Pada artikel ini, kami membahas pentingnya manajemen waktu dan metode serta tips pelatihan manajemen waktu terbaik yang dapat Anda terapkan hari ini.

Apa itu manajemen waktu?

Manajemen waktu adalah kemampuan untuk merencanakan dan menyelesaikan aktivitas dan tugas Anda secara tepat waktu dan produktif. Ketika Anda ahli dalam manajemen waktu, Anda dapat secara efektif memutuskan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak setiap hari. Semakin baik Anda dalam manajemen waktu, semakin efisien Anda dalam bekerja.

Mengapa manajemen waktu itu penting?

Manajemen waktu adalah keterampilan yang dapat meningkatkan banyak aspek kehidupan kerja Anda. Ini dapat membantu Anda menjadi lebih efektif dan efisien dengan memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat. Manfaat tambahan dari mempelajari dan menggabungkan keterampilan manajemen waktu ke dalam kehidupan kerja Anda meliputi:

• Peningkatan produktivitas
• Mengurangi stres
• Reputasi profesional yang ditingkatkan
• Peningkatan kemampuan untuk fokus untuk jangka waktu yang lebih lama
• Peningkatan kemampuan membuat keputusan
• Lebih banyak waktu luang
• Tingkat disiplin diri yang lebih tinggi
• Lebih banyak peluang untuk pertumbuhan dan kemajuan profesional

Praktik terbaik manajemen waktu

Meskipun pada awalnya mungkin sulit untuk menerapkan praktik-praktik ini, semakin banyak Anda mengerjakannya, semakin mudah jadinya dan semakin banyak yang akan Anda selesaikan setiap hari. Berikut adalah enam praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan manajemen waktu Anda secara efektif di tempat kerja:

Lacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas

Memanfaatkan waktu sebaik-baiknya dimulai dengan memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu setiap hari. Catat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal yang tidak meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja. Setelah seminggu melacak waktu Anda, dapatkan ide bagus tentang area yang perlu Anda kerjakan dan bagaimana meningkatkan manajemen waktu Anda secara keseluruhan.

Buat daftar tugas untuk setiap hari

Membuat rencana terstruktur untuk setiap hari dapat membantu Anda lebih memahami apa yang perlu dicapai dan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda ambil untuk menyelesaikan tugas Anda. Mulailah setiap hari dengan membuat daftar tugas yang menguraikan tugas yang harus Anda selesaikan dan tindakan yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikannya.

Identifikasi tujuan Anda dan patuhi itu

Mengidentifikasi tujuan kerja Anda, baik besar maupun kecil, dapat memberi Anda pemahaman yang jelas tentang di mana Anda harus memfokuskan waktu Anda setiap hari. Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk menyelesaikan sebuah proyek pada akhir minggu, tulislah tujuan keseluruhan dan tujuan yang lebih kecil yang akan mengarah pada penyelesaian proyek tepat waktu.

Selesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu

Saat membuat daftar tugas Anda, pertimbangkan untuk memberi peringkat tugas dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Kerjakan tugas yang paling penting, seperti tugas yang memiliki tenggat waktu terdekat. Proses ini dapat membantu Anda memfokuskan waktu secara lebih efektif untuk memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas paling penting tepat waktu dan dengan kualitas tinggi.

Delegasikan ketika Anda bisa

Mendelegasikan tugas yang tidak mengharuskan Anda untuk menyelesaikannya dan yang akan memakan waktu berharga dapat meningkatkan manajemen waktu Anda secara signifikan. Misalnya, jika Anda memerlukan spreadsheet yang akan dibuat untuk menyelesaikan sebuah proyek, dan Anda tahu orang lain di tim Anda jauh lebih efisien dan mampu membuat spreadsheet, memberikan tugas ini kepada mereka dapat memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Istirahat sejenak

Beristirahat sejenak sepanjang hari kerja Anda dapat membantu Anda tetap termotivasi dan memberi otak Anda istirahat yang dibutuhkan untuk terus produktif. Coba atur timer selama 30 menit dan bekerja sampai timer Anda berbunyi. Kemudian, beri diri Anda istirahat lima menit untuk meregangkan kaki dan minum air. Melakukan ini secara konsisten sepanjang hari terbukti jauh lebih efektif daripada bekerja keras untuk waktu yang lama hanya untuk menemukan diri Anda terlalu lelah atau tidak termotivasi untuk menyelesaikan hari secara produktif.

Cara terbaik untuk melatih manajemen waktu

Ada beberapa metode di mana manajer dapat membantu karyawan mereka mempelajari keterampilan manajemen waktu yang efektif. Anda sebagai karyawan dapat melatih diri Anda dalam manajemen waktu agar lebih produktif di tempat kerja. Berikut ini adalah beberapa cara untuk melatih karyawan Anda atau diri Anda sendiri tentang cara mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja.

Ajarkan teknik prioritas karyawan Anda

Mampu memprioritaskan tugas adalah komponen utama dari manajemen waktu yang efektif. Anda dapat membantu karyawan Anda lebih memahami tugas mana yang harus mereka prioritaskan dengan menerapkan teknik dan alat yang membantu mereka menentukan prioritas tugas. Misalnya, Anda dapat menggunakan program yang memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada karyawan dan menunjukkan tingkat prioritas untuk setiap tugas.

Latih karyawan yang membutuhkan bantuan manajemen waktu

Nilai kemampuan manajemen waktu karyawan Anda dan identifikasi mereka yang mungkin membutuhkan bantuan ekstra. Pertimbangkan untuk menjadwalkan satu-satu waktu dengan karyawan tersebut untuk menawarkan panduan lebih lanjut dan menjawab pertanyaan. Anda juga dapat mengatur program mentor antara karyawan yang unggul dalam manajemen waktu dan keterampilan lain yang diperlukan untuk membantu melatih mereka yang membutuhkan bantuan tambahan.

Model keterampilan manajemen waktu yang efektif

Karyawan Anda sering kali mempelajari praktik yang baik dan cara bekerja di tempat kerja dengan mengamati pemimpin mereka. Dengan secara teratur menunjukkan keterampilan manajemen waktu yang efektif, Anda memberikan contoh tentang apa yang diharapkan dari pekerja Anda. Sebagai seorang karyawan, Anda dapat mencari cara untuk meningkatkan manajemen waktu Anda kepada pemimpin Anda. Temukan satu manajer yang menunjukkan manajemen waktu yang efektif dan tingkat produktivitas yang tinggi dan cobalah untuk menerapkan strategi mereka ke dalam hari kerja Anda sendiri.

Mendorong kursus pelatihan manajemen waktu

Ada beberapa kursus pelatihan manajemen waktu yang tersedia, dan banyak di antaranya online dan terjangkau atau gratis. Sebagai manajer, Anda dapat mendorong karyawan Anda untuk mengambil bagian dalam kursus pelatihan manajemen waktu dan menawarkan mereka beberapa saran untuk kursus terbaik yang tersedia. Sebagai karyawan, investasikan beberapa jam setiap minggu dalam kursus pelatihan manajemen waktu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Tips pelatihan manajemen waktu

Baik manajer maupun karyawan dapat memperoleh manfaat ketika keterampilan manajemen waktu yang efektif diterapkan di tempat kerja. Apakah Anda seorang majikan atau karyawan, tips berikut dapat membantu Anda meningkatkan manajemen waktu di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

• Tetapkan harapan yang jelas untuk apa yang perlu diselesaikan setiap hari.
• Terapkan garis waktu untuk setiap proyek dan patuhi itu.
• Gunakan audit waktu untuk melihat di mana waktu karyawan Anda paling banyak digunakan.
• Tentukan apakah alat perencanaan proyek saat ini membantu manajemen waktu.
• Tetapkan waktu tertentu saat Anda tidak tersedia untuk rapat.
• Batasi gangguan.
• Hadiahi diri Anda atau karyawan yang memenuhi target kerja mereka setiap minggu.

Dalam panduan ini, kami membahas arti manajemen waktu, mengapa itu penting dan bagaimana Anda dapat meningkatkan dan menunjukkan keahlian Anda selama pencarian kerja.

Apa itu keterampilan manajemen waktu?

Keterampilan manajemen waktu mencakup berbagai keterampilan yang akan membantu Anda mengatur waktu dengan baik. Beberapa keterampilan manajemen waktu yang paling penting meliputi:

Organisasi

Tetap teratur dapat membantu Anda mempertahankan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda selesaikan dan kapan. Menjadi terorganisir dengan baik mungkin berarti memelihara kalender yang up-to-date, dapat menemukan dokumen tertentu dengan mudah, memiliki lingkungan yang rapi dan membuat catatan yang rinci dan rajin.

Prioritas

Menilai setiap tanggung jawab Anda untuk prioritas adalah kunci untuk menjadi manajer waktu yang baik. Ada banyak cara untuk memprioritaskan apa yang perlu Anda capai. Anda mungkin memutuskan untuk menyelesaikan item yang cepat dan sederhana diikuti dengan item yang lebih panjang dan lebih terlibat. Atau, Anda dapat memprioritaskan tugas Anda dimulai dengan waktu yang paling sensitif, atau kombinasi keduanya.

Penetapan tujuan

Menetapkan tujuan adalah langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang baik. Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami dengan jelas tujuan akhir Anda dan apa yang sebenarnya Anda butuhkan untuk diprioritaskan untuk mencapainya. Menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang dapat mengarah pada kesuksesan dalam karier Anda.

Komunikasi

Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan tujuan Anda jelas bagi orang-orang yang bekerja dengan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan, yang memungkinkan Anda fokus untuk menyelesaikan tugas yang paling penting dan relevan yang selaras dengan tujuan Anda.

Perencanaan

Bagian mendasar dari manajemen waktu adalah perencanaan. Menjadi efisien dalam merencanakan hari Anda, rapat dan bagaimana Anda akan mencapai sesuatu akan membantu Anda tetap pada jadwal Anda.

Delegasi

Menjadi manajer waktu yang baik berarti hanya menyelesaikan pekerjaan yang akan membantu Anda dan perusahaan Anda mencapai tujuan. Meskipun keterampilan ini paling sering dilakukan oleh manajer, Anda juga dapat berlatih mendelegasikan tugas jika Anda mengelola sebuah proyek. Meskipun seringkali sulit untuk mengatakan “tidak” ketika seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu di tempat kerja, penting untuk berlatih memiliki batasan untuk mengatur waktu Anda dengan baik dan pada akhirnya mencapai tujuan Anda.

Manajemen stres

Saat mempraktikkan manajemen waktu yang baik, Anda juga harus memperhatikan kesehatan mental Anda. Menangani stres dengan cara yang positif dapat membantu Anda tetap termotivasi dan berkinerja baik saat menjalani jadwal Anda. Anda dapat melakukan ini dengan memasukkan istirahat kecil sepanjang hari Anda, atau dengan menghadiahi diri sendiri dengan cara-cara kecil saat Anda menyelesaikan tugas.

Meluangkan waktu untuk mengembangkan masing-masing keterampilan ini akan membantu Anda mengatur pekerjaan sehari-hari Anda, apakah Anda sedang dalam pekerjaan, mencari pekerjaan atau mencoba mengembangkan kompetensi baru.

Mengapa keterampilan manajemen waktu penting?

Keterampilan manajemen waktu penting karena membantu Anda menyusun pekerjaan Anda dengan cara yang memungkinkan Anda mencapai tujuan. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mendapatkan pekerjaan, Anda perlu waktu untuk memperbarui resume, mencari lowongan, melamar, meneliti perusahaan, dan mempersiapkan wawancara. Menyisihkan jumlah waktu tertentu per hari akan membantu Anda menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan.

Atau, jika Anda sudah memiliki pekerjaan, kemungkinan besar Anda memiliki berbagai tanggung jawab untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu. Mempertahankan kalender, rapat, dan tugas Anda diperlukan untuk berhasil dalam peran Anda.

Menjadi sepenuhnya hadir dan fokus hasil dari keterampilan manajemen waktu yang kuat. Misalnya, jika Anda terlambat menghadiri rapat dan harus mengerjakan proyek yang Anda lupa telah jatuh tempo saat orang sedang berbicara, Anda mungkin kehilangan informasi penting yang dapat membantu Anda menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda.

Mengelola waktu Anda dengan baik juga memungkinkan Anda memiliki ruang untuk berkreasi dan proaktif dengan tujuan Anda. Ketika Anda memiliki waktu khusus yang disisihkan untuk menyelesaikan tugas Anda, Anda juga dapat meluangkan waktu untuk memikirkan gambaran besar untuk diri sendiri dan perusahaan Anda.

Bagaimana meningkatkan keterampilan manajemen waktu

Bekerja pada keterampilan manajemen waktu Anda dapat membantu Anda menjadi karyawan yang lebih baik dan kandidat yang kuat ketika Anda melamar peluang baru. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda:

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang

Mempraktikkan penetapan tujuan secara teratur dapat membantu Anda memahami dengan jelas apa yang perlu Anda capai untuk mencapai hasil tertentu. Untuk mencapai tujuan jangka panjang yang lebih besar, identifikasi tujuan pencapaian yang lebih kecil di sepanjang jalan. Misalnya, jika Anda memiliki tujuan untuk dipromosikan dalam waktu enam bulan, Anda mungkin perlu menetapkan tujuan yang lebih kecil untuk meningkatkan keterampilan tertentu. Tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berdasarkan waktu. Untuk lebih lanjut tentang menetapkan tujuan, kunjungi Tujuan SMART: Definisi dan Contoh.

Kelola kalender Anda

Menyisihkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting dalam daftar Anda adalah penting untuk mengatur waktu Anda. Anda mungkin mempertimbangkan untuk memblokir kurung waktu tertentu di kalender Anda secara teratur sehingga Anda dijamin memiliki waktu dalam jadwal Anda tanpa gangguan atau rapat. Anda juga harus mempertimbangkan apakah menghadiri pertemuan tertentu bermanfaat atau tidak. Jika Anda merasa tidak akan menambah nilai atau berkontribusi dengan cara tertentu, Anda harus merasa diberdayakan untuk menolak pertemuan tertentu. Jika Anda melakukan ini, gunakan kebijaksanaan dan bersikap sopan–Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirim email kepada pemilik rapat untuk memberi tahu mereka mengapa Anda menolak.

Prioritaskan tugas Anda

Memprioritaskan adalah keterampilan yang sulit tetapi menjadi lebih mudah dengan latihan. Anda dapat berlatih membuat prioritas dengan membuat to-do list. Menulis atau mengetik semua yang perlu Anda selesaikan dapat membantu Anda secara fisik memprioritaskan tugas-tugas yang paling mendesak atau mudah untuk diselesaikan. Jika Anda memerlukan bantuan, Anda dapat mempertimbangkan untuk bertanya kepada manajer atau kolega Anda yang pandai memprioritaskan bagaimana mereka akan menyelesaikan pekerjaan. Memahami tanggal jatuh tempo dan bagaimana tugas memengaruhi orang lain dan sasaran bisnis dapat membantu Anda menyelesaikan hal-hal tertentu lebih dulu daripada yang lain. Jika Anda masih tidak dapat memenuhi tanggal jatuh tempo, Anda mungkin dapat meminta perpanjangan tenggat waktu untuk suatu tugas.

Meningkatkan keterampilan manajemen waktu dapat membantu Anda menjadi pekerja yang lebih baik dan memiliki kemampuan untuk fokus sepenuhnya saat Anda menjalani hari Anda. Anda dapat menjadi manajer waktu yang lebih baik dengan mengatur, menetapkan tujuan, dan memprioritaskan daftar tugas Anda.