Apa itu manajemen kinerja dan bagaimana cara menggunakannya?

Agar bisnis berhasil, penting bagi kelompok dan karyawan untuk memiliki target dan harapan yang jelas. Manajemen kinerja menciptakan struktur untuk mendefinisikan harapan dan pencapaian yang bermanfaat dalam suatu organisasi. Memanfaatkan teknik manajemen kinerja membuat manajer lebih efektif serta karyawan lebih responsif terhadap instruksi. Dalam artikel ini, kita membahas apa itu manajemen kinerja, bagaimana penerapannya di tempat kerja dan manfaatnya.

Apa itu manajemen kinerja?

Manajemen kinerja adalah sistem penetapan tujuan dalam perusahaan, mengkomunikasikan tujuan tersebut kepada staf, mengawasi pelaksanaan tujuan tersebut, dan menanggapi dan memberi penghargaan kepada staf sesuai dengan kinerja mereka. Manajemen kinerja dirancang untuk menciptakan pemahaman bersama tentang harapan di seluruh organisasi untuk memungkinkan hasil yang lebih baik. Ketika diterapkan dengan benar, manajemen kinerja membantu manajer menjaga staf mereka tetap fokus pada hasil yang diinginkan dan memberikan kejelasan kepada anggota staf tentang apa yang diharapkan dari mereka setiap saat. Ini menciptakan sistem di mana semua orang di perusahaan mendapat manfaat, dan sebagai hasilnya, laba perusahaan meningkat.

Manfaat manajemen kinerja yang efektif

Sistem manajemen kinerja adalah metode yang populer untuk mengelola staf karena memberikan banyak manfaat bagi perusahaan yang menerapkannya. Beberapa manfaat terpenting dari sistem manajemen kinerja adalah:

• Koordinasi: Ketika staf dan manajemen menyepakati harapan dan tujuan untuk suatu departemen atau seluruh perusahaan, hal itu akan mempermudah bekerja sebagai unit yang kohesif. Dengan memberi tahu anggota staf dan tim tentang apa yang diharapkan dari mereka, mereka tidak perlu menghabiskan waktu untuk menyelesaikan tugas yang menurut perusahaan tidak penting. Memanfaatkan waktu dengan baik di kantor tidak hanya untuk keuntungan perusahaan, tetapi juga menguntungkan karyawan dengan memberi mereka perasaan bahwa mereka berkontribusi pada sesuatu yang penting.
• Efisiensi: Karena staf di bawah sistem manajemen kinerja tahu persis apa yang diharapkan dari mereka, lebih mudah bagi mereka untuk menghabiskan waktu dengan lebih bijak. Sebagai pemberi kerja, lebih mudah untuk memutuskan apa yang paling penting untuk Anda lakukan pada waktu tertentu ketika Anda tahu apa prioritas Anda dan apa yang manajemen ingin Anda capai.
• Motivasi: Sebagai seorang karyawan, penting untuk merasa bahwa pekerjaan yang Anda lakukan dihargai. Ketika kerja keras terasa seperti tidak dihargai, wajar jika kinerja merosot sebagai akibatnya, karena motivasi untuk terus bekerja keras menghilang ketika rekan kerja yang kurang rajin menerima penghargaan yang sama. Ketika Anda termotivasi sebagai karyawan, hari Anda menjadi lebih mudah, dan kinerja Anda secara keseluruhan juga bermanfaat bagi perusahaan.
• Produktivitas: Ketika karyawan dapat lebih efisien dengan waktu mereka dan termotivasi, mereka dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan setiap hari. Ini adalah cara terbaik bagi karyawan untuk menonjol di mata manajemen, dan ketika manajemen kinerja diterapkan dengan benar, peningkatan produktivitas ini akan dihargai. Karyawan yang lebih produktif merupakan aset bagi perusahaan, sehingga penghargaan seperti kenaikan gaji dan promosi digunakan untuk mendorong karyawan lain mengikuti jejak karyawan yang produktif serta mendorong karyawan untuk terus bekerja secara produktif.
• Apresiasi: Sistem manajemen kinerja menciptakan struktur untuk diikuti sebagai karyawan dan memberi penghargaan kepada Anda ketika Anda memenuhi dan melampaui tujuan dan harapan Anda. Ketika kerja keras Anda dihargai dengan benar, Anda mungkin merasa dihargai sebagai karyawan. Mengetahui bahwa perusahaan Anda menghargai kerja keras yang Anda lakukan dapat membuat pekerjaan lebih memuaskan, dan pada gilirannya memudahkan perusahaan untuk mempertahankan karyawannya yang paling produktif.
• Profitabilitas: Hasil utama dari banyak manfaat ini untuk menerapkan sistem manajemen kinerja adalah peningkatan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan. Dengan menyelesaikan pekerjaan terpenting dengan cara seefisien mungkin, dan mempertahankan karyawan yang berkinerja terbaik, perusahaan memposisikan dirinya untuk pertumbuhan keuangan yang stabil.

Perbaikan cara perusahaan beroperasi ini dapat membantu meningkatkan margin keuntungan, menciptakan kesuksesan finansial bagi perusahaan dan peluang karir bagi staf untuk mendapatkan keuntungan dari peningkatan posisi perusahaan.

Elemen dari rencana manajemen kinerja

Meskipun tidak ada metode tunggal yang diterima untuk menegakkan manajemen kinerja, dengan menilai metode yang paling populer dan mengidentifikasi langkah-langkah kunci, Anda dapat mengembangkan rencana manajemen kinerja yang efektif. Ikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari struktur manajemen kinerja Anda:

• Perencanaan: Manajemen kinerja bergantung pada komunikasi yang jelas antara pekerja staf dan manajemen, dan untuk memiliki komunikasi ini, pertama-tama harus ada rencana yang jelas untuk berkomunikasi. Menetapkan tujuan dan cara tujuan tersebut harus dicapai menciptakan kerangka kerja bagi karyawan untuk beroperasi di dalam dan menciptakan situasi di mana semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka.
• Bertindak: Penting bagi semua anggota staf untuk memahami tanggung jawab mereka dalam rencana yang lebih besar untuk implementasi yang optimal. Ini sangat penting bagi perusahaan di mana akan ada banyak kerjasama antara anggota staf atau departemen. Jika sebuah perusahaan sedang mengembangkan kode, misalnya, dan satu kelompok pembuat kode tidak sesuai dengan spesifikasi, itu dapat menyebabkan kode menjadi tidak kompatibel dan membuang-buang waktu kerja. Ketika setiap anggota staf bertindak berdasarkan tujuan pribadi mereka, hal itu memastikan ketidakkonsistenan seperti itu dapat dihindari.
• Pemantauan: Sepanjang pelaksanaan rencana, karyawan tingkat manajemen harus memantau kinerja staf mereka. Manajer yang terlibat dapat mengidentifikasi area yang mungkin untuk perbaikan atau pemberitahuan ketika pekerjaan bergerak keluar dari target dan melangkah untuk mengubah arah. Pengawasan aktif ini menguntungkan baik manajer, yang melihat hasil yang lebih baik dari karyawan mereka, serta staf, yang tahu bahwa pekerjaan yang mereka lakukan dihargai dan membantu mencapai tujuan akhir dari rencana tersebut.
• Tinjauan pertengahan proyek: Kecuali jika tujuan yang dikejar adalah rencana jangka pendek, penting untuk melakukan tinjauan selama proses berlangsung. Sebagai seorang manajer, tinjauan pertengahan proyek memungkinkan Anda untuk bertemu dengan anggota staf dalam peran yang lebih formal untuk membahas apa yang telah mereka lakukan dengan baik dan di mana mereka dapat meningkatkan, dan juga untuk menerima umpan balik dan berpotensi mengidentifikasi cara untuk meningkatkan rencana. Sebagai pertemuan karyawan dengan seorang manajer, tinjauan pertengahan proyek memberikan umpan balik yang berharga untuk menyesuaikan perilaku Anda dan memberikan penguatan untuk pekerjaan baik yang telah Anda lakukan saat menjalankan rencana.
• Peringkat: Ketika proyek atau segmen dari rencana bisnis hampir selesai, manajemen harus kembali bersiap untuk bertemu dalam pengaturan satu lawan satu untuk berbicara dengan anggota staf. Ini menawarkan manajemen kesempatan untuk memberikan penilaian terhadap pelaksanaan proyek oleh staf. Untuk pertemuan anggota staf dengan manajemen, ini adalah kesempatan yang sangat baik untuk melihat bagaimana pekerjaan mereka telah dilihat, serta untuk menawarkan pendapat mereka tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak selama proses berlangsung.
• Bereaksi: Bertemu dengan semua anggota tim dapat memberikan banyak informasi dan pendapat tentang rencana tersebut. Informasi ini merupakan alat penting yang dapat Anda gunakan ketika kembali ke bagian atas prosedur dan mulai merencanakan rangkaian tujuan berikutnya. Dengan menerapkan hal-hal yang berhasil dalam skala yang lebih besar, dan mencari untuk memberikan koreksi pada area yang membutuhkan perbaikan, proses reaksi ini memungkinkan terciptanya rencana aksi yang lebih baik ke depan.
• Penghargaan: Ketika anggota staf unggul dan mencapai atau melampaui target mereka, pertimbangkan untuk memberi mereka beberapa penghargaan. Hal ini dapat terjadi dalam berbagai bentuk mulai dari promosi hingga kenaikan gaji hingga manfaat tambahan seperti hari libur tambahan. Karyawan dapat menanggapi penghargaan dengan peningkatan kepuasan kerja dan produktivitas, yang juga menetapkan standar untuk proyek di masa depan.
• Mendokumentasikan: Proses ini harus terjadi di seluruh proyek. Selain dokumentasi yang jelas tentang tujuan yang memberikan panduan dan harapan formal, dokumentasi juga memudahkan untuk berbagi informasi yang dikumpulkan selama proses dengan orang lain yang mungkin tidak hadir untuk semua itu. Semakin akurat catatan Anda, semakin banyak keputusan yang dapat diambil di masa depan.

Implementasi yang efektif sangat penting dengan manajemen kinerja untuk melihat manfaat yang paling mungkin dari program.

Tips manajemen kinerja

Cara terbaik bagi sebuah kantor untuk menerapkan manajemen kinerja adalah dengan sistem SMART. Metode SMART mengatakan bahwa instruksi dan tujuan untuk staf selama manajemen kinerja harus:

• Spesifik: Agar tujuan menjadi efektif, seorang karyawan harus memahami apa yang diharapkan dari mereka sepenuhnya. Saat menetapkan tujuan, kekhususan harus menjadi prioritas karena memberikan panduan penting bagi anggota staf. Jika Anda telah menerima tujuan yang tidak jelas, berbicara dengan manajer Anda dapat membantu Anda lebih memahami apa yang diharapkan dari Anda.
• Terukur: Saat memberi atau menerima tujuan, kedua belah pihak harus memahami bagaimana mereka akan mengukur kesuksesan. Ini bisa berupa apa saja mulai dari menyediakan produk akhir dengan tenggat waktu tertentu hingga mencapai jumlah penjualan yang ditentukan. Apa pun tujuannya dan bagaimana penilaiannya, yang penting adalah bahwa setiap orang yang terlibat memahami bagaimana hal itu akan dinilai dan apa yang dianggap sebagai hasil yang sukses.
• Achievable: Tujuan karyawan yang efektif harus merupakan tujuan yang diharapkan dapat dicapai oleh karyawan dan berada dalam kendali karyawan. Sebuah tujuan yang ambisius tetapi dapat dicapai memberikan kesempatan untuk unggul. Saat menerima tujuan dari seorang manajer, Anda dapat mendiskusikan kelayakan dan ambisi tujuan tersebut dan mungkin dapat memintanya agar lebih realistis atau lebih menantang jika Anda merasa bahwa tujuan saat ini tidak ideal.
• Relevan: Sasaran yang diberikan kepada setiap karyawan harus relevan dengan peran karyawan tersebut di perusahaan. Hal ini dapat berarti baik didasarkan pada ekspektasi sebelumnya terhadap posisi tersebut atau pada bagaimana posisi tersebut harus dijalankan ke depan. Jika suatu aktivitas tampaknya menyimpang dari harapan sebelumnya untuk seorang karyawan, percakapan harus dilakukan untuk membahas perubahan, termasuk mengapa perubahan fokus terjadi, apakah perubahan itu sesuai dan apa yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan peluang keberhasilan. bagi karyawan yang mengejar tujuan.
• Terikat waktu: Garis waktu untuk penyelesaian tujuan adalah titik komunikasi penting lainnya untuk memastikan bahwa semua pihak memahami apa yang diharapkan. Garis waktu harus dapat dicapai dengan kerja yang rajin dan efektif oleh karyawan yang ditugaskan, dan harus berisi rincian spesifik. Untuk tujuan yang lebih besar, mungkin ada beberapa jadwal di mana fase yang berbeda dari proyek diharapkan selesai. Penting bagi manajer dan anggota staf untuk memahami garis waktu dan berbicara tentang kekhawatiran apa pun yang mereka miliki tentang garis waktu yang diusulkan.