer waktu yang baik. Ada banyak cara untuk memprioritaskan apa yang perlu Anda capai. Anda mungkin memutuskan untuk menyelesaikan item yang cepat dan sederhana diikuti dengan item yang lebih panjang dan lebih terlibat. Atau, Anda dapat memprioritaskan tugas Anda dimulai dengan waktu yang paling sensitif, atau kombinasi keduanya.

Penetapan tujuan

Menetapkan tujuan adalah langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang baik. Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami dengan jelas tujuan akhir Anda dan apa yang sebenarnya Anda butuhkan untuk diprioritaskan untuk mencapainya. Menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang dapat mengarah pada kesuksesan dalam karier Anda.

Komunikasi

Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan tujuan Anda jelas bagi orang-orang yang bekerja dengan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan, yang memungkinkan Anda fokus untuk menyelesaikan tugas yang paling penting dan relevan yang selaras dengan tujuan Anda.

Perencanaan

Bagian mendasar dari manajemen waktu adalah perencanaan. Menjadi efisien dalam merencanakan hari Anda, rapat dan bagaimana Anda akan mencapai sesuatu akan membantu Anda tetap pada jadwal Anda.

Delegasi

Menjadi manajer waktu yang baik berarti hanya menyelesaikan pekerjaan yang akan membantu Anda dan perusahaan Anda mencapai tujuan. Meskipun keterampilan ini paling sering dilakukan oleh manajer, Anda juga dapat berlatih mendelegasikan tugas jika Anda mengelola sebuah proyek. Meskipun seringkali sulit untuk mengatakan “tidak” ketika seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu di tempat kerja, penting untuk berlatih memiliki batasan untuk mengatur waktu Anda dengan baik dan pada akhirnya mencapai tujuan Anda.

Manajemen stres

Saat mempraktikkan manajemen waktu yang baik, Anda juga harus memperhatikan kesehatan mental Anda. Menangani stres dengan cara yang positif dapat membantu Anda tetap termotivasi dan berkinerja baik saat menjalani jadwal Anda. Anda dapat melakukan ini dengan memasukkan istirahat kecil sepanjang hari Anda, atau dengan menghadiahi diri sendiri dengan cara-cara kecil saat Anda menyelesaikan tugas.

Meluangkan waktu untuk mengembangkan masing-masing keterampilan ini akan membantu Anda mengatur pekerjaan sehari-hari Anda, apakah Anda sedang dalam pekerjaan, mencari pekerjaan atau mencoba mengembangkan kompetensi baru.

Mengapa keterampilan manajemen waktu penting?

Keterampilan manajemen waktu penting karena membantu Anda menyusun pekerjaan Anda dengan cara yang memungkinkan Anda mencapai tujuan. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mendapatkan pekerjaan, Anda perlu waktu untuk memperbarui resume, mencari lowongan, melamar, meneliti perusahaan, dan mempersiapkan wawancara. Menyisihkan jumlah waktu tertentu per hari akan membantu Anda menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan.

Atau, jika Anda sudah memiliki pekerjaan, kemungkinan besar Anda memiliki berbagai tanggung jawab untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu. Mempertahankan kalender, rapat, dan tugas Anda diperlukan untuk berhasil dalam peran Anda.

Menjadi sepenuhnya hadir dan fokus hasil dari keterampilan manajemen waktu yang kuat. Misalnya, jika Anda terlambat menghadiri rapat dan harus mengerjakan proyek yang Anda lupa telah jatuh tempo saat orang sedang berbicara, Anda mungkin kehilangan informasi penting yang dapat membantu Anda menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda.

Mengelola waktu Anda dengan baik juga memungkinkan Anda memiliki ruang untuk berkreasi dan proaktif dengan tujuan Anda. Ketika Anda memiliki waktu khusus yang disisihkan untuk menyelesaikan tugas Anda, Anda juga dapat meluangkan waktu untuk memikirkan gambaran besar untuk diri sendiri dan perusahaan Anda.

Bagaimana meningkatkan keterampilan manajemen waktu

Bekerja pada keterampilan manajemen waktu Anda dapat membantu Anda menjadi karyawan yang lebih baik dan kandidat yang kuat ketika Anda melamar peluang baru. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda:

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang

Mempraktikkan penetapan tujuan secara teratur dapat membantu Anda memahami dengan jelas apa yang perlu Anda capai untuk mencapai hasil tertentu. Untuk mencapai tujuan jangka panjang yang lebih besar, identifikasi tujuan pencapaian yang lebih kecil di sepanjang jalan. Misalnya, jika Anda memiliki tujuan untuk dipromosikan dalam waktu enam bulan, Anda mungkin perlu menetapkan tujuan yang lebih kecil untuk meningkatkan keterampilan tertentu. Tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berdasarkan waktu. Untuk lebih lanjut tentang menetapkan tujuan, kunjungi Tujuan SMART: Definisi dan Contoh.

Kelola kalender Anda

Menyisihkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting dalam daftar Anda adalah penting untuk mengatur waktu Anda. Anda mungkin mempertimbangkan untuk memblokir kurung waktu tertentu di kalender Anda secara teratur sehingga Anda dijamin memiliki waktu dalam jadwal Anda tanpa gangguan atau rapat. Anda juga harus mempertimbangkan apakah menghadiri pertemuan tertentu bermanfaat atau tidak. Jika Anda merasa tidak akan menambah nilai atau berkontribusi dengan cara tertentu, Anda harus merasa diberdayakan untuk menolak pertemuan tertentu. Jika Anda melakukan ini, gunakan kebijaksanaan dan bersikap sopan–Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirim email kepada pemilik rapat untuk memberi tahu mereka mengapa Anda menolak.

Prioritaskan tugas Anda

Memprioritaskan adalah keterampilan yang sulit tetapi menjadi lebih mudah dengan latihan. Anda dapat berlatih membuat prioritas dengan membuat to-do list. Menulis atau mengetik semua yang perlu Anda selesaikan dapat membantu Anda secara fisik memprioritaskan tugas-tugas yang paling mendesak atau mudah untuk diselesaikan. Jika Anda memerlukan bantuan, Anda dapat mempertimbangkan untuk bertanya kepada manajer atau kolega Anda yang pandai memprioritaskan bagaimana mereka akan menyelesaikan pekerjaan. Memahami tanggal jatuh tempo dan bagaimana tugas memengaruhi orang lain dan sasaran bisnis dapat membantu Anda menyelesaikan hal-hal tertentu lebih dulu daripada yang lain. Jika Anda masih tidak dapat memenuhi tanggal jatuh tempo, Anda mungkin dapat meminta perpanjangan tenggat waktu untuk suatu tugas.

Meningkatkan keterampilan manajemen waktu dapat membantu Anda menjadi pekerja yang lebih baik dan memiliki kemampuan untuk fokus sepenuhnya saat Anda menjalani hari Anda. Anda dapat menjadi manajer waktu yang lebih baik dengan mengatur, menetapkan tujuan, dan memprioritaskan daftar tugas Anda.