Cara menjadi manajer yang baik

Menjadi manajer yang hebat adalah keterampilan yang dipelajari yang harus terus dikembangkan dari waktu ke waktu. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menjadi manajer yang baik:

• Membangun dan mendorong keterampilan komunikasi.
• Mendukung kolaborasi.
• Memberikan kejelasan.
• Tawarkan dan terima umpan balik yang konsisten.
• Berlatih mendengarkan secara aktif.
• Mengakui orang lain.
• Berikan contoh yang positif.
• Tetapkan tujuan yang dapat dicapai.
• Memberikan pelatihan.
• Tingkatkan keterampilan kepemimpinan Anda.
• Pahami peran Anda.

Mari kita lihat lebih dekat setiap elemen di atas dan bagaimana Anda dapat menerapkannya pada tujuan pengelolaan Anda sendiri.

Bangun dan dorong keterampilan komunikasi

Keterampilan komunikasi bisa dibilang yang paling penting untuk digunakan dan dibangun sebagai seorang manajer. Membangun dan memelihara jalur komunikasi yang terbuka dengan tim Anda dapat membantu Anda memahami kebutuhan mereka, bekerja dengan mereka dalam mencapai tugas atau tujuan, mengurangi kesalahpahaman, bertukar harapan satu sama lain dan banyak lagi.

Berikut adalah beberapa contoh peluang komunikasi yang harus Anda pertimbangkan untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda sebagai manajer:

• Apakah Anda mendorong karyawan untuk berbagi ide dan pendapat di rapat?
• Apakah karyawan dipersilakan untuk berbagi kekhawatiran atau ide mereka?
• Apakah Anda meminta umpan balik positif atau kritis?
• Apakah Anda tertarik dengan apa yang dikatakan karyawan Anda tentang kemajuan proyek?
• Apakah Anda mengakui kontribusi setiap karyawan untuk pekerjaan itu?
• Apakah Anda mudah didekati dan mudah diajak bekerja sama?

Meskipun penting untuk memiliki keterampilan komunikasi yang kuat sebagai manajer, Anda juga harus mendukung tim Anda dalam membangun keterampilan mereka di bidang ini.

Dukung kolaborasi

Kolaborasi bekerja secara efektif dengan orang lain menuju tujuan bersama. Mendorong tim kolaboratif dan ruang kerja harus menjadi prioritas bagi manajer karena menciptakan tempat kerja yang lebih baik dan lebih menyenangkan. Semakin banyak orang menikmati bekerja bersama, semakin efisien dan berkualitas pekerjaan mereka.

Membangun lingkungan kolaboratif dimulai dengan memberikan harapan individu dan tujuan tim yang jelas. Setiap anggota tim harus jelas tentang tanggung jawab mereka, dengan siapa mereka harus bekerja dan dampak organisasi yang mereka tuju.

Ketika karyawan telah diberi tugas atau proyek, manajer yang mendukung memercayai mereka untuk menyelesaikan pekerjaan. Menciptakan hubungan dengan karyawan berdasarkan kepercayaan sangat membantu dalam mempromosikan tempat kerja yang sehat.

Memberikan kejelasan

Manajer harus jelas tentang harapan mereka terhadap semua orang di tim. Sebuah tim berhasil ketika anggotanya bekerja sama dengan baik. Untuk mencapai ini, seorang manajer harus menciptakan proses baru atau secara konsisten merampingkan dan mengatur proses yang ada untuk meningkatkan alur kerja.

Bagan organisasi harus dengan jelas menguraikan tujuan departemen dan mendefinisikan tugas tugas individu atau tim. Bagian dari agenda manajer yang efisien adalah mendelegasikan pekerjaan kepada anggota tim dan kemudian mengawasi, bukan mengelola mikro, hasilnya.

Manajer harus membuat rantai komando yang mencakup menugaskan “titik kontak” orang atau beberapa orang. Karyawan ini dapat dianggap sebagai pemimpin tim yang bekerja erat dengan grup dan terus memperbarui manajer. Titik kontak akan mengkonsolidasikan informasi dan memberi manajer ringkasan pembaruan yang jelas dan ringkas.

Ketika perubahan pada proses kerja ditambahkan atau diperbarui, manajer harus mendorong komunikasi di antara karyawan tentang bagaimana pembaruan bekerja dan kemudian meminta umpan balik sehingga merupakan upaya kolaboratif.

Tawarkan dan terima umpan balik yang konsisten

Untuk memahami kekuatan manajerial Anda dan area untuk perbaikan, mintalah umpan balik yang konsisten dari tim Anda.

Anda juga harus memberikan umpan balik kepada tim Anda saat itu muncul sehingga mereka secara konsisten menyadari di mana mereka berdiri, apa kekuatan mereka dan apa yang perlu mereka kerjakan untuk mencapai tujuan mereka. Pertimbangkan menjadwalkan kesempatan reguler untuk memberi dan menerima umpan balik formal.

Manajer memiliki beberapa pilihan untuk menerima umpan balik. Hal ini dapat dicapai melalui pertemuan satu lawan satu, pertemuan tim, sesi curah pendapat atau survei. Setiap opsi memungkinkan Anda untuk mengatur nada untuk lingkungan kerja yang digerakkan oleh tim di mana karyawan didorong untuk berpartisipasi dan didengar tanpa dampak. Manajer harus berusaha keras untuk membuat individu merasa bahwa mereka adalah bagian dari tim dan memiliki andil dalam kesuksesan perusahaan.

Berlatih mendengarkan secara aktif

Ketika seorang manajer mendengarkan dan menanggapi tim mereka, itu menumbuhkan rasa percaya diri dan tempat kerja yang jujur ​​dan terbuka. Salah satu cara untuk memastikan semua orang merasa didengar adalah dengan menjadwalkan pertemuan tim mingguan atau bulanan.

Dalam beberapa kasus, rapat singkat setiap pagi mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk memulai hari dan menangani setiap pertanyaan, masalah, atau urusan yang belum selesai. Dalam rapat atau stand-up ini, manajer harus mendengarkan, membuat catatan, mengajukan pertanyaan langsung, mendorong partisipasi, dan menutup setiap rapat dengan nada positif untuk memberi tahu karyawan bahwa mereka telah didengar.

Peka terhadap jadwal orang dan sesuaikan rapat sesuai kebutuhan jika mereka tidak produktif atau menghabiskan terlalu banyak waktu dalam jadwal tim Anda tanpa memberikan nilai.

Akui orang lain

Bagian penting dari tanggung jawab manajer adalah mengetahui peran setiap karyawan, keterampilan yang mereka miliki, dan seberapa baik mereka melakukan pekerjaan mereka. Pertimbangkan untuk menyiapkan saran, program, dan sumber daya agar tim Anda merasa didukung dalam mencapai tujuan mereka.

Manajer yang berpengetahuan juga akan tahu ketika seorang karyawan telah melampaui harapan perusahaan dan secara pribadi harus mengakui upaya mereka. Karyawan yang didukung, diakui, dan dihargai oleh manajer mereka sering kali merasa terdorong untuk terus berkembang dan bertahan di perusahaan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Manajer yang baik harus meluangkan waktu untuk membangun hubungan yang kuat dengan tim mereka dan memahami tujuan karir pribadi mereka serta kemajuan mereka ke arah mereka. Ini bermanfaat bagi semua orang yang terlibat ketika promosi tersedia bagi mereka yang tertarik dengan kemajuan karir.

Berikan contoh positif

Sebagai seorang manajer, sangat penting bagi Anda untuk memberikan contoh jenis lingkungan kerja yang Anda harapkan didukung oleh karyawan Anda. Ini berarti Anda harus berkomunikasi, berkolaborasi, memberikan umpan balik, menunjukkan etos kerja, menunjukkan penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, mendukung anggota tim lain, dan bersedia turun tangan dan membantu saat dibutuhkan.

Perhatikan cara Anda menampilkan diri dan berinteraksi dengan staf Anda. Manajer harus mudah didekati, mendukung, memperhatikan masalah karyawan, dan dapat dipercaya. Mereka harus mendorong karyawan untuk memperlakukan satu sama lain dengan cara yang sama. Membangun dan mendukung kepercayaan dan keyakinan dalam tim adalah faktor kunci untuk menjadi manajer yang sukses.

Tetapkan tujuan yang dapat dicapai

Seorang manajer harus menetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai yang sejalan dengan tujuan, misi, dan visi organisasi yang lebih besar. Ada banyak pilihan tentang bagaimana Anda dapat mendekati penetapan tujuan termasuk sasaran OKR dan SMART.

Tetapkan ukuran keberhasilan yang spesifik sehingga tim Anda tahu persis apa yang harus mereka kerjakan. Pertahankan jalur komunikasi yang terbuka tentang bagaimana tim Anda berkembang menuju tujuan mereka dan dukung mereka ketika hambatan muncul.

Berikan pelatihan

Manajer yang ingin meningkatkan keterampilan manajemen mereka akan menyadari bagaimana karyawan melakukan tugas yang diberikan. Kesadaran ini dicapai dengan menilai semua aspek operasi dan menentukan di mana perbaikan diperlukan, kemudian menerapkan perubahan untuk merampingkan proses. Cara yang efektif untuk melakukan ini adalah melalui pelatihan karyawan.

Sadarilah bahwa setiap orang tidak belajar dengan kecepatan yang sama atau dengan cara yang sama, dan Anda perlu merencanakannya dengan menggunakan berbagai pilihan pelatihan yang mendukung setiap individu. Misalnya, peluang seperti pelatihan di tempat kerja, pendampingan melalui instruksi satu lawan satu, dan sesi pelatihan tim disesuaikan untuk memberikan program yang terstruktur dan terorganisir kepada karyawan.

Terserah manajer untuk menciptakan lingkungan dan materi pelatihan yang tepat untuk setiap karyawan yang pada akhirnya akan menguntungkan karyawan, perusahaan dan manajer.

Tingkatkan keterampilan kepemimpinan Anda

Mengembangkan keterampilan kepemimpinan Anda harus menjadi tujuan konstan yang Anda upayakan sepanjang karier Anda. Fokus pada soft skill utama yang akan membantu Anda menjadi pemimpin yang hebat.

Misalnya, mendengarkan secara aktif membantu para pemimpin menyelesaikan proyek dengan mendengarkan ide dan perhatian tim. Empati membantu para pemimpin memahami bagaimana perasaan tim mereka tentang beban kerja, lingkungan, dan hubungan tempat kerja mereka.

Berikut adalah daftar keterampilan kepemimpinan yang harus dimiliki yang mungkin terbukti berharga bagi siapa pun yang melamar pekerjaan atau ingin maju dalam karier:

• Kemampuan untuk mengajar dan membimbing
• Ketegasan
• Keteguhan
• Integritas
• Penyelesaian masalah
• Membangun hubungan (atau membangun tim)

Pahami peran Anda

Untuk menjadi manajer yang efektif, Anda harus memahami peran Anda dan bagaimana hal itu sesuai dengan organisasi yang lebih besar. Jika Anda seorang manajer baru atau Anda sudah lama berada di posisi tersebut dan berfokus untuk menjadi manajer yang lebih baik, evaluasi kekuatan Anda dan area mana yang harus Anda fokuskan untuk ditingkatkan.

Ingat, manajer juga memiliki supervisor. Jika Anda perlu mendapatkan lebih banyak pemahaman tentang sifat peran Anda dan bagaimana tumbuh di dalamnya, Anda dapat meminta arahan dan dukungan dari mereka.

Terlepas dari berapa lama Anda berada di posisi manajerial, terus belajar, mendidik, menyegarkan, dan mengasah keterampilan Anda adalah proses yang berkelanjutan. Manfaatkan peluang pelatihan manajemen yang memberikan keterampilan pengembangan komprehensif di bidang manajemen waktu, perencanaan dan organisasi, manajemen karyawan, dan keterampilan kepemimpinan.

Ketika mantan bos saya berhenti, saya dan tim saya dipindahkan ke departemen baru di perusahaan. Dan atasan baru saya coba untuk merasakan tim barunya yang dia pimpin, dia mulai menanyakan pertanyaan ke saya: “Siapa di tim anda yang pantas mendapatkan kenaikan pangkat?”, “Performa siapa yang sedang di bawah standard?”, “Seberapa sering anda mengadakan meeting personal dengan bawahan?”

Dan saat saya menjawab berturut-turut, “Um, saya tidak yakin”, “Saya pikir semuanya baik-baik saja”, dan “ya, ketika saya butuh saja”, saya sadar kalau saya tidak melakukan pekerjaan saya dengan sebaik-baiknya. Saya ingin sekali menjadi manager yang baik — tetapi mudah untuk dilihat kalau saya menjadi sedikit cuek dan tidak berusaha semaksimal mungkin untuk membimbing tim saya.

Saat itu, saya memutuskan untuk membalikkan keadaan. Saya tahu tidak ada perbaikan yang langsung, tetapi ada beberapa langkah yang pasti saya ambil yang membuat saya menjadi manager yang lebih dipercaya, dihormati, dan sukses. Jadi, jika anda pernah menemukan diri anda dalam posisi saya dan menyadari kalau anda tidak memenuhi deskripsi pekerjaan anda, saya menghimbau anda untuk mengikuti arahan saya dengan beberapa tips untuk meningkatkan profesi managerial anda.

Menaruh meeting personal di kalendar

Setiap atasan menghimbau saya untuk melakukan meeting personal yang dijadwalkan dengan setiap bawahan. Meskipun dengan saran itu, saya selalu menundanya, lebih memilih mengadakan meeting ketika sangat diperlukan (ketika ada seseorang yang sudah sering melakukan kesalahan). Saya tidak berpikir kalau itu penting untuk bawahan saya — saya berkeliling dan bicara dengan mereka setiap hari, jadi mengapa harus membatasi pembicaraan kami hanya sebatas di dalam kantor.

Tetapi, sebenarnya berbicara secara pribadi adalah kesempatan anda untuk memberikan saran yang serius (dimana tidak sering terjadi ketika anda berbicara seperti biasa), dan memberikan bawahan anda kesempatan untuk membicarakan tentang hal yang mereka pikirkan — seperti potensi naik pangkat, konflik dalam kelompok atau bahkan sesuatu tentang gaya manajemen anda yang membuat pekerjaan mereka seakan-akan berat.
Ketika saya memutuskan kalau saya membutuhkan dorongan dalam manajemen saya, saya mengirim surat undangan untuk setiap bawahan saya, dengan sungguh-sungguh menetapkan meeting personal setiap 2 minggu. Dengan cara ini, mereka dapat bersiap dan sedikit kesempatan saya untuk berkata “Oh, kita bisa bertemu minggu depan”, dimana akan terjadi kalau saya melanjutkan untuk menjadwalkan mereka kapanpun saya suka.

Ada juga peluang bagus kalau bawahan anda tidak mengeluarkan perasaan mereka yang paling dalam di meeting pertama — dan faktanya, mereka mungkin merasa sedikit aneh. Tapi, jika anda melanjutkan untuk bertemu secara rutin dan membuktikan kalau anda berkomitmen untuk komunikasi yang tetap, anda akhirnya akan membangun ikatan yang membantu anda dan tim anda untuk memiliki kesamaan. Anda akan mengetahui bawahan anda di level personal dan profesional dan anda dapat membaca lebih baik situasi tentang mereka.

Berhenti menambal

Ketika saya melihat gaya manajemen saya, saya terpaksa mengakui kalau saya lebih memilih jalan yang mudah. Bukan mengidentifikasi akar masalah performa dan membantu bawahan melewati itu, saya hanya menambal di situ — dengan mengambil pekerjaan mereka yang sangat sulit untuk dikerjakan dan membagikan ke seseorang yang lebih ahli dari perkerjaan tersebut. Saya tidak membantu mengembangkan bawahan saya; saya malah mengabaikan permasalahan dan menggunakan cara cepat.

Jika anda mencari cara untuk mengubah performa manajemen, inilah saatnya untuk menghadapi bawahan anda dan isu mereka (baik dan buruk).

Di kasus saya, itu berarti menyediakan pelatihan dan pembinaan individual jika saya menemukan bawahan yang tidak menyelesaikan tugas dengan benar. Ya, hal itu akan lebih menghemat waktu dengan hanya menyerahkan ke anggota tim lain, tapi dengan mengambil waktu untuk duduk bersama dengan bawahan untuk melakukan pembinaan, saya lebih bisa meningkatkan kemampuan tim secara keseluruhan. Dan itu membantu kami untuk mencapai lebih jauh lagi.

Bersamaan dengan itu, tidak cukup untuk bergantung ke bayaran bawahan untuk diberikan hadiah atas pekerjaan yang bagus. Jika pengakuan pribadi telah dikesampingkan (bagi saya, saya lebih memilih mengatakan “kerja yang bagus.” di dalam tim meeting), mulailah memuji anggota tim anda. Entah anda mengirim email ke bawahan anda, memanggilnya untuk berbicara empat mata, atau mengakui kerja mereka di depan yang lain, sangatlah penting membuat mereka merasa dihargai. Dan jika ini bukan prioritas anda, jadikanlah.

Bantu bawahan anda Mempercayai anda

Sebagai manager, anda punya permintaan yang datang ke anda dari segala arah. Atasan anda terus menerus memberi goal baru kepada anda, menanyakan kenapa anda tidak mencapai jumlah yang diperkirakan, dan memberi tekanan agar tim anda termotivasi. Dari bawahan anda, anda akan mendapat permintaan untuk pelatihan tambahan, mengeluh tentang pekerjaan yang terlalu banyak, dan, ide anda yang belum mendapat waktu saat itu.

Saat saya ada di situasi ini. saya lebih memilih biarkan tekanan atasan yang menjadi kegiatan sehari-hari, mengesampingkan permintaan bawahan saya. Jadi, mereka tidak dapat pelatihan yang mereka inginkan, pekerjaan mereka tetap berlebihan (atau kebosanan-mendekati kosong), dan ide mereka ada di daftar pertimbangan yang tidak pernah saya pertimbangkan.

Sebenarnya, tidak akan mudah untuk membuat seimbang 50/50 antara jumlah waktu dan perhatian yang anda berikan ke bawahan anda dengan manajemen anda. Dan sekali lagi, haruskah terbagi jadi sama besar? Sejujurnya, sayapun tidak tahu — tapi, saya tahu itu bagian dari pekerjaan saya untuk mendukung tim saya. Dan itu berarti menyediakan mereka dengan apa yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses, menekankan ide mereka hingga selesai. (atau setidaknya mempertimbangkannya), dan membantu mereka sebisa mungkin,

Kuncinya? Menindaklanjuti, prioritas, dan kejujuran. Kapanpun bawahan anda membuat permintaan atau menanyakan bantuan yang tidak bisa langsung diberikan, tulislah. Lalu, sediakan waktu untuk mengurutkan dan mulai menyelesaikan permintaan itu, Baik itu berarti mendapatkan jam latihan ekstra yang sudah diterima atau mempresentasikan ide baru ke atasan anda. Yang paling penting, apapun hasilnya, balikkan lagi ke bawahan anda dan biar mereka tahu apa yang terjadi — jikapun anda membiarkan mereka tahu ketika ide tersebut dibiarkan sementara waktu (atau hanya tidak akan di implementasikan).

Ketika anda bertindak sesuai kata-kata anda, anda akan menunjukkan kepada bawahan anda bahwa tidak hanya ada anda di sisi mereka, tapi mereka bisa mempercayai anda untuk membantu mereka sebisa anda.

Bersiaplah: bawahan anda mungkin menjadi sedikit ragu dengan perubahan yang telah terjadi kepada anda. Jika anda tidak diperhatikan dan tim yang berfokus ke manager di masa lalu, mereka mungkin tidak mempercayai anda 100% langsung. Berita baiknya, langkah-langkah ini akan menaruh anda kembali ke jalan yang benar tidak hanya untuk meningkatkan kemampuan manajemen anda, tapi untuk membantu tim secara keseluruhan menjadi sukses.