Cara mendelegasikan tugas di tempat kerja
Jika Anda seorang manajer atau seseorang yang bertanggung jawab atas sebuah tim, penting untuk mengetahui kapan dan bagaimana mendelegasikan tugas kepada anggota tim. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa artinya mendelegasikan tugas dan langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mendelegasikan tugas, dan kami membahas bagaimana delegasi tugas dapat meningkatkan produktivitas tim Anda.
Apa yang dimaksud dengan pendelegasian tugas?
Ketika manajer mendelegasikan tugas, itu berarti mereka menetapkan atau mendistribusikan beban kerja di antara anggota tim yang sesuai. Seorang manajer yang mendelegasikan tugas harus memutuskan karyawan mana yang paling memenuhi syarat untuk menangani tanggung jawab yang perlu diberikan. Ketika seorang manajer mendelegasikan tugas secara efektif, produktivitas dan moral karyawan dapat meningkat.
Keuntungan mendelegasikan tugas
Selain meningkatkan produktivitas dan moral karyawan, ada banyak keuntungan mendelegasikan tugas. Berikut adalah beberapa manfaat yang paling umum:
Membantu mengurangi beban kerja manajer
Ketika seorang manajer dapat mendelegasikan tugas secara efektif kepada karyawan yang memenuhi syarat, ini memastikan bahwa setiap orang, termasuk manajer, memiliki beban kerja yang realistis. Ketika seorang manajer tidak mendelegasikan tugas kepada anggota tim lainnya, peluang untuk menjadi kewalahan dan melewatkan tenggat waktu meningkat.
Memungkinkan pemecahan masalah secara kreatif
Mendelegasikan tugas memungkinkan lebih banyak orang dan masukan yang lebih kreatif pada proyek tertentu. Ketika orang-orang bekerja bersama dalam sebuah proyek, Anda cenderung menemukan solusi yang kreatif dan unik untuk tantangan. Pendelegasian tugas juga mendorong karyawan untuk memberikan masukan dan menyuarakan kekhawatiran apa pun yang mungkin mereka miliki tentang proyek tersebut. Hal ini pada gilirannya memungkinkan ruang untuk solusi yang lebih kreatif.
Meningkatkan keterampilan kepemimpinan
Bagi para manajer, mendelegasikan tugas adalah keterampilan kepemimpinan yang membutuhkan pengembangan berkelanjutan. Bagian dari menjadi manajer yang baik adalah kemampuan untuk mendengarkan, berkomunikasi, dan mendorong serta memberdayakan karyawan. Melalui pendelegasian tugas, Anda akan dapat memperkuat keahlian ini sambil juga mencapai tujuan proyek yang penting.
Cara efektif mendelegasikan tugas di tempat kerja
Penting untuk mendelegasikan tugas dengan cara yang tepat dan kepada karyawan yang paling mampu melakukan tugas tersebut. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mendelegasikan tugas secara efektif:
Tetapkan tugas berdasarkan bakat
Ketika seorang karyawan menerima tugas di bidang yang mereka kuasai, mereka lebih cenderung menikmati pekerjaan itu. Jadi, sebagai seorang pemimpin, penting untuk memahami kekuatan, preferensi, dan kelemahan karyawan Anda. Misalnya, delegasikan tugas kelompok kepada karyawan yang bekerja sama dengan baik, dan delegasikan tugas penelitian intensif kepada karyawan yang lebih suka bekerja secara mandiri.
Atau, pertimbangkan untuk mengizinkan karyawan memilih tugas mereka sendiri. Membiarkan karyawan memilih tugas mana yang mereka terima tidak hanya membangun kepercayaan dalam tim, tetapi juga menginspirasi anggota untuk lebih sering terlibat dan menyampaikan pendapat mereka.
Beri karyawan pemberitahuan yang tepat
Menerima serangkaian tugas lain atau tanggung jawab jangka panjang lainnya dapat menyebabkan stres pada karyawan, terutama jika mereka diharapkan untuk mempertahankan tanggung jawab mereka saat ini dan yang baru. Beri mereka waktu untuk bersiap membantu mereka merasa siap untuk pekerjaan yang akan mereka lakukan.
Selain itu, jelaskan mengapa Anda mendelegasikan pekerjaan ini kepada mereka. Anda tidak hanya dapat mengatasi potensi kekuatan, tetapi Anda juga dapat menetapkan fakta bahwa Anda memercayai mereka dengan tugas ini. Karyawan mungkin merasa lebih termotivasi untuk melakukan suatu tugas jika mereka memahami pentingnya tugas tersebut dan mengapa mereka dipilih untuk tugas tersebut.
Berikan instruksi yang jelas
Saat mendelegasikan tugas, pastikan Anda memberikan instruksi yang jelas dan ringkas kepada karyawan untuk menghindari kebingungan dan stres yang tidak perlu. Ketika karyawan merasa siap untuk mengambil tugas, Anda dapat menghindari micromanaging mereka di seluruh proses.
Instruksi yang jelas harus mencakup hal-hal berikut:
- Panjang periode tugas
- Detail tugas
- Harapan tentang tugas
- Tanggal jatuh tempo atau tenggat waktu proyek
Tawarkan untuk melatih dan memasok sumber daya
Tawarkan pelatihan dan sumber daya apa pun yang mungkin dibutuhkan karyawan Anda untuk menyelesaikan tugas mereka. Ketika karyawan merasa memenuhi syarat dengan pelatihan dan informasi yang tepat, mereka akan merasa lebih termotivasi untuk menyelesaikan tugas. Pertimbangkan perencanaan ke depan untuk melatih karyawan jauh sebelum tenggat waktu tugas.
Delegasikan wewenang jika perlu
Jika Anda memiliki karyawan yang secara konsisten menunjukkan keunggulan dalam bidang tertentu dari suatu proyek, maka pertimbangkan untuk memberi mereka wewenang penuh saat Anda mendelegasikan tugas terkait. Karyawan yang diberdayakan dengan otoritas lebih mungkin untuk menyelesaikan tugas secara efisien dan hati-hati.
Tawarkan umpan balik
Alih-alih mengelola mikro, berikan umpan balik kepada karyawan setelah mereka menyelesaikan tugas yang didelegasikan. Umpan balik yang konstruktif jujur dan dimaksudkan untuk mendorong karyawan, jadi pastikan kata-kata Anda positif dan fokus pada penghargaan dan peningkatan.
Tunjukkan penghargaan Anda
Terakhir, pastikan Anda meluangkan waktu untuk mengucapkan “terima kasih” kepada karyawan Anda dan beri tahu mereka bahwa Anda benar-benar menghargai kontribusi yang diberikan masing-masing untuk proyek tersebut. Memberi selamat kepada semua orang atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik dapat membantu menjaga semangat kerja tetap tinggi.
