4 Metode untuk meningkatkan produktivitas karyawan

Karyawan berada pada meja kerjanya rata–rata sekitar lima jam setiap harinya, dan perusahaan membayar waktu tersebut. Namun terkadang hasil dari pekerjaan vs waktu yang dihabiskan tidak sesuai. Seorang karyawan yang terlihat sangat produktif dapat berubah menjadi salah satu pelanggar terburuk.

Saya baru–baru ini melihat sebuah survei yang dilakukan oleh Deloitte, yang menunjukkan bahwa perusahaan mulai menyadari hal ini dan mulai mengalokasikan sumber daya untuk manajemen performa, yang fokus pada performa dari karyawan dan memastikan hasil yang dikeluarkan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dalam sebuah laporan, seorang analis menjelaskan bahwa tahun lalu, hanya 8 persen dari responden survei mereka yang mengatakan percaya bahwa manajemen performa memberikan pengaruh dalam bisnis. “Tahun ini, pentingnya manajemen performa meningkat secara signifikan, dengan 75 persen responden mengatakan hal ini merupakan issue yang penting atau sangat penting, naik hingga 67 persen dari tahun lalu.”

Berdasarkan hal tersebut, saya mengumpulkan daftar langkah–langkah untuk membantu meningkatkan efisiensi, keterlibatan, dan produktivitas dalam tempat kerja. Beberapa dari hal ini mungkin terlihat berlawanan dengan logika, namun dengan mengikuti langkah–langkah ini maka pengusaha akan menemukan bahwa mereka akan bekerja dengan lebih senang dan meningkatkan ROI.

Jangan membatasi penggunaan internet

Seringkali, perusahaan terlalu membatasi penggunaan internet. Hal ini disebabkan karena ketakutan akan penggunaan komputer kantor yang disalahgunakan. Namun, dengan banyaknya sumber daya yang tersedia secara online, kenyataannya adalah banyak tugas yang dapat diselesaikan dengan lebih efisien jika perusahaan mengijinkan penggunaan internet dengan lebih bebas.

Contoh yang paling tepat dalam hal ini adalah bertumbuhnya penggunaan media sosial yang mana seringkali ditujukan untuk keperluan bisnis. Pemasaran dalam media sosial terus berkembang menjadi sesuatu yang sangat penting untuk membantu bisnis dan karyawan berkembang, dan media sosial dapat berguna untuk memantau perkembangan kompetitor.

Namun, masih banyak perusahaan saat ini yang tidak mengijinkan karyawan mereka menggunakan media sosial ketika bekerja. Ini bukan karena Facebook atau media sosial lainnya, orang–orang pun dapat memiliki tingkat produktivitas yang rendah walaupun tidak membuka hal itu. Sebaliknya, ada beberapa karyawan yang dapat menjadi super produktif dalam jaringan sosial.

Secara konsisten mengukur rata–rata produktivitas dan aktivitas karyawan

Di satu sisi, mengukur produktivitas untuk meningkatkan ROI sama dengan data penjualan dan pemasaran. Untuk meningkatkan jumlah lead, Anda harus mulai menghitung lead tersebut. Jika Anda ingin meningkatkan penjualan, pahami sumber penjualan saat ini secara berkala. Memecah keseluruhan proses ketika berhubungan dengan konsumen menjadi beberapa langkah, mengukur langkah–langkah tersebut dan bereksperimen dengan meningkatkan hal tersebut akan membawa Anda dalam peningkatan ROI.

Hal ini juga dapat dilakukan pada manajemen performa karyawan. Untuk meningkatkan struktur secara umum, Anda harus melihat gambaran secara keseluruhan, akan lebih baik lagi jika Anda memiliki data histori untuk perbandingan. Dengan cara itu, manajer dapat bertanya “Bagaimana hasil yang diberikan pada Juni ini dibandingkan dengan Juni 2014 ketika kita bekerja dari kantor yang berbeda?” atau “Berapa banyak jam produktif dalam sehari yang dimiliki oleh tim keuangan saat ini, dibandingkan dengan bulan lalu ketika kita memiliki pengeluaran gaji yang lebih sedikit?”

Dengan kata lain, untuk meningkatkan statistik produktivitas, jumlah laporan harus tersedia lebih dahulu untuk mengetahui apa saja yang harus di tingkatkan.

Catatan penggunaan website dan aplikasi dapat membantu perusahaan mentracking tingkat produktivitas, selama hal itu ditangani dengan benar. Saya seringkali menemukan bahwa ketika perusahaan terbuka mengenai monitoring dekstop, ini menciptakan transparansi, lingkungan yang dapat diandalkan.

Tentukan tujuan dan gunakan hasilnya untuk membantu perkembangan karyawan

Ketika mengadakan sebuah sistem pengukuran, manajer harus memahami apa yang dibutuhkan oleh perusahaan saat ini dan kemudian menentukan aturan–aturan dan ekspektasi. Sebagai contoh, jika seseorang menghabiskan waktu tujuh jam untuk email dan aplikasi kantor, dan satu jam untuk situs personal setiap hari, maka orang tersebut dapat dianggap sebagai produktif. Atau tidak. Semua hal ini bergantung pada manajemen, apakah hal ini akan diterapkan pada departemen tertentu atau seluruh perusahaan.

Manajer harus selalu melakukan pengecekan secara rutin mengenai goal dan progressnya, sama seperti KPI penting lainnya. Sebagai contoh, sebuah goal dapat meliputi 10 persen peningkatan dalam penjualan, 10 persen dalam kepuasan pelanggan dan 5 persen lebih sedikit waktu yang dihabiskan dalam website entertainment. Harus ada juga sebuah rencana yang diterapkan bagi karyawan yang tertinggal karena tidak produktif. Jam tidak produktif karyawan dapat terjadi karena menghabiskan waktu terlalu banyak pada hal–hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan atau terlalu banyak gangguan dalam lingkungan kerja. Dengan mengidentifikasi area dimana karyawan merasa kesulitan, maka perusahaan dapat membantu setiap individual meraih potensial penuh mereka dan berkembang sebagai profesional daripada melepaskan mereka (dan membayar biaya turnover).

Selain itu, dengan layanan tertentu, karyawan dapat mentracking performa mereka sendiri dan membuat mereka bertanggung jawab kepada diri mereka sendiri untuk memperbaiki masalah tersebut. Dengan membuat mereka mengetahui secara visual, dimana mereka membuang waktu mereka, maka mereka dapat menjadi lebih fokus untuk mengeliminasi gangguan tersebut.

Berikan waktu istirahat untuk otak mereka

Walaupun memahami dan memonitoring produktivitas karyawan merupakan hal yang sangat penting untuk kesehatan sebuah perusahaan, sangat penting bagi manajer untuk memperlakukan setiap orang secara manusiawi, dan kita semua butuh waktu istirahat dari waktu ke waktu. Cuti pendek dan liburan telah terbukti dapat membantu otak agar berfungsi dengan lebih baik. Oleh karena itu, sangat beralasan untuk mengijinkan karyawan melakukan urusan personal sesaat ketika sedang bekerja.