Apa itu trial balance?

Trial balance adalah pemeriksaan cepat atas keuangan perusahaan. Karena setiap catatan kredit dalam akun perusahaan harus memiliki catatan debit yang sebanding di tempat lain, total kredit dari semua akun buku besar harus sama dengan total debit dari semua akun. Trial balance menggabungkan semua kredit dan debit ke dalam satu spreadsheet sehingga seseorang dapat memastikan bahwa semuanya sesuai. Dengan perangkat lunak akuntansi modern, banyak perusahaan memiliki perlindungan terhadap kesalahan pencatatan dan sistem yang menghasilkan trial balance otomatis. Oleh karena itu, praktek menyelesaikan trial balance manual kurang umum dalam bisnis saat ini.

Contoh

Bayangkan bahwa selama sebulan, sebuah perusahaan membeli mesin fotokopi baru seharga $10.000. Begitu pembelian tersebut terekam, akun kas perusahaan berkurang sebesar pembelian $10.000. Ketika akuntan memasukkan peralatan baru ke dalam akun aset, mereka secara tidak sengaja mencatat nilai mesin fotokopi sebesar $11.000. Kesalahan ini akan terdeteksi dalam trial balance. Ketika semua akun disusun, Anda akan melihat bahwa total saldo kredit kurang $1.000 dari total saldo debit. Dari sana, hanya masalah melacak kesalahan tersebut.

Apa itu trial balance?

Trial balance adalah dokumen internal yang digunakan oleh tim akuntansi, manajemen, dan auditor. Ini bukan bagian dari pengungkapan keuangan publik perusahaan. Sebaliknya, itu berfungsi sebagai langkah pertama dalam menutup buku perusahaan untuk periode akuntansi. Setelah trial balance menunjukkan kredit dan debit yang seimbang, tim akuntansi dapat menggunakannya untuk menyusun laporan keuangan resmi.

Apa itu debit dan kredit dalam trial balance?

Dalam akuntansi, setiap transaksi memerlukan baik catatan kredit maupun debit ke akun yang berbeda. Proses ini disebut akuntansi pencatatan ganda. Setiap akun mewakili sesuatu yang dimiliki (aset) atau sesuatu yang terutang (liabilitas). Akun umum buku besar mencakup:

• Aset
• Liabilitas
• Ekuitas Pemegang Saham
• Pendapatan
• Beban
• Keuntungan
• Kerugian

Sebuah perusahaan dapat memiliki hanya beberapa akun, atau bisa memiliki ratusan. Semuanya tergantung pada kompleksitas operasi bisnisnya. Setiap kali sebuah perusahaan melakukan tindakan keuangan apa pun, itu dicatat sebagai debit dan kredit ke akun yang sesuai. Misalnya, jika perusahaan meminjam $500 dari bank, itu mencatat entri akuntansi ke akun kas dan akun liabilitas.

Kebingungan tentang kredit dan debit adalah bahwa mereka tidak selalu berarti seperti yang Anda pikirkan. Misalnya, perhatikan bahwa contoh sebelumnya meningkatkan kas perusahaan dan juga meningkatkan jumlah yang terutang. Tetapi peningkatan tidak dapat berarti bahwa Anda mengkredit setiap akun. Anda harus mengkredit satu dan mendebet yang lain.

Jadi, dalam contoh peminjaman uang, Anda mengkredit akun utang dagang (akun liabilitas). Dan, meskipun itu bertentangan dengan intuisi, Anda harus mendebet akun kas (sebagai aset).

Ketika trial balance disusun, semua debit dan kredit dari setiap akun dijumlahkan. Kemudian jumlah aktivitas akun ditempatkan dalam kolom debit atau kredit untuk setiap akun.

Apa tujuan dari trial balance?

Akuntan menyusun trial balance pada akhir periode akuntansi. Ini adalah langkah pertama dalam menutup buku untuk bulan, kuartal, atau tahun. Setelah catatan ditutup, tidak ada entri lain yang dapat dibuat. Pada titik ini, tim akuntansi akan mulai menyusun pengungkapan keuangan perusahaan. Menemukan kesalahan di tengah-tengah penyusunan laporan keuangan bisa menyebabkan masalah besar. Bahkan bisa memerlukan memulai proses dari awal. Jadi tujuan dari trial balance adalah menangkap masalah yang jelas sebelum terlalu banyak usaha dihabiskan.

Auditor juga memerlukan trial balance pada awal audit. Tujuan dari trial balance dalam hal ini adalah untuk mendapatkan gambaran yang baik tentang akun-akun buku besar. Dari sana, auditor dapat memulai eksplorasi ke dalam catatan dan memastikan bahwa semuanya seimbang seperti yang seharusnya.

Bagaimana trial balance bekerja?

Trial balance adalah gambaran cepat tentang keuangan perusahaan. Ini menggerakkan aktivitas dari semua akun subbuku besar ke dalam buku besar umum. Di sebelah nama setiap akun, terdaftar jumlah kredit atau debit yang dibuat selama siklus akuntansi. Angka ini harus sama dengan selisih total akun antara awal dan akhir periode.

Setelah semua akun dan nilainya lengkap, Anda menjumlahkan total dalam setiap kolom. Jika angka-angka tersebut berbeda, Anda segera tahu bahwa ada sesuatu yang salah. Mungkin ada kesalahan entri data. Atau mungkin penyusutan belum dipertimbangkan. Bisa ada berbagai alasan mengapa angka-angka tidak seimbang, tetapi itulah guna trial balance — Pada titik ini, tim akuntansi dapat menemukan masalahnya.

Juga perlu dicatat bahwa hanya karena angka-angka seimbang, itu tidak berarti bahwa buku-buku sempurna. Trial balance hanya menunjukkan bahwa akun tidak seimbang. Ini tidak dapat menangkap jenis kesalahan lainnya.

Apa perbedaan antara trial balance dan neraca?

Perbedaan paling signifikan antara trial balance dan neraca adalah audiens yang dituju. Trial balance dibuat sebagai dokumen internal yang jarang keluar dari tim akuntansi. Neraca adalah bagian dari dokumen yang membentuk pengungkapan keuangan perusahaan. Ini dimaksudkan sebagai dokumen eksternal yang dapat dilihat oleh seluruh dunia.

Trial balance mencantumkan semua akun perusahaan, beserta saldo kredit dan debit untuk masing-masing. Akuntan menggunakannya saat mereka menyiapkan neraca dan dokumen keuangan lainnya. Neraca, di sisi lain, berisi semua aset dan liabilitas perusahaan, yang memberikan pemahaman kepada investor tentang kekuatan keuangan perusahaan.

Apa persyaratan untuk trial balance?

Trial balance memerlukan akses ke semua keuangan perusahaan. Dengan total nilai debit dan kredit untuk semua akun, hanya masalah waktu untuk menempatkannya di satu tempat. Dari sana, satu-satunya persyaratan adalah bahwa debit dan kredit seimbang. Jika tidak, Anda memiliki kesalahan yang harus ditemukan. Tetapi trial balance bukanlah bagian dari catatan keuangan resmi perusahaan.

Bagaimana cara menyiapkan trial balance?

Sebagian besar sistem akuntansi digital akan melacak entri Anda. Trial balance selalu tersedia hanya dengan satu sentuhan tombol, dan diperbarui dengan setiap entri yang Anda buat. Jika Anda ingin menyiapkan trial balance secara manual, Anda perlu mengumpulkan informasi dari semua akun. Pertama, buat tabel dengan tiga kolom. Beri judul kolom kiri “nama akun,” kolom tengah “debit,” dan kolom kanan “kredit.”

Gunakan daftar akun perusahaan untuk menemukan semua nama akun dan daftarkan dalam kolom pertama trial balance. Akun sering diurutkan berdasarkan nomor akun, yang dapat menjadi kolom keempat yang opsional di sebelah kiri nama akun. Selanjutnya, pergilah ke setiap akun dan jumlahkan semua debit dan kredit selama periode akuntansi. Kurangkan angka yang lebih kecil dari angka yang lebih besar dan letakkan sisa hasilnya di kolom yang sesuai pada trial balance.

Sebagai contoh, jika akun kas memiliki total $10.000 dalam debit dan $8.000 dalam kredit, Anda akan menempatkan $2.000 dalam kolom debit. Setelah Anda memberikan nilai untuk setiap akun, jumlahkan kolom kredit dan kolom debit di bagian bawah trial balance. Itu saja. Jika total di bagian bawah sama, trial balance Anda menunjukkan bahwa Anda tidak memiliki kesalahan yang tidak seimbang.

Selanjutnya, seorang akuntan akan mengembangkan trial balance yang disesuaikan. Entri jurnal penyesuaian mengatur pengeluaran dan pendapatan dengan periode akuntansi yang benar. Mereka diperlukan setiap kali faktur atau pembayaran tidak datang dalam bulan yang sama dengan saat terjadinya. Setelah trial balance yang disesuaikan selesai dan menunjukkan bahwa semuanya masih seimbang, tim akuntansi dapat melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses ini — Menyiapkan laporan keuangan perusahaan.