Tips Karir

Cara membuat email signature yang profesional

Dalam postingan blog sebelumnya saya pernah berbicara berbicara tentang 4 hal yang harus dilakukan sebelum melamar kerja. Nah kali ini saya ingin memberikan satu tips tambahan yang dapat Anda lakukan sebelum Anda melamar pekerjaan yaitu: menambahkan email signature profesional.

Mari kita lihat skenario berikut:

Anda merupakan seorang karyawan perusahaan yang sangat baik. Namun entah bagaimana, suatu saat Anda kehilangan pekerjaan Anda karena keadaan ekonomi yang sangat buruk. Kemudian Anda menyadari bahwa Anda harus menggunakan email pribadi Anda sebagai email operasional Anda. Jadi, Anda membuat daftar semua orang yang Anda kenal dan Anda mulai mengirimkan email ke orang – orang agar setiap orang tahu situasi Anda.

Ada tiga masalah utama yang muncul ketika Anda menggunakan email pribadi Anda sebagai email operasional Anda. Sebelum membicarakan masalah utama tersebut, maka saya ingin mengatakan bahwa, ketika Anda berada pada mode mencari kerja, maka akun pribadi Anda harus terlihat seperti akun email kerja Anda. Mengapa? Karena Anda harus menampilkan citra profesional yang sama pada email signature sama seperti ketika Anda masih bekerja di perusahaan. Sekarang mari kita perhatikan tiga masalah utama ketika Anda menggunakan email pribadi sebagai email operasional Anda dengan lebih detil: alamat email itu sendiri, pengaturan tampilan nama Anda dan email signature.

Baca juga:  Alasan mengapa karyawan mengundurkan diri

Alamat email

Ini cukup jelas tetapi sering diabaikan. “WineKook10 {at} gmail.com” bukanlah alamat email yang membangkitkan profesionalisme, kecerdasan, dan kompetensi. Oleh karena itu, buat alamat email yang lebih sesuai, seperti yang digunakan oleh organisasi, misalnya, “nama_anda {at} yahoo.com.”

Pengaturan tampilan nama

Seringkali saya menerima email yang dibaca di program email saya seperti: dari “ronjones {at} hotmail.com.” Atau sama buruknya: dari “ron” tanpa nama belakang. Email harus selalu dikirim melalui “Nama depan Nama belakang” (atau sebaliknya). Tidak hanya untuk terlihat profesional, tetapi juga untuk membantu manajer HRD untuk menemukan email Anda di inbox mereka dengan melakukan pencarian berdasarkan nama Anda. Pengaturan ini mudah ditemukan dan disesuaikan di dalam program email klien Anda.

Email signature

Banyak sekali orang yang mengirimkan email penawaran bisnis ke saya tanpa menyertakan email signature. Seharusnya jika Anda ingin meyakinkan calon klien Anda, maka image profesional harus ditanamkan sejak awal. Apalagi jika sekarang Anda sedang berada pada masa transisi (pencarian kerja).

Sekarang saya akan menunjukkan beberapa poin yang harus diperhatikan ketika Anda ingin membuat email signature yang profesional, baik ketika Anda menggunakan email pribadi, maupun ketika Anda menggunakan email perusahaan. Berikut ini merupakan cara untuk membuat email signature yang profesional.

Baca juga:  4 Tips untuk menghadapi bos yang plin plan

Nama dan jabatan

Mulailah dengan nama Anda. Gunakan ukuran font yang lebih besar dan warna yang lebih menarik. Jika Anda sedang dalam masa transisi, cobalah untuk menggunakan jabatan konsultan, sehingga Anda bisa menanamkan image profesional. Dengan cara seperti ini Anda dapat memberikan diri Anda jabatan seperti ketika Anda bekerja fulltime di sebuah perusahaan. Selain nama dan jabatan Anda masih bisa menambahkan informasi seperti contoh di bawah ini.

Email dan Nomor Telepon

Sertakan nomor telepon dan alamat email Anda. Hal ini akan mempermudah manajer HRD untuk menghubungi Anda. Jangan membuat diri Anda sulit untuk dihubungi. Percaya atau tidak, ada beberapa spontanitas dalam proses perekrutan di perusahaan. Manajer HRD bisa saja menghubungi Anda karena iseng, atau berdasarkan firasat, tetapi Anda harus membuatnya mudah bagi mereka untuk menghubungi Anda.

Tagline

Pemasaran adalah kunci kesuksesan dalam bisnis apa pun. Perlakukan proses pencarian kerja sebagai bisnis. Ini berarti Anda harus memasarkan diri Anda sendiri. Ketika Anda berada dalam proses pencarian pekerjaan, Anda tidak hanya harus menjadi seorang profesional teknologi informasi, profesional penjualan, atau insinyur, Anda juga harus menjadi seorang pemasar! Anda harus memasarkan diri sendiri karena tidak akan ada orang lain yang akan melakukannya untuk Anda. Saya ulangi … tidak akan ada orang lain yang melakukannya untuk Anda.

Baca juga:  5 Alasan mengapa HRD tidak langsung memberi respon setelah interview

Semua kampanye pemasaran yang sukses selalu memiliki slogan dan tentu saja Anda juga membutuhkannya. Tagline Anda seharusnya merupakan beberapa kata singkat yang berkaitan dengan profesi atau bidang keahlian Anda. Contohnya:

  • Akuntan Pajak: In taxing time, count on me.
  • Desainer Web: Visually translating your complex thoughts.
  • Pelatihan Profesional: Amy is the name, training is my game.

Tautan Situs Web dan Blog

Tambahkan situs web atau blog yang Anda miliki dapat membangun sebuah personal brand yang menciptakan image seorang profesional, sukses, relevan, dan ahli dalam bidang teknologi. Ini adalah sebuah tindakan yang harus Anda lakukan ketika Anda sedang berada dalam mode pencarian pekerjaan!

LinkedIn dan Twitter

Di bagian ini Anda benar – benar dapat menunjukkan personal brand Anda. Perusahaan membutuhkan profesional yang dapat berhubungan dengan semua generasi di dunia kerja. Anda jelas telah  menunjukkan koneksi dan kemampuan beradaptasi Anda ke Gen Y dan generasi Milenium dengan menambahkan hyperlink media sosial ke email signature Anda.

Tags

Fill Gunawan

Dia adalah seorang web developer yang sudah berkecimpung selama kurang lebih 7 tahun dalam industri kreatif, dia juga merupakan founder situs kerjayuk.com. Saat ini dia bekerja di sebuah perusahaan startup dan mulai merintis usaha di industri kreatif.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *