Cara membuat surat referensi (Berikut contohnya)

Pada titik tertentu dalam karir Anda, Anda mungkin akan diminta untuk memberikan surat referensi untuk seorang karyawan, teman, atau seseorang yang pernah bekerja dengan Anda. Ketika saatnya tiba, penting untuk mengetahui cara menulis surat rekomendasi yang efektif (juga dikenal sebagai surat referensi).

Dukungan Anda dapat membuat semua perbedaan. Surat rekomendasi yang baik dapat membantu kontak Anda mencapai impian mereka.

Apa itu surat referensi?

Surat referensi adalah dukungan positif dari keterampilan dan atribut seseorang, yang ditulis oleh seseorang yang akrab dengan pekerjaan, karakter, dan prestasi mereka. Surat referensi diperlukan saat melamar pekerjaan, magang, perguruan tinggi, dan program sekolah pascasarjana.

Surat referensi menjelaskan mengapa pembaca harus memilih seorang kandidat, dan apa yang membuat mereka memenuhi syarat untuk kesempatan yang mereka lamar. Surat dapat diminta oleh organisasi yang mempertimbangkan individu untuk pekerjaan atau penerimaan di sebuah institusi, atau mungkin ditawarkan oleh pencari kerja atau pelamar.

Jenis surat referensi

Referensi profesional

Surat referensi profesional biasanya ditulis oleh penyelia, kolega, klien, guru, atau profesor yang mengetahui dengan baik pencapaian mereka dalam pengaturan jenis pekerjaan. Ini biasanya mencakup deskripsi posisi dan tanggung jawab mereka, durasi pekerjaan mereka, waktu di perusahaan, dan kemampuan, kualifikasi, dan kontribusi mereka kepada organisasi.

Referensi karakter / pribadi

Sebuah karakter atau surat referensi pribadi dapat ditulis oleh teman keluarga, mentor, atau teman yang dapat membuktikan sifat-sifat yang akan membuat mereka menjadi kandidat yang baik untuk posisi yang mereka cari. Jenis surat ini menjelaskan bagaimana penulis mengenal mereka dan mendiskusikan atribut pribadi mereka seperti yang akan mereka terapkan dalam pengaturan pekerjaan.

Referensi akademik

Referensi akademik ditulis oleh seorang guru, profesor, atau penasihat. Jenis referensi ini membahas latar belakang pendidikan dan prestasi akademik kandidat.

Sebelum menulis surat referensi

Sebelum menyetujui untuk menulis surat tersebut, pastikan Anda merasa bahwa Anda dapat menulis surat referensi yang positif untuk orang tersebut. Jika Anda tidak mengenal orang tersebut dengan baik atau merasa Anda tidak dapat memuji keterampilan atau kemampuan orang tersebut, tidak apa-apa untuk menolak permintaan rekomendasi. Anda mungkin akan merasa tidak enak hati saat menolak permintaan tersebut, namun Anda dapat mengatakan, “Saya merasa saya bukan orang yang terbaik untuk menulis rekomendasi kepada Anda.” Jika memungkinkan, sarankan orang lain yang mungkin mereka kenal.

Permintaan informasi untuk surat referensi

Merupakan ide yang baik untuk meminta salinan resume atau CV mereka, bahkan jika Anda sudah mengenal mereka untuk waktu yang lama. Mereka mungkin memiliki akreditasi atau pencapaian baru yang patut disoroti, dan Anda harus memberikan informasi terkini sebanyak mungkin. Ini juga akan membantu memberi Anda pedoman untuk digunakan saat menulis surat referensi.

Jika surat referensi untuk kesempatan kerja tertentu, minta juga salinan posting pekerjaan. Demikian pula, jika surat referensi untuk sekolah atau program tertentu, mintalah beberapa informasi tentang sekolah tersebut. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis surat referensi.

Selain menanyakan informasi tentang kandidat, dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang cara mengirimkan surat. Tanyakan kepada siapa Anda harus mengirim surat itu, kapan batas waktunya, dan dalam format apa surat itu seharusnya. Juga, tanyakan apakah ada hal-hal khusus yang sekolah atau pewawancara ingin Anda sertakan dalam surat Anda.

Apa yang harus disertakan dalam surat referensi

Kecuali jika kandidat memberi Anda formulir untuk menulis surat rekomendasi Anda, mengikuti format surat bisnis yang baik merupakan hal yang tepat. Termasuk mencantumkan informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak untuk orang yang menerima surat Anda (biasanya, manajer perekrutan) di bagian atas surat itu.

Namun, jika Anda mengirim surat ini melalui email, Anda tidak perlu menyertakan informasi kontak atau tanggal di bagian atas surat. Sebagai gantinya, cantumkan informasi kontak Anda setelah tanda tangan email Anda. Surat email referensi juga harus memiliki baris subjek yang jelas dan ringkas yang mencantumkan nama kandidat, pekerjaan yang mereka lamar (jika ada), dan tujuan surat tersebut. Misalnya, baris subjek mungkin berbunyi: “Rekomendasi untuk [Nama Depan Nama Belakang] – Pekerjaan Asisten HRD.”

Cara menulis surat referensi

Untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang harus ditulis dan bagaimana seharusnya surat Anda dibaca, berikut adalah beberapa pedoman umum yang perlu dipertimbangkan sebelum menulis surat Anda.

Sapaan

Mulailah surat Anda dengan “Dear Mr./Ms. Last Name.” Jika Anda tidak tahu nama belakang majikan, cukup tulis, “Manajer Perekrutan yang Terhormat.” Jika kandidat mendaftar ke program akademik, Anda dapat menulis “Dear Admissions Committee.” Jika Anda menulis surat umum, Anda dapat menulis kepada “Kepada yang terhormat bapak / ibu” atau cukup mulai surat Anda dengan paragraf pertama.

Paragraf pertama

Paragraf pertama surat referensi menjelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengenal mereka, berapa lama Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk menulis surat referensi atas nama mereka. Pastikan untuk menyertakan nama perusahaan, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang dilamar oleh orang tersebut. Misalnya, “Saya telah menjadi supervisor James Smith di Perusahaan XYZ selama lima tahun terakhir. Saya senang untuk merekomendasikan dia untuk posisi kepala akuntan di Perusahaan ABC.”

Paragraf Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)

Paragraf tengah surat referensi berisi informasi tentang orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, dan apa yang dapat mereka sumbangkan. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan rincian. Jadilah spesifik dan bagikan contoh mengapa orang ini adalah kandidat yang memenuhi syarat. Jika Anda bisa, hubungkan contoh spesifik di mana Anda mengamati orang tersebut berhasil menggunakan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Cobalah untuk menggambarkan kualitas dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan, sekolah, atau peluang tertentu. Misalnya, jika orang tersebut melamar pekerjaan sebagai manajer, fokuslah pada keterampilan kepemimpinan dan komunikasi orang tersebut.

Penutupan surat

Pada paragraf penutup, tawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut dan sertakan informasi kontak Anda (telepon dan email), sehingga Anda dapat memberikan rekomendasi lisan atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika diperlukan. Anda juga dapat menegaskan kembali bahwa Anda merekomendasikan orang ini “dengan sepenuh hati” atau “tanpa syarat”.

Tanda tangan

Akhiri surat dengan tanda tangan Anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama Anda yang diketik. Jika ini adalah email, cukup sertakan nama yang Anda ketik, diikuti dengan informasi kontak Anda.

Panjang Huruf, Format, dan Font

Gaya surat referensi Anda hampir sama pentingnya dengan isi surat itu. Berikut adalah beberapa tip tentang berapa lama surat Anda seharusnya dan bagaimana memformatnya.

Panjang: Surat rekomendasi yang terdiri dari satu atau dua paragraf, menunjukkan bahwa Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak sepenuhnya mendukung mereka. Namun, Anda ingin membuat surat tetap ringkas dan fokus pada beberapa poin penting, jadi hindari menulis lebih dari satu halaman. Tiga atau empat paragraf yang menjelaskan bagaimana Anda mengenal orang tersebut dan mengapa Anda merekomendasikannya adalah panjang yang tepat.

Format: Surat rekomendasi harus diberi spasi tunggal dengan spasi di antara setiap paragraf. Gunakan sekitar 1″ margin untuk bagian atas, bawah, kiri, dan kanan halaman, dan ratakan teks Anda ke kiri (perataan untuk sebagian besar dokumen).

Font: Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin, sehingga mudah dibaca. Menyesuaikan ukuran font adalah cara yang baik untuk menyimpan surat Anda ke satu halaman.

Contoh surat referensi

Anda bisa menggunakan contoh surat referensi ini sebagai model. Unduh template surat referensi (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online), atau baca versi teks di bawah.

Contoh surat referensi:

July 9, 2020

Jim Lee
Human Resources
Saber Marketing & PR
321 Business Ave.
Business City, NY 12345

Dear Mr. Lee,

I am thrilled to recommend Sarah Jones for the digital marketing manager position at Saber Marketing & PR. As the marketing director at A & B Media, I had the pleasure of working as Sarah’s supervisor when she was employed​ here as a marketing associate. ​Responsible, punctual and extremely bright, ​Sarah was among the best talent at A & B ​ Media​, and I absolutely endorse her qualification and her skill set.

I was continuously impressed by the knowledge she brought to the table and her dedication to staying on top of the latest in the field. Sarah​ combines sharp analysis skills with strong intuition, and I always knew I could rely on her to meet deadlines and exceed ​our ​expectations. During her two years with us, she achieved numerous accomplishments, from increasing our social media engagement by 20%, to lowering our website bounce rate by 10%, to increasing our ROI on digital campaigns by 15%.

While Sarah’s professional acumen was immensely valuable to A & B Media, she was also a wonderful team player. Optimistic, engaging and easy to get along with, Sarah was a true joy to have in the office and fostered many positive relationships within our department as well as throughout the company.

With that said, I am highly confident in my recommendation and believe that Sarah would be a great fit for Saber Marketing & PR. If you would like to speak further about my experience working with Sarah, please email me at [email protected] or call me at 555-555-5555.

Sincerely,

Melissa Bradley
Marketing Director, A & B Media