Pada artikel ini, kami membahas pentingnya manajemen waktu dan metode serta tips pelatihan manajemen waktu terbaik yang dapat Anda terapkan hari ini.

Apa itu manajemen waktu?

Manajemen waktu adalah kemampuan untuk merencanakan dan menyelesaikan aktivitas dan tugas Anda secara tepat waktu dan produktif. Ketika Anda ahli dalam manajemen waktu, Anda dapat secara efektif memutuskan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak setiap hari. Semakin baik Anda dalam manajemen waktu, semakin efisien Anda dalam bekerja.

Mengapa manajemen waktu itu penting?

Manajemen waktu adalah keterampilan yang dapat meningkatkan banyak aspek kehidupan kerja Anda. Ini dapat membantu Anda menjadi lebih efektif dan efisien dengan memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat. Manfaat tambahan dari mempelajari dan menggabungkan keterampilan manajemen waktu ke dalam kehidupan kerja Anda meliputi:

• Peningkatan produktivitas
• Mengurangi stres
• Reputasi profesional yang ditingkatkan
• Peningkatan kemampuan untuk fokus untuk jangka waktu yang lebih lama
• Peningkatan kemampuan membuat keputusan
• Lebih banyak waktu luang
• Tingkat disiplin diri yang lebih tinggi
• Lebih banyak peluang untuk pertumbuhan dan kemajuan profesional

Praktik terbaik manajemen waktu

Meskipun pada awalnya mungkin sulit untuk menerapkan praktik-praktik ini, semakin banyak Anda mengerjakannya, semakin mudah jadinya dan semakin banyak yang akan Anda selesaikan setiap hari. Berikut adalah enam praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan manajemen waktu Anda secara efektif di tempat kerja:

Lacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas

Memanfaatkan waktu sebaik-baiknya dimulai dengan memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu setiap hari. Catat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal yang tidak meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja. Setelah seminggu melacak waktu Anda, dapatkan ide bagus tentang area yang perlu Anda kerjakan dan bagaimana meningkatkan manajemen waktu Anda secara keseluruhan.

Buat daftar tugas untuk setiap hari

Membuat rencana terstruktur untuk setiap hari dapat membantu Anda lebih memahami apa yang perlu dicapai dan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda ambil untuk menyelesaikan tugas Anda. Mulailah setiap hari dengan membuat daftar tugas yang menguraikan tugas yang harus Anda selesaikan dan tindakan yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikannya.

Identifikasi tujuan Anda dan patuhi itu

Mengidentifikasi tujuan kerja Anda, baik besar maupun kecil, dapat memberi Anda pemahaman yang jelas tentang di mana Anda harus memfokuskan waktu Anda setiap hari. Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk menyelesaikan sebuah proyek pada akhir minggu, tulislah tujuan keseluruhan dan tujuan yang lebih kecil yang akan mengarah pada penyelesaian proyek tepat waktu.

Selesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu

Saat membuat daftar tugas Anda, pertimbangkan untuk memberi peringkat tugas dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Kerjakan tugas yang paling penting, seperti tugas yang memiliki tenggat waktu terdekat. Proses ini dapat membantu Anda memfokuskan waktu secara lebih efektif untuk memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas paling penting tepat waktu dan dengan kualitas tinggi.

Delegasikan ketika Anda bisa

Mendelegasikan tugas yang tidak mengharuskan Anda untuk menyelesaikannya dan yang akan memakan waktu berharga dapat meningkatkan manajemen waktu Anda secara signifikan. Misalnya, jika Anda memerlukan spreadsheet yang akan dibuat untuk menyelesaikan sebuah proyek, dan Anda tahu orang lain di tim Anda jauh lebih efisien dan mampu membuat spreadsheet, memberikan tugas ini kepada mereka dapat memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Istirahat sejenak

Beristirahat sejenak sepanjang hari kerja Anda dapat membantu Anda tetap termotivasi dan memberi otak Anda istirahat yang dibutuhkan untuk terus produktif. Coba atur timer selama 30 menit dan bekerja sampai timer Anda berbunyi. Kemudian, beri diri Anda istirahat lima menit untuk meregangkan kaki dan minum air. Melakukan ini secara konsisten sepanjang hari terbukti jauh lebih efektif daripada bekerja keras untuk waktu yang lama hanya untuk menemukan diri Anda terlalu lelah atau tidak termotivasi untuk menyelesaikan hari secara produktif.

Cara terbaik untuk melatih manajemen waktu

Ada beberapa metode di mana manajer dapat membantu karyawan mereka mempelajari keterampilan manajemen waktu yang efektif. Anda sebagai karyawan dapat melatih diri Anda dalam manajemen waktu agar lebih produktif di tempat kerja. Berikut ini adalah beberapa cara untuk melatih karyawan Anda atau diri Anda sendiri tentang cara mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja.

Ajarkan teknik prioritas karyawan Anda

Mampu memprioritaskan tugas adalah komponen utama dari manajemen waktu yang efektif. Anda dapat membantu karyawan Anda lebih memahami tugas mana yang harus mereka prioritaskan dengan menerapkan teknik dan alat yang membantu mereka menentukan prioritas tugas. Misalnya, Anda dapat menggunakan program yang memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada karyawan dan menunjukkan tingkat prioritas untuk setiap tugas.

Latih karyawan yang membutuhkan bantuan manajemen waktu

Nilai kemampuan manajemen waktu karyawan Anda dan identifikasi mereka yang mungkin membutuhkan bantuan ekstra. Pertimbangkan untuk menjadwalkan satu-satu waktu dengan karyawan tersebut untuk menawarkan panduan lebih lanjut dan menjawab pertanyaan. Anda juga dapat mengatur program mentor antara karyawan yang unggul dalam manajemen waktu dan keterampilan lain yang diperlukan untuk membantu melatih mereka yang membutuhkan bantuan tambahan.

Model keterampilan manajemen waktu yang efektif

Karyawan Anda sering kali mempelajari praktik yang baik dan cara bekerja di tempat kerja dengan mengamati pemimpin mereka. Dengan secara teratur menunjukkan keterampilan manajemen waktu yang efektif, Anda memberikan contoh tentang apa yang diharapkan dari pekerja Anda. Sebagai seorang karyawan, Anda dapat mencari cara untuk meningkatkan manajemen waktu Anda kepada pemimpin Anda. Temukan satu manajer yang menunjukkan manajemen waktu yang efektif dan tingkat produktivitas yang tinggi dan cobalah untuk menerapkan strategi mereka ke dalam hari kerja Anda sendiri.

Mendorong kursus pelatihan manajemen waktu

Ada beberapa kursus pelatihan manajemen waktu yang tersedia, dan banyak di antaranya online dan terjangkau atau gratis. Sebagai manajer, Anda dapat mendorong karyawan Anda untuk mengambil bagian dalam kursus pelatihan manajemen waktu dan menawarkan mereka beberapa saran untuk kursus terbaik yang tersedia. Sebagai karyawan, investasikan beberapa jam setiap minggu dalam kursus pelatihan manajemen waktu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Tips pelatihan manajemen waktu

Baik manajer maupun karyawan dapat memperoleh manfaat ketika keterampilan manajemen waktu yang efektif diterapkan di tempat kerja. Apakah Anda seorang majikan atau karyawan, tips berikut dapat membantu Anda meningkatkan manajemen waktu di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

• Tetapkan harapan yang jelas untuk apa yang perlu diselesaikan setiap hari.
• Terapkan garis waktu untuk setiap proyek dan patuhi itu.
• Gunakan audit waktu untuk melihat di mana waktu karyawan Anda paling banyak digunakan.
• Tentukan apakah alat perencanaan proyek saat ini membantu manajemen waktu.
• Tetapkan waktu tertentu saat Anda tidak tersedia untuk rapat.
• Batasi gangguan.
• Hadiahi diri Anda atau karyawan yang memenuhi target kerja mereka setiap minggu.

Dalam panduan ini, kami membahas arti manajemen waktu, mengapa itu penting dan bagaimana Anda dapat meningkatkan dan menunjukkan keahlian Anda selama pencarian kerja.

Apa itu keterampilan manajemen waktu?

Keterampilan manajemen waktu mencakup berbagai keterampilan yang akan membantu Anda mengatur waktu dengan baik. Beberapa keterampilan manajemen waktu yang paling penting meliputi:

Organisasi

Tetap teratur dapat membantu Anda mempertahankan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda selesaikan dan kapan. Menjadi terorganisir dengan baik mungkin berarti memelihara kalender yang up-to-date, dapat menemukan dokumen tertentu dengan mudah, memiliki lingkungan yang rapi dan membuat catatan yang rinci dan rajin.

Prioritas

Menilai setiap tanggung jawab Anda untuk prioritas adalah kunci untuk menjadi manajer waktu yang baik. Ada banyak cara untuk memprioritaskan apa yang perlu Anda capai. Anda mungkin memutuskan untuk menyelesaikan item yang cepat dan sederhana diikuti dengan item yang lebih panjang dan lebih terlibat. Atau, Anda dapat memprioritaskan tugas Anda dimulai dengan waktu yang paling sensitif, atau kombinasi keduanya.

Penetapan tujuan

Menetapkan tujuan adalah langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang baik. Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami dengan jelas tujuan akhir Anda dan apa yang sebenarnya Anda butuhkan untuk diprioritaskan untuk mencapainya. Menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang dapat mengarah pada kesuksesan dalam karier Anda.

Komunikasi

Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan tujuan Anda jelas bagi orang-orang yang bekerja dengan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan, yang memungkinkan Anda fokus untuk menyelesaikan tugas yang paling penting dan relevan yang selaras dengan tujuan Anda.

Perencanaan

Bagian mendasar dari manajemen waktu adalah perencanaan. Menjadi efisien dalam merencanakan hari Anda, rapat dan bagaimana Anda akan mencapai sesuatu akan membantu Anda tetap pada jadwal Anda.

Delegasi

Menjadi manajer waktu yang baik berarti hanya menyelesaikan pekerjaan yang akan membantu Anda dan perusahaan Anda mencapai tujuan. Meskipun keterampilan ini paling sering dilakukan oleh manajer, Anda juga dapat berlatih mendelegasikan tugas jika Anda mengelola sebuah proyek. Meskipun seringkali sulit untuk mengatakan “tidak” ketika seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu di tempat kerja, penting untuk berlatih memiliki batasan untuk mengatur waktu Anda dengan baik dan pada akhirnya mencapai tujuan Anda.

Manajemen stres

Saat mempraktikkan manajemen waktu yang baik, Anda juga harus memperhatikan kesehatan mental Anda. Menangani stres dengan cara yang positif dapat membantu Anda tetap termotivasi dan berkinerja baik saat menjalani jadwal Anda. Anda dapat melakukan ini dengan memasukkan istirahat kecil sepanjang hari Anda, atau dengan menghadiahi diri sendiri dengan cara-cara kecil saat Anda menyelesaikan tugas.

Meluangkan waktu untuk mengembangkan masing-masing keterampilan ini akan membantu Anda mengatur pekerjaan sehari-hari Anda, apakah Anda sedang dalam pekerjaan, mencari pekerjaan atau mencoba mengembangkan kompetensi baru.

Mengapa keterampilan manajemen waktu penting?

Keterampilan manajemen waktu penting karena membantu Anda menyusun pekerjaan Anda dengan cara yang memungkinkan Anda mencapai tujuan. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mendapatkan pekerjaan, Anda perlu waktu untuk memperbarui resume, mencari lowongan, melamar, meneliti perusahaan, dan mempersiapkan wawancara. Menyisihkan jumlah waktu tertentu per hari akan membantu Anda menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan.

Atau, jika Anda sudah memiliki pekerjaan, kemungkinan besar Anda memiliki berbagai tanggung jawab untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu. Mempertahankan kalender, rapat, dan tugas Anda diperlukan untuk berhasil dalam peran Anda.

Menjadi sepenuhnya hadir dan fokus hasil dari keterampilan manajemen waktu yang kuat. Misalnya, jika Anda terlambat menghadiri rapat dan harus mengerjakan proyek yang Anda lupa telah jatuh tempo saat orang sedang berbicara, Anda mungkin kehilangan informasi penting yang dapat membantu Anda menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda.

Mengelola waktu Anda dengan baik juga memungkinkan Anda memiliki ruang untuk berkreasi dan proaktif dengan tujuan Anda. Ketika Anda memiliki waktu khusus yang disisihkan untuk menyelesaikan tugas Anda, Anda juga dapat meluangkan waktu untuk memikirkan gambaran besar untuk diri sendiri dan perusahaan Anda.

Bagaimana meningkatkan keterampilan manajemen waktu

Bekerja pada keterampilan manajemen waktu Anda dapat membantu Anda menjadi karyawan yang lebih baik dan kandidat yang kuat ketika Anda melamar peluang baru. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda:

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang

Mempraktikkan penetapan tujuan secara teratur dapat membantu Anda memahami dengan jelas apa yang perlu Anda capai untuk mencapai hasil tertentu. Untuk mencapai tujuan jangka panjang yang lebih besar, identifikasi tujuan pencapaian yang lebih kecil di sepanjang jalan. Misalnya, jika Anda memiliki tujuan untuk dipromosikan dalam waktu enam bulan, Anda mungkin perlu menetapkan tujuan yang lebih kecil untuk meningkatkan keterampilan tertentu. Tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berdasarkan waktu. Untuk lebih lanjut tentang menetapkan tujuan, kunjungi Tujuan SMART: Definisi dan Contoh.

Kelola kalender Anda

Menyisihkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting dalam daftar Anda adalah penting untuk mengatur waktu Anda. Anda mungkin mempertimbangkan untuk memblokir kurung waktu tertentu di kalender Anda secara teratur sehingga Anda dijamin memiliki waktu dalam jadwal Anda tanpa gangguan atau rapat. Anda juga harus mempertimbangkan apakah menghadiri pertemuan tertentu bermanfaat atau tidak. Jika Anda merasa tidak akan menambah nilai atau berkontribusi dengan cara tertentu, Anda harus merasa diberdayakan untuk menolak pertemuan tertentu. Jika Anda melakukan ini, gunakan kebijaksanaan dan bersikap sopan–Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirim email kepada pemilik rapat untuk memberi tahu mereka mengapa Anda menolak.

Prioritaskan tugas Anda

Memprioritaskan adalah keterampilan yang sulit tetapi menjadi lebih mudah dengan latihan. Anda dapat berlatih membuat prioritas dengan membuat to-do list. Menulis atau mengetik semua yang perlu Anda selesaikan dapat membantu Anda secara fisik memprioritaskan tugas-tugas yang paling mendesak atau mudah untuk diselesaikan. Jika Anda memerlukan bantuan, Anda dapat mempertimbangkan untuk bertanya kepada manajer atau kolega Anda yang pandai memprioritaskan bagaimana mereka akan menyelesaikan pekerjaan. Memahami tanggal jatuh tempo dan bagaimana tugas memengaruhi orang lain dan sasaran bisnis dapat membantu Anda menyelesaikan hal-hal tertentu lebih dulu daripada yang lain. Jika Anda masih tidak dapat memenuhi tanggal jatuh tempo, Anda mungkin dapat meminta perpanjangan tenggat waktu untuk suatu tugas.

Meningkatkan keterampilan manajemen waktu dapat membantu Anda menjadi pekerja yang lebih baik dan memiliki kemampuan untuk fokus sepenuhnya saat Anda menjalani hari Anda. Anda dapat menjadi manajer waktu yang lebih baik dengan mengatur, menetapkan tujuan, dan memprioritaskan daftar tugas Anda.

Pada artikel ini, kami membahas mengapa manajemen waktu sangat penting dan membagikan 20 tips manajemen waktu untuk para profesional yang sibuk.

Mengapa manajemen waktu itu penting

Belajar strategi manajemen waktu memungkinkan Anda untuk menjadi lebih produktif, menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih sedikit, yang menciptakan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas lain atau kesempatan belajar. Mengelola waktu Anda secara efektif dapat membantu menurunkan stres dan meningkatkan fokus Anda, membuat Anda lebih efektif di tempat kerja dan berpotensi mengarah pada kesuksesan karier yang lebih besar.

20 tips manajemen waktu untuk para profesional

Berikut adalah 20 tips manajemen waktu untuk membantu para profesional yang sibuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan di tempat kerja:

Simpan daftar

Buat daftar pemikiran yang Anda miliki atau tugas yang perlu Anda selesaikan sepanjang hari. Dengan merekam sebanyak yang Anda bisa, akan mudah untuk mengingat tugas mana yang perlu Anda tinjau kembali nanti. Perangkat seluler dan laptop sering kali memiliki alat manajemen waktu bawaan untuk mempermudah hal ini. Anda juga dapat menyimpan buku catatan kecil untuk ditambahkan saat ada hal-hal yang terlintas dalam pikiran. Di akhir setiap hari, Anda dapat meninjau tugas dan membuat daftar tugas untuk hari berikutnya, mengetahui bahwa semuanya ditangani.

Fokus pada satu tugas pada satu waktu

Studi telah secara meyakinkan menentukan bahwa multi-tasking memperlambat produktivitas Anda. Untuk produktivitas maksimum, fokuslah satu tugas pada satu waktu. Lebih efektif menyelesaikan satu pekerjaan sebelum melanjutkan ke pekerjaan berikutnya.

Beri batasan waktu untuk tugas

Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan akan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaian. Dengan menetapkan batasan waktu untuk item tertentu, Anda secara alami akan lebih fokus dan bekerja lebih efisien. Jika Anda menemukan bahwa Anda bekerja di luar batas waktu yang Anda tetapkan untuk diri sendiri, Anda mungkin ingin memeriksa alur kerja Anda dan mencari hal-hal yang dapat membuang-buang waktu atau mengalihkan perhatian Anda dari tugas yang ada.

Rencanakan satu minggu ke depan Anda di hari Minggu

Memasuki hari Senin dengan rencana untuk minggu Anda akan membantu Anda bertransisi dari akhir pekan ke minggu kerja yang produktif. Luangkan waktu pada hari Minggu untuk merencanakan kegiatan Anda di minggu berikutnya, kemudian pecah tujuan mingguan Anda menjadi tugas-tugas harian. Jika Anda tahu bahwa energi Anda cenderung lebih rendah pada hari Senin atau saat-saat tertentu lainnya sepanjang minggu, jadwalkan tugas-tugas berprioritas rendah untuk saat-saat itu. Jika Anda tahu produktivitas Anda memuncak pada hari Selasa dan Rabu, jadwalkan tugas Anda yang paling kreatif dan menuntut untuk hari-hari itu. Jika Anda mengadakan rapat tim mingguan, pertimbangkan untuk mengadakannya pada hari Kamis, saat energi tim Anda kemungkinan akan mulai menurun. Kemudian gunakan hari Jumat untuk perencanaan dan jaringan.

Buat rencana harian

Luangkan beberapa menit di akhir setiap hari untuk membuat daftar tugas harian untuk hari berikutnya. Ini akan memudahkan Anda memasukkan barang-barang yang mungkin membuat Anda tergoda untuk menundanya sampai hari lain. Ini juga akan membantu Anda langsung bekerja ketika Anda masuk ke kantor keesokan harinya, karena Anda akan tahu tugas apa yang harus Anda mulai. Trik lain untuk memotivasi diri sendiri adalah dengan menuliskan item pada daftar Anda seolah-olah Anda telah menyelesaikannya. Misalnya, alih-alih meletakkan “kirim laporan” di daftar Anda, tulis “laporan terkirim”.

Buat daftar “selesai”

Jika tugas tak terduga muncul sepanjang hari Anda, buat daftar terpisah di samping daftar tugas saat Anda menyelesaikan tugas tambahan ini. Pada hari Minggu, tinjau daftar tugas Anda bersama dengan tugas bonus tambahan untuk meningkatkan kepercayaan diri Anda dan membantu Anda membuat daftar tujuan untuk minggu depan.

Selesaikan tugas dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu

Selesaikan tugas Anda yang paling penting dan paling menuntut terlebih dahulu. Ini tidak hanya akan memastikan mereka selesai tepat waktu, penelitian menunjukkan bahwa jam pertama hari itu adalah yang paling produktif bagi Anda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa otak Anda dapat fokus lebih mudah ketika kurang waspada, karena tidak ada kelebihan energi untuk pikiran lain.

Blokir gangguan

Pasang ponsel Anda dengan mode DND dan taruh di laci agar tidak terlihat. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk mematikan instant messenger atau menutup email Anda sehingga Anda tidak terganggu oleh email baru yang masuk. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menutup semua jendela selain jendela tempat Anda bekerja. Jika memungkinkan, tutup pintu Anda sehingga Anda tidak akan terganggu. Jika Anda memiliki rekan kerja atau bos yang secara berkala mampir ke meja Anda, pertimbangkan untuk mampir sebentar ke kantor mereka sebelum memulai waktu fokus Anda. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menggunakan headphone peredam bising atau menyalakan musik untuk menghilangkan gangguan.

Pantau bagaimana waktu Anda dihabiskan

Mengetahui bagaimana Anda mengatur waktu Anda adalah langkah penting untuk manajemen waktu yang baik. Pertimbangkan untuk mengambil satu atau dua hari dan mendokumentasikan setiap tugas atau aktivitas yang Anda lakukan. Anda juga dapat menggunakan aplikasi produktivitas yang akan memantau aktivitas Anda di ponsel atau komputer.

Hadiahi diri Anda sendiri untuk tugas-tugas sulit

Karena wajar jika Anda ingin menghindari tugas-tugas yang sulit, hadiahi diri Anda sendiri karena telah menangani tugas-tugas yang tidak menyenangkan atau sulit itu secara langsung. Misalnya, biarkan diri Anda beristirahat dan berjalan-jalan atau mengerjakan sesuatu yang benar-benar Anda nikmati sebagai hadiah.

Jaga dirimu

Untuk memaksimalkan produktivitas Anda, penting untuk menjaga diri sendiri. Itu berarti makan makanan sehat dan sehat, berolahraga secara teratur, dan tidur tujuh hingga sembilan jam yang direkomendasikan setiap malam.

Delegasikan tanggung jawab

Jika Anda berada dalam peran kepemimpinan dan terus-menerus menemukan diri Anda di belakang jadwal atau bekerja hingga makan siang, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk mendelegasikan lebih banyak tanggung jawab Anda kepada tim Anda. Untuk mulai mendelegasikan secara efektif, ketahui siapa anggota tim Anda dan apa kekuatan dan kelemahan mereka. Pastikan mereka memahami tujuan dan harapan serta tenggat waktu. Penting juga untuk menyediakan diri Anda untuk pertanyaan dan memberi tahu mereka sumber daya apa yang tersedia untuk mereka.

Fokus pada gambaran besarnya

Alih-alih berjuang untuk kesempurnaan atau berfokus pada detail kecil dari pekerjaan Anda, ingatlah gambaran besarnya. Tangani tugas paling penting yang ada di daftar tugas Anda daripada detail kecil.

Jadwalkan istirahat di antara tugas

Penelitian menunjukkan bahwa otak Anda hanya dapat tetap sangat fokus hingga beberapa menit pada satu waktu. Jadwalkan istirahat di antara tugas-tugas atau, minimal, setiap 90 menit untuk mempertahankan jumlah produktivitas maksimum.

Manfaatkan waktu tunggu sebaik-baiknya

Setiap orang menghadapi masa-masa di mana mereka harus menunggu, entah itu di bandara atau stasiun kereta api. Gunakan periode waktu henti ini untuk menjawab email, mendengarkan podcast atau membaca, menjawab panggilan telepon yang tidak terjawab atau bahkan hanya bersantai dan bermeditasi. Bersiaplah untuk saat-saat di mana Anda dibiarkan menunggu.

Atur email Anda

Kotak masuk yang berantakan dapat menyebabkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari email penting yang perlu ditanggapi atau menyebabkan Anda mengabaikan email penting sama sekali. Arsipkan email yang mungkin berisi informasi penting tetapi tidak memerlukan tanggapan segera. Buat label untuk email yang memerlukan tindakan tertentu dari Anda, seperti “mendesak”, “perlu tindakan”, atau “menunggu”. Buat filter untuk secara otomatis melabeli email masuk berdasarkan kata kunci dalam email atau siapa pengirimnya. Anda bahkan dapat melabeli semua buletin yang masuk dengan membuat filter untuk email yang berisi kata “berhenti berlangganan”.

Tetapkan tujuan SMART

Produktivitas Anda sering diukur dengan kemampuan Anda untuk mencapai tujuan Anda. Jika Anda mencapai tujuan tersebut dengan cepat, dengan investasi sumber daya yang lebih kecil, itu adalah indikasi yang jelas bahwa Anda secara efektif mengatur waktu dan menjadi produktif. Namun, bagian penting dari ini adalah memiliki tujuan SMART. Sasaran SMART bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan dibatasi waktu. Pastikan bahwa saat Anda menetapkan tujuan harian, mingguan, dan bulanan untuk diri sendiri, itu juga SMART.

Belajarlah untuk mengatakan tidak

Berhati-hatilah dalam berkomitmen pada sesuatu yang membutuhkan waktu Anda. Ketika diminta untuk berkomitmen pada sesuatu, tanggapi dengan mengatakan Anda akan memeriksa jadwal Anda dan kembali ke orang tersebut. Ini akan memberi Anda waktu untuk mengevaluasi apakah itu selaras dengan tujuan Anda dan apakah Anda secara realistis punya waktu untuk memberi.

Datang lebih awal

Kurangi stres Anda dengan selalu datang lebih awal. Ini tidak hanya berlaku untuk rapat tetapi juga tenggat waktu. Selalu rencanakan untuk mengirimkan pekerjaan Anda satu hari lebih cepat dari jadwal.

Cobalah aktivitas yang melibatkan keterampilan yang berbeda

Pertimbangkan untuk terlibat dalam aktivitas yang menggunakan keahlian yang tidak Anda gunakan saat bekerja. Misalnya, jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda dengan duduk di kantor, mulailah menari atau melukis. Anda mungkin menemukan bahwa keterampilan menarik yang jarang Anda gunakan di tempat kerja akan memberi Anda lebih banyak kreativitas, dan Anda akan dapat memecahkan masalah lebih cepat.