Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa yang dilakukan seorang manajer, menjelaskan beberapa kualitas manajer yang efektif, dan membagikan panduan langkah demi langkah tentang cara menjadi manajer yang lebih baik.

Apa yang dilakukan seorang manajer?

Seorang manajer bertanggung jawab untuk tugas-tugas berikut:

• Mengawasi tim atau departemen dalam perusahaan atau organisasi
• Memastikan penyelesaian proyek tertentu yang benar dan tepat waktu
• Bertindak sebagai penghubung antara tim mereka dan pimpinan senior perusahaan
• Menciptakan visi untuk tim mereka yang sejalan dengan pernyataan misi perusahaan
• Bekerja untuk membuat operasi sehari-hari lebih efisien dan disesuaikan dengan tujuan perusahaan
• Melacak kemajuan tim mereka dan mencatat area untuk perbaikan
• Memodelkan harapan dan perilaku profesional kepada tim mereka
• Mempekerjakan dan melatih anggota staf baru
• Bekerja langsung dengan klien atau pelanggan
• Baca lebih lanjut: Apa Tanggung Jawab Utama Seorang Manajer?

Kualitas manajer yang baik

Beberapa kualitas paling umum yang membentuk seorang manajer yang baik meliputi:

Sadar anggaran

Kemampuan untuk memantau pengeluaran departemen bersama dengan menjaga anggaran tim sangat penting. Manajer sering bertanggung jawab untuk memastikan tim mereka beroperasi secara efisien dan bekerja dengan biaya yang efektif. Ini mungkin melibatkan penggunaan spreadsheet untuk melacak pengeluaran, membuat faktur klien, dan menghitung pengeluaran proyek.

Komunikasi yang efektif

Sangat penting bagi manajer untuk memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik. Manajer yang baik secara teratur berkomunikasi dengan tim mereka untuk mempelajari pemikiran dan sikap mereka terhadap proyek, tugas kerja baru, dan hal lain yang berkaitan dengan tempat kerja. Ini juga membantu memastikan tim memahami tanggung jawab mereka dan membantu mereka merasa didukung oleh manajer mereka.

Standar etika

Manajer yang efektif selalu bertindak secara etis, bahkan ketika itu mungkin terasa menantang. Adalah tugas mereka untuk memberikan contoh yang baik bagi anggota tim mereka. Seorang manajer yang baik berperilaku tepat dan mengoreksi setiap perilaku tidak profesional yang mereka lihat.

Berorientasi pada tujuan

Manajer bertindak sebagai pemimpin yang dapat membimbing tim mereka menuju tujuan dan visi perusahaan. Manajer yang baik juga membuat tujuan pribadi dan menginspirasi tim mereka untuk menciptakan tujuan karir mereka sendiri. Mereka dapat membantu tim mereka mencapai kesuksesan dan mendukung setiap anggota tim individu dalam tumbuh dalam peran mereka.

Kepemimpinan

Penting bagi manajer untuk dapat menawarkan dukungan, bimbingan, dan saran kepada tim mereka. Keterampilan kepemimpinan membantu mereka mengawasi tim mereka melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Penting juga untuk memiliki strategi untuk memotivasi tim dan membantu mereka menjaga sikap positif di tempat kerja.

Bagaimana menjadi manajer yang baik

Manajemen yang efektif adalah keterampilan yang dipelajari yang dapat terus Anda kembangkan sepanjang karier Anda sebagai manajer. Berikut adalah beberapa langkah yang harus diikuti untuk menjadi manajer yang lebih baik:

Pelajari cara menginspirasi orang lain

Berikan inspirasi kepada tim Anda dengan mengenal setiap karyawan dengan baik. Bantu mereka masing-masing mengembangkan tujuan dan nilai inti mereka sendiri. Kemudian, saat mereka bekerja menuju tujuan mereka, bangun kepercayaan dengan setiap karyawan dengan menawarkan umpan balik dan dukungan positif. Beri mereka ide tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan pekerjaan mereka dan tumbuh dalam peran mereka.

Temukan teknik motivasi

Motivasi adalah cara untuk membantu tim Anda merasa lebih produktif dan puas dengan pekerjaan mereka. Ini dapat membantu mereka menemukan makna dalam pekerjaan mereka, menumbuhkan rasa hubungan antara mereka dan organisasi dan mendorong mereka untuk terus bekerja keras. Berikut adalah beberapa teknik motivasi yang dapat Anda gunakan sebagai manajer:

• Jaga komunikasi tetap terbuka.
• Tawarkan umpan balik positif.
• Menerapkan sistem penghargaan.
• Berikan kebebasan kepada tim Anda dengan proyek mereka.
• Ciptakan lingkungan kerja yang positif.
• Mendukung peluang pengembangan karir.

Berlatih mendengarkan secara aktif

Dengan mendengarkan dan menanggapi tim Anda, Anda dapat memperkuat hubungan Anda dengan mereka dan membantu mereka merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka. Menjadi pendengar yang lebih baik dengan mendedikasikan waktu dalam jadwal Anda untuk berbicara dengan setiap karyawan secara individu. Buat mereka merasa nyaman mengemukakan pertanyaan atau masalah apa pun dengan Anda. Setelah mereka selesai berbagi, jawab pertanyaan mereka atau pikirkan solusi bersama.

Dukung kolaborasi dan kerja tim

Fasilitasi lingkungan kerja kolaboratif dengan mendorong kerja tim di antara anggota staf Anda. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah melalui kegiatan membangun tim. Misalnya, Anda dapat merencanakan makan siang tim bulanan atau aktivitas setelah bekerja.

Ide lainnya adalah membuat rapat tim lebih menarik. Setiap pertemuan, mintalah setiap karyawan menjawab prompt. Misalnya, prompt dapat berupa “Apa makanan favorit Anda?” atau “Di mana tempat favorit Anda untuk dikunjungi?” Pertanyaan ringan seperti ini dapat membantu semua orang untuk lebih mengenal satu sama lain.

Memberi dan menerima umpan balik

Bantu karyawan mengetahui apa yang mereka lakukan dengan memberi mereka umpan balik secara teratur. Tetapkan waktu untuk mengadakan tinjauan kinerja karyawan di mana Anda dapat berbicara tentang pencapaian, sasaran, dan area untuk perbaikan mereka. Menjadi manajer yang lebih baik dengan juga meminta tim Anda untuk memberi Anda umpan balik.

Cara yang baik untuk melakukannya adalah meminta semua orang mengisi survei anonim. Ini membantu memastikan mereka merasa nyaman berbagi pikiran dan perasaan mereka yang sebenarnya. Setelah mendapatkan umpan balik, buat rencana untuk meningkatkan area yang disoroti oleh tim Anda.

Bekerja pada refleksi diri

Terlepas dari jadwal yang sibuk, penting untuk meluangkan waktu sejenak untuk refleksi diri. Ini dapat membantu Anda memfokuskan pikiran dan belajar lebih banyak tentang diri Anda sebagai seorang manajer. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah saya ingin memiliki diri saya sebagai manajer?
• Apakah saya seorang komunikator yang baik?
• Bagaimana saya bisa membuat tim saya merasa lebih nyaman?
• Bagaimana saya bisa menunjukkan kepada tim saya bahwa saya menghargai usaha mereka?
• Apa yang bisa saya lakukan untuk memberikan contoh yang lebih baik?
• Apakah saya membuat keputusan yang cerdas sebagai manajer?

Berlatih refleksi diri juga dapat membantu Anda lebih terbuka untuk berubah. Proses ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area perbaikan dan menyambutnya sebagai peluang daripada melihatnya sebagai tantangan. Hal ini pada akhirnya dapat meningkatkan fleksibilitas sebagai manajer dan mendorong sikap positif.

Tetapkan tujuan SMART

Menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan tim Anda adalah bagian penting dari menjadi manajer yang baik. Ini membantu tim Anda fokus pada apa yang paling penting dan menetapkan harapan. Saat menetapkan tujuan, pertimbangkan untuk menggunakan metode SMART. Ini melibatkan penetapan tujuan yaitu:

• Spesifik: Pilih tujuan yang sempit untuk perencanaan yang lebih efektif.
• Terukur: Identifikasi metrik apa yang Anda gunakan untuk mengevaluasi kemajuan Anda.
• Attainable: Pastikan tujuan Anda realistis.
• Relevan: Fokuskan tujuan Anda pada nilai dan harapan departemen Anda.
• Terikat waktu: Tetapkan tanggal akhir yang dapat membantu Anda memprioritaskan tujuan ini.

Tawarkan dukungan dan bimbingan

Jaga komunikasi tetap terbuka dengan tim Anda dan ketika Anda memperkenalkan proyek baru, cobalah untuk memberikan kejelasan tentang harapan Anda. Beri tahu tim Anda bahwa mereka dapat mendatangi Anda dengan pertanyaan apa pun. Buat sumber daya yang dapat dirujuk oleh tim Anda. Bekerja untuk membuat proses lebih efisien dan mudah.

Rayakan pencapaian

Akui anggota tim Anda atas keberhasilan mereka. Ini menunjukkan bahwa Anda melihat dan menghargai kerja keras mereka, yang dapat membantu mereka merasa dihargai dan lebih terlibat dengan pekerjaan mereka. Misalnya, Anda dapat memilih anggota tim untuk merayakan secara publik setiap minggu atau mengirim pesan pribadi yang mengenali tindakan tertentu yang mereka ambil.

Delegasikan tugas

Hindari merasa seperti Anda bertanggung jawab untuk setiap tugas. Delegasikan tugas dengan tepat kepada tim Anda untuk menciptakan beban kerja yang seimbang. Ini juga membantu menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda memercayai kemampuan mereka. Ini juga dapat memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada peningkatan sebagai manajer daripada menyelesaikan tugas sehari-hari yang harus diselesaikan oleh anggota tim lainnya.

Ketika mantan bos saya berhenti, saya dan tim saya dipindahkan ke departemen baru di perusahaan. Dan atasan baru saya coba untuk merasakan tim barunya yang dia pimpin, dia mulai menanyakan pertanyaan ke saya: “Siapa di tim anda yang pantas mendapatkan kenaikan pangkat?”, “Performa siapa yang sedang di bawah standard?”, “Seberapa sering anda mengadakan meeting personal dengan bawahan?”

Dan saat saya menjawab berturut-turut, “Um, saya tidak yakin”, “Saya pikir semuanya baik-baik saja”, dan “ya, ketika saya butuh saja”, saya sadar kalau saya tidak melakukan pekerjaan saya dengan sebaik-baiknya. Saya ingin sekali menjadi manager yang baik — tetapi mudah untuk dilihat kalau saya menjadi sedikit cuek dan tidak berusaha semaksimal mungkin untuk membimbing tim saya.

Saat itu, saya memutuskan untuk membalikkan keadaan. Saya tahu tidak ada perbaikan yang langsung, tetapi ada beberapa langkah yang pasti saya ambil yang membuat saya menjadi manager yang lebih dipercaya, dihormati, dan sukses. Jadi, jika anda pernah menemukan diri anda dalam posisi saya dan menyadari kalau anda tidak memenuhi deskripsi pekerjaan anda, saya menghimbau anda untuk mengikuti arahan saya dengan beberapa tips untuk meningkatkan profesi managerial anda.

Menaruh meeting personal di kalendar

Setiap atasan menghimbau saya untuk melakukan meeting personal yang dijadwalkan dengan setiap bawahan. Meskipun dengan saran itu, saya selalu menundanya, lebih memilih mengadakan meeting ketika sangat diperlukan (ketika ada seseorang yang sudah sering melakukan kesalahan). Saya tidak berpikir kalau itu penting untuk bawahan saya — saya berkeliling dan bicara dengan mereka setiap hari, jadi mengapa harus membatasi pembicaraan kami hanya sebatas di dalam kantor.

Tetapi, sebenarnya berbicara secara pribadi adalah kesempatan anda untuk memberikan saran yang serius (dimana tidak sering terjadi ketika anda berbicara seperti biasa), dan memberikan bawahan anda kesempatan untuk membicarakan tentang hal yang mereka pikirkan — seperti potensi naik pangkat, konflik dalam kelompok atau bahkan sesuatu tentang gaya manajemen anda yang membuat pekerjaan mereka seakan-akan berat.
Ketika saya memutuskan kalau saya membutuhkan dorongan dalam manajemen saya, saya mengirim surat undangan untuk setiap bawahan saya, dengan sungguh-sungguh menetapkan meeting personal setiap 2 minggu. Dengan cara ini, mereka dapat bersiap dan sedikit kesempatan saya untuk berkata “Oh, kita bisa bertemu minggu depan”, dimana akan terjadi kalau saya melanjutkan untuk menjadwalkan mereka kapanpun saya suka.

Ada juga peluang bagus kalau bawahan anda tidak mengeluarkan perasaan mereka yang paling dalam di meeting pertama — dan faktanya, mereka mungkin merasa sedikit aneh. Tapi, jika anda melanjutkan untuk bertemu secara rutin dan membuktikan kalau anda berkomitmen untuk komunikasi yang tetap, anda akhirnya akan membangun ikatan yang membantu anda dan tim anda untuk memiliki kesamaan. Anda akan mengetahui bawahan anda di level personal dan profesional dan anda dapat membaca lebih baik situasi tentang mereka.

Berhenti menambal

Ketika saya melihat gaya manajemen saya, saya terpaksa mengakui kalau saya lebih memilih jalan yang mudah. Bukan mengidentifikasi akar masalah performa dan membantu bawahan melewati itu, saya hanya menambal di situ — dengan mengambil pekerjaan mereka yang sangat sulit untuk dikerjakan dan membagikan ke seseorang yang lebih ahli dari perkerjaan tersebut. Saya tidak membantu mengembangkan bawahan saya; saya malah mengabaikan permasalahan dan menggunakan cara cepat.

Jika anda mencari cara untuk mengubah performa manajemen, inilah saatnya untuk menghadapi bawahan anda dan isu mereka (baik dan buruk).

Di kasus saya, itu berarti menyediakan pelatihan dan pembinaan individual jika saya menemukan bawahan yang tidak menyelesaikan tugas dengan benar. Ya, hal itu akan lebih menghemat waktu dengan hanya menyerahkan ke anggota tim lain, tapi dengan mengambil waktu untuk duduk bersama dengan bawahan untuk melakukan pembinaan, saya lebih bisa meningkatkan kemampuan tim secara keseluruhan. Dan itu membantu kami untuk mencapai lebih jauh lagi.

Bersamaan dengan itu, tidak cukup untuk bergantung ke bayaran bawahan untuk diberikan hadiah atas pekerjaan yang bagus. Jika pengakuan pribadi telah dikesampingkan (bagi saya, saya lebih memilih mengatakan “kerja yang bagus.” di dalam tim meeting), mulailah memuji anggota tim anda. Entah anda mengirim email ke bawahan anda, memanggilnya untuk berbicara empat mata, atau mengakui kerja mereka di depan yang lain, sangatlah penting membuat mereka merasa dihargai. Dan jika ini bukan prioritas anda, jadikanlah.

Bantu bawahan anda Mempercayai anda

Sebagai manager, anda punya permintaan yang datang ke anda dari segala arah. Atasan anda terus menerus memberi goal baru kepada anda, menanyakan kenapa anda tidak mencapai jumlah yang diperkirakan, dan memberi tekanan agar tim anda termotivasi. Dari bawahan anda, anda akan mendapat permintaan untuk pelatihan tambahan, mengeluh tentang pekerjaan yang terlalu banyak, dan, ide anda yang belum mendapat waktu saat itu.

Saat saya ada di situasi ini. saya lebih memilih biarkan tekanan atasan yang menjadi kegiatan sehari-hari, mengesampingkan permintaan bawahan saya. Jadi, mereka tidak dapat pelatihan yang mereka inginkan, pekerjaan mereka tetap berlebihan (atau kebosanan-mendekati kosong), dan ide mereka ada di daftar pertimbangan yang tidak pernah saya pertimbangkan.

Sebenarnya, tidak akan mudah untuk membuat seimbang 50/50 antara jumlah waktu dan perhatian yang anda berikan ke bawahan anda dengan manajemen anda. Dan sekali lagi, haruskah terbagi jadi sama besar? Sejujurnya, sayapun tidak tahu — tapi, saya tahu itu bagian dari pekerjaan saya untuk mendukung tim saya. Dan itu berarti menyediakan mereka dengan apa yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses, menekankan ide mereka hingga selesai. (atau setidaknya mempertimbangkannya), dan membantu mereka sebisa mungkin,

Kuncinya? Menindaklanjuti, prioritas, dan kejujuran. Kapanpun bawahan anda membuat permintaan atau menanyakan bantuan yang tidak bisa langsung diberikan, tulislah. Lalu, sediakan waktu untuk mengurutkan dan mulai menyelesaikan permintaan itu, Baik itu berarti mendapatkan jam latihan ekstra yang sudah diterima atau mempresentasikan ide baru ke atasan anda. Yang paling penting, apapun hasilnya, balikkan lagi ke bawahan anda dan biar mereka tahu apa yang terjadi — jikapun anda membiarkan mereka tahu ketika ide tersebut dibiarkan sementara waktu (atau hanya tidak akan di implementasikan).

Ketika anda bertindak sesuai kata-kata anda, anda akan menunjukkan kepada bawahan anda bahwa tidak hanya ada anda di sisi mereka, tapi mereka bisa mempercayai anda untuk membantu mereka sebisa anda.

Bersiaplah: bawahan anda mungkin menjadi sedikit ragu dengan perubahan yang telah terjadi kepada anda. Jika anda tidak diperhatikan dan tim yang berfokus ke manager di masa lalu, mereka mungkin tidak mempercayai anda 100% langsung. Berita baiknya, langkah-langkah ini akan menaruh anda kembali ke jalan yang benar tidak hanya untuk meningkatkan kemampuan manajemen anda, tapi untuk membantu tim secara keseluruhan menjadi sukses.