Cara membuat surat resmi
Jika Anda perlu membuat surat resmi, sangat penting untuk terlebih dahulu mempertimbangkan siapa penerima surat itu dan kemudian memformatnya dengan benar. Sangat berguna untuk memahami kapan harus membuat surat resmi karena dapat membentuk persepsi penerima tentang Anda dan mempengaruhi hubungan kerja Anda dengan mereka di masa depan. Surat formal adalah cara komunikasi formal dan penulisannya dengan benar memastikan kata-kata Anda profesional, dapat dimengerti, dan diterima dengan baik oleh penerima. Pada artikel ini, kita berbicara tentang kapan harus membuat surat resmi, apa saja jenis surat resmi dan bagaimana menulis sendiri dengan format surat resmi.
Kapan menggunakan format surat resmi?
Surat resmi ditulis untuk tujuan resmi dan jika Anda perlu mengirim komunikasi bisnis apa pun yang harus profesional, yang terbaik adalah menggunakan format surat resmi. Surat resmi biasanya ditulis kepada pihak berwenang, pejabat tinggi, rekan kantor dan rekan bisnis dan bukan kepada kenalan pribadi seperti teman dan anggota keluarga.
Jika Anda masih belum jelas apakah akan membuat surat formal atau informal kepada seseorang, pikirkan bagaimana Anda akan berinteraksi dengan penerima secara langsung. Ini dapat membantu Anda memutuskan apakah membuat surat formal akan sesuai atau Anda perlu menulisnya dengan cara yang lebih santai.
Jenis surat resmi
Ada berbagai jenis surat resmi tergantung pada tujuannya. Berikut beberapa contohnya:
- Surat bisnis: Surat bisnis biasanya ditulis untuk tujuan bisnis. Tujuan surat bisnis bisa apa saja mulai dari merekomendasikan seseorang untuk pekerjaan tertentu hingga mengundang tamu untuk acara atau konferensi.
- Surat penjualan: Surat penjualan bertujuan untuk mempromosikan produk perusahaan dan meningkatkan penjualannya di pasar. Ini memberikan informasi tentang produk perusahaan dan menyatakan bagaimana produk memecahkan masalah pelanggan. Biasanya diikuti dengan ajakan bertindak dari sisi pelanggan.
- Surat penerimaan: Surat penerimaan adalah surat resmi yang digunakan untuk menerima tawaran pekerjaan, pengunduran diri atau formalitas lainnya.
- Surat permintaan: Surat permintaan biasanya digunakan ketika Anda ingin membuat semacam pertanyaan tentang produk atau layanan apa pun. Surat yang mirip dengan ini adalah surat tanggapan atas pertanyaan ini.
- Membuat surat klaim: Surat klaim digunakan ketika Anda tidak puas dengan produk atau layanan apa pun, dan Anda menginginkan penggantian untuk hal yang sama. Anda dapat menyebutkan apa yang tidak Anda sukai dalam produk dan bagaimana Anda ingin perusahaan mengembalikan uang Anda.
- Surat pengantar: Surat pengantar adalah surat resmi yang dapat Anda kirimkan kepada manajer perekrutan jika Anda sedang mencari pekerjaan. Surat ini dapat dikirim bersama resume Anda, dan biasanya mencakup semua kualifikasi Anda dan menjelaskan bagaimana Anda bisa cocok untuk peran tertentu yang Anda lamar.
- Surat permintaan maaf: Surat permintaan maaf ditulis ketika Anda telah melakukan kesalahan, dan Anda ingin mengakuinya kepada manajer atau atasan Anda.
- Surat terima kasih: Surat terima kasih adalah ungkapan terima kasih atas waktu dan upaya seseorang. Anda dapat mengirim surat terima kasih kepada orang-orang yang telah membantu Anda mendapatkan panggilan wawancara, telah merujuk Anda ke perusahaan mana pun atau telah membimbing Anda dalam karier Anda.
Bagaimana cara membuat surat resmi?
Untuk membuat surat resmi yang sesuai, Anda perlu mengikuti pedoman tertentu dan memasukkan unsur-unsur tertentu di seluruh. Mengikuti format yang tepat dalam surat formal akan membantu Anda membuatnya lebih efektif dan mungkin juga membantu penerima dalam memahami surat dengan lebih baik. Ikuti langkah-langkah di bawah ini saat membuat surat resmi:
Tulis nama dan informasi kontak Anda
Tulis nama Anda atau perusahaan Anda di sudut kiri atas surat. Juga, jangan lupa untuk memasukkan alamat Anda di bawah nama. Pastikan alamat yang disebutkan akurat karena penerima akan menghubungi Anda di alamat ini jika perlu.
Sebutkan tanggalnya
Sebutkan tanggal Anda membuat surat tepat di bawah alamat Anda. Tanggal ini penting karena akan berfungsi sebagai catatan resmi.
Tulis nama penerima dan informasi kontak
Tulis nama penerima dan informasi kontak di bawah tanggal. Pastikan Anda menyertakan gelar resmi penerima, seperti Tuan, Nyonya, Nona atau Nona dengan nama mereka sebagai baris pertama alamat. Setelah ini, tuliskan jabatan mereka, nama perusahaan mereka dan alamat mereka. Jika Anda tidak memiliki informasi kontak mereka, Anda dapat mengunjungi situs web mereka untuk mendapatkan bantuan.
Sertakan Salam
Di sinilah Anda menyapa penerima surat. Karena ini adalah surat resmi, pastikan salam Anda formal dan bukan pribadi. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan “Tuan” atau “Nyonya”. Jika Anda tahu nama orang tersebut, salamnya mungkin juga “Mr. ABC” atau “Ny. XYZ”. Jika Anda menggunakan nama penerima, pastikan Anda menggunakan nama lengkap atau nama belakang saja dan bukan hanya nama depan mereka.
Tulis baris subjek surat
Ini adalah tempat di mana Anda menyebutkan tujuan penulisan surat itu. Baris subjek surat harus sangat tajam dan jelas dan harus ditulis dengan huruf besar semua. Ini membantu penerima dalam mendapatkan tujuan surat hanya dalam satu pandangan.
Tulis isi surat
Selanjutnya, sertakan badan surat. Ini adalah isi utama surat dan umumnya dua atau tiga paragraf. Paragraf pertama surat Anda mengharuskan untuk memberikan pengantar dan alasan penulisan surat sehingga penerima jelas dari tujuannya. Dalam paragraf berikutnya, Anda dapat memasukkan lebih banyak detail yang menurut Anda relevan dan perlu diketahui oleh penerima. Paragraf terakhir harus menjadi paragraf penutup di mana Anda kembali menyebutkan mengapa Anda membuat surat ini dan bagaimana Anda ingin melanjutkan. Ini dapat mencakup ajakan bertindak, seperti “Saya menantikan kabar dari Anda” atau “Silakan hubungi saya sesegera mungkin.”
Sertakan tanda tangan
Dalam sign-off, Anda dapat menyertakan penutup seperti “Hormat kami”, “Hormat kami” atau “Terbaik” diikuti dengan tanda tangan dan nama tercetak Anda. Anda juga dapat memasukkan judul, nomor telepon, dan alamat email setelah nama Anda. Jika Anda melampirkan dokumen lain dengan surat ini, tambahkan kata “Enclosure” di bawah ini diikuti dengan titik dua dan nama dokumen, seperti resume.
Koreksi surat Anda
Terakhir, penting untuk mengoreksi surat Anda. Pastikan itu masuk akal bagi penerima dan bebas dari kesalahan ejaan atau tata bahasa. Anda dapat membacanya beberapa kali dan mencari inkonsistensi dan kesalahan format.
Tips membuat surat resmi
Saat membuat surat resmi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan kualitas surat. Berikut adalah beberapa tips untuk dipertimbangkan:
- Jadilah jelas dan ringkas. Jelaskan tujuan surat Anda sejak awal dan langsung pada intinya
- Gunakan nada yang benar. Pastikan nada surat itu positif dan formal. Anda harus sopan dan hormat dalam bahasa Anda saat membuat surat resmi.
- Gunakan format yang tepat. Surat resmi harus menyertakan semua elemen penting yang dibahas di atas dalam artikel seperti nama penerima, alamat, tanda tangan Anda, dan lainnya.
- Setelah Anda selesai membuat surat Anda, pastikan Anda mengoreksinya beberapa kali untuk memastikan bahwa surat itu bebas dari kesalahan format atau bahasa.
Contoh surat resmi
Berikut adalah contoh surat resmi:
Karan Aggarwal
111 Gedung Penerbang
Whitefield, Bengaluru 560048
May. 10, 2021
Ibu Priya Jain
Perusahaan Eduventure
Jalan 123 MG
Kalyan Nagar, Bengaluru 560087
Ibu Jain yang terhormat,
SUBJEK: APLIKASI POSISI JAVA DEVELOPER DI EDUVENTURE CORPORATION
Saya membuat surat ini untuk menyatakan minat saya pada posisi Java Developer di Eduventure Corporation. Saya senang melihat lowongan pekerjaan di halaman karir perusahaan Anda, dan saya yakin saya akan sangat cocok untuk peran tersebut. Saya akan senang mendengar tentang peran secara lebih rinci.
Selama kuliah di IIT Madras, saya mengikuti beberapa kursus untuk meningkatkan kemampuan pemrograman saya, khususnya di Jawa. Sejak lulus, saya telah memegang peran sebagai pengembang Java di mana saya dapat menggunakan pengetahuan mendalam saya tentang pemrograman untuk membangun beberapa perangkat lunak paling canggih di industri ini. Saya dengan tulus percaya bahwa keterampilan bakat saya yang dikombinasikan dengan pengetahuan pemrograman saya akan sangat berharga bagi perusahaan Anda.
Saya telah melampirkan resume saya, yang merinci pengalaman dan pencapaian saya sebelumnya dalam pemrograman. Saya yakin bahwa keterampilan dan hasrat saya untuk industri ini akan sangat cocok untuk Eduventure Corporation. Saya berharap untuk mendengar dari Anda dan belajar lebih banyak tentang kesempatan menarik ini.
Dengan hormat,
Karan Aggarwal
