Panduan menulis email bisnis
Keterampilan komunikasi yang kuat merupakan aset penting di tempat kerja saat ini. Dengan teknologi modern, lebih banyak pekerjaan dilakukan di komputer dan email telah menjadi metode komunikasi utama bagi para profesional. Mengetahui cara menulis email bisnis dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan komunikasi dan menonjol di mata rekan kerja dan pelanggan.
Dalam artikel ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis email bisnis yang hebat, termasuk tip dan contoh.
Apa itu email bisnis?
Email bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang dikirim ke penerima secara elektronik melalui Internet. Tujuan email bisnis sering kali untuk menyampaikan informasi atau meminta penerima untuk mengambil tindakan. Meskipun email seringkali kurang formal dibandingkan bentuk komunikasi lainnya, email bisnis sering kali mengikuti nada, gaya, dan format profesional yang dirancang untuk mendapatkan respons yang diharapkan dari penerima.
Cara menulis email bisnis
Ikuti langkah-langkah ini untuk menulis email profesional yang hebat:
- Pilih baris subjek yang jelas.
- Mulailah dengan salam.
- Nyatakan tujuan Anda.
- Tutup dengan tanda tangan profesional.
- Mengoreksi
Pilih baris subjek yang jelas
Baris subjek adalah ringkasan singkat tentang isi email Anda. Baris subjek memungkinkan penerima mengetahui apa yang mereka harapkan untuk menemukan lebih banyak informasi saat mereka membuka email Anda. Baris subjek harus jelas dan profesional untuk memastikan penerima memahami tujuan email dan membuka email Anda untuk membacanya. Yang terbaik adalah langsung dan jelas di baris subjek untuk mencegah email Anda diabaikan atau dihapus secara keliru.
Mulailah dengan salam
Setiap email bisnis harus dimulai dengan salam profesional. Sapaan Anda harus singkat dan ditujukan kepada penerima dengan menyebutkan namanya. Namun, jika Anda tidak mengetahui nama penerimanya, Anda dapat menggunakan gelar profesional mereka sebagai gantinya. Beberapa contoh sapaan yang biasa digunakan dalam email bisnis antara lain “Yang Terhormat”, “Selamat pagi/siang/malam”, “Halo” dan “Salam”.
Nyatakan tujuan Anda
Setiap email bisnis harus memiliki tujuan, dan sebaiknya hanya ada satu tujuan per email. Cobalah untuk memastikan email Anda menyampaikan pesan yang jelas terkait dengan subjek, tugas, atau permintaan tertentu. Melakukan hal ini akan membantu memastikan detail penting tidak terlewatkan dan akan membantu mencegah kebingungan. Memulai email Anda dengan kalimat yang menyatakan dengan jelas tujuannya dapat membantu memastikan penerima memahami mengapa Anda menulis email.
Misalnya, “Saya menulis email ini untuk memberi tahu Anda bahwa perubahan telah dilakukan pada kebijakan privasi kami. Harap tinjau perubahan berikut dan beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.”
Tutup dengan tanda tangan profesional
Dalam email bisnis, baris tanda tangan email Anda bertindak sebagai kartu nama. Banyak bisnis memiliki tanda tangan yang telah diformat sebelumnya untuk karyawan mereka. Tanda tangan profesional biasanya mencakup salam penutup formal, nama Anda, jabatan profesional, nama perusahaan Anda, dan informasi kontak Anda. Tanda tangan profesional Anda juga dapat menyertakan logo perusahaan Anda atau gambar diri Anda sendiri.
Koreksi
Setelah Anda selesai menulis email, Anda harus mengoreksi email untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Anda juga harus memastikan pesan email Anda jelas. Saat mengoreksi email bisnis, cobalah menganggap diri Anda sebagai penerima yang membaca email untuk memastikan Anda telah menggunakan nada, gaya, dan format yang sesuai. Terakhir, jika seharusnya ada lampiran, periksa kembali apakah Anda telah melampirkan dokumen sebelum mengirim email.
Contoh email bisnis
Berikut adalah contoh dua jenis email bisnis yang berbeda yang ditulis oleh orang yang sama. Satu ditulis ke kolega dan yang lainnya ditulis ke pelanggan:
Contoh email bisnis ke kolega
Kepada: Johnathon Roman
Re: Revisi Timeline Proyek Penjualan: Harap Tinjau
Lampiran: Jadwal Proyek Kontes Penjualan
Pesan:
Johnathon yang terhormat,
Saya menulis email ini untuk memberi tahu Anda bahwa batas waktu proyek untuk proyek kontes penjualan yang telah kami kerjakan telah dimajukan satu minggu. Batas waktu yang baru adalah 20 Desember, bukan 27 Desember. Karena perubahan ini, kami perlu melakukan penyesuaian pada garis waktu untuk memastikan setiap tugas proyek selesai sebelum batas waktu. Saya telah melampirkan proposal timeline proyek yang diperbarui. Harap tinjau dan beri tahu saya jika Anda dapat menyelesaikan tugas yang diberikan pada tenggat waktu yang baru. Beri tahu saya jika ada pertanyaan atau masalah.
Terima kasih,
Monica Lewis
Manager Penjualan
Grup Asuransi Jiwa Sentuh
Telepon: (888) 888-8888
Email: [email protected]
Contoh email bisnis ke pelanggan
Kepada: Kendall Jennings
Re: Selamat datang di Life Touch Insurance Group – Dokumen Penting Terlampir
Lampiran: Dokumen Kebijakan Jennings
Pesan:
Halo Kendal,
Terima kasih telah mempercayakan Life Touch Insurance Group dengan kebutuhan asuransi jiwa keluarga Anda. Kami tahu bahwa mengamankan masa depan keuangan keluarga Anda adalah langkah penting bagi Anda dan keluarga. Kami menghargai bahwa Anda telah memilih kami untuk melindungi keamanan masa depan keluarga Anda. Saya telah melampirkan dokumen kebijakan Anda ke email ini. Dokumen-dokumen ini mencakup semua yang kami diskusikan selama pertemuan kami tentang liputan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang pertanggungan Anda setelah meninjau dokumen polis Anda, jangan ragu untuk menghubungi saya. Saya akan tetap menjadi agen asuransi jiwa pribadi Anda selama masa polis Anda. Terima kasih lagi untuk bisnis Anda.
Salam hangat
Monica Lewis
Manager Penjualan
Grup Asuransi Jiwa Sentuh
Telepon: (888) 888-8888
Email: [email protected]
Tips menulis email bisnis
Berikut adalah beberapa tip umum yang perlu diingat saat menulis email bisnis:
- Kenali audiens Anda: Penting untuk mengetahui siapa audiens Anda sebelum Anda mulai menulis email bisnis. Sebagian besar email bisnis memerlukan nada, gaya, dan format formal agar tetap profesional. Nada email Anda harus tetap jelas dan positif. Namun, Anda mungkin dapat menggunakan gaya dan format yang tidak terlalu formal jika Anda mengenal penerima dengan baik.
- Gunakan empati saat menulis: Nada dan makna yang dimaksudkan dari komunikasi tertulis terkadang dapat menjadi tantangan bagi pembaca untuk ditentukan. Menggunakan empati saat menulis email Anda akan membantu Anda memastikan nada Anda tetap positif dan mencegah timbulnya kesalahpahaman.
- Pastikan email Anda diperlukan: Kebanyakan orang menerima banyak email setiap hari. Memastikan email Anda diperlukan sebelum mengirim email bisnis dapat membantu meningkatkan kemungkinan penerima benar-benar membuka, membaca, dan menanggapi email Anda.
- Pastikan penggunaan email sesuai: Meskipun email adalah alat komunikasi yang bagus untuk para profesional, beberapa jenis komunikasi lebih baik jika disampaikan melalui format lain seperti tatap muka atau melalui telepon. Penting untuk memastikan penggunaan email sesuai dengan apa yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi sebelum mengirim email bisnis.
- Jaga agar email Anda tetap singkat: Menjaga agar email Anda tetap singkat dan langsung pada intinya dapat membantu Anda memastikan pesan email Anda jelas dan akan mendapatkan respons yang Anda harapkan dari penerima. Menjadi jelas dan tepat dalam komunikasi email Anda akan menghemat waktu pembaca dan membantu mereka memahami dengan jelas tujuan email Anda.
