5 Tips untuk kerja cerdas

Semakin efisien Anda dalam menyelesaikan pekerjaan rutinitas Anda, semakin banyak waktu yang dapat Anda alokasikan untuk menyelesaikan tugas yang lebih penting. Chriss Ridd, managing director dari sebuah perusahaan bisnis software akunting Xero mengatakan manusia merupakan makhluk yang memiliki kebiasaan. Hal ini dapat dilihat dari kehidupan bekerja atau kehidupan pribadi seseorang.

Ketika Anda menjalankan sebuah bisnis, sangat mudah untuk melakukan dengan cara tertentu karena Anda sudah terbiasa menyelesaikannya dengan cara tersebut. Dengan melakukan hal tersebut kita dapat menjadi buta untuk hal baru dan hal-hal yang lebih efisien untuk menyelesaikan sesuatu yang mungkin saja dapat menghemat waktu dan sumber daya Anda.

Berikut ini merupakan lima hal yang dapat membantu Anda dalam menjalankan bisnis dengan lebih efisien.

Perencanaan

Perencanaan merupakan hal pertama yang harus dilakukan ketika Anda ingin mulai bekerja. Hal ini akan membantu Anda untuk memfokuskan pikiran Anda dan memastikan Anda menyelesaikan semua pekerjaan Anda.

Mulailah dengan menulis semua hal yang perlu Anda selesaikan di hari tersebut. Pecahkan tugas-tugas yang besar dan kompleks menjadi beberapa bagian kecil agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan sedikit demi sedikit. Kemudian buat skala prioritas pekerjaan tersebut, mulai dari yang tersulit, tidak menyenangkan. Dengan mengerjakan pekerjaan yang sulit dan tidak menyenangkan terlebih dahulu, maka di akhir hari Anda akan bekerja dengan lebih santai karena tugas yang sulit sudah diselesaikan.

Buat daftar pekerjaan tersebut terlihat jelas agar Anda dapat memantau progres pekerjaan Anda dan mencoret pekerjaan yang sudah Anda selesaikan. Tools favorit saya untuk membuat daftar pekerjaan tersebut adalah Any.do, Anda dapat mendownloadnya secara gratis dan mudah untuk digunakan.

Outsource

Berapa banyak waktu yang Anda sediakan untuk melayani pelanggan, mencari pelanggan baru dan mengambil kesempatan baru dalam bisnis? Bandingkan hal ini dengan pekerjaan rutinitas yang tidak memberikan pengaruh apa-apa terhadap bisnis Anda.

Anda dapat melakukan outsourcing untuk pekerjaan administrasi kepada virtual asisten, seseorang yang dapat membantu Anda mengerjakan pekerjaan administrasi Anda ketika Anda membutuhkannya, jadi Anda hanya membayar ketika Anda membutuhkan jasa mereka saja.

Virtual asisten biasanya bekerja dari rumah dan dapat melakukan pekerjaan seperti menjawab panggilan telepon, mengetik, melakukan riset, melakukan persiapan presentasi, mengupdate status pada media sosial atau melakukan follow up pelanggan Anda. Ada banyak virtual asisten yang dapat Anda temukan online, dan ketika Anda sudah menyukai salah satu diantaranya, cobalah memberikan pekerjaan-pekerjaan sederhana untuk melihat kemampuan pekerjaan mereka sebelum Anda memberikan pekerjaan yang lebih kompleks.

Otomatisasi

Jika Anda masih melakukan  pekerjaan akunting, invoice, tagihan, dan penggajian sendiri, maka ini saatnya untuk mengupdate teknologi Anda. Banyak dari pekerjaan tersebut yang dapat dikerjakan secara otomatis dengan menggunakan software akunting.

Program akunting dapat mengotomatisasi data finansial Anda dengan menghubungkan data yang Anda miliki dengan akun bank Anda, jadi Anda tidak perlu lagi menginput semua angka-angka tersebut secara manual atau melakukan sorting melalui tumpukan-tumpukan invoice.

Banyak juga program yang memiliki modul tambahan yang dapat di kustomisasi secara spesifik untuk industri Anda.

Pastikan Anda menggunakan software akunting berbasis cloud agar Anda dapat mengecek akun Anda setiap saat melalui komputer, tablet, atau smartphone Anda.

Menghindari meeting

Kita sudah seringkali duduk pada sebuah meeting yang tidak kunjung selesai, padahal waktu tersebut dapat kita gunakan untuk memikirkan hal-hal penting atau menyelesaikan pekerjaan yang lebih mendesak.

Sebelum Anda setuju untuk melakukan meeting, tanyakan pada diri Anda sendiri apakah hal tersebut memang diperlukan atau ada hal penting lainnya yang harus Anda kerjakan.

Jika Anda tidak yakin bahwa meeting tersebut dapat menghasilkan sesuatu yang berguna maka lebih baik tolak meeting tersebut secara sopan. Jika memang diperlukan lebih baik hal tersebut dilakukan via telepon (singkat) daripada harus melakukan meeting berjam-jam.

Untuk meeting yang memang perlu harus Anda hadiri, pastikan Anda memanfaatkan waktu tersebut secara efektif.

Sebelum Anda menghadiri meeting, pikirkan hal-hal konkrit yang ingin Anda raih. Kemudian buatlah sebuah agenda atau daftar hal-hal yang ingin Anda bicarakan agar meeting tersebut tidak melenceng dari tujuan utama Anda dan menghabiskan waktu Anda sia-sia.

Manfaatkan waktu luang

Ketika Anda bekerja pasti ada waktu luang beberapa menit, mungkin ketika Anda sedang menunggu telepon seseorang atau menunggu klien. Manfaatkan waktu ini untuk melakukan hal-hal yang produktif.

Ketika Anda membuat perencanaan harian Anda, Anda dapat membuat sebuah daftar tugas-tugas kecil yang dapat Anda lakukan setiap saat. Hal ini bisa berupa menelepon pelanggan, membeli alat tulis kantor, atau membayar tagihan. Ketika Anda memiliki waktu luang, manfaatkan waktu tersebut untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil tersebut.

Jika Anda menggunakan aplikasi akunting berbasis cloud, Anda dapat melakukan beberapa hal seperti mengirim invoice, mengecek cashflow atau mengecek rekening bank Anda.