Apa tugas personalia?
Personalia adalah bagian penting dari semua organisasi, dan ruang lingkup kerjanya tidak hanya terbatas pada pengelolaan fungsi administratif. Ia juga bekerja secara aktif untuk melindungi kepentingan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang positif bagi mereka. Bagian personalia berfungsi sebagai penghubung antara harapan pemberi kerja dan kebutuhan karyawan sehingga keseimbangan yang baik dipertahankan.
Untuk karyawan baru, bagian personalia adalah titik kontak pertama mereka. Mereka merekrut karyawan baru, memperkenalkan karyawan baru ke tim mereka, dan membantu dokumen awal. Personalia juga mengelola permintaan karyawan ad hoc, seperti mengajukan cuti panjang. Selanjutnya, personalia melatih karyawan tentang kebijakan perusahaan untuk membuat mereka sadar akan manfaat yang tersedia bagi mereka dan jenis perilaku yang diharapkan di tempat kerja.
Dalam artikel ini, kami telah menguraikan berbagai cara di mana bagian personalia dapat membantu karyawan. Kami juga telah mencantumkan praktik terbaik yang harus diikuti karyawan saat menghubungi bagian personalia.
Apa itu personalia?
Personalia yang juga dikenal sebagai kantor SDM, adalah unit bisnis yang mengawasi fungsi terkait ketenagakerjaan, seperti rekrutmen, penggajian, manajemen kompensasi, orientasi, manajemen kinerja, dan keluar. Kantor SDM membantu bisnis memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang harus mereka ikuti.
Mengapa bagian personalia merupakan divisi yang cukup penting?
Seiring waktu, manajer personalia telah menjadi mitra strategis dalam membangun tenaga kerja yang produktif dan menurunkan tingkat pengurangan karyawan. Pada tahun 2019, sekitar 90% manajer personalia memiliki suara yang kuat dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan mereka, naik dari 80% yang tercatat pada tahun 2018.
Sebagai hasil dari prestasi yang berkembang ini, bagian personalia telah menjadi pembawa kepentingan karyawan yang kuat. Manajer personalia sekarang memiliki suara yang lebih tinggi dalam membentuk kebijakan perusahaan yang mendukung kesejahteraan karyawan.
Apa yang dilakukan bagian personalia untuk karyawan?
Meskipun bagian personalia memiliki tugas utama dalam mengelola fungsi-fungsi seperti perekrutan dan penggajian, ia juga bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif dan membantu karyawan saat dibutuhkan.
Di bagian ini, kami telah membuat daftar enam cara di mana bagian personalia membantu karyawan.
- Menciptakan lingkungan kerja yang positif
- Merancang dan merevisi kebijakan ketenagakerjaan
- Melakukan sesi induksi
- Menyelenggarakan program pelatihan pembelajaran dan pengembangan
- Menangani permintaan di luar kapasitas manajer
- Membantu karyawan dalam keadaan darurat pribadi
Menciptakan lingkungan kerja yang positif
Salah satu peran utama bagian personalia adalah menjadikan tempat kerja optimal bagi produktivitas karyawan. Lingkungan kerja yang positif memberi karyawan kepercayaan diri untuk berbicara tentang masalah yang membuat mereka kesal. Tercantum di bawah ini adalah tiga cara utama di mana bagian personalia menciptakan budaya tempat kerja yang positif.
Mempertahankan keragaman di seluruh organisasi: Tempat kerja modern memiliki karyawan dari berbagai agama, ras, kemampuan fisik, dan jenis kelamin yang bekerja bersama. Dalam pengaturan seperti itu, perlakuan yang adil dan setara terhadap semua karyawan tidak hanya penting tetapi juga kewajiban hukum bagi perusahaan. Departemen SDM merancang program kepekaan, membuat kode etik, memoderasi dialog karyawan-majikan, dan memantau data karyawan (proyek, promosi, dll.) untuk memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan sama.
Melindungi pelapor: Pelanggaran dan penipuan di tempat kerja sering kali tidak dilaporkan karena korban atau pelapor merasa terintimidasi atau takut akan pembalasan. Dalam kasus ini, bagian personalia berfungsi sebagai orang kepercayaan yang dapat diandalkan. Karyawan dapat melaporkan masalah mereka tanpa mengungkapkan identitas mereka. Dengan demikian, mereka dilindungi dari risiko kehilangan pekerjaan atau menjadi korban karena membuat pengungkapan apa pun.
Melakukan survei karyawan: Survei karyawan memungkinkan manajer personalia menilai tingkat kepuasan dan harapan karyawan. Survei ini membantu personalia mengumpulkan wawasan tentang hal-hal yang penting bagi karyawan—pain point, harapan, dan area peningkatan. Mereka juga membantu manajer mengukur kinerja proses yang ada dan mengukur dampak kebijakan baru.
Merancang dan merevisi kebijakan ketenagakerjaan
Peran penting lainnya dari personalia adalah membingkai kebijakan terkait karyawan. Kebijakan personalia melakukan hal yang lebih dari sekadar membantu bisnis, tetapi juga mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan perburuhan. Mereka juga menyediakan kerangka kerja untuk menerapkan proses terkait pekerjaan, seperti bagaimana mengelola pelecehan di tempat kerja. Pedoman untuk membentuk kebijakan ini ditetapkan oleh undang-undang, manajemen tingkat atas, dan bagian personalia.
Berikut ini adalah kebijakan ketenagakerjaan utama yang berada di bawah lingkup kantor SDM:
- Kebijakan anti-pelecehan
- Kebijakan anti-diskriminasi
- Kebijakan waktu istirahat
- Kebijakan manfaat atau tunjangan
- Kebijakan pengaturan waktu kantor
- Kebijakan gaji karyawan
- Kebijakan perilaku karyawan
- Kebijakan keselamatan dan kesehatan karyawan
Bagian personalia juga merevisi kebijakan ini berdasarkan pembaruan peraturan. Misalnya, jika Departemen Tenaga Kerja mengubah jumlah cuti tahunan untuk karyawan, maka bagian personalia juga akan memperbarui kebijakan untuk memastikan kepatuhan.
Melakukan sesi induksi
Program orientasi yang dirancang dengan baik membuat karyawan baru merasa diterima. Bagian personalia akan mengatur dan melakukan sesi pengenalan ini. Mereka akan menginformasikan karyawan baru tentang nilai-nilai organisasi dan budaya kerja mereka. Ini juga membantu aktivitas orientasi, seperti dokumentasi, pengaturan kerja, dan pengenalan tim.
Menyelenggarakan program pelatihan pembelajaran dan pengembangan
Berdasarkan kebutuhan bisnis, karyawan mungkin diminta untuk meningkatkan keahlian atau pelatihan kembali sehingga mereka dapat memenuhi peran mereka secara lebih efisien. Personalia biasanya selalu menyelenggarakan program pembelajaran dan pengembangan untuk membantu karyawan memperoleh keterampilan baru dan mengasah keterampilan yang sudah ada. Program-program ini bisa bersifat wajib atau opsional—tidak hanya membekali karyawan dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk tampil dan berkembang dalam peran mereka, tetapi juga memajukan pertumbuhan profesional individu mereka.
Menangani permintaan di luar kapasitas manajer
Ada beberapa aktivitas di mana manajer tidak dapat secara langsung membantu anggota tim mereka, dan permintaan tersebut harus diarahkan melalui personalia. Misalnya, seorang karyawan yang ingin mengajukan permohonan penggantian biaya kuliah untuk melanjutkan pendidikan tinggi harus langsung menghubungi bagian personalia.
Bagian personalia akan menangani masalah tersebut dan menyarankan tindakan lanjutan. Misalnya, dalam kasus di atas, ia dapat mengomunikasikan permintaan karyawan yang bersangkutan kepada manajemen, meminta persetujuan, dan kemudian memberi tahu karyawan tentang proses yang harus diikuti dan dokumentasi yang diperlukan.
Penggantian biaya medis, posting pekerjaan internal, pendaftaran tunjangan, dan mengukur kinerja adalah beberapa permintaan serupa yang dapat dibantu oleh bagian personalia.
Membantu karyawan dalam keadaan darurat pribadi
Kadang-kadang karyawan harus berurusan dengan keadaan darurat pribadi. Mereka mungkin menghadapi urgensi medis atau keluarga yang memerlukan cuti segera atau yang direncanakan, yang bahkan mungkin harus diperpanjang.
Selama keadaan darurat pribadi, bagian personalia adalah titik kontak yang tepat dan mereka sudah dilatih untuk menanggapi permintaan karyawan tersebut. Hal ini berarti mereka akan mengadakan diskusi dengan manajer terkait untuk meminta persetujuan. Berdasarkan parahnya situasi, ia bahkan merancang rencana kembali bekerja yang fleksibel.
Langkah selanjutnya: Praktik terbaik untuk mendekati bagian personalia
Sekarang setelah kita memahami bagaimana bagian personalia membantu karyawan, mari kita lihat praktik terbaik yang harus diikuti karyawan saat mendekati bagian personalia.
Jika ragu, karyawan harus mengacu pada kebijakan SDM: Jika masalah berada di luar lingkup tugas personalia, maka bagian personalia akan menolak intervensi langsung. Misalnya, jika manajemen kompensasi tidak ditangani oleh personalia, maka mereka tidak akan dapat membantu. Oleh karena itu, penting untuk memastikan ruang lingkup pekerjaan personalia sebelum meminta bantuan, dan cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mengacu pada kebijakan SDM.
Karyawan harus siap jika keputusan tidak menguntungkan mereka: Kepentingan departemen SDM harus selaras dengan kepentingan perusahaan. Misalnya, jika revisi gaji karyawan cenderung merugikan profitabilitas, manajer personalia tidak akan memproses permintaan tersebut. Dengan demikian, penting untuk dipahami bahwa interaksi dengan bagian personalia tidak selalu menghasilkan hasil yang menguntungkan bagi karyawan.
Untuk masalah kritis, karyawan HARUS menghubungi bagian personalia: Masalah kritis seperti pelecehan dan diskriminasi gender atau ras harus segera dilaporkan ke bagian personalia. Karyawan harus mendokumentasikan semua detail, mengumpulkan bukti dan saksi, dan kemudian mendekati bagian personalia secara langsung.
