Apa fungsi invoice?
Mengirim dan menerima invoice adalah bagian penting dari pembelian dan penjualan produk. Memahami cara kerja invoice adalah bagian penting dalam bekerja di bidang manuinvoice, ritel, atau penjualan. Agar berhasil membuat, mengirim, dan menanggapi invoice, Anda perlu memahami apa itu invoice, apa yang disertakan, dan cara membuatnya. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan definisi invoice, membahas apa saja yang termasuk dalam invoice, dan menguraikan langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk menulis dan mengirimkannya.
Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen yang dikirim dari produsen atau penyedia produk kepada pelanggan. Invoice menguraikan biaya produk dan menetapkan tanggung jawab konsumen untuk membayar barang atau jasa. Invoice membuat catatan fisik transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice adalah bagian penting untuk memastikan bahwa pembukuan dan akun bisnis lengkap dan akurat.
Invoice digunakan oleh kantor akuntansi perusahaan untuk membuat catatan penjualan dan piutang. Mereka melayani berbagai tujuan lain, termasuk:
- Meminta pembayaran dari pelanggan
- Melacak inventaris keluar
- Membuat data yang memungkinkan akuntan untuk memperkirakan keuntungan masa depan
- Memberikan informasi pendapatan yang dapat digunakan untuk pelaporan pajak
- Menyimpan catatan penjualan dan transaksi yang mudah diakses
Apa perbedaan antara invoice dan tagihan?
Invoice dan tagihan memiliki beberapa kesamaan, tetapi masing-masing memiliki tujuan yang berbeda. Invoice dibuat dan dikirim oleh pemasok produk atau layanan. Invoice menyatakan apa yang diproduksi, siapa yang membelinya, dan syarat pembayaran. Invoice dapat dibuat dan dikirim sebelum atau setelah produk dikirim. Seringkali, pemasok akan menyertakan salinan invoice dalam sebuah paket saat mengirimkan produk sehingga pembeli dapat memastikan semua item diperhitungkan.
Atau, tagihan hanyalah dokumen dari penjual yang meminta pembayaran segera. Tagihan biasanya meminta pelanggan untuk mengambil tindakan tertentu atau untuk memenuhi kesepakatan. Tidak seperti invoice, tagihan biasa yang Anda terima tidak menyertakan daftar produk atau layanan yang diperinci. Contoh umum tagihan adalah permintaan pembayaran yang Anda dapatkan dari perusahaan kabel atau listrik Anda. Terakhir, ketika Anda menerima tagihan, biasanya Anda akan diminta untuk membayarnya hanya dalam beberapa hari atau minggu.
Apa yang termasuk dalam invoice?
Invoice biasanya berisi beberapa informasi penting. Ini termasuk:
Tanggal invoice ditulis
Informasi pertama pada invoice biasanya adalah tanggal pembuatannya. Tanggal tersebut diperlukan karena menandai awal periode pembayaran atau lamanya waktu pembeli harus menyerahkan seluruh pembayaran. Jika pembayaran memiliki batas waktu yang ketat, termasuk tanggal akan memberi tahu pembeli tentang tenggat waktu mereka dan memberikan catatan yang tak terbantahkan tentang periode pembayaran untuk penjual.
Nama dan alamat pembeli dan penjual
Invoice harus menyertakan nama dan formulir kontak untuk pembeli, yang biasanya menyertakan alamat email mereka. Ini membantu memastikan bahwa produk yang tepat dikirimkan ke pelanggan yang benar. Invoice juga harus berisi nama dan alamat penjual sehingga pembeli tahu siapa yang harus membayar dan siapa yang harus dihubungi jika terjadi kesalahan.
Informasi kontak untuk kantor akuntansi atau layanan pelanggan
Beberapa invoice akan menyertakan informasi kontak langsung untuk staf akuntansi atau departemen layanan pelanggan. Ini memungkinkan pembeli untuk mengarahkan keluhan, pertanyaan, atau umpan balik apa pun kepada orang-orang yang paling mampu membantu mereka. Memberikan nomor langsung membantu penjual menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat dan efisien.
Ringkasan barang yang dibeli
Invoice harus menyertakan ringkasan terperinci dari item atau layanan yang termasuk dalam transaksi. Ini biasanya melibatkan daftar terperinci dengan deskripsi produk singkat. Ringkasan ini membantu pembeli untuk menentukan apakah produk yang mereka terima benar dan apakah mereka telah ditagih sejumlah uang yang sesuai.
Ketentuan pembayaran tertentu
Informasi terakhir yang harus disertakan dalam invoice adalah syarat pembayaran penjual. Ini akan mencakup jumlah total yang terutang, jumlah waktu yang harus dibayar pembeli dan bentuk pembayaran yang diterima penjual.
Cara menulis dan mengirim invoice
Jika Anda menggunakan layanan akuntansi elektronik, akan cukup mudah bagi Anda untuk membuat dan mencetak invoice. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ambil saat mengirim invoice:
Alamat invoice ke pelanggan
Anda perlu berkonsultasi dengan informasi pesanan pelanggan untuk memastikan bahwa Anda mencetak nama dan alamat mereka dengan benar. Anda juga harus menyertakan nama dan alamat Anda sendiri untuk tujuan pengembalian paket.
Cantumkan nomor pesanan transaksi dan/atau nomor pengiriman
Semua pesanan dan pengiriman harus diberi nomor pesanan yang unik. Hal ini memungkinkan sistem komputer untuk melacak informasi produksi dan pengiriman pesanan. Menyertakan nomor pesanan pada invoice juga memungkinkan pelanggan untuk mengajukan catatan transaksi yang komprehensif.
Cantumkan nama/deskripsi semua barang yang dijual
Bagian informasi yang paling penting pada invoice biasanya adalah daftar terperinci dari produk yang dipesan. Daftar ini dapat mencakup nama spesifik, deskripsi, dan berat semua item dalam satu paket. Hal ini memungkinkan produsen dan pelanggan untuk menentukan apakah pesanan telah diisi dengan benar atau tidak.
Catat setiap setoran atau pembayaran sebelumnya yang dilakukan oleh pelanggan
Jika pelanggan telah melakukan deposit atau pembayaran sebagian terhadap jumlah pesanan, Anda harus menyertakan informasi ini pada invoice. Anda juga perlu menunjukkan berapa banyak dari total biaya (jika ada) yang masih terutang.
Cantumkan bentuk pembayaran yang dapat diterima
Anda harus selalu memberi tahu pelanggan Anda tentang bagaimana mereka dapat mengirimkan pembayaran. Ini dapat mencakup pembayaran online, cek, setoran langsung, atau transaksi tunai.
Sertakan informasi pengiriman
Saat mengirimkan produk fisik, Anda harus menyertakan nomor pelacakan, perkiraan tanggal pengiriman, dan nama perusahaan pengiriman yang Anda gunakan. Ini akan memungkinkan pelanggan untuk melacak paket mereka dan melaporkan pengiriman yang rusak atau tertunda.
Jelaskan syarat pembayaran
Anda juga perlu menguraikan ketentuan pembayaran yang telah Anda keluarkan untuk transaksi tersebut. Ini akan mencakup jumlah total yang terutang dan berapa lama pelanggan harus melakukan pembayaran. Anda mungkin juga mencantumkan nomor kontak untuk departemen akuntansi Anda sehingga pelanggan dapat menelepon jika mereka memiliki pertanyaan.
Contoh invoice
Berikut adalah contoh tampilan invoice bisnis biasa:
| Robin Hill Designs, LLC. 123 Main St. Columbia, IN 33345 | |||
| Invoice for: Invoice Number: 18865302 | |||
| Bill To: Edward Jackson [email protected] | |||
| Sent: Dec. 13, 2019 | Due: Jan. 3, 2020 | ||
| Mr. Jackson,Thank you for shopping with us this holiday season! We hope you enjoy your purchase. As a thank you, we have included a free sample from our newest product line. Happy Holidays, | |||
| Item | Quantity | Price | |
| Abeline Mahogony Book Shelf | 1 | $87.99 | |
| Subtotal | $87.99 | ||
| Tax | $6.10 | ||
| Shipping and handling | $10.00 | ||
| Total | $104.09 | ||
