Fungsi penting manajemen

Memahami fungsi utama manajemen dapat memandu Anda saat Anda membuat fondasi proyek, mencapai tujuan, dan bertujuan untuk menjadi pemimpin tim yang lebih baik. Pelajari lebih lanjut tentang fungsi manajemen dan keterampilan yang dapat Anda pelajari untuk berhasil melakukannya.

Empat fungsi manajemen

Ada empat fungsi dasar yang dilakukan oleh manajer yang sukses:

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Memimpin
• Mengontrol

Perencanaan

Manajer harus merencanakan tujuan berdasarkan kebutuhan organisasi mereka dan cara terbaik untuk mencapainya. Perencanaan sebelum memulai proyek memastikan bahwa manajer mempertahankan efektivitas mereka selama proses berlangsung. Menciptakan tujuan juga harus berfungsi sebagai landasan untuk kegiatan masa depan dalam perusahaan.

Seorang manajer harus mempertimbangkan hal-hal berikut ketika merencanakan:

• Anggota tim. Untuk mencapai suatu tujuan, seorang manajer harus menciptakan tim yang cakap. Pertimbangkan karyawan saat ini, keterampilan mereka, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada proyek.
• Tenggat waktu. Seorang manajer perlu mengidentifikasi dengan benar berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target. Bertujuan untuk mempertimbangkan setiap langkah dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Tenggat waktu yang akurat akan membuat manajer tetap fokus untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang wajar dan memberi tim garis waktu yang terukur untuk diikuti.
• Anggaran. Anggaran harus mencakup semua sumber daya yang diperlukan, termasuk upah, bahan dan biaya seperti biaya perjalanan. Anggaran menyeluruh membantu seorang manajer dalam menjaga agar proyek berhasil secara moneter.
• Tren perusahaan. Setiap tujuan harus mendukung misi organisasi. Seorang manajer harus meramalkan dan menganalisis tren perusahaan sehingga tujuan mereka selaras dengan perusahaan.
• Tantangan potensial. Sementara hambatan hampir pasti akan terjadi di beberapa titik selama proyek, seorang manajer harus merencanakan risiko apa pun. Pertimbangkan tantangan umum apa pun, seperti penyakit anggota tim, konflik internal, dan kurangnya komunikasi. Yang terbaik adalah memiliki rencana cadangan untuk sebanyak mungkin hambatan untuk meminimalkan dampak potensial.

Setelah membuat tujuan, seorang manajer harus merencanakan langkah-langkah untuk mencapainya, dimulai dengan memprioritaskan tugas. Prioritas termasuk memutuskan tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mana yang membutuhkan waktu paling lama untuk diselesaikan. Ini akan membantu membuat garis waktu untuk setiap langkah berdasarkan tenggat waktu. Selanjutnya, manajer dapat mendelegasikan tugas kepada anggota tim. Saat mendelegasikan, seorang manajer harus mempertimbangkan keahlian masing-masing anggota dan cara terbaik menggunakannya. Manajer juga dapat menetapkan tugas berdasarkan kesempatan bagi anggota untuk mempelajari keterampilan baru.

Pengorganisasian

Mengatur tempat kerja adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas. Ini memungkinkan manajer untuk dengan jelas menyatakan tujuan tugas kepada tim dan memastikan mereka merasa nyaman dengan peran dan lingkungan mereka.

Seorang manajer harus melakukan hal berikut ketika mengatur:

Dapatkan tim dan materi

Membangun tim dapat mencakup mempekerjakan karyawan baru jika diperlukan atau mengumpulkan anggota yang sudah ada. Tim harus memahami tujuan dan menjalani pelatihan tambahan jika diperlukan. Selanjutnya, seorang manajer perlu menyediakan alat yang diperlukan tim, seperti komputer atau mesin berat, untuk melakukan pekerjaan mereka.

Ciptakan lingkungan kerja yang fungsional

Tim membutuhkan tempat kerja untuk menyelesaikan tugas mereka. Seorang manajer di lingkungan kantor harus memastikan tersedia cukup meja, sementara seorang manajer di perusahaan manufaktur perlu menciptakan ruang kerja yang aman.

Buat struktur dan peran organisasi

Seorang manajer perlu menciptakan struktur organisasi yang jelas di mana semua anggota tim memahami fungsi mereka. Ini harus mencakup tugas spesifik apa pun yang diberikan manajer kepada kontributor individu. Ketika sebuah tim memahami struktur dan peran mereka, mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan benar.

Tetapkan metode komunikasi

Manajer harus membuat standar untuk metode komunikasi, termasuk email, pesan online, dan kontak langsung. Selain itu, mereka harus menetapkan apakah akan ada pertemuan rutin untuk pembaruan kemajuan dan bagaimana dan di mana mereka akan diadakan. Terakhir, mereka harus mencatat dengan siapa karyawan pertama kali dapat terhubung untuk membicarakan hambatan.

Atur ulang saat menghadapi tantangan baru

Seiring berjalannya proyek, tim kemungkinan besar akan menghadapi hambatan. Tergantung pada sifat rintangannya, seorang manajer mungkin perlu membuat perubahan untuk memulihkan aktivitas normal. Misalnya, jika seorang anggota tim harus mengambil cuti yang tidak terduga, manajer harus menugaskan kembali tugas ke anggota tim yang ada atau menyertakan karyawan baru dalam proyek.

Memimpin

Baik itu tugas harian atau tujuan keseluruhan, seorang manajer perlu memimpin tim. Kepemimpinan adalah salah satu fungsi terpenting bagi seorang manajer karena mendorong anggota untuk melakukan yang terbaik.

Memimpin tim meliputi:

Mempengaruhi tim

Seorang manajer harus menciptakan rasa tujuan dalam anggota tim. Mereka harus mengetahui tujuan peran mereka dan tujuan proyek. Memahami komponen ini memandu tim untuk tetap fokus pada pekerjaan mereka.

Memotivasi tim

Motivasi termasuk menginspirasi dan mendorong tim untuk bekerja menuju tujuan. Seorang manajer dapat memotivasi tim dengan percaya pada visi, menawarkan insentif dan mengakui usaha. Motivasi adalah faktor besar dalam menjaga produktivitas tetap tinggi.

Mengkoordinir tim

Ketika bekerja dengan tim, manajer harus mengoordinasikan kegiatan mereka dan membentuk kelompok yang efektif. Kegiatan termasuk tugas individu dan kelompok dan pertemuan tim. Ketika manajer melihat bagaimana anggota tim bekerja bersama, akan lebih mudah untuk membuat kelompok yang lebih kecil dan lebih kohesif.

Memodelkan kualitas ideal

Sebagai seorang pemimpin, seorang manajer harus menunjukkan kualitas yang diharapkan dari tim. Misalnya, jika seorang manajer ingin tim mempertahankan sikap positif, mereka perlu menetapkan standar itu dengan perilaku mereka sendiri.

Mengontrol

Pengendalian adalah tugas konstan manajer untuk memantau kemajuan menuju tujuan.

Pengendalian dapat mencakup:

Memantau kualitas kerja

Seorang manajer harus melakukan kontrol kualitas pada pekerjaan tim untuk memastikan mereka bekerja sesuai standar. Mereka dapat memeriksa kualitas kerja tim dengan secara teratur meminta pembaruan, mengadakan rapat, atau mengambil sampel pekerjaan mereka. Mengawasi kualitas kerja sangat penting untuk menghasilkan produk yang sangat baik.

Memantau anggaran dan jadwal

Untuk proyek yang sukses, seorang manajer harus tetap berada dalam anggaran yang ditetapkan semula. Pemantauan anggaran termasuk memastikan upah, bahan dan biaya lainnya berada dalam ruang lingkup. Demikian pula, seorang manajer harus melacak berapa lama setiap langkah yang diambil dan mengukurnya terhadap timeline asli.

Berubah bila perlu

Jika ada perubahan di seluruh proyek, seorang manajer harus dapat mengidentifikasinya dan memperbarui rencana. Misalnya, jika tim manajer menyelesaikan langkah lebih cepat dari yang diantisipasi, mereka dapat menyesuaikan garis waktu untuk tanggal penyelesaian yang lebih awal.

Tips manajemen

Ada keterampilan tertentu yang dapat Anda pelajari untuk ditingkatkan sebagai manajer. Pertimbangkan tip berikut untuk membantu Anda membangun fondasi agar berhasil menjalankan empat fungsi manajemen:

Menjalin komunikasi yang terbuka

Komunikasi diperlukan untuk menyampaikan informasi kepada tim Anda. Selanjutnya, memiliki jalur komunikasi yang terbuka akan memungkinkan tim Anda merasa nyaman mendekati Anda untuk meminta bantuan. Saat Anda mengerjakan tujuan berikutnya dengan tim Anda, pastikan Anda terus memperbarui tim sehingga mereka dapat melakukan tugas mereka.

Berikan dan terima umpan balik

Memberikan umpan balik yang konstruktif akan membantu tim Anda memahami di mana mereka unggul dan bagaimana mereka dapat meningkat. Anda juga dapat meminta umpan balik tentang kinerja Anda sebagai manajer. Gunakan informasi yang diberikan tim Anda sebagai panduan tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Atur ruang dan waktu kerja Anda sendiri

Meskipun pengorganisasian menciptakan lingkungan kerja yang efektif untuk tim Anda, penting juga untuk mengatur ruang dan waktu Anda sendiri. Menjaga diri Anda tetap teratur akan membantu Anda tetap fokus pada tujuan dan memodelkan sifat untuk tim Anda.

Simpan catatan

Pertimbangkan untuk menyimpan catatan pencapaian dan kemunduran yang Anda temui selama proyek berlangsung. Tuliskan langkah-langkah menuju pencapaian dan bagaimana Anda mengatasi rintangan. Anda dapat merujuk kembali ke detail ini di proyek mendatang untuk mengingat apa yang harus Anda lakukan lagi dan apa yang harus dihindari.

Jadilah fleksibel

Selama fungsi perencanaan, Anda mengembangkan tujuan dan fondasi untuk menyelesaikannya. Namun, Anda mungkin menghadapi tantangan tak terduga yang menyebabkan Anda melakukan perubahan. Memahami bahwa Anda mungkin perlu menyesuaikan anggaran atau mengubah metode akan membantu Anda menghadapi tantangan tersebut dan beradaptasi dengan perubahan.

Jadilah penentu

Kumpulkan dan pertimbangkan semua informasi yang Anda bisa, dan buat keputusan yang tepat. Bahkan jika rencana Anda tidak bekerja persis seperti yang Anda harapkan, Anda dapat mengambilnya sebagai kesempatan untuk belajar dan meningkatkan.