Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa yang dilakukan seorang manajer, menjelaskan beberapa kualitas manajer yang efektif, dan membagikan panduan langkah demi langkah tentang cara menjadi manajer yang lebih baik.

Apa yang dilakukan seorang manajer?

Seorang manajer bertanggung jawab untuk tugas-tugas berikut:

• Mengawasi tim atau departemen dalam perusahaan atau organisasi
• Memastikan penyelesaian proyek tertentu yang benar dan tepat waktu
• Bertindak sebagai penghubung antara tim mereka dan pimpinan senior perusahaan
• Menciptakan visi untuk tim mereka yang sejalan dengan pernyataan misi perusahaan
• Bekerja untuk membuat operasi sehari-hari lebih efisien dan disesuaikan dengan tujuan perusahaan
• Melacak kemajuan tim mereka dan mencatat area untuk perbaikan
• Memodelkan harapan dan perilaku profesional kepada tim mereka
• Mempekerjakan dan melatih anggota staf baru
• Bekerja langsung dengan klien atau pelanggan
• Baca lebih lanjut: Apa Tanggung Jawab Utama Seorang Manajer?

Kualitas manajer yang baik

Beberapa kualitas paling umum yang membentuk seorang manajer yang baik meliputi:

Sadar anggaran

Kemampuan untuk memantau pengeluaran departemen bersama dengan menjaga anggaran tim sangat penting. Manajer sering bertanggung jawab untuk memastikan tim mereka beroperasi secara efisien dan bekerja dengan biaya yang efektif. Ini mungkin melibatkan penggunaan spreadsheet untuk melacak pengeluaran, membuat faktur klien, dan menghitung pengeluaran proyek.

Komunikasi yang efektif

Sangat penting bagi manajer untuk memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik. Manajer yang baik secara teratur berkomunikasi dengan tim mereka untuk mempelajari pemikiran dan sikap mereka terhadap proyek, tugas kerja baru, dan hal lain yang berkaitan dengan tempat kerja. Ini juga membantu memastikan tim memahami tanggung jawab mereka dan membantu mereka merasa didukung oleh manajer mereka.

Standar etika

Manajer yang efektif selalu bertindak secara etis, bahkan ketika itu mungkin terasa menantang. Adalah tugas mereka untuk memberikan contoh yang baik bagi anggota tim mereka. Seorang manajer yang baik berperilaku tepat dan mengoreksi setiap perilaku tidak profesional yang mereka lihat.

Berorientasi pada tujuan

Manajer bertindak sebagai pemimpin yang dapat membimbing tim mereka menuju tujuan dan visi perusahaan. Manajer yang baik juga membuat tujuan pribadi dan menginspirasi tim mereka untuk menciptakan tujuan karir mereka sendiri. Mereka dapat membantu tim mereka mencapai kesuksesan dan mendukung setiap anggota tim individu dalam tumbuh dalam peran mereka.

Kepemimpinan

Penting bagi manajer untuk dapat menawarkan dukungan, bimbingan, dan saran kepada tim mereka. Keterampilan kepemimpinan membantu mereka mengawasi tim mereka melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Penting juga untuk memiliki strategi untuk memotivasi tim dan membantu mereka menjaga sikap positif di tempat kerja.

Bagaimana menjadi manajer yang baik

Manajemen yang efektif adalah keterampilan yang dipelajari yang dapat terus Anda kembangkan sepanjang karier Anda sebagai manajer. Berikut adalah beberapa langkah yang harus diikuti untuk menjadi manajer yang lebih baik:

Pelajari cara menginspirasi orang lain

Berikan inspirasi kepada tim Anda dengan mengenal setiap karyawan dengan baik. Bantu mereka masing-masing mengembangkan tujuan dan nilai inti mereka sendiri. Kemudian, saat mereka bekerja menuju tujuan mereka, bangun kepercayaan dengan setiap karyawan dengan menawarkan umpan balik dan dukungan positif. Beri mereka ide tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan pekerjaan mereka dan tumbuh dalam peran mereka.

Temukan teknik motivasi

Motivasi adalah cara untuk membantu tim Anda merasa lebih produktif dan puas dengan pekerjaan mereka. Ini dapat membantu mereka menemukan makna dalam pekerjaan mereka, menumbuhkan rasa hubungan antara mereka dan organisasi dan mendorong mereka untuk terus bekerja keras. Berikut adalah beberapa teknik motivasi yang dapat Anda gunakan sebagai manajer:

• Jaga komunikasi tetap terbuka.
• Tawarkan umpan balik positif.
• Menerapkan sistem penghargaan.
• Berikan kebebasan kepada tim Anda dengan proyek mereka.
• Ciptakan lingkungan kerja yang positif.
• Mendukung peluang pengembangan karir.

Berlatih mendengarkan secara aktif

Dengan mendengarkan dan menanggapi tim Anda, Anda dapat memperkuat hubungan Anda dengan mereka dan membantu mereka merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka. Menjadi pendengar yang lebih baik dengan mendedikasikan waktu dalam jadwal Anda untuk berbicara dengan setiap karyawan secara individu. Buat mereka merasa nyaman mengemukakan pertanyaan atau masalah apa pun dengan Anda. Setelah mereka selesai berbagi, jawab pertanyaan mereka atau pikirkan solusi bersama.

Dukung kolaborasi dan kerja tim

Fasilitasi lingkungan kerja kolaboratif dengan mendorong kerja tim di antara anggota staf Anda. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah melalui kegiatan membangun tim. Misalnya, Anda dapat merencanakan makan siang tim bulanan atau aktivitas setelah bekerja.

Ide lainnya adalah membuat rapat tim lebih menarik. Setiap pertemuan, mintalah setiap karyawan menjawab prompt. Misalnya, prompt dapat berupa “Apa makanan favorit Anda?” atau “Di mana tempat favorit Anda untuk dikunjungi?” Pertanyaan ringan seperti ini dapat membantu semua orang untuk lebih mengenal satu sama lain.

Memberi dan menerima umpan balik

Bantu karyawan mengetahui apa yang mereka lakukan dengan memberi mereka umpan balik secara teratur. Tetapkan waktu untuk mengadakan tinjauan kinerja karyawan di mana Anda dapat berbicara tentang pencapaian, sasaran, dan area untuk perbaikan mereka. Menjadi manajer yang lebih baik dengan juga meminta tim Anda untuk memberi Anda umpan balik.

Cara yang baik untuk melakukannya adalah meminta semua orang mengisi survei anonim. Ini membantu memastikan mereka merasa nyaman berbagi pikiran dan perasaan mereka yang sebenarnya. Setelah mendapatkan umpan balik, buat rencana untuk meningkatkan area yang disoroti oleh tim Anda.

Bekerja pada refleksi diri

Terlepas dari jadwal yang sibuk, penting untuk meluangkan waktu sejenak untuk refleksi diri. Ini dapat membantu Anda memfokuskan pikiran dan belajar lebih banyak tentang diri Anda sebagai seorang manajer. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah saya ingin memiliki diri saya sebagai manajer?
• Apakah saya seorang komunikator yang baik?
• Bagaimana saya bisa membuat tim saya merasa lebih nyaman?
• Bagaimana saya bisa menunjukkan kepada tim saya bahwa saya menghargai usaha mereka?
• Apa yang bisa saya lakukan untuk memberikan contoh yang lebih baik?
• Apakah saya membuat keputusan yang cerdas sebagai manajer?

Berlatih refleksi diri juga dapat membantu Anda lebih terbuka untuk berubah. Proses ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area perbaikan dan menyambutnya sebagai peluang daripada melihatnya sebagai tantangan. Hal ini pada akhirnya dapat meningkatkan fleksibilitas sebagai manajer dan mendorong sikap positif.

Tetapkan tujuan SMART

Menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan tim Anda adalah bagian penting dari menjadi manajer yang baik. Ini membantu tim Anda fokus pada apa yang paling penting dan menetapkan harapan. Saat menetapkan tujuan, pertimbangkan untuk menggunakan metode SMART. Ini melibatkan penetapan tujuan yaitu:

• Spesifik: Pilih tujuan yang sempit untuk perencanaan yang lebih efektif.
• Terukur: Identifikasi metrik apa yang Anda gunakan untuk mengevaluasi kemajuan Anda.
• Attainable: Pastikan tujuan Anda realistis.
• Relevan: Fokuskan tujuan Anda pada nilai dan harapan departemen Anda.
• Terikat waktu: Tetapkan tanggal akhir yang dapat membantu Anda memprioritaskan tujuan ini.

Tawarkan dukungan dan bimbingan

Jaga komunikasi tetap terbuka dengan tim Anda dan ketika Anda memperkenalkan proyek baru, cobalah untuk memberikan kejelasan tentang harapan Anda. Beri tahu tim Anda bahwa mereka dapat mendatangi Anda dengan pertanyaan apa pun. Buat sumber daya yang dapat dirujuk oleh tim Anda. Bekerja untuk membuat proses lebih efisien dan mudah.

Rayakan pencapaian

Akui anggota tim Anda atas keberhasilan mereka. Ini menunjukkan bahwa Anda melihat dan menghargai kerja keras mereka, yang dapat membantu mereka merasa dihargai dan lebih terlibat dengan pekerjaan mereka. Misalnya, Anda dapat memilih anggota tim untuk merayakan secara publik setiap minggu atau mengirim pesan pribadi yang mengenali tindakan tertentu yang mereka ambil.

Delegasikan tugas

Hindari merasa seperti Anda bertanggung jawab untuk setiap tugas. Delegasikan tugas dengan tepat kepada tim Anda untuk menciptakan beban kerja yang seimbang. Ini juga membantu menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda memercayai kemampuan mereka. Ini juga dapat memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada peningkatan sebagai manajer daripada menyelesaikan tugas sehari-hari yang harus diselesaikan oleh anggota tim lainnya.

 Cara menjadi manajer yang baik

Menjadi manajer yang hebat adalah keterampilan yang dipelajari yang harus terus dikembangkan dari waktu ke waktu. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menjadi manajer yang baik:

• Membangun dan mendorong keterampilan komunikasi.
• Mendukung kolaborasi.
• Memberikan kejelasan.
• Tawarkan dan terima umpan balik yang konsisten.
• Berlatih mendengarkan secara aktif.
• Mengakui orang lain.
• Berikan contoh yang positif.
• Tetapkan tujuan yang dapat dicapai.
• Memberikan pelatihan.
• Tingkatkan keterampilan kepemimpinan Anda.
• Pahami peran Anda.

Mari kita lihat lebih dekat setiap elemen di atas dan bagaimana Anda dapat menerapkannya pada tujuan pengelolaan Anda sendiri.

Bangun dan dorong keterampilan komunikasi

Keterampilan komunikasi bisa dibilang yang paling penting untuk digunakan dan dibangun sebagai seorang manajer. Membangun dan memelihara jalur komunikasi yang terbuka dengan tim Anda dapat membantu Anda memahami kebutuhan mereka, bekerja dengan mereka dalam mencapai tugas atau tujuan, mengurangi kesalahpahaman, bertukar harapan satu sama lain dan banyak lagi.

Berikut adalah beberapa contoh peluang komunikasi yang harus Anda pertimbangkan untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda sebagai manajer:

• Apakah Anda mendorong karyawan untuk berbagi ide dan pendapat di rapat?
• Apakah karyawan dipersilakan untuk berbagi kekhawatiran atau ide mereka?
• Apakah Anda meminta umpan balik positif atau kritis?
• Apakah Anda tertarik dengan apa yang dikatakan karyawan Anda tentang kemajuan proyek?
• Apakah Anda mengakui kontribusi setiap karyawan untuk pekerjaan itu?
• Apakah Anda mudah didekati dan mudah diajak bekerja sama?

Meskipun penting untuk memiliki keterampilan komunikasi yang kuat sebagai manajer, Anda juga harus mendukung tim Anda dalam membangun keterampilan mereka di bidang ini.

Dukung kolaborasi

Kolaborasi bekerja secara efektif dengan orang lain menuju tujuan bersama. Mendorong tim kolaboratif dan ruang kerja harus menjadi prioritas bagi manajer karena menciptakan tempat kerja yang lebih baik dan lebih menyenangkan. Semakin banyak orang menikmati bekerja bersama, semakin efisien dan berkualitas pekerjaan mereka.

Membangun lingkungan kolaboratif dimulai dengan memberikan harapan individu dan tujuan tim yang jelas. Setiap anggota tim harus jelas tentang tanggung jawab mereka, dengan siapa mereka harus bekerja dan dampak organisasi yang mereka tuju.

Ketika karyawan telah diberi tugas atau proyek, manajer yang mendukung memercayai mereka untuk menyelesaikan pekerjaan. Menciptakan hubungan dengan karyawan berdasarkan kepercayaan sangat membantu dalam mempromosikan tempat kerja yang sehat.

Memberikan kejelasan

Manajer harus jelas tentang harapan mereka terhadap semua orang di tim. Sebuah tim berhasil ketika anggotanya bekerja sama dengan baik. Untuk mencapai ini, seorang manajer harus menciptakan proses baru atau secara konsisten merampingkan dan mengatur proses yang ada untuk meningkatkan alur kerja.

Bagan organisasi harus dengan jelas menguraikan tujuan departemen dan mendefinisikan tugas tugas individu atau tim. Bagian dari agenda manajer yang efisien adalah mendelegasikan pekerjaan kepada anggota tim dan kemudian mengawasi, bukan mengelola mikro, hasilnya.

Manajer harus membuat rantai komando yang mencakup menugaskan “titik kontak” orang atau beberapa orang. Karyawan ini dapat dianggap sebagai pemimpin tim yang bekerja erat dengan grup dan terus memperbarui manajer. Titik kontak akan mengkonsolidasikan informasi dan memberi manajer ringkasan pembaruan yang jelas dan ringkas.

Ketika perubahan pada proses kerja ditambahkan atau diperbarui, manajer harus mendorong komunikasi di antara karyawan tentang bagaimana pembaruan bekerja dan kemudian meminta umpan balik sehingga merupakan upaya kolaboratif.

Tawarkan dan terima umpan balik yang konsisten

Untuk memahami kekuatan manajerial Anda dan area untuk perbaikan, mintalah umpan balik yang konsisten dari tim Anda.

Anda juga harus memberikan umpan balik kepada tim Anda saat itu muncul sehingga mereka secara konsisten menyadari di mana mereka berdiri, apa kekuatan mereka dan apa yang perlu mereka kerjakan untuk mencapai tujuan mereka. Pertimbangkan menjadwalkan kesempatan reguler untuk memberi dan menerima umpan balik formal.

Manajer memiliki beberapa pilihan untuk menerima umpan balik. Hal ini dapat dicapai melalui pertemuan satu lawan satu, pertemuan tim, sesi curah pendapat atau survei. Setiap opsi memungkinkan Anda untuk mengatur nada untuk lingkungan kerja yang digerakkan oleh tim di mana karyawan didorong untuk berpartisipasi dan didengar tanpa dampak. Manajer harus berusaha keras untuk membuat individu merasa bahwa mereka adalah bagian dari tim dan memiliki andil dalam kesuksesan perusahaan.

Berlatih mendengarkan secara aktif

Ketika seorang manajer mendengarkan dan menanggapi tim mereka, itu menumbuhkan rasa percaya diri dan tempat kerja yang jujur ​​dan terbuka. Salah satu cara untuk memastikan semua orang merasa didengar adalah dengan menjadwalkan pertemuan tim mingguan atau bulanan.

Dalam beberapa kasus, rapat singkat setiap pagi mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk memulai hari dan menangani setiap pertanyaan, masalah, atau urusan yang belum selesai. Dalam rapat atau stand-up ini, manajer harus mendengarkan, membuat catatan, mengajukan pertanyaan langsung, mendorong partisipasi, dan menutup setiap rapat dengan nada positif untuk memberi tahu karyawan bahwa mereka telah didengar.

Peka terhadap jadwal orang dan sesuaikan rapat sesuai kebutuhan jika mereka tidak produktif atau menghabiskan terlalu banyak waktu dalam jadwal tim Anda tanpa memberikan nilai.

Akui orang lain

Bagian penting dari tanggung jawab manajer adalah mengetahui peran setiap karyawan, keterampilan yang mereka miliki, dan seberapa baik mereka melakukan pekerjaan mereka. Pertimbangkan untuk menyiapkan saran, program, dan sumber daya agar tim Anda merasa didukung dalam mencapai tujuan mereka.

Manajer yang berpengetahuan juga akan tahu ketika seorang karyawan telah melampaui harapan perusahaan dan secara pribadi harus mengakui upaya mereka. Karyawan yang didukung, diakui, dan dihargai oleh manajer mereka sering kali merasa terdorong untuk terus berkembang dan bertahan di perusahaan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Manajer yang baik harus meluangkan waktu untuk membangun hubungan yang kuat dengan tim mereka dan memahami tujuan karir pribadi mereka serta kemajuan mereka ke arah mereka. Ini bermanfaat bagi semua orang yang terlibat ketika promosi tersedia bagi mereka yang tertarik dengan kemajuan karir.

Berikan contoh positif

Sebagai seorang manajer, sangat penting bagi Anda untuk memberikan contoh jenis lingkungan kerja yang Anda harapkan didukung oleh karyawan Anda. Ini berarti Anda harus berkomunikasi, berkolaborasi, memberikan umpan balik, menunjukkan etos kerja, menunjukkan penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, mendukung anggota tim lain, dan bersedia turun tangan dan membantu saat dibutuhkan.

Perhatikan cara Anda menampilkan diri dan berinteraksi dengan staf Anda. Manajer harus mudah didekati, mendukung, memperhatikan masalah karyawan, dan dapat dipercaya. Mereka harus mendorong karyawan untuk memperlakukan satu sama lain dengan cara yang sama. Membangun dan mendukung kepercayaan dan keyakinan dalam tim adalah faktor kunci untuk menjadi manajer yang sukses.

Tetapkan tujuan yang dapat dicapai

Seorang manajer harus menetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai yang sejalan dengan tujuan, misi, dan visi organisasi yang lebih besar. Ada banyak pilihan tentang bagaimana Anda dapat mendekati penetapan tujuan termasuk sasaran OKR dan SMART.

Tetapkan ukuran keberhasilan yang spesifik sehingga tim Anda tahu persis apa yang harus mereka kerjakan. Pertahankan jalur komunikasi yang terbuka tentang bagaimana tim Anda berkembang menuju tujuan mereka dan dukung mereka ketika hambatan muncul.

Berikan pelatihan

Manajer yang ingin meningkatkan keterampilan manajemen mereka akan menyadari bagaimana karyawan melakukan tugas yang diberikan. Kesadaran ini dicapai dengan menilai semua aspek operasi dan menentukan di mana perbaikan diperlukan, kemudian menerapkan perubahan untuk merampingkan proses. Cara yang efektif untuk melakukan ini adalah melalui pelatihan karyawan.

Sadarilah bahwa setiap orang tidak belajar dengan kecepatan yang sama atau dengan cara yang sama, dan Anda perlu merencanakannya dengan menggunakan berbagai pilihan pelatihan yang mendukung setiap individu. Misalnya, peluang seperti pelatihan di tempat kerja, pendampingan melalui instruksi satu lawan satu, dan sesi pelatihan tim disesuaikan untuk memberikan program yang terstruktur dan terorganisir kepada karyawan.

Terserah manajer untuk menciptakan lingkungan dan materi pelatihan yang tepat untuk setiap karyawan yang pada akhirnya akan menguntungkan karyawan, perusahaan dan manajer.

Tingkatkan keterampilan kepemimpinan Anda

Mengembangkan keterampilan kepemimpinan Anda harus menjadi tujuan konstan yang Anda upayakan sepanjang karier Anda. Fokus pada soft skill utama yang akan membantu Anda menjadi pemimpin yang hebat.

Misalnya, mendengarkan secara aktif membantu para pemimpin menyelesaikan proyek dengan mendengarkan ide dan perhatian tim. Empati membantu para pemimpin memahami bagaimana perasaan tim mereka tentang beban kerja, lingkungan, dan hubungan tempat kerja mereka.

Berikut adalah daftar keterampilan kepemimpinan yang harus dimiliki yang mungkin terbukti berharga bagi siapa pun yang melamar pekerjaan atau ingin maju dalam karier:

• Kemampuan untuk mengajar dan membimbing
• Ketegasan
• Keteguhan
• Integritas
• Penyelesaian masalah
• Membangun hubungan (atau membangun tim)

Pahami peran Anda

Untuk menjadi manajer yang efektif, Anda harus memahami peran Anda dan bagaimana hal itu sesuai dengan organisasi yang lebih besar. Jika Anda seorang manajer baru atau Anda sudah lama berada di posisi tersebut dan berfokus untuk menjadi manajer yang lebih baik, evaluasi kekuatan Anda dan area mana yang harus Anda fokuskan untuk ditingkatkan.

Ingat, manajer juga memiliki supervisor. Jika Anda perlu mendapatkan lebih banyak pemahaman tentang sifat peran Anda dan bagaimana tumbuh di dalamnya, Anda dapat meminta arahan dan dukungan dari mereka.

Terlepas dari berapa lama Anda berada di posisi manajerial, terus belajar, mendidik, menyegarkan, dan mengasah keterampilan Anda adalah proses yang berkelanjutan. Manfaatkan peluang pelatihan manajemen yang memberikan keterampilan pengembangan komprehensif di bidang manajemen waktu, perencanaan dan organisasi, manajemen karyawan, dan keterampilan kepemimpinan.