Apa itu birokrasi?

Perusahaan, pemerintah, dan organisasi nirlaba semuanya dapat menjadi birokrasi. Organisasi birokratis memiliki hierarki yang jelas dan lapisan otoritas serta diatur oleh aturan resmi. Birokrasi seringkali besar dan kompleks, dan setiap peran di dalamnya memiliki tanggung jawab dan proses yang jelas untuk diikuti. Istilah ini sering memiliki konotasi negatif, menunjukkan ketidakefisienan dan hambatan administrasi. Birokrasi dapat mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kondisi dan dapat meredam kreativitas dan inovasi. Namun, birokrasi juga dapat memiliki keuntungan, seperti stabilitas, akuntabilitas, dan mengorientasikan sekelompok besar ke arah tujuan bersama.

Contoh

Pemerintah federal adalah salah satu contoh organisasi birokratis. Pada tahun 2019, cabang eksekutif mempekerjakan setidaknya 2,1 juta pegawai sipil di sekitar 120 lembaga atau lebih. Itu belum termasuk orang yang bekerja untuk militer atau cabang legislatif dan yudikatif. Pegawai pemerintah individual jarang memiliki kekuatan untuk melakukan perubahan nyata sendirian. Sebaliknya, keputusan penting memerlukan banyak lapisan persetujuan.

Apa karakteristik birokrasi?

Birokrasi datang dalam berbagai bentuk dan ukuran, dan dapat mencakup pemerintah, perusahaan, dan organisasi nirlaba. Beberapa karakteristik birokrasi adalah:

Hirarki yang jelas

Birokrasi memiliki hirarki otoritas yang jelas atau rantai komando. Setiap orang tahu kepada siapa mereka melaporkan dan siapa yang bertanggung jawab.

Daripada semua orang memiliki pengaruh yang sama, semakin tinggi dalam bagan organisasi Anda pergi, semakin banyak otoritas yang Anda miliki. Orang yang berada di puncak – baik individu atau dewan direksi – memiliki kata terakhir. Mereka yang berada di bagian bawah rantai memiliki otoritas yang sangat sedikit. Keputusan mungkin memerlukan persetujuan dari beberapa lapisan hirarki sebelum dapat terjadi.

Jenis struktur ini menghilangkan kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab. Tetapi itu juga berarti posisi Anda seringkali lebih penting daripada apa yang Anda bawa ke meja. Anda mungkin memiliki ide yang lebih baik atau lebih banyak pengalaman daripada orang di atas Anda, tetapi itu tidak berarti Anda memiliki suara dalam pengambilan keputusan. Dan beberapa orang dapat menghindari tanggung jawab atas kesalahan karena mereka “hanya mengikuti perintah.”

Sekumpulan aturan resmi

Setiap birokrasi diatur oleh serangkaian aturan tertulis, resmi, atau prosedur operasi standar. Setiap karyawan menerima serangkaian instruksi khusus tentang apa yang menjadi tanggung jawab pekerjaannya. Aturan-aturan ini membantu pekerja memahami apa yang diharapkan dari mereka, dan mereka membantu organisasi menjaga kontinuitas ketika orang datang dan pergi. Di sisi lain, peraturan yang ketat dapat membatasi kreativitas dan dorongan.

Pembagian kerja

Dalam sebagian besar birokrasi, tidak ada “ahli segala bidang.” Sebaliknya, setiap karyawan memiliki kumpulan keterampilan khusus dan tanggung jawab. Agar organisasi mencapai tujuannya secara keseluruhan, semua orang harus fokus pada pekerjaan mereka yang khusus. Setiap individu bergantung pada orang lain untuk memajukan hal tersebut.

Manajemen profesional

Birokrasi dijalankan oleh manajer profesional penuh waktu yang mempertahankan keahlian dan menjaga memori institusi. Bahkan ketika ada perubahan kepemimpinan puncak, inti profesional organisasi tetap menjalankan segala sesuatu dengan lancar. Meskipun manajer profesional dapat mengembangkan penguasaan, mereka juga dapat membuat organisasi sulit berubah.

Apa kelebihan dan kekurangan birokrasi?

Kelebihan dari birokrasi

Meskipun birokrasi sering mendapat reputasi buruk, mereka bisa memiliki keuntungan.

Pembagian kerja membantu karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab mereka dan membantu organisasi bergerak efisien menuju tujuan bersama. Pekerja dapat mengembangkan keahlian dalam pekerjaan mereka dan menghindari beralih tugas sepanjang hari. Hirarki yang jelas berarti semua orang selalu tahu siapa yang berkomando.

Birokrasi juga dapat mempromosikan stabilitas. Meskipun karyawan datang dan pergi, seperangkat aturan dan tanggung jawab yang jelas memberikan kontinuitas pada peran mereka. Dalam hal pemerintah AS, banyak birokrat mempertahankan pekerjaan mereka selama perubahan administrasi, yang melindungi memori institusi. Untuk industri yang memiliki masalah keamanan dan diatur secara ketat, birokrasi dapat membantu memastikan bahwa prosedur yang tepat diikuti.

Birokrasi juga mempromosikan sistem pengawasan dan keseimbangan. Ketika satu orang memiliki semua kekuatan dan tidak tunduk pada aturan dan prosedur yang ekstensif, ia dapat membuat keputusan yang impulsif. Birokrasi dapat memberikan lapisan akuntabilitas yang mencegah satu pihak mendapatkan terlalu banyak wewenang.

Birokrasi juga dapat memiliki keuntungan bagi karier seorang karyawan. Mereka mungkin menawarkan relatif lebih banyak keamanan pekerjaan, karena mereka cenderung menjadi organisasi yang sudah mapan dengan prosedur yang ditetapkan untuk perekrutan dan pemutusan. Di luar pemotongan, karyawan yang melakukan pekerjaan mereka dengan baik sering dapat bertahan lama. Karena ada banyak tangga di tangga karier, birokrasi umumnya memberikan ruang untuk kemajuan. Idealnya, promosi didasarkan pada prestasi dan pencapaian kinerja yang jelas.

Dalam birokrasi ideal, beroperasi berdasarkan aturan yang ditetapkan berarti karyawan diperlakukan dengan cara yang tidak memihak. Keputusan dibuat berdasarkan akal sehat dan pedoman tertulis, bukan hubungan personal atau kepemimpinan yang karismatik.

Kekurangan dari birokrasi

Birokrasi sering memiliki reputasi buruk, bukan tanpa alasan. Berkat peraturan dan hirarki yang terlibat, segala sesuatu cenderung bergerak lambat. Mengambil keputusan atau membuat perubahan seringkali memerlukan melalui banyak lapisan administrasi, yang dapat mengakibatkan ketidakmampuan.

Akibatnya, organisasi birokratis dapat lambat merespons perubahan situasi. Sebagai contoh, birokrasi pemerintah dapat tertinggal dalam mengadopsi teknologi baru, atau birokrasi korporat dapat gagal bereaksi dengan cepat terhadap pesaing baru yang fleksibel.

Pemisahan staf yang kaku juga dapat menyulitkan karyawan. Mereka yang ingin mengubah jalur karier mungkin akan kesulitan beralih dari satu departemen ke departemen lain. Persyaratan ketat untuk posisi dapat membuat perusahaan mengabaikan kandidat yang menjanjikan yang tidak sepenuhnya sesuai dengan pedoman. Pembagian kerja juga dapat menghambat kolaborasi antara karyawan dan departemen yang berbeda.

Birokrasi juga dapat membatasi kreativitas dan kebebasan bagi karyawan. Dengan deskripsi pekerjaan yang ketat dan prosedur yang telah ditetapkan, tidak ada banyak ruang untuk menyelesaikan tugas dengan cara yang terbaik bagi individu. Ide-ide kreatif yang keluar dari status quo mungkin akan dihukum daripada dihargai, dan mungkin ada sedikit insentif bagi pekerja untuk mengambil inisiatif atau melampaui persyaratan peran mereka. Rasa bosan, moral rendah, dan produktivitas yang menurun dapat muncul sebagai hasilnya.

Dalam birokrasi nyata, kemajuan tidak selalu terkait dengan prestasi. Sebaliknya, promosi mungkin didasarkan pada masa kerja, nepotisme, atau politik kantor.

Rantai komando yang kaku berarti berbagai pihak dalam birokrasi dapat melempar tanggung jawab ketika ada kesalahan. Mereka mungkin mencoba menghindari disalahkan atas tindakan yang tidak etis dengan menunjukkan bahwa mereka hanya mengikuti perintah dari atas.

Apa itu birokrasi vs. tata kelola vs. administrasi?

Tata kelola mengacu pada aturan dan sistem melalui mana para pemimpin dalam sebuah organisasi menjalankan wewenang, menetapkan tujuan dan kebijakan, memantau kinerja, dan dipertanggungjawabkan.

Semua tata kelola memerlukan administrasi, yang mengacu pada proses sehari-hari menjalankan bisnis atau organisasi.

Tata kelola dan administrasi adalah dua komponen dari setiap organisasi, bahkan yang kecil dan tidak hierarkis. Birokrasi mengacu pada jenis organisasi tertentu – besar dan kompleks dengan hierarki yang sudah ditetapkan dan aturan resmi. Birokrasi dapat dilihat sebagai salah satu bentuk administrasi.

Apa industri yang paling birokratis?

Meskipun birokrasi dapat menciptakan ketidakmampuan, sebagian besar orang Amerika masih bekerja untuk satu. Satu generasi yang lalu, orang Amerika lebih mungkin bekerja untuk bisnis kecil daripada perusahaan besar. Sekarang, lebih dari seperempat karyawan bekerja untuk perusahaan yang mempekerjakan setidaknya 10.000 orang. Ini belum memperhitungkan jumlah orang yang bekerja untuk pemerintah – lebih dari 10 persen populasi di setiap negara bagian (dan lebih dari 20 persen di negara-negara seperti Alaska dan New Mexico).

Meskipun tidak selalu berarti bahwa perusahaan dengan banyak karyawan beroperasi sebagai birokrasi, tampaknya itulah arah yang diambil oleh bisnis di AS. Jumlah manajer, pengawas, dan staf dukungan di AS telah meningkat secara dramatis dalam beberapa dekade terakhir, jauh lebih cepat daripada pertumbuhan di profesi lainnya. Selain itu, perusahaan-perusahaan yang membentuk S&P 500 telah mengurangi biaya rata-rata barang yang dijual secara substansial sejak tahun 2004, tetapi gaji dan overhead korporat tidak mengalami penyusutan.

Beberapa industri lebih cenderung berfungsi sebagai birokrasi daripada yang lain. Perawatan kesehatan dan pendidikan tinggi telah melihat peningkatan birokrasi yang signifikan, berdasarkan bagian dari biaya yang digunakan untuk peran manajemen dan administratif. Pada tahun 2020, lebih dari sepertiga dari total pengeluaran perawatan kesehatan pergi ke biaya administrasi, seperti penagihan penyedia dan overhead perusahaan asuransi.