Ketika majikan mempromosikan atau mempekerjakan Anda untuk posisi manajemen, mereka mempercayai Anda untuk membuat keputusan penting dan membantu membangun dan melaksanakan rencana yang akan memengaruhi hasil perusahaan. Mengembangkan seperangkat keterampilan manajerial dapat membantu Anda sukses dalam tanggung jawab ini.

Baik Anda sedang mempersiapkan diri untuk peran kepemimpinan masa depan atau Anda seorang manajer yang ingin menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan Anda, informasi, tip, dan contoh keterampilan manajerial berikut dapat membantu.

Apa itu keterampilan manajerial?

Ada dua jenis keterampilan yang Anda butuhkan untuk unggul dalam karir Anda: hard skill dan soft skill. Untuk menjadi manajer yang sukses, Anda perlu mengembangkan keduanya.

Keterampilan keras adalah kemampuan teknis dan dapat diajarkan yang Anda pelajari melalui sekolah, pelatihan, dan pengalaman kerja. Misalnya, jika Anda seorang insinyur perangkat lunak, salah satu keterampilan keras Anda mungkin adalah kemahiran dalam bahasa pemrograman. Sebagai seorang manajer, penting untuk mengembangkan kemampuan ini sehingga Anda dapat secara efektif memimpin orang lain dalam mengasah keterampilan yang sama.

Di sisi lain, soft skill dapat diterapkan dalam peran atau industri apa pun dan seringkali bahkan lebih penting bagi manajemen daripada kecakapan teknis. Umumnya, soft skill dikembangkan dari waktu ke waktu dengan mengelola tanggung jawab Anda dan berinteraksi dengan orang lain. Pemecahan masalah, manajemen waktu dan komunikasi verbal adalah contoh soft skill yang penting.

Sementara keterampilan keras adalah kunci ketika menyelesaikan tugas-tugas tertentu, keterampilan lunak sangat penting ketika mengarahkan orang, mengawasi proyek dan membuat keputusan yang tepat.

Keterampilan manajemen kunci

Keterampilan manajemen paling efektif yang harus Anda kembangkan, terlepas dari departemen atau industri Anda, dapat dikelompokkan ke dalam lima kategori utama:

• Kepemimpinan
• Perencanaan
• Strategi
• Komunikasi
• Organisasi

Berikut adalah rincian dari setiap kategori dengan beberapa contoh.

Kepemimpinan

Sebagai seorang manajer, Anda kemungkinan besar akan bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan orang lain dan memotivasi tim menuju tujuan bersama. Anda mungkin juga bertanggung jawab untuk memimpin rapat, menetapkan beban kerja, dan mendukung kolaborasi antar tim dan departemen. Keterampilan kepemimpinan yang dikembangkan dengan baik akan membantu Anda mengkoordinasikan tugas dan mengarahkan semua pihak untuk memastikan pekerjaan selesai sesuai rencana dan selesai tepat waktu.

Ini juga merupakan keterampilan yang Anda perlukan untuk menangani tugas kepemimpinan secara memadai seperti evaluasi karyawan dan pengembangan profesional.

Contoh keterampilan kepemimpinan:

• Ketegasan
• Membangun tim
• Empati
• Keteguhan
• Kritik membangun
• Mendelegasikan tugas
• Pemberdayaan
• Integritas
• Mentoring
• Memotivasi orang lain
• Kesabaran
• Manajemen hubungan

Perencanaan

Baik Anda mengelola orang, proyek, atau kombinasi keduanya, kemampuan untuk menyiapkan visi untuk masa depan dan menyusun strategi solusi sangat penting untuk manajemen yang baik. Keterampilan perencanaan membantu ketika menetapkan tujuan dan menentukan jalur yang paling efisien untuk memenuhi tujuan.

Contoh keterampilan perencanaan:

• Kemampuan kognitif
• Kemampuan beradaptasi
• Pengembangan bisnis
• Berpikir kritis
• Fleksibilitas
• Penalaran logis

Strategi

Manajer strategis adalah seseorang yang dapat melihat ketidakefisienan dan dengan cepat mengidentifikasi solusi untuk tantangan. Mereka juga dapat mengenali langkah-langkah yang harus diambil setiap anggota tim untuk mengatasi hambatan dan menyelesaikan proyek.

Contoh keterampilan strategi:

• Pemikiran strategis
• Penyelesaian masalah
• Resolusi konflik
• Kreativitas
• Berpikir analitis

Komunikasi

Untuk memimpin orang dan proyek secara efektif, Anda harus dapat memahami kebutuhan dan tujuan bisnis dan menyampaikan informasi ini kepada orang lain melalui instruksi yang sederhana dan lugas. Keterampilan komunikasi yang berkembang dengan baik akan memastikan Anda dapat menerjemahkan informasi yang paling akurat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Komunikator yang hebat secara aktif mendengarkan, menyimpan informasi dengan baik dan menyebarkannya secara efisien kepada orang lain.

Contoh keterampilan komunikasi:

• Mendengarkan secara aktif
• Kolaborasi
• Komunikasi interpersonal
• Perundingan
• Bujukan
• Berbicara di depan umum
• Komunikasi lisan
• Komunikasi tertulis
• Wawancara
• Membangun hubungan

Organisasi

Sebagai seorang manajer, Anda harus menyeimbangkan banyak tugas pada saat yang bersamaan. Seringkali, ini berarti mengawasi beberapa jadwal proyek, tenggat waktu, dan acara kalender seperti rapat, konferensi, dan presentasi. Keterampilan organisasi yang baik akan membantu Anda tetap di atas pekerjaan Anda, mengurangi stres, mencegah Anda dan tim Anda melewatkan tanggal penting dan memastikan Anda dapat menemukan informasi saat Anda paling membutuhkannya. Tetap teratur akan meningkatkan alur kerja Anda dan memastikan Anda dapat menyelesaikan tugas seefisien mungkin. Ini juga akan menjadi contoh yang bagus bagi setiap karyawan yang mungkin melapor kepada Anda.

Contoh keterampilan berorganisasi:

• Penetapan tujuan
• Keterampilan administrasi
• Manajemen proyek
• Manajemen waktu
• Manajemen tenggat waktu
• Koordinasi acara
• Pencatatan
• Penjadwalan

Tips untuk berhasil dalam peran manajer

Mengambil posisi manajemen dapat menjadi kesempatan yang berharga untuk memberikan kontribusi yang berarti bagi organisasi, mengambil tanggung jawab baru dan mengembangkan karir profesional Anda. Apakah Anda melamar peran manajemen pertama Anda atau Anda telah berada di posisi kepemimpinan untuk sementara waktu, mengembangkan keterampilan Anda akan membantu Anda mencapai kesuksesan.

Berikut adalah tiga hal yang dapat Anda lakukan untuk mengembangkan keterampilan manajerial yang tercantum di atas untuk memastikan Anda siap menghadapi tantangan peran baru.

Carilah kesempatan untuk memimpin

Seperti semua kemampuan profesional, keterampilan manajerial membutuhkan latihan. Untuk membantu mempersiapkan diri Anda, carilah peluang untuk memimpin dalam posisi Anda saat ini. Misalnya, menjadi sukarelawan untuk mengelola proyek dan memimpin rapat. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi dan meningkatkan bidang peluang Anda. Misalnya, pengalaman memimpin sebuah proyek dapat membantu Anda mengenali bahwa Anda kurang berpengalaman dalam penetapan tujuan tim. Setelah Anda menyoroti kelemahan potensial, Anda dapat menghabiskan waktu untuk memperbaikinya.

Selain itu, mengambil peluang kepemimpinan kecil dalam pekerjaan Anda saat ini akan membantu Anda menunjukkan kemampuan Anda kepada supervisor dan personel senior lainnya yang mungkin mencari kandidat manajerial.

Temukan panutan

Carilah pemimpin hebat baik di dalam maupun di luar organisasi Anda dan luangkan waktu untuk mengamati bagaimana mereka berinteraksi dengan orang lain. Perhatikan baik-baik sifat-sifat karakter yang mereka tunjukkan, bagaimana mereka berperilaku di bawah tekanan dan apa yang mereka lakukan ketika menghadapi tantangan yang kompleks. Pertimbangkan untuk meminta pemimpin lain untuk membimbing Anda guna membantu mengembangkan bakat manajerial Anda. Meskipun dibutuhkan waktu dan pengalaman untuk menjadi manajer yang sukses, nasihat seorang pemimpin yang ulung dapat membantu Anda memahami hambatan dan keadaan yang mungkin Anda hadapi dalam memimpin sebuah tim.

Mintalah umpan balik

Meskipun evaluasi diri itu penting, meminta umpan balik dari orang lain dapat membantu Anda mengidentifikasi area untuk ditingkatkan yang mungkin terlewatkan. Lain kali Anda mengadakan evaluasi karyawan, mintalah umpan balik dari supervisor Anda tentang organisasi Anda, perencanaan dan strategi, komunikasi, dan keterampilan manajemen orang. Setelah Anda mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda di area ini, Anda dapat terus mengembangkan atribut terbaik Anda dan bekerja di area peningkatan. Ini akan membantu memastikan Anda siap menghadapi tuntutan peran kepemimpinan.

Bagi banyak profesional, mencapai posisi manajemen adalah titik balik dalam karir mereka. Memiliki pengalaman kepemimpinan di resume atau CV Anda dapat meningkatkan potensi penghasilan Anda dan membantu Anda mendapatkan peran yang lebih senior. Selain itu, mengembangkan keterampilan manajerial Anda hari ini akan lebih membekali Anda untuk menangani berbagai tanggung jawab dan mengatasi tantangan yang Anda hadapi dalam pekerjaan Anda saat ini, bahkan jika Anda belum berada dalam posisi kepemimpinan.

Dalam panduan ini, kami membahas arti manajemen waktu, mengapa itu penting dan bagaimana Anda dapat meningkatkan dan menunjukkan keahlian Anda selama pencarian kerja.

Apa itu keterampilan manajemen waktu?

Keterampilan manajemen waktu mencakup berbagai keterampilan yang akan membantu Anda mengatur waktu dengan baik. Beberapa keterampilan manajemen waktu yang paling penting meliputi:

Organisasi

Tetap teratur dapat membantu Anda mempertahankan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda selesaikan dan kapan. Menjadi terorganisir dengan baik mungkin berarti memelihara kalender yang up-to-date, dapat menemukan dokumen tertentu dengan mudah, memiliki lingkungan yang rapi dan membuat catatan yang rinci dan rajin.

Prioritas

Menilai setiap tanggung jawab Anda untuk prioritas adalah kunci untuk menjadi manajer waktu yang baik. Ada banyak cara untuk memprioritaskan apa yang perlu Anda capai. Anda mungkin memutuskan untuk menyelesaikan item yang cepat dan sederhana diikuti dengan item yang lebih panjang dan lebih terlibat. Atau, Anda dapat memprioritaskan tugas Anda dimulai dengan waktu yang paling sensitif, atau kombinasi keduanya.

Penetapan tujuan

Menetapkan tujuan adalah langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang baik. Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami dengan jelas tujuan akhir Anda dan apa yang sebenarnya Anda butuhkan untuk diprioritaskan untuk mencapainya. Menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang dapat mengarah pada kesuksesan dalam karier Anda.

Komunikasi

Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan tujuan Anda jelas bagi orang-orang yang bekerja dengan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan, yang memungkinkan Anda fokus untuk menyelesaikan tugas yang paling penting dan relevan yang selaras dengan tujuan Anda.

Perencanaan

Bagian mendasar dari manajemen waktu adalah perencanaan. Menjadi efisien dalam merencanakan hari Anda, rapat dan bagaimana Anda akan mencapai sesuatu akan membantu Anda tetap pada jadwal Anda.

Delegasi

Menjadi manajer waktu yang baik berarti hanya menyelesaikan pekerjaan yang akan membantu Anda dan perusahaan Anda mencapai tujuan. Meskipun keterampilan ini paling sering dilakukan oleh manajer, Anda juga dapat berlatih mendelegasikan tugas jika Anda mengelola sebuah proyek. Meskipun seringkali sulit untuk mengatakan “tidak” ketika seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu di tempat kerja, penting untuk berlatih memiliki batasan untuk mengatur waktu Anda dengan baik dan pada akhirnya mencapai tujuan Anda.

Manajemen stres

Saat mempraktikkan manajemen waktu yang baik, Anda juga harus memperhatikan kesehatan mental Anda. Menangani stres dengan cara yang positif dapat membantu Anda tetap termotivasi dan berkinerja baik saat menjalani jadwal Anda. Anda dapat melakukan ini dengan memasukkan istirahat kecil sepanjang hari Anda, atau dengan menghadiahi diri sendiri dengan cara-cara kecil saat Anda menyelesaikan tugas.

Meluangkan waktu untuk mengembangkan masing-masing keterampilan ini akan membantu Anda mengatur pekerjaan sehari-hari Anda, apakah Anda sedang dalam pekerjaan, mencari pekerjaan atau mencoba mengembangkan kompetensi baru.

Mengapa keterampilan manajemen waktu penting?

Keterampilan manajemen waktu penting karena membantu Anda menyusun pekerjaan Anda dengan cara yang memungkinkan Anda mencapai tujuan. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mendapatkan pekerjaan, Anda perlu waktu untuk memperbarui resume, mencari lowongan, melamar, meneliti perusahaan, dan mempersiapkan wawancara. Menyisihkan jumlah waktu tertentu per hari akan membantu Anda menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan.

Atau, jika Anda sudah memiliki pekerjaan, kemungkinan besar Anda memiliki berbagai tanggung jawab untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu. Mempertahankan kalender, rapat, dan tugas Anda diperlukan untuk berhasil dalam peran Anda.

Menjadi sepenuhnya hadir dan fokus hasil dari keterampilan manajemen waktu yang kuat. Misalnya, jika Anda terlambat menghadiri rapat dan harus mengerjakan proyek yang Anda lupa telah jatuh tempo saat orang sedang berbicara, Anda mungkin kehilangan informasi penting yang dapat membantu Anda menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda.

Mengelola waktu Anda dengan baik juga memungkinkan Anda memiliki ruang untuk berkreasi dan proaktif dengan tujuan Anda. Ketika Anda memiliki waktu khusus yang disisihkan untuk menyelesaikan tugas Anda, Anda juga dapat meluangkan waktu untuk memikirkan gambaran besar untuk diri sendiri dan perusahaan Anda.

Bagaimana meningkatkan keterampilan manajemen waktu

Bekerja pada keterampilan manajemen waktu Anda dapat membantu Anda menjadi karyawan yang lebih baik dan kandidat yang kuat ketika Anda melamar peluang baru. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda:

Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang

Mempraktikkan penetapan tujuan secara teratur dapat membantu Anda memahami dengan jelas apa yang perlu Anda capai untuk mencapai hasil tertentu. Untuk mencapai tujuan jangka panjang yang lebih besar, identifikasi tujuan pencapaian yang lebih kecil di sepanjang jalan. Misalnya, jika Anda memiliki tujuan untuk dipromosikan dalam waktu enam bulan, Anda mungkin perlu menetapkan tujuan yang lebih kecil untuk meningkatkan keterampilan tertentu. Tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berdasarkan waktu. Untuk lebih lanjut tentang menetapkan tujuan, kunjungi Tujuan SMART: Definisi dan Contoh.

Kelola kalender Anda

Menyisihkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting dalam daftar Anda adalah penting untuk mengatur waktu Anda. Anda mungkin mempertimbangkan untuk memblokir kurung waktu tertentu di kalender Anda secara teratur sehingga Anda dijamin memiliki waktu dalam jadwal Anda tanpa gangguan atau rapat. Anda juga harus mempertimbangkan apakah menghadiri pertemuan tertentu bermanfaat atau tidak. Jika Anda merasa tidak akan menambah nilai atau berkontribusi dengan cara tertentu, Anda harus merasa diberdayakan untuk menolak pertemuan tertentu. Jika Anda melakukan ini, gunakan kebijaksanaan dan bersikap sopan–Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirim email kepada pemilik rapat untuk memberi tahu mereka mengapa Anda menolak.

Prioritaskan tugas Anda

Memprioritaskan adalah keterampilan yang sulit tetapi menjadi lebih mudah dengan latihan. Anda dapat berlatih membuat prioritas dengan membuat to-do list. Menulis atau mengetik semua yang perlu Anda selesaikan dapat membantu Anda secara fisik memprioritaskan tugas-tugas yang paling mendesak atau mudah untuk diselesaikan. Jika Anda memerlukan bantuan, Anda dapat mempertimbangkan untuk bertanya kepada manajer atau kolega Anda yang pandai memprioritaskan bagaimana mereka akan menyelesaikan pekerjaan. Memahami tanggal jatuh tempo dan bagaimana tugas memengaruhi orang lain dan sasaran bisnis dapat membantu Anda menyelesaikan hal-hal tertentu lebih dulu daripada yang lain. Jika Anda masih tidak dapat memenuhi tanggal jatuh tempo, Anda mungkin dapat meminta perpanjangan tenggat waktu untuk suatu tugas.

Meningkatkan keterampilan manajemen waktu dapat membantu Anda menjadi pekerja yang lebih baik dan memiliki kemampuan untuk fokus sepenuhnya saat Anda menjalani hari Anda. Anda dapat menjadi manajer waktu yang lebih baik dengan mengatur, menetapkan tujuan, dan memprioritaskan daftar tugas Anda.