Proses rekrutmen yang efektif

Apa itu Rekrutmen?

Rekrutmen adalah fungsi inti dari HRD. Ini adalah proses yang melibatkan segalanya mulai dari mengidentifikasi, menarik, menyaring, memilah, mewawancarai, memilih, merekrut, dan mempekerjakan karyawan.

Tim rekrutmen bisa besar atau kecil tergantung pada ukuran organisasi. Namun, dalam organisasi yang lebih kecil, perekrutan biasanya menjadi tanggung jawab manajer perekrutan.

Banyak organisasi mengalihdayakan kebutuhan perekrutan mereka, sementara beberapa perusahaan hanya mengandalkan iklan, job board, dan saluran media sosial untuk merekrut bakat untuk posisi baru. Banyak perusahaan saat ini, menggunakan perangkat lunak rekrutmen untuk membuat proses rekrutmen mereka lebih efektif dan efisien.

Apa yang masuk ke dalam proses rekrutmen yang efektif?

Proses rekrutmen yang efektif adalah model pengadaan khusus organisasi yang bertujuan untuk menemukan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Ini adalah pendekatan langkah demi langkah untuk membawa orang-orang berbakat yang dapat membantu perusahaan tumbuh. Proses rekrutmen memiliki 5 fase utama tetapi dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain tergantung pada vertikal bisnis, struktur organisasi, ukuran perusahaan, sifat operasi, alur kerja perekrutan yang ada, dan proses seleksi.

Pentingnya proses rekrutmen yang efektif

Setiap proses rekrutmen yang sangat mudah biasanya ditargetkan untuk menarik kandidat yang memenuhi syarat dan mendorong pencari kerja semaksimal mungkin untuk melamar. Hal ini memungkinkan untuk membangun kumpulan besar pemain berbakat di pasar kerja yang ketat dan meminimalkan waktu yang terlibat dalam mencari kandidat dan mengisi peran untuk kebutuhan perusahaan saat ini dan masa depan. Proses rekrutmen yang terencana dan dirancang dengan baik membantu tim perekrutan menyaring kandidat yang tepat lebih cepat sambil tetap fokus untuk melibatkan kandidat yang memenuhi syarat untuk dikonversi secara maksimal. Proses rekrutmen tidak hanya mencerminkan profesionalisme perusahaan tetapi juga membantu menarik kandidat yang tepat sambil menghemat waktu dan uang yang dihabiskan untuk mengidentifikasi, menarik, melibatkan, merekrut, dan mempertahankan bakat.

7 Fase dalam proses rekrutmen

Siklus hidup rekrutmen terdiri dari tujuh langkah yang saling terkait yaitu sebagai berikut:

• Mengidentifikasi Kebutuhan Perekrutan
• Mempersiapkan Deskripsi Pekerjaan
• Pencarian Bakat
• Screening dan Memilah
• Wawancara
• Evaluasi dan Penawaran Pekerjaan
• Pengenalan dan induksi karyawan baru

Mengidentifikasi kebutuhan perekrutan

Apakah lowongan pekerjaan baru dibentuk atau baru saja dikosongkan, Anda tidak dapat menemukan apa yang Anda butuhkan jika Anda tidak tahu apa yang Anda butuhkan sejak awal. Jadi, proses rekrutmen Anda harus dimulai dengan mengidentifikasi lowongan yang ada diikuti dengan menganalisis spesifikasi pekerjaan termasuk pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk peran tersebut. Inilah cara Anda dapat menentukan kebutuhan perekrutan Anda:

• Cari tahu di mana kesenjangan dalam tim Anda saat ini. Periksa apakah Anda memiliki kebutuhan baru dalam hal kemampuan, kinerja, atau kepribadian. Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda membutuhkan seseorang untuk mengurus sesuatu yang tidak ditangani saat ini. Ini akan memberitahu Anda bahwa ada kebutuhan perekrutan.
• Catat masukan versus keluaran saat menyangkut tim Anda. Lihat apakah ada peningkatan beban kerja yang perlu diatasi dengan perekrutan.
• Analisis kinerja secara teratur dan buat daftar kualitas, kualifikasi, keterampilan, dan kemahiran yang hilang yang perlu Anda tambahkan ke tim Anda. Ini juga bisa menandakan kebutuhan perekrutan.
• Berhati-hatilah dengan karyawan yang pergi. Karena hal ini pasti membuat perusahaan memiliki kebutuhan untuk melakukan perekrutan.

Setiap kali Anda menyadari bahwa memang ada kebutuhan perekrutan, bertindaklah sebelum menjadi masalah yang mendesak.

Proses rekrutmen dimulai dengan perencanaan rekrutmen yang melibatkan analisis dan deskripsi spesifikasi pekerjaan, kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang terbuka.

Jika rencana perekrutan tidak terstruktur dengan baik, mungkin Anda akan gagal untuk menarik karyawan potensial dari kumpulan kandidat yang ada.

Faktor-faktor yang mempengaruhi rekrutmen

• Ukuran organisasi
• Struktur gaji
• Budaya kerja dan kondisi kerja di dalam organisasi
• Tingkat pertumbuhan organisasi
• Keadaan pekerjaan saat ini dalam perekonomian

Menyiapkan tim rekrutmen terbaik

Tim rekrutmen yang baik memastikan proses rekrutmen yang efektif. Peran tim dalam proses rekrutmen sangat penting, karena satu keputusan yang salah dapat mempengaruhi produktivitas seluruh tenaga kerja.

Tim rekrutmen terbaik harus mampu:

• Identifikasi dengan jelas lowongan pekerjaan dan tentukan kualitas kandidat yang ideal.
• Tulis deskripsi pekerjaan yang jelas untuk memungkinkan kandidat memahami pekerjaan dan menilai apakah mereka cocok untuk mengisi posisi tersebut atau tidak.
• Buat garis besar yang merinci kualitas yang dibutuhkan dalam kandidat yang ideal, yang juga akan membantu nanti selama proses seleksi kandidat.

Menyiapkan deskripsi pekerjaan

Setelah Anda tahu persis apa yang Anda butuhkan dalam hal pengetahuan, keterampilan dan pengalaman, sekarang saatnya untuk menentukan tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Mempersiapkan deskripsi pekerjaan yang komprehensif akan membantu Anda mengetahui apa yang harus dimiliki oleh calon karyawan Anda untuk memenuhi tuntutan peran tersebut. Lebih penting lagi, hal ini akan memberikan sebuah checklist atau sebuah daftar yang dapat mereka bandingkan sendiri sebelum melamar (apakah mereka memenuhi kriteria yang dibutuhkan perusahaan atau tidak). Ini adalah alat untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan aplikasi dari kandidat yang tepat.

Deskripsi pekerjaan harus mencakup semua hal berikut dan dapat selengkap yang Anda inginkan:

• Judul pekerjaan
• Tugas dan tanggung jawab pekerjaan
• Kualifikasi dan keterampilan pekerjaan
• Lokasi kerja
• Tunjangan dan manfaat kompensasi pekerjaan

Checklist untuk membuat deskripsi pekerjaan yang baik

• Nama & deskripsi perusahaan
• Nilai inti (core value)
• Manfaat yang ditawarkan
• Lokasi
• Judul pekerjaan
• Departemen
• Pembayaran industri
• Deskripsi tugas
• Permintaan (keterampilan khusus, pengetahuan, pengalaman atau pelatihan yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu)
• Kualitas yang bagus untuk dimiliki dan akan menjadi keuntungan tambahan
• CTA percakapan

Hal yang harus dilakukan dan larangan dalam menulis deskripsi pekerjaan yang baik

Boleh dilakukan	Tidak boleh dilakukan
Personalisasi Spesifik Gunakan kata kunci yang tepat Gunakan bullet untuk memecahkan monoton Pertahankan nada percakapan Berikan info detail jika memungkinkan	Jangan menggunakan font yang terlalu besar untuk teks Jangan gunakan jargon atau metafora Jangan melebih-lebihkan aspek yang menantang

Pencarian bakat

Mengidentifikasi bakat yang tepat, menarik mereka dan memotivasi mereka untuk melamar adalah aspek terpenting dari proses rekrutmen. Daftar pekerjaan harus diiklankan secara internal untuk menghasilkan rujukan serta secara eksternal di situs jejaring sosial yang populer dan job board pilihan Anda. Perekrut juga dapat mengadakan bursa kerja dan mempromosikan lowongan di publikasi industri terkemuka untuk menjaring jaringan yang lebih luas. Secara garis besar, ada dua sumber rekrutmen yang dapat dimanfaatkan untuk pencarian bakat:

Sumber rekrutmen internal

Ketika perekrut menggunakan sumber internal untuk rekrutmen, itu berfungsi untuk memotivasi karyawan yang ada agar lebih produktif dan memaksimalkan kepuasan kerja dan rasa aman mereka. Merekrut melalui sumber internal juga mengurangi biaya dan usaha.

Transfer

Perekrut dapat mengisi lowongan di lokasi yang berbeda tanpa perubahan peran pekerjaan, status, atau gaji karyawan dengan mentransfer kandidat yang sesuai dari dalam organisasi.

Promosi

Sebuah lowongan juga dapat diisi dengan menawarkan karyawan berkinerja tinggi untuk mengambil alih posisi senior dalam organisasi untuk menangani tanggung jawab tambahan bersama dengan kenaikan gaji. Promosi memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan juga mengurangi tingkat atrisi.

Penurunan pangkat

Tergantung pada kinerja karyawan, terkadang manajemen harus mengambil keputusan untuk menurunkan posisi karyawan yang tidak dapat mencapai kinerja yang diharapkan. Karyawan ini kemudian menjadi sumber untuk mengisi posisi yang lebih rendah.

Referral dari karyawan

Karyawan organisasi Anda dapat menyebarkan berita dan membuat buzz di akun media sosial mereka untuk membantu Anda mengisi lowongan Anda. Memiliki program rujukan karyawan di mana karyawan diberi insentif untuk membawa kandidat yang sesuai juga dapat membantu mempercepat proses rekrutmen.

Pensiunan karyawan

Dalam keadaan darurat atau proyek kritis, pensiunan karyawan juga dapat dipanggil untuk mengisi posisi untuk waktu yang singkat sampai kandidat yang sesuai ditemukan.

Pelamar sebelumnya

Menyimpan data pelamar pada file yang sebelumnya telah melamar dan tidak lolos seleksi tahap pertama untuk dipanggil interview jika memang ada posisi yang sesuai dengan keahlian kandidat tersebut.

Sumber rekrutmen eksternal

Perekrutan melalui sumber eksternal menawarkan cakupan yang lebih luas untuk seleksi dari sejumlah besar kandidat yang memenuhi syarat. Prosesnya bergerak lebih cepat bahkan untuk kebutuhan massal sambil menghilangkan kemungkinan keberpihakan atau bias.

Iklan pekerjaan

Iklan membantu perekrut membangun identitas merek yang solid yang menarik tenaga kerja yang efisien. Anda dapat menggunakan pendekatan tradisional dengan menggunakan media cetak atau menggunakan media digital untuk hasil yang lebih baik dengan biaya yang lebih rendah.

Portal pekerjaan

Dengan meningkatnya penggunaan internet, portal pekerjaan telah memainkan peran penting dalam menghubungkan perusahaan dengan kandidat. Portal ini adalah platform pilihan bagi pencari kerja yang mencari prospek karir yang lebih baik sehingga mereka menjadi sumber yang sangat baik bagi perekrut untuk memanfaatkan bakat industri teratas.

Situs karir perusahaan

Situs karir yang mobile friendly dapat menyampaikan budaya kerja Anda dan terintegrasi dengan profil sosial perusahaan tidak hanya memudahkan calon karyawan Anda untuk melamar tetapi juga menarik bakat industri teratas dengan tema profesional, header yang menarik, konten yang menarik, dan video karyawan yang menarik. Situs karir yang terintegrasi juga menghilangkan kerumitan posting pekerjaan manual sambil meningkatkan pengalaman kandidat secara dramatis dengan proses aplikasi yang dapat disesuaikan.

Platform jejaring sosial

Situs jejaring sosial adalah tempat untuk menemukan rekrutan yang paling berkualitas dan potensial dan sebagai perekrut Anda tidak ingin melewatkan kumpulan bakat yang besar ini. Dengan basis pengguna gabungan 535 juta, LinkedIn, Facebook, dan Twitter menawarkan Anda peluang sempurna untuk mendapatkan kandidat yang sangat terampil dan efisien untuk perusahaan Anda.

Agen penempatan

Agen penempatan adalah solusi sempurna untuk lowongan yang sulit diisi yang seringkali menuntut banyak waktu, tenaga, dan sumber daya. Agensi ini menggunakan berbagai alat dan teknik untuk menemukan talenta terbaik untuk perusahaan Anda lebih cepat, dengan biaya yang lebih rendah.

Bursa kerja

Pameran pekerjaan adalah acara publik satu atap yang menawarkan akses mudah ke kumpulan besar talenta untuk kebutuhan massal. Mereka memberi Anda kesempatan untuk menciptakan kesadaran merek tanpa harus beriklan dan Anda juga mendapatkan jaringan dengan perusahaan serupa lainnya sambil menghemat banyak waktu dan uang.

Penempatan kampus

Penempatan kampus adalah cara cepat dan murah untuk menemukan kandidat yang cocok, yang kompeten, energik, antusias dan yang terpenting tertarik bekerja untuk Anda.

Badan profesional

Badan manajemen profesional seperti Institute of Company Secretary, All India Management Association, Indian Medical Association, Institute of Chartered Accountants, Institution of Engineers, dll. memelihara basis data terkini dari para profesional terlatih dan berkualifikasi di bidangnya masing-masing dan menghasilkan sumber daya manusia yang terbaik dan hal ini dapat dimanfaatkan oleh perusahaan ketika ingin menarik talenta dari industri teratas.

Screening dan memilah

Sebuah survei terhadap perekrut mengungkapkan bahwa 46% perusahaan berjuang untuk menarik talenta terbaik di pasar, 52% menegaskan bahwa bagian paling menantang dari perekrutan adalah mengidentifikasi kandidat yang tepat dari sekumpulan besar pelamar.

Untuk melanjutkan proses rekrutmen, Anda perlu menyaring dan memilah pelamar secara efisien dan akurat. Di sinilah proses rekrutmen menjadi sulit dan menantang. Anda dapat mengatasi hambatan rekrutmen ini dengan mengikuti empat langkah berikut:

Langkah-langkah untuk secara efektif menyaring atau memilah kandidat

1. Screening surat lamaran yang masuk berdasarkan kualifikasi minimum.
2. Selanjutnya, urutkan resume yang memiliki kredensial pilihan dengan melihat sertifikasi, pengalaman yang relevan, keahlian domain, kompetensi teknis, dan keterampilan khusus lainnya yang diperlukan untuk peran tersebut.
3. Kemudian, pilih kandidat yang memiliki kredensial pilihan dan kualifikasi minimum.
4. Terakhir, tandai kekhawatiran atau pertanyaan apa pun di resume sehingga dapat diklarifikasi selama wawancara.

Tidak heran, tugas paling berat dari proses rekrutmen adalah meninjau resume. Untungnya, Anda dapat membuat tugas yang rumit dan memakan waktu ini menjadi sangat mudah dengan sistem pelacakan pelamar yang dirancang untuk menyaring resume dalam sekejap.

Wawancara

Surat lamaran yang sudah dipilah, akan melalui proses wawancara sebelum menerima surat penawaran atau catatan penolakan. Bergantung pada ukuran tim perekrutan dan kebutuhan rekrutmen unik mereka, beberapa wawancara mungkin dijadwalkan untuk setiap kandidat.

Screening melalui telepon / wawancara video

Ini adalah cara cepat, mudah dan nyaman untuk menyaring kandidat dan kemampuannya. Wawancara telepon atau video juga merupakan kesempatan pertama Anda untuk meninggalkan kesan pertama yang bertahan lama pada calon karyawan Anda. Jadi, meskipun Anda perlu mempersingkat wawancara pertama Anda, pastikan Anda juga meluangkan waktu untuk menyaringnya dengan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan Anda, sehingga Anda dapat menghilangkan profil yang tidak relevan terlebih dahulu.

Tes psikometri

Ini adalah langkah yang sangat penting dalam proses seleksi karena informasi yang terungkap dari penilaian ini akan membantu Anda mengetahui apakah calon karyawan Anda akan berkinerja dan tetap produktif dalam jangka panjang. Penyaringan ini benar-benar tidak memihak namun merupakan eliminator penting yang secara efisien mengidentifikasi kecocokan yang tepat untuk pekerjaan apa pun. Tes psikometri dapat menjadi model referensi Anda untuk posisi apa pun karena tes ini menentukan profil kepribadian lengkap, perilaku, fleksibilitas, bakat, kreativitas, komunikasi, dan keterampilan pemecahan masalah yang diperlukan untuk tampil di posisi tertentu.

Wawancara tatap muka (Interview)

Wawancara kerja dapat berlangsung lebih lama, karena ini adalah langkah terakhir sebelum perekrut melakukan evaluasi akhir dan membuat tawaran pekerjaan. Wawancara akhir dapat dilakukan oleh manajemen puncak dan biasanya diperluas ke sejumlah kecil kandidat yang menonjol. Pilihan akhir harus disepakati bersama dengan pemilihan kandidat cadangan.

Tips wawancara

• Wawancara adalah proses dua arah. Selama proses tersebut, kandidat potensial juga menilai apakah perusahaan Anda cocok atau tidak. Jadi, bersikaplah sopan, hormat, dan jual manfaat dari peran pekerjaan dan organisasi.
• Siapkan pertanyaan yang memberi Anda wawasan mendalam tentang latar belakang profesional setiap pelamar kerja untuk menilai apakah mereka cocok untuk lowongan yang dibuka oleh perusahaan Anda.
• Menahan diri dari mengajukan pertanyaan abstrak untuk memeriksa reaksi kandidat Anda. Sebaliknya, pertahankan pertanyaan Anda yang relevan dengan peran tersebut.

Evaluasi dan penawaran pekerjaan

Ini adalah tahap akhir dari proses rekrutmen. Anda tidak boleh menerima begitu saja bahwa kandidat akan menerima tawaran Anda. Namun, jika kandidat Anda telah dengan sabar menyelesaikan semua dokumen dan menunggu melalui proses seleksi, kemungkinan untuk menerima tawaran itu tinggi.

Hal-hal yang harus Anda lakukan setelah Anda membidik kandidat

Proses rekrutmen tidak mudah, jadi jika Anda memiliki format terstruktur untuk diikuti, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk tetap fokus dalam menemukan kandidat yang tepat untuk bisnis Anda.

Memeriksa referensi

Setelah seleksi akhir untuk suatu posisi selesai, sekarang saatnya untuk memeriksa referensi profesional kandidat dan memverifikasi semua detail pekerjaan. Jika Anda menemukan bahwa semuanya beres, sekarang saatnya untuk menyusun kontrak kerja Anda dan membuat penawaran.

Membuat tawaran pekerjaan

Surat penawaran harus mencakup segala sesuatu mulai dari tanggal mulai dan kondisi kerja hingga jam kerja dan kompensasi sambil memastikan bahwa setiap detail jelas dan tidak ambigu.

Orientasi

Setiap karyawan baru pada awalnya terasa canggung, tetapi Anda dapat memenangkan beberapa poin loyalitas yang sangat baik di sini dengan melakukan upaya ekstra dan membantu karyawan baru Anda beradaptasi. Alih-alih hanya menunjukkan kepada mereka keadaan sekitar kantor dan memastikan semua perlengkapan penting berguna, buat mereka merasa diterima dengan membuat pengaturan khusus untuk makan siang dan mengajak rekan kerja untuk membicarakan hal-hal di luar pekerjaan.

Evaluasi dan optimalisasi proses rekrutmen

Mengingat cukup banyak waktu, tenaga, biaya dan sumber daya yang terlibat dalam proses rekrutmen, evaluasi menjadi penting. Meskipun tidak mungkin secara manusiawi bagi Anda untuk tetap berada di atas pada setiap tahap proses rekrutmen, memiliki perangkat lunak untuk manajemen karyawan dengan dasbor real-time dan pelaporan analitik akan membuat Anda terorganisir terhadap semua data penting pekerjaan Anda. Metrik perekrutan mengungkapkan wawasan berharga tentang seberapa baik proses perekrutan Anda bekerja dan juga membantu Anda mengidentifikasi area peningkatan.

Perkenalan dan induksi karyawan baru

Ketika pelamar menerima tawaran pekerjaan, mereka resmi menjadi karyawan perusahaan. Tanggal dan waktu bergabung dikomunikasikan kepada karyawan. Setelah selesai, penyaringan pra-kerja yang mencakup pemeriksaan referensi dan latar belakang dilakukan. Setelah verifikasi selesai, karyawan kemudian diperkenalkan ke organisasi. Proses induksi karyawan kemudian dimulai. Selama proses induksi, biasanya diberikan welcome kit (buku pedoman perusahaan) kepada karyawan baru, dan kemudian kontrak kerja ditandatangani.

Manfaat proses perekrutan yang baik untuk organisasi

Strategi rekrutmen terkini berdampak positif pada laba dalam berbagai hal. Kualitas perekrutan yang lebih baik, tingkat retensi yang lebih baik, pengurangan biaya, dan peningkatan kepuasan kerja adalah beberapa manfaat dari mengikuti praktik terbaik dalam proses seleksi. Semua manfaat ini, bila disatukan meningkatkan kesuksesan bisnis secara keseluruhan.

4 Manfaat proses rekrutmen yang efektif dan menyeluruh

Cara terbaik untuk mengoptimalkan proses rekrutmen adalah dengan memantau dan mengukur seberapa baik kinerjanya. Tetapi jika Anda berjuang untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda dan selalu terburu-buru untuk mengisi lowongan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan sistem pelacakan pelamar untuk menyederhanakan, merampingkan, dan mempercepat proses rekrutmen Anda.

Hemat waktu

Alih-alih menempatkan kandidat melalui proses aplikasi yang panjang dan rumit diikuti dengan setiap tes yang mungkin dilakukan, perekrut dapat menyesuaikan proses rekrutmen untuk pengalaman kandidat yang positif dan personal dengan perangkat lunak. Sistem pelacakan pelamar memungkinkan perekrut untuk menyelesaikan tugas perekrutan sehari-hari mereka sambil tetap fokus pada hal-hal yang lebih penting.

Keterlibatan karyawan

Karyawan yang terlibat akan termotivasi, antusias dan berkomitmen untuk pekerjaan mereka. Proses rekrutmen dan seleksi yang efektif bertujuan untuk merekrut pelamar dengan riwayat kerja yang mencerminkan komitmen, konsistensi, dan pertumbuhan karir adalah cara mudah untuk memprediksi tingkat dedikasi mereka dalam organisasi. Proses wawancara mendalam adalah cara terbaik untuk mengevaluasi tingkat antusiasme dan efisiensi kandidat potensial.

Perekrutan proaktif

Proses rekrutmen dirancang untuk mengidentifikasi gaps lebih awal sambil memastikan bahwa tim rekrutmen bakat tetap berada di halaman yang sama memberdayakan tim untuk mengambil pendekatan proaktif. Hal ini memungkinkan perekrut untuk meninjau dan menyempurnakan strategi perekrutan secara real-time untuk mendapatkan kualitas yang lebih baik. Kuncinya di sini adalah bahwa saat mengevaluasi proses rekrutmen dan seleksi, penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menarik dan mempengaruhi karyawan baru. Ini akan mengungkapkan apa yang mengganggu proses rekrutmen Anda dan manfaat apa yang dapat membuat Anda lebih menarik sebagai pemberi kerja.

Peningkatan kinerja

Proses seleksi yang ekstensif menyoroti kompetensi dan keterampilan kandidat yang menentukan kinerja pekerjaan. Perekrut yang terampil menggunakan proses wawancara untuk memperoleh tanggapan yang mengungkapkan kekuatan, keterbatasan, serta area peningkatan kandidat – yang merupakan langkah pertama dalam memprediksi produktivitas masa depan karyawan tersebut.