Untuk memotivasi karyawan Anda, berikan feedback yang jujur

Banyak masalah organisasi yang pada awalnya terlihat seolah-olah disebabkan oleh karyawan, namun  sebenarnya masalah tersebut berasal dari reaksi terhadap keputusan, praktik dan kebijakan manajemen. Manajemen menentukan, dan karyawan merespon. Terkadang, mereka merespon dengan baik, terkadang tidak. Oleh karena itu, memotivasi untuk sebuah respon yang baik sangat penting untuk efektivitas organisasi.

Ini merupakan bagian ke empat dalam rangkaian organisasi yang kami lakukan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Kami telah membahas bagaimana menentukan dan memberikan tujuan yang jelas, menghapus hambatan dan melatih karyawan. Cara keempat adalah meningkatkan kinerja karyawan melalui motivasi.

Karyawan membutuhkan imbalan dan konsekuensi untuk bekerja dengan baik. Lingkungan yang cenderung terlalu positif atau negatif akan mengakibatkan disfungsi. Motivasi datang dalam berbagai bentuk, yang berwujud (waktu untuk liburan dan uang) dan tidak berwujud (Perasaan diakui, peluang pengembangan diri dan tanggung jawab tambahan). Keduanya bisa sangat efektif. Namun, bentuk motivasi yang paling murah, dan seringkali paling dihargai, adalah feedback kinerja.

Sebagian besar karyawan ingin diakui agar bisa menjadi anggota tim pemenang. Dan untuk mencapai pengakuan semacam itu, mereka membutuhkan feedback. Tapi, menurut pengalaman kami, banyak manajer yang merasa bahwa memberikan feedback secara berkala itu sangat sulit.

Agar lebih efektif, feedback harus disesuaikan dengan individu, pikirkan hal tersebut dengan baik dan sampaikan feedback tersebut di saat yang tepat.

Feedback positif

Cara termudah untuk memberikan feedback positif adalah ketika Anda melihat karyawan melakukan sesuatu dengan benar dan Anda mengomentarinya. Kami melatih para manajer tempat kami bekerja untuk membuatnya menjadi hal praktikal (memuji karyawan) setidaknya satu kali setiap minggunya. Berterima kasih atas pekerjaan yang sudah dilakukan dengan baik seringkali membuat karyawan mengulangi perilaku positif tersebut.

Saran kami selanjutnya: Saat memuji karyawan, pastikan Anda: 1) spesifik tentang apa yang Anda sukai dari mereka; dan 2) Anda menghubungkan perilaku mereka kembali ke tujuan organisasi. Sebagai contoh:

Mary, saya ingin mengucapkan terima kasih telah membantu Mr. Smith dengan pesanannya pagi ini. Anda dengan sopan menjawab setiap pertanyaannya dengan cepat dan menyeluruh. Saat kami melayani klien kami dengan baik, mereka akan kembali dan membawa teman mereka. Pelanggan yang puas sama artinya dengan lebih banyak penjualan untuk perusahaan. Sekali lagi terimakasih. Teruslah bekerja dengan baik.

Walaupun pujian khusus yang Anda berikan mungkin memerlukan lebih banyak kata, namun ini akan lebih berarti bagi seorang karyawan daripada Anda hanya mengucapkan “pekerjaan Anda bagus” atau “Terima kasih atas semua yang sudah Anda lakukan.” Pujian generik yang tidak spesifik dan tidak terkait dengan organisasi membuat karyawan bertanya-tanya, apa pekerjaan yang sudah mereka lakukan sudah benar?

Feedback negatif

Feedback negatif lebih sulit untuk dilakukan bagi kebanyakan manajer. Berikut ini adalah beberapa tipsnya: Pertama, jangan memberi feedback negatif di antara komentar positif. Sebagai contoh:

Mary, Anda adalah karyawan yang berharga dan kami sangat menghargai apa yang sudah Anda lakukan untuk tim kami. Tetapi, Anda perlu lebih sering datang ke pertemuan tepat waktu. Anda tahu kami sangat menghargai kontribusi Anda dan menghargai masukan Anda. Anda adalah bagian penting dari tim.

Sebagai gantinya, jika Anda memiliki masalah dengan kinerja karyawan, beri tahu secara langsung kepada individual tersebut. Komentar Anda tidak harus keras. Namun harus tegas dan sesuai dengan fakta. Mulailah dengan komentar netral untuk mengurangi perilaku defensif mereka. Kemudian, saat menggunakan suara yang menyenangkan namun tegas, jelaskan bagaimana perilaku individual tersebut mempengaruhi Anda, tim Anda atau perusahaan dan mengapa ini menjadi masalah bagi Anda. Selanjutnya, mintalah agar perilaku buruk tersebut diubah dan jelaskan ekspektasi Anda terhadap mereka. Kemudian, selesaikan feedback Anda dengan sebuah pertanyaan yang meminta individual tersebut memenuhi permintaan Anda:

Mary, aku mengerti betapa sibuknya kita. Namun, ketika karyawan terlambat menghadiri rapat, hal itu menyebabkan masalah tertentu. Kita harus menghentikan rapat untuk mendengar pendapat Anda dan menunda pengambilan keputusan akhir. Ini menghabiskan waktu yang berharga dan membuat jadwal rapat kita menjadi lebih panjang. Mary, saya sangat menghargai kehadiran Anda tepat waktu pada pertemuan tim ke depannya. Bisakah Anda melakukan ini untuk saya?

Pertanyaan mewajibkan karyawan untuk menjawabnya dengan baik atau memberi alasan mengapa Anda tidak dapat melakukannya. Jika mendapat respon negatif, Anda bisa mendiskusikan masalah ini lebih jauh dan mudah-mudahan bisa mendapatkan titik temu.

Memberi feedback negatif kepada karyawan tidak nyaman bagi sebagian besar manajer. Tetapi, jika Anda mengabaikan masalah kinerja maka tidak adil bagi karyawan lain dan organisasi yang Anda pimpin. Ingat, karyawan ingin diakui, oleh karena itu mereka harus bisa memberi kontribusi sebagai anggota tim pemenang.

Untuk membuat mereka berada di sana, Anda harus bersedia memberi mereka feedback positif dan negatif, baik penghargaan maupun konsekuensinya. Tanpa kedua hal ini maka Anda akan gagal untuk mewujudkan kinerja yang Anda inginkan.