Proses audit inventaris: Definisi dan praktik terbaik

Mempertahankan penghitungan inventaris perusahaan yang akurat dapat membantu Anda mengelola persediaan dan memprediksi kapan Anda perlu mengisi ulang. Melakukan audit persediaan adalah metode yang digunakan banyak perusahaan untuk melacak persediaan dan biaya persediaan di lokasi mereka. Memahami proses audit inventaris dapat membantu Anda mengelola stok dan memungkinkan Anda mengidentifikasi potensi tantangan. Pada artikel ini, kami mengeksplorasi apa itu proses audit inventaris, pentingnya mengaudit inventaris, dan beberapa prosedur audit umum.

Bagaimana proses audit persediaan?

Proses audit inventaris adalah prosedur apa pun yang Anda gunakan untuk memeriksa item inventaris Anda. Audit seringkali memungkinkan Anda untuk menentukan berapa banyak barang tertentu yang masih Anda miliki di lokasi Anda. Ini juga dapat memberikan informasi lain, seperti biaya, kondisi atau kualitas barang.

Apa pentingnya mengaudit persediaan?

Mengaudit inventaris penting karena memungkinkan Anda untuk melacak apa yang Anda miliki dalam stok. Ini dapat membantu Anda memesan persediaan baru atau menjadwalkan pengiriman terlebih dahulu. Anda juga dapat menggunakan audit inventaris untuk menilai kerusakan inventaris Anda atau menemukan sumber kerugian.

Prosedur audit inventaris umum

Berikut adalah 10 prosedur umum yang dapat Anda gunakan untuk mengaudit inventaris Anda:

Jumlah inventaris fisik

Penghitungan inventaris fisik adalah saat Anda menghitung setiap item dalam inventaris secara manual. Anda kemudian dapat membandingkan jumlah inventaris Anda dengan jumlah yang diharapkan dalam database perusahaan atau sistem inventaris. Metode ini adalah salah satu cara yang lebih umum untuk melacak inventaris karena memungkinkan Anda mengidentifikasi dengan cepat kapan harus memesan persediaan baru.

Hitungan siklus inventaris

Penghitungan siklus inventaris mirip dengan penghitungan inventaris fisik karena melibatkan seseorang yang secara fisik mencatat jumlah inventaris yang Anda miliki. Sementara penghitungan inventaris fisik mencatat setiap item, penghitungan siklus inventaris hanya mempertimbangkan sejumlah kecil dari total inventaris Anda. Ini adalah metode sampel yang memungkinkan Anda untuk memeriksa keakuratan catatan sistem Anda.

Analisis persediaan ABC

Analisis inventaris ABC adalah teknik manajemen inventaris yang mengelompokkan inventaris Anda ke dalam tiga kategori, ditentukan oleh nilai dan kepentingannya. Saat Anda mengurutkan inventaris ke dalam grup berdasarkan kepentingan, Anda dapat mengaudit setiap set satu per satu. Kategorinya adalah:

• Kategori A: Barang-barang dalam kategori ini adalah yang paling penting dan berharga tinggi.
• Kategori B: Ini termasuk item biaya sedang.
• Kategori C: Ini adalah barang-barang yang harganya paling murah.

Analisis pisah batas

Analisis pisah batas adalah subtipe dari analisis persediaan fisik. Selama analisis inventaris fisik standar, Anda melakukan penghitungan sementara sisa fungsi bisnis secara normal. Jika Anda mengaudit inventaris menggunakan analisis pisah batas, Anda dapat menghentikan operasi sementara saat Anda menghitung secara fisik semua item Anda. Ini dapat membantu mengurangi variabel yang tidak terkontrol dan dapat menghasilkan penghitungan yang lebih akurat.

Prosedur analitis

Prosedur analitis memungkinkan Anda melihat peningkatan atau perubahan mendadak dalam inventaris Anda. Metode ini tidak memerlukan penghitungan inventaris secara fisik dan sebaliknya bergantung pada data item, seperti biaya unit, margin keuntungan, atau seberapa sering Anda mengisi kembali item Anda dalam jangka waktu tertentu. Anda dapat membandingkan salah satu poin data ini dengan statistik yang sama di tahun-tahun sebelumnya untuk menentukan apakah ada perubahan atau pertumbuhan.

Analisis overhead

Analisis overhead adalah audit atas semua biaya overhead, atas biaya nonmaterial yang terkait dengan persediaan. Overhead mencakup semua biaya yang tidak terkait langsung dengan produk yang dijual perusahaan. Misalnya, jika perusahaan menyimpan inventarisnya di gudang, sewa gudang tersebut adalah biaya overhead.

Analisis biaya barang jadi

Analisis biaya barang jadi adalah prosedur audit persediaan yang biasa digunakan dalam produksi atau manufaktur. Ini menghitung inventaris Anda ketika Anda menyelesaikan suatu produk daripada mengambil inventaris dari bagian-bagian individual. Misalnya, sebuah perusahaan mainan dapat mengambil analisis biaya barang jadi dari mobil mainan daripada menghitung suku cadang mobil individu.

Analisis biaya pengiriman

Analisis biaya pengiriman memungkinkan Anda mengukur biaya pengangkutan inventaris Anda. Ini menganalisis biaya pengiriman dan waktu tunggu, yang merupakan waktu yang dibutuhkan proses tertentu, untuk mengangkut barang. Prosedur audit inventaris ini juga dapat menghitung kerugian atau kerusakan inventaris yang terjadi selama perjalanan.

Pencocokan faktur pengiriman

Pencocokan faktur pengiriman membandingkan keseluruhan biaya pengiriman inventaris Anda dengan jumlah barang yang dikirim. Ini membantu Anda menentukan bahwa Anda mengirimkan inventaris Anda dengan jumlah uang yang benar. Anda dapat melakukan audit ini secara acak untuk membantu memastikan bahwa biaya Anda tetap konsisten.

Rekonsiliasi produk

Rekonsiliasi produk membandingkan hasil penghitungan inventaris fisik Anda dengan catatan inventaris Anda dan mengatasi konflik apa pun di antara kedua sumber tersebut. Ini membantu Anda memeriksa bahwa perkiraan Anda akurat dan memungkinkan Anda menemukan sumber perbedaan. Misalnya, jika Anda menghitung 20 paket gelas plastik tetapi sistem Anda mengatakan Anda memiliki 30, Anda dapat menyelidiki apa yang terjadi pada 10 paket yang hilang.

Praktik terbaik proses audit inventaris

Berikut adalah beberapa praktik yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda selama proses audit inventaris:

Pilih jenis audit Anda

Memilih jenis audit yang paling sesuai untuk inventaris Anda dapat membantu Anda menjaga penghitungan item dan biaya yang akurat. Pertimbangkan untuk bertanya kepada supervisor Anda jenis audit apa yang biasanya digunakan perusahaan. Jika mereka meminta Anda untuk memilih jenis audit, cobalah untuk membuat daftar kebutuhan perusahaan dan membandingkannya dengan prosedur audit umum untuk menentukan jenis mana yang dapat Anda gunakan.

Audit secara teratur

Audit inventaris membantu Anda melacak item apa yang Anda miliki pada saat tertentu. Menyelesaikan audit secara konsisten memungkinkan Anda untuk membandingkan inventaris Anda pada periode waktu yang berbeda, yang dapat membantu dalam memesan persediaan atau menentukan item mana yang paling sering Anda gunakan. Ini juga memungkinkan Anda untuk memantau item Anda dan melihat jika ada situasi tak terduga yang memengaruhi inventaris Anda.

Praktek pengendalian persediaan yang tepat

Pengendalian persediaan adalah tindakan mengendalikan dan mengatur barang-barang fisik perusahaan. Ini dapat mencakup pelacakan inventaris, pelabelan item, dan prediksi akurat kapan Anda perlu mengisi kembali dan memesan ulang persediaan. Mempertahankan tingkat inventaris yang konsisten dapat membantu membuat audit Anda lebih mudah dan dapat membantu Anda menentukan penyebab audit yang tidak teratur dengan lebih baik.

Buat daftar periksa

Daftar periksa inventaris adalah dokumen yang mencantumkan semua item inventaris Anda dan informasi berharga, seperti kondisi, kuantitas, harga, dan pengelompokan ABC. Anda dapat menggunakan daftar periksa ini untuk membantu Anda menghitung produk Anda dengan lebih mudah. Daftar periksa juga memungkinkan Anda untuk mengatur informasi lain sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan data tentang item Anda.

Pertimbangkan perangkat lunak manajemen inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris adalah semua jenis program perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mengatur dan melacak inventaris Anda. Anda dapat menggunakan program ini untuk melakukan audit jangka panjang, seperti prosedur analitis atau analisis biaya pengiriman. Beberapa perangkat lunak juga dapat secara otomatis menautkan dirinya ke mesin titik penjualan Anda dan melacak item saat dijual, yang dapat mengurangi seberapa sering Anda perlu melakukan audit fisik.