Struktur matriks adalah: Pengertian, cara kerja, kelebihan, dan kekurangannya

Struktur matriks adalah struktur organisasi di mana perusahaan mengatur organisasinya berdasarkan hubungan vertikal dan horizontal. Hubungan vertikal dan vertikal dapat didasarkan pada dimensi seperti fungsi bisnis, proyek, produk, atau wilayah. Struktur ini tidak mengikuti model hirarki tradisional tetapi menggabungkan dua atau lebih jenis struktur organisasi. Dan perusahaan membagi sumber daya dan karyawan berdasarkan dimensi tersebut. Jadi, misalnya, seorang karyawan melapor kepada dua atasan: manajer fungsional dan manajer proyek.

Struktur matriks memungkinkan perusahaan mengakomodasi pertumbuhan di masa depan dengan tetap mempertahankan operasi yang ada. Misalnya, ini membantu perusahaan mengelola organisasi secara efektif untuk memenuhi dua tujuan: mempertahankan produk yang ada dan menciptakan produk dan layanan baru yang lebih inovatif. Selain itu, struktur ini membuat sumber daya manusia lebih fleksibel karena terbiasa menjalankan peran ganda.

Namun, kompleksitas dapat menimbulkan kebingungan di kalangan karyawan. Misalnya, mereka harus melapor ke lebih dari satu bos. Selain itu, tekanan kerja menjadi lebih berat, membuat mereka stres, dan mendemotivasi mereka, apalagi jika tidak disertai dengan paket kompensasi yang memadai.

Bagaimana cara kerja struktur matriks?

Di bawah struktur matriks, perusahaan membagi organisasi menurut dua dimensi atau lebih: fungsi, produk, wilayah, proyek, atau variabel lainnya. Dengan demikian, karyawan akan memiliki beberapa hubungan pelaporan: vertikal dan horizontal.

Pada gambar di atas, perusahaan membagi operasi menjadi unit bisnis strategis dan kelompok regional. Seorang Chief Executive Officer (CEO) mengepalai setiap unit bisnis strategis. Setiap CEO melapor dan bertanggung jawab kepada CEO di kantor pusat.

Kemudian, di setiap kelompok wilayah, ada seorang eksekutif yang memimpin, yang juga melapor kepada CEO di kantor pusat. Sementara itu, karyawan akan melapor kepada CEO di unit bisnis strategis dan eksekutif regional mereka.

Dalam kasus lain, perusahaan mungkin mengelola organisasi dengan membagi sumber daya dan karyawan berdasarkan fungsi dan proyek bisnis. Ambil produsen mobil penumpang sebagai contoh. Katakanlah perusahaan sedang mengembangkan proyek baru untuk meluncurkan lini produk baru: mobil listrik.

Misalnya, perusahaan menunjuk seseorang sebagai manajer proyek. Dia memiliki wewenang untuk merekrut karyawan dan mengumpulkan sumber daya yang dibutuhkan. Dia kemudian merekrut beberapa karyawan dari masing-masing fungsi, seperti pengadaan, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia. Dia menganggap mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat proyek ini sukses.

Karyawan ini memiliki peran ganda: sebagai karyawan di area fungsional dan sebagai tim proyek. Itu juga berlaku untuk rantai komando mereka. Jadi, mereka memiliki dua bos: manajer fungsional dan manajer proyek. Dan mereka harus bertanggung jawab dan berkoordinasi dengan keduanya. Mereka melapor kepada manajer proyek tentang masalah proyek dan manajer fungsional tentang hal-hal yang berkaitan dengan masalah fungsional.

Bagaimana perusahaan memberi kompensasi kepada karyawan ini tergantung pada kebijakan organisasi. Idealnya, mereka mendapatkan kompensasi tambahan di luar gaji mereka.

Kasus lain adalah menggabungkan struktural fungsional dengan struktur berbasis produk. Dalam hubungan vertikal, perusahaan mengelompokkan aktivitas berdasarkan fungsi bisnis. Sedangkan hubungan horizontal didasarkan pada produk. Jadi, misalnya, perusahaan membagi jalur komunikasi dan pelaporan antara dua atau lebih pengambil keputusan dengan tanggung jawab fungsional yang berbeda. Dan karyawan bekerja lintas tim dan dalam fungsi atau divisi mereka sendiri.

Perusahaan mana yang mengadopsi struktur ini?

Perusahaan raksasa seperti perusahaan multinasional umumnya mengadopsi struktur matriks. Mereka memiliki anak perusahaan di luar negeri dan beberapa eksekutif regional. Kantor pusat menetapkan kebijakan untuk anak perusahaan sambil memberi mereka banyak otonomi. Dengan demikian, manajemen di entitas anak memiliki operasi dan pengendalian yang independen atas operasi dan produksi di area masing-masing.

Perusahaan besar dengan banyak proyek juga dapat mengadopsi struktur ini. Mereka memindahkan karyawan kapan dan di mana mereka membutuhkannya.

Sebaliknya, usaha kecil lebih cocok mengadopsi struktur organisasi berdasarkan fungsi daripada struktur matriks. Mereka memiliki sumber daya yang terbatas.

Kapan struktur matriks diadopsi?

Perusahaan mengadopsi struktur matriks jika dua dimensi penting bagi perusahaan. Mengadopsi struktur ini memungkinkan operasi yang efektif.

Misalnya, dua dimensi itu fungsional dan berbasis proyek. Di satu sisi, perusahaan harus mempertahankan operasi saat ini dan menghasilkan uang. Dengan demikian, fungsi bisnis yang ada harus terus beroperasi.

Di sisi lain, perusahaan perlu meluncurkan produk baru karena tuntutan pasar. Dan, tanpa adanya produk baru, daya saing perusahaan dapat menurun karena persaingan semakin ketat. Alhasil, bermunculan perusahaan-perusahaan baru dengan produk-produk inovatif.

Ambil contoh, perusahaan dalam bisnis mobil. Tesla hadir dengan mobil ramah lingkungan dan mendapat sambutan antusias dari pasar. Ini memaksa perusahaan mobil konvensional seperti BMW, Chevrolet, Honda, dan Toyota untuk mengembangkan inovasi produk dan bersaing dengan Tesla; jika tidak, pasar mereka terancam.

Apa saja jenis-jenis struktur matriks?

Bagaimana kekuatan dan pengaruh didistribusikan di antara baris perintah dapat sangat bervariasi di antara perusahaan. Dengan demikian, ada berbagai struktur matriks alternatif. Katakanlah, perusahaan sekarang menyusun organisasi mereka di sekitar dua dimensi: fungsi dan proyek bisnis. Ada tiga kategori utama ketika kami membaginya berdasarkan sejauh mana kekuatan manajer proyek:

• Matriks lemah
• Matriks yang kuat
• Matriks Seimbang

Matriks lemah. Manajer proyek memiliki kekuatan yang relatif lemah dibandingkan dengan manajer fungsional. Mereka memiliki kewenangan yang terbatas. Peran mereka sangat minim dan lebih banyak pada tugas koordinasi dan administratif.

Sebaliknya, manajer fungsional memegang peran lebih besar dengan lebih banyak tanggung jawab atas orang dan sumber daya. Mereka tidak hanya bisa mengawasi proyek. Namun, mereka juga memegang anggaran dan jadwal proyek serta membuat keputusan tentang proyek.

Matriks yang kuat. Manajer proyek memiliki wewenang yang luas. Mereka memiliki kekuatan besar untuk mengelola sumber daya dan mengendalikan anggaran proyek. Sebaliknya, manajer fungsional memiliki peran yang terbatas; misalnya, mereka dapat mengawasi proyek tetapi tidak berwenang untuk membuat keputusan tentang proyek tersebut.

Matriks seimbang. Manajer proyek dan manajer fungsional berbagi peran secara proporsional dengan karyawan, anggaran, dan sumber daya lainnya. Dengan demikian, karyawan tidak dapat memprioritaskan satu manajer di atas yang lain ketika mereka melapor. Sebaliknya, keduanya sama pentingnya untuk diprioritaskan.

Apa keuntungan dari struktur matriks?

Keuntungan utama dari struktur matriks adalah efisiensi dalam penggunaan sumber daya. Perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya – termasuk karyawan – untuk beberapa tujuan, untuk tugas dan proyek fungsional. Dan, mereka dapat memanfaatkan keahlian dan pengetahuan karyawan terbaik di setiap divisi untuk mendukung dan mensukseskan proyek-proyek baru, yang penting untuk mendukung daya saing dan pertumbuhan dalam jangka panjang.

Merekrut karyawan baru untuk proyek memang bisa dilakukan. Namun, itu mahal dan kurang efektif. Misalnya, karyawan baru kurang memiliki pengalaman dengan bisnis perusahaan. Selain itu, mereka mungkin kurang bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan. Akhirnya, mereka tidak dapat memainkan peran yang efektif dalam proyek.

Dengan demikian, dengan mengatur organisasi ke dalam struktur matriks, perusahaan dapat memaksimalkan keterampilan karyawan yang ada. Selain itu, perusahaan dapat mengalokasikannya dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai kebutuhan.

Keuntungan lain dari struktur matriks adalah:

• Aliran informasi yang efektif. Struktur ini meningkatkan komunikasi di seluruh bisnis. Informasi tentang proyek mengalir melintasi fungsi bisnis melalui tim lintas fungsi dan tidak terkunci di tangan manajer proyek dan timnya. Terakhir, meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar departemen dalam perusahaan.
• Semangat tinggi. Terlibat dalam proyek adalah salah satu cara untuk mengaktualisasikan keterampilan dan pengetahuan. Beberapa karyawan mungkin menyukainya dan bersemangat. Selain aktualisasi diri, mereka juga dapat bertukar ide dan informasi dengan spesialis dari divisi lain, meningkatkan perspektif mereka.
• Sumber daya manusia yang fleksibel. Struktur ini merupakan cara untuk mengembangkan karyawan agar fleksibel dengan tuntutan bisnis. Mereka harus menangani tugas yang berbeda pada waktu yang sama. Jadi, selain memperluas keterampilan dan pengetahuan mereka, itu juga membuat mereka lebih fleksibel.
• Upaya terkoordinasi lintas fungsi. Perusahaan menghadirkan karyawan terbaik di setiap departemen untuk bersama-sama menyelesaikan suatu tugas atau proyek. Akibatnya, ini mengarah pada upaya terkoordinasi lintas fungsi pada suatu proyek.
• Pengambilan keputusan yang cepat. Karyawan berhubungan dengan kolega mereka di divisi lain. Ini mendorong koordinasi di antara mereka. Dan ketika harus membuat keputusan lintas fungsi, mereka dapat diambil lebih cepat.
• Proyek baru yang sukses. Proyek secara formal dikoordinasikan lintas divisi fungsional, mendapatkan sumber daya dan dukungan yang memadai untuk sukses sambil menjaga proses bisnis yang ada berjalan normal.

Strategi ini mengakomodir kebutuhan perusahaan untuk tumbuh dan mengembangkan pusat-pusat pertumbuhan baru. Akibatnya, perusahaan dapat mengejar pertumbuhan jangka panjang dengan meluncurkan proyek inovatif. Dan mereka dapat mengelola proyek ini secara efektif tanpa mengganggu operasi bisnis yang ada.

Akhirnya, struktur ini membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan pelanggan. Akibatnya, perusahaan dapat dengan cepat menghasilkan produk baru. Dan untuk itu, ketika lingkungan bisnis sedang dinamis, struktur ini adalah pilihan yang tepat.

Apa kerugian dari struktur matriks?

Kompleksitas adalah kerugian utama dari struktur ini, membuat karyawan bingung tentang peran dan tanggung jawab mereka. Misalnya, kompleksitas tidak meninggalkan garis akuntabilitas yang jelas untuk tim proyek. Terakhir, karyawan tidak bisa memprioritaskan rutinitasnya karena menghadapi lebih dari satu bos. Misalnya, perusahaan tidak secara jelas mendefinisikan paket kompensasi, tugas, dan tanggung jawab. Dalam hal ini, mereka mungkin lebih mementingkan pekerjaan di area fungsional karena memengaruhi gaji dan karier mereka.

Kerugian lain dari struktur matriks adalah:

• Tekanan kerja berat. Karyawan harus memainkan banyak peran. Akibatnya, tugas dan pekerjaan mereka menjadi lebih sulit. Akhirnya, itu meningkatkan tekanan psikologis dan fisik mereka, yang menyebabkan stres. Alih-alih menyemangati mereka, itu menurunkan motivasi mereka.
• Butuh waktu untuk menjadi efektif. Pada awal mengadopsi struktur ini, karyawan membutuhkan waktu untuk beradaptasi dan terbiasa mengerjakan peran ganda sekaligus. Mereka akrab dengan pekerjaan rutin di bidang fungsional tetapi tidak dengan pekerjaan proyek.
• Mengganggu proses bisnis yang ada. Struktur ini dapat menimbulkan masalah kontrol karena karyawan bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan. Katakanlah, mereka mungkin mengabaikan tanggung jawab fungsional mereka dan lebih mementingkan proyek. Akibatnya, proyek berjalan dengan mengorbankan operasi bisnis yang ada.
• Perebutan kekuasaan. Manajer proyek dan manajer fungsional bersaing untuk kekuasaan dan pengaruh. Manajer proyek mengklaim bahwa karyawan harus memprioritaskan pekerjaan untuk proyek tersebut. Sebaliknya, manajer fungsional meminta karyawan untuk memprioritaskan pekerjaan di area fungsional.
• Biaya lebih tinggi. Perusahaan memiliki lebih banyak manajer. Mereka harus membayar manajer proyek dan manajer fungsional. Sebaliknya, misalnya, mereka hanya membayar manajer fungsional di bawah struktur fungsional.

Selain itu, perusahaan juga harus memberi karyawan paket kompensasi yang murah hati untuk mendorong dan memotivasi mereka melaksanakan pekerjaan untuk proyek dan area fungsional.