Apa itu manajer proyek? (Tugas dan kualifikasi)

Manajer proyek adalah profesional yang memimpin tim selama fase perencanaan, inisiasi, dan penyelesaian proyek bisnis. Perusahaan di industri yang berbeda mempekerjakan manajer proyek untuk mengawasi proyek mereka dan mengarahkan karyawan selama proyek berlangsung. Memahami peran dan tanggung jawab manajer proyek dapat membantu Anda memberikan hasil bagi atasan Anda dan meningkatkan potensi penghasilan Anda sebagai seorang profesional. Dalam artikel ini, kita membahas apa itu manajer proyek, daftar peran dan tanggung jawab khas mereka, kualifikasi, dan garis besar langkah-langkah bagaimana menjadi seorang manajer proyek.

Apa itu manajer proyek?

Manajer proyek adalah seorang profesional yang memimpin proyek dari awal hingga selesai. Mereka bertanggung jawab atas ruang lingkup proyek, sumber daya, anggaran, dan bagaimana kinerja proyek. Para profesional ini bekerja melalui setiap tahap siklus hidup proyek dan bertanggung jawab untuk memisahkan proyek secara metodis ke dalam fase yang berbeda. Seorang manajer proyek kemudian mengawasi setiap fase secara individual untuk memastikan pekerjaan berkualitas tinggi dari awal hingga akhir.

7 Peran Manajer Proyek Umum

Beberapa peran manajer proyek yang umum adalah:

Mengembangkan rencana proyek

Sebuah rencana proyek dengan jelas mendefinisikan biaya proyek, waktu, risiko dan spesifikasi lainnya. Pada fase ini, seorang manajer proyek mendefinisikan ruang lingkup proyek dan membuat jadwal yang membantu memandu proyek dari awal hingga akhir. Mereka menguraikan kiriman dan tugas dan menetapkan sumber daya untuk memastikan persaingan pekerjaan yang tepat waktu sesuai kebutuhan. Selain itu, para profesional ini mencocokkan hasil proyek dengan tujuan bisnis untuk membantu memahami bagaimana proyek tertentu akan memengaruhi laba bisnis. Pengusaha lebih memilih kandidat dengan perencanaan proyek yang sangat baik, karena rencana dapat membantu dalam mempengaruhi keputusan bisnis yang penting.

Pengorganisasian tim

Peran penting lainnya dari seorang manajer adalah untuk membuat dan mengatur tim setelah proyek menerima persetujuan dari tim manajemen. Menggunakan keterampilan interpersonal mereka, mereka menilai kualitas setiap anggota tim, termasuk kekuatan dan kelemahan mereka. Setelah pemilihan tim, mereka membagikan tugas, menyediakan sumber daya yang diperlukan, dan mengadakan rapat. Mereka juga mengembangkan rencana untuk memastikan bahwa semua anggota tim dapat mencapai tujuan mereka sambil mempertahankan standar kerja yang tinggi.

Menerapkan rencana proyek

Seorang manajer proyek mengoordinasikan penyelesaian tonggak dan fase proyek yang berbeda. Mereka membangun alur kerja yang efisien dan memantau kemajuan tim mereka. Selama pelaksanaan proyek, seorang manajer memelihara kolaborasi yang efektif antara pemangku kepentingan yang berbeda. Ini memastikan bahwa setiap orang yang mengerjakan proyek memiliki informasi yang sama, dan proyek berjalan lancar tanpa menghadapi masalah apa pun.

Menganalisis risiko dan mengatur waktu

Manajer proyek sering melakukan analisis risiko untuk mengungkap potensi risiko terkait proyek. Begitu mereka mengidentifikasi masalah potensial yang dapat dihadapi proyek, mereka mengembangkan solusi untuk masing-masing masalah. Ini memastikan bahwa proyek mencapai tahap penyelesaian tanpa menghadapi masalah yang tidak perlu. Juga, para profesional ini memastikan bahwa semua proyek ditutup dalam tenggat waktu yang ditentukan. Pengusaha lebih memilih kandidat dengan keterampilan manajemen waktu yang sangat baik karena ini memastikan penyelesaian dan pelaksanaan proyek tepat waktu. Manajemen waktu melibatkan pembuatan jadwal proyek dan pengaturan tenggat waktu untuk setiap anggota tim.

Memantau kinerja proyek

Selama siklus hidup proyek, setiap proyek kemungkinan akan mengalami masalah dan isu. Hal ini membuat penting bagi seorang manajer untuk memantau kinerja proyek. Manajer proyek menggunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana. Mereka memastikan tidak ada penyimpangan dari rencana awal dan memastikan penyelesaian proyek tepat waktu. Setelah menghadapi penyimpangan apapun, mereka menyesuaikan sumber daya dan jadwal untuk membawa proyek kembali ke jalurnya.

Melakukan pertemuan proyek dengan tim

Manajer proyek memerlukan komunikasi yang konstan dengan anggota tim untuk menutup proyek. Mereka mungkin melakukan obrolan ramah atau pertemuan satu lawan satu formal untuk memahami kemajuan tim. Apakah mereka melakukan pertemuan harian atau memilih sesi perencanaan musim semi, pertemuan proyek ini membantu manajer memahami potensi masalah yang dihadapi tim mereka saat melakukan tugas mereka.

Mendokumentasikan laporan proyek

Untuk memberikan laporan terperinci dari inisiasi proyek hingga penyelesaiannya, manajer proyek mendokumentasikan aktivitas anggota tim mereka. Selain membuat laporan kemajuan, manajer proyek membuat laporan akhir yang mendokumentasikan keseluruhan proyek. Laporan akhir mencakup rincian seperti tugas proyek, sumber daya yang digunakan dan masalah yang dihadapi oleh tim proyek. Dalam laporan ini, seorang manajer proyek membuat rekomendasi untuk proyek serupa di masa depan.

Tanggung jawab seorang manajer proyek

Peran utama manajer proyek adalah memastikan manajemen proyek yang mulus untuk mencapai tujuan kolaboratif. Beberapa tanggung jawab mereka antara lain:

• Bertemu dengan klien untuk memahami persyaratan proyek secara singkat dan tepat
• Mengembangkan rencana proyek yang komprehensif dan membaginya dengan klien dan anggota tim
• Merencanakan dan membuat anggaran dan membuat penyesuaian dalam proyek berdasarkan kendala anggaran
• Memfasilitasi permintaan perubahan untuk suatu proyek dan mengkomunikasikan perubahan kepada semua pemangku kepentingan
• Mengidentifikasi dan mengembangkan peluang proyek baru dengan klien
• Melakukan evaluasi pasca proyek untuk mengidentifikasi elemen yang berhasil dan tidak berhasil
• Menyiapkan laporan status proyek dengan mengumpulkan dan menganalisis data terkait proyek
• Memecahkan masalah yang dihadapi oleh tim proyek
• Mengembangkan strategi untuk mendorong inovasi dan kepemimpinan dalam tim proyek
• Kualifikasi yang Diperlukan Untuk Menjadi Manajer Proyek

Untuk menjadi manajer proyek, seorang kandidat membutuhkan kualifikasi berikut:

Persyaratan pendidikan

Untuk memulai karir Anda sebagai manajer proyek, selesaikan kelulusan Anda dalam mata pelajaran apa pun dari universitas yang diakui setelah menyelesaikan 10+2 Anda. Gelar dalam manajemen bisnis atau administrasi dapat membantu Anda mengetahui tentang berbagai gaya manajemen dan meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda. Gelar MBA di bidang apa pun dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan di perusahaan ternama. Atau, Anda dapat menyelesaikan diploma dalam manajemen proyek atau bidang yang relevan untuk meningkatkan peluang Anda memasuki industri ini.

Sertifikasi

Sertifikasi dalam manajemen proyek dapat memberi Anda keunggulan dibandingkan kandidat lain karena pemberi kerja sering kali lebih memilih mempekerjakan kandidat dengan sertifikasi terkait manajemen proyek. Project Management Institute (PMI) menawarkan sertifikasi Project Management Professional (PMP) dan Certified Associate in Project Management (CAPM).

Pengalaman

Untuk posisi manajemen proyek, pemberi kerja biasanya lebih memilih mempekerjakan kandidat dengan pengalaman dalam peran kepemimpinan. Ini dapat mencakup manajemen proyek atau peran manajemen lainnya. Selain itu, memiliki pengalaman di industri atau bidang tertentu dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan pilihan Anda. Misalnya, manajemen proyek arsitektur memerlukan pengalaman kerja di bidang arsitektur atau industri terkait lainnya. Jika Anda ingin menjadi manajer proyek tetapi tidak memiliki pengalaman yang dibutuhkan, carilah peran kepemimpinan di organisasi Anda saat ini. Pimpin tim yang lebih kecil menuju kesuksesan, dapatkan pengalaman, dan pindah ke peran manajemen proyek yang berbeda.

Keterampilan

Peran manajemen proyek memerlukan keterampilan tingkat tinggi, karena keberhasilan proyek sering kali bergantung pada seberapa baik Anda mengelola proyek. Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang harus dikuasai untuk peran ini:

• Komunikasi: Kemampuan untuk mengkomunikasikan kebutuhan klien kepada anggota tim sangat penting bagi manajer proyek. Anda mungkin juga perlu memberikan pembaruan kepada pemangku kepentingan, menulis laporan proyek, dan berbagi kinerja proyek dengan orang lain di tim Anda.
• Kepemimpinan: Kemampuan untuk memimpin dengan menginspirasi dan memotivasi karyawan adalah keterampilan lain yang diinginkan. Dengan menggunakan keterampilan kepemimpinan ini, manajer proyek dapat menetapkan tujuan, meningkatkan moral tim, mengoordinasikan tugas, dan menyediakan jadwal penyelesaian proyek.
• Kerja tim: Seorang manajer proyek menggunakan berbagai taktik dan strategi untuk mendorong anggota tim untuk tampil sebagai sebuah kelompok. Mereka bekerja dengan semua anggota tim dan membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka untuk mengalokasikan pekerjaan untuk hasil proyek yang optimal.
• Pemecahan masalah: Mampu memahami dan mendefinisikan masalah apa yang dihadapi proyek Anda adalah keterampilan yang dapat membantu Anda menghindari kebingungan dan kesalahpahaman dalam tim Anda. Manajer proyek yang terampil memberikan solusi yang layak untuk masalah dan mengembangkan strategi untuk mengatasi masalah tersebut.
• Manajemen risiko: Manajer proyek yang terampil dan kompeten sering kali perlu mengambil risiko yang diperhitungkan untuk mencapai tujuan proyek lebih cepat. Itulah sebabnya pemberi kerja lebih memilih mempekerjakan kandidat yang dapat membenarkan pengambilan risiko dan bagaimana tindakan mereka memengaruhi proyek.
• Keterampilan mendengarkan secara aktif: Untuk memahami ruang lingkup proyek, keterampilan mendengarkan secara aktif sangat penting. Pengusaha biasanya lebih memilih kandidat yang dapat secara aktif mendengarkan pembicara tanpa gangguan dan mengklarifikasi keraguan dengan mengajukan pertanyaan.
• Motivasi: Manajer proyek yang kompeten mengetahui seni memotivasi anggota tim untuk bekerja lebih keras untuk mencapai pengiriman tepat waktu dari setiap tugas yang diberikan.
• Kemampuan beradaptasi: Faktor-faktor seperti kebutuhan klien dan anggaran dapat berubah, menghasilkan tantangan yang signifikan bagi tim proyek. Menjadi mudah beradaptasi dapat membantu manajer mengatasi stres dan membantu menjaga moral tim.