Dalam artikel ini, kita membahas tanggung jawab manajemen umum dan peran manajer dalam bisnis.

Tanggung jawab kepemimpinan seorang manajer

Salah satu peran yang paling jelas dari seorang manajer orang adalah memberikan kepemimpinan bagi karyawan yang mereka awasi. Menjadi pemimpin yang baik adalah tugas yang kompleks, dan sangat penting bagi para profesional dalam peran ini untuk memberikan contoh positif.

Misalnya, seorang manajer orang seharusnya tidak mengharapkan orang lain tepat waktu ketika mereka sendiri secara konsisten datang terlambat ke rapat. Sebaliknya, mereka harus memenuhi harapan organisasi dan menginspirasi bawahan langsung mereka untuk melakukan yang terbaik.

Pemimpin yang baik juga harus menjadi komunikator yang efektif. Anda tidak dapat membimbing orang lain dengan sukses jika mereka tidak memahami harapan Anda. Pemimpin terbaik dapat berkomunikasi dengan jelas, singkat dan penuh hormat.

Selain itu, manajer juga sering bertanggung jawab atas pendelegasian. Manajer tidak dapat mengambil semua tanggung jawab staf, jadi penting bagi mereka untuk dapat mengidentifikasi siapa yang paling siap untuk setiap tugas dan mendelegasikan tugas dengan tepat.

Berikut adalah beberapa tanggung jawab tambahan yang biasanya berada di bawah peran manajemen:

Tanggung jawab penetapan tujuan

Manajer bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Para profesional ini juga harus mengembangkan dan menerapkan strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu tim mereka memenuhi target tersebut.

Untuk memastikan tim mereka berhasil mencapai tujuan mereka, manajer harus melakukan hal berikut:

• Komunikasikan tujuan dengan jelas kepada karyawan.
• Pilih individu yang tepat untuk setiap tugas.
• Memotivasi karyawan untuk mencapai setiap tujuan.
• Tetapkan tenggat waktu yang sesuai.
• Hubungi karyawan untuk memastikan mereka membuat kemajuan.
• Tetapkan indikator kinerja utama untuk mengukur keberhasilan.
• Tinjau metrik kinerja secara teratur.
• Lakukan penyesuaian strategi seperlunya.

Manajer terbaik terus mengevaluasi kembali strategi penetapan tujuan mereka dan mencari cara untuk memastikan karyawan bekerja dengan cara terbaik dan seefisien mungkin.

Manajer yang efektif proaktif, bukan reaktif, tentang penetapan tujuan. Mereka mencari peluang untuk menyesuaikan tugas dan tujuan mereka, menilai dan menyesuaikan diri.

Pelatihan dan pengembangan

Manajer biasanya bertanggung jawab untuk melatih karyawan baru serta karyawan yang telah dipromosikan ke posisi baru. Mereka biasanya juga ditugaskan untuk melatih tim mereka tentang proses dan prosedur baru. Terlepas dari jenis pelatihannya, manajer terbaik biasanya adalah mereka yang terlibat secara pribadi selama proses pelatihan.

Manajer hebat menemukan cara untuk menggabungkan pelatihan berkelanjutan sepanjang masa kerja karyawan dengan perusahaan, selalu menantang dan memotivasi karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka. Ini termasuk menawarkan dorongan, memberikan umpan balik yang membangun dan melakukan penilaian secara teratur. Manajer yang terlibat erat dengan karyawannya akan memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang di mana mereka dapat meningkatkan dan dapat mengidentifikasi peluang untuk pendidikan, pelatihan, dan pengembangan lebih lanjut.

Tugas administrasi

Manajer sering bertanggung jawab untuk menangani beberapa tugas administratif. Jenis tanggung jawab ini seringkali bervariasi tergantung pada pekerjaannya. Misalnya, manajer restoran mungkin harus merencanakan menu, mengelola reservasi, dan melengkapi dokumentasi tentang persyaratan kebersihan dan kesehatan. Manajer hotel akan sering menangani pemesanan kamar dan email pelanggan.

Tergantung pada organisasi dan posisinya, tugas-tugas ini mungkin termasuk:

• Mengisi jadwal
• Melengkapi dan mengarsipkan dokumen untuk karyawan baru
• Memproses penggajian
• Merencanakan acara
• Menyiapkan materi pelatihan
• Membuat atau mendistribusikan materi pemasaran
• Melengkapi dokumen yang sesuai untuk perizinan atau persyaratan hukum
• Mencatat prestasi karyawan
• Menangani pengeluaran dan mengelola anggaran
• Memesan persediaan

Manajer perlu diatur dan berorientasi pada tugas. Dan sementara para pemimpin mungkin sering mendelegasikan banyak tanggung jawab administratif mereka kepada karyawan lain, mereka harus memahami bagaimana menyelesaikan tugas-tugas ini sehingga mereka dapat mengembangkan prosedur yang efektif.

Organisasi tim dan individu

Manajer ditugaskan untuk menjaga tempat kerja tetap teratur dan efisien baik untuk diri mereka sendiri maupun untuk tim mereka. Ini mungkin termasuk tugas-tugas seperti:

• Mengatur jadwal dan tugas karyawan
• Menjaga jadwal pelatihan
• Menjaga sumber daya disimpan dengan benar
• Melacak tujuan dan pencapaian
• Memastikan alat dan perlengkapan penting tertata dengan baik dan mudah diakses

Manajer bertanggung jawab untuk menyiapkan ruang kerja dan merampingkan proses karyawan untuk meningkatkan efisiensi yang lebih besar. Jika tim atau departemen mereka berkinerja optimal, terserah manajer untuk mengidentifikasi tantangan dan mengembangkan solusi yang efektif.

Peran manajer dalam hierarki bisnis

Umumnya, CEO atau presiden duduk di puncak perusahaan dan terutama bertanggung jawab atas masalah tingkat tinggi dan luas jangkauannya seperti strategi perusahaan dan kebijakan perusahaan. Mungkin ada c-suite lengkap yang mendukung CEO, termasuk peran seperti chief financial officer, chief marketing officer, chief technical officer dan banyak lagi. VP dan profesional tingkat direktur biasanya melapor ke c-suite, dan mungkin ada manajer tambahan yang mengawasi berbagai tim atau proyek di setiap departemen.

Bergantung pada organisasinya, manajer tingkat menengah seringkali bertanggung jawab tidak hanya untuk mengelola karyawan, tetapi juga terkadang menangani tugas yang sama dengan anggota tim mereka. Misalnya, sementara perwakilan layanan pelanggan dapat berinteraksi dengan pelanggan secara lebih teratur, manajer layanan pelanggan dapat dipanggil untuk menyelesaikan perselisihan atau masalah pelanggan. Manajer juga dapat bertindak sebagai jembatan antara karyawan dan manajemen tingkat atas. Mereka sering bertanggung jawab untuk melaporkan kinerja tim mereka dan akan mengadvokasi atas nama tim mereka untuk mengamankan sumber daya dan dukungan yang mereka butuhkan.

Keterampilan penting untuk manajer

Manajer harus bertanggung jawab, profesional dan mampu memotivasi orang lain untuk bekerja sama menuju tujuan bersama. Berikut adalah beberapa keterampilan manajemen yang penting:

Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah salah satu keterampilan yang paling penting untuk sukses sebagai seorang manajer. Orang-orang di posisi manajemen harus mampu membantu mendorong karyawan untuk mencapai tujuan, memotivasi mereka melalui tantangan dan memastikan mereka memiliki semua dukungan yang mereka butuhkan untuk unggul dalam pekerjaan mereka.

Komunikasi

Seorang pemimpin tidak dapat berhasil tanpa keterampilan komunikasi yang berkembang dengan baik. Manajer harus mampu mengomunikasikan tugas, sasaran, harapan, dan tujuan perusahaan dengan jelas. Manajer juga harus menguasai keterampilan kritik konstruktif untuk mendorong karyawan menangani bidang peluang.

Manajemen waktu

Manajer harus dapat secara efektif mengatur waktu mereka serta waktu tim mereka. Karena mereka sering ditugaskan untuk menangani banyak tanggung jawab sekaligus, mereka harus sangat terorganisir. Mereka yang berada di manajemen harus menilai semua tugas dalam agenda mereka, memprioritaskannya dengan tepat dan menghasilkan strategi yang efisien untuk menyelesaikannya. Memahami cara memanfaatkan waktu yang tersedia untuk Anda akan membantu Anda unggul dalam posisi manajemen apa pun.

Keandalan

Karyawan perlu tahu bahwa mereka dapat meminta bantuan manajer mereka. Manajer harus membuat diri mereka tersedia bagi karyawan dan memberikan dukungan yang mereka butuhkan. Ketika manajer dapat diandalkan dan mudah dijangkau, anggota tim mereka merasa lebih percaya diri dan aman. Penting juga bagi manajer untuk tetap berkepala dingin dan profesional, bahkan dalam menghadapi tantangan yang membuat stres.

Ketegasan

Manajer bertanggung jawab untuk membuat banyak keputusan, baik kecil maupun signifikan. Sebagai seorang manajer, Anda mungkin harus membuat pilihan besar dalam waktu singkat, dan Anda bertanggung jawab untuk menentukan tindakan terbaik untuk tim Anda dan organisasi secara keseluruhan. Anda perlu bertindak dengan percaya diri selama proses pengambilan keputusan. Ketegasan di saat-saat kritis adalah kunci kepemimpinan yang efektif.

Keahlian

Manajer yang sukses adalah pakar industri yang memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk membantu karyawan mereka bagaimanapun diperlukan. Misalnya, seorang manajer ritel harus dapat dengan percaya diri mengelola mesin kasir, persediaan lantai dan mengambil tugas penjagaan ketika toko kekurangan staf.

Mampu turun tangan dan membantu karyawan Anda juga akan membantu mendapatkan rasa hormat mereka. Meluangkan waktu untuk mempelajari pekerjaan orang lain juga akan membekali Anda dengan empati terhadap karyawan Anda sehingga Anda dapat secara efektif menanggapi perjuangan mereka dan membantu mereka mencapai solusi.

Jika Anda tertarik dengan pekerjaan sebagai manajer, mengasah keterampilan ini akan membantu mempersiapkan Anda untuk tanggung jawab posisi ini. Meskipun manajemen dapat menjadi tantangan, ini juga merupakan jalur karier yang bermanfaat di mana Anda akan menikmati banyak peluang untuk memberi dampak pada organisasi serta orang-orang yang Anda pimpin.

Departemen personalia bertindak sebagai penghubung antara pemberi kerja dan karyawan untuk membantu memastikan keduanya diperlengkapi dengan baik untuk melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efektif. Sementara beberapa organisasi memiliki departemen personalia sendiri, yang lain mungkin menggunakan perusahaan dari luar (outsourcing). Apa pun yang digunakan oleh perusahaan, tugas manajer personalia adalah membantu menjaga integritas struktural dan organisasi di tempat kerja. Walaupun bagian personalia kadang-kadang dianggap sebagai departemen disiplin perusahaan, pada kenyataannya, personalia memegang banyak tanggung jawab di sebuah perusahaan. Mulai dari memastikan karyawan dibayar dan menerima tunjangan hingga mengawasi pengembangan karyawan, departemen personalia memiliki tujuan untuk menciptakan tempat kerja di mana pemberi kerja dan karyawan dapat berkembang. Di artikel ini, Anda akan menemukan tugas utama manajer personalia:

• Rekrutmen
• Pelatihan dan pengembangan
• Menjaga hubungan pemberi kerja dan karyawan
• Menjaga budaya perusahaan
• Mengelola tunjangan karyawan
• Menciptakan lingkungan kerja yang aman
• Menangani tindakan disiplin

Bagi banyak organisasi, menarik dan mempertahankan talenta terbaik di industri adalah prioritas. Manajer personalia memainkan peran penting dalam hal ini, membantu membangun masa depan perusahaan dengan mengawasi proses perekrutan. Untuk memulainya, bagian personalia dapat bekerja dengan manajer departemen atau supervisor untuk mempelajari posisi sedang dibuka, termasuk persyaratannya dan kualitas kandidat yang ideal. Departemen personalia kemudian dapat menetapkan strategi perekrutan. Termasuk membuat posting pekerjaan internal dan eksternal, menyaring resume pelamar yang masuk dan materi lamaran lainnya, dan melakukan wawancara awal. Personalia juga bertanggung jawab untuk pemeriksaan referensi profesional dan pemeriksaan latar belakang untuk memverifikasi bahwa kandidat memenuhi syarat untuk bekerja di perusahaan.

Pelatihan dan pengembangan

Mempekerjakan karyawan yang memenuhi syarat hanyalah salah satu aspek dari pekerjaan departemen personalia. Untuk mempertahankan bakat dan tetap kompetitif, manajer personalia mungkin juga bertanggung jawab untuk meluncurkan inisiatif pengembangan karyawan. Ini memerlukan pelatihan di tempat kerja, program pengembangan profesional, atau peluang pendidikan yang memungkinkan karyawan untuk tumbuh dan berkembang dalam peran mereka saat ini—atau mempersiapkan mereka untuk kemajuan karir dalam organisasi. Departemen personalia tahu bahwa berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan. Bagi perusahaan, ini berarti produktivitas karyawan akan menjadi lebih tinggi, dan tingkat turnover yang lebih rendah. Bagi karyawan, melihat perusahaan berinvestasi dalam pengembangan mereka dapat membantu mereka merasa lebih dihargai, meningkatkan kepuasan kerja, dan mendorong mereka untuk tetap bersama perusahaan.

Hubungan pemberi kerja-karyawan

Aspek lain dari tempat kerja yang dikelola departemen personalia adalah hubungan pemberi kerja-karyawan. Dengan fungsi ini, departemen personalia berusaha untuk membantu pengusaha dan karyawan melihat satu sama lain sebagai kontributor bersama bagi perusahaan, menumbuhkan dinamika positif di antara keduanya. Manajer personalia juga dapat membantu menyusun dan menentukan kebijakan perusahaan yang memastikan keadilan dan kesetaraan di tempat kerja.

Ketika seorang karyawan memiliki keluhan di tempat kerja—apakah mengenai kompensasi, tunjangan, beban kerja, jam kerja, atau apa pun—departemen personalia dapat bertindak sebagai penghubung antara karyawan dan pemberi kerja, membantu menyelesaikan perselisihan apa pun. Secara keseluruhan, ketika departemen HRD berhasil menciptakan hubungan karyawan yang positif, atasan dapat mempercayai karyawan mereka dan lebih menghargai masukan mereka, dan di sisi lain, karyawan dapat lebih menghormati dan menghargai atasan mereka.

Mempertahankan budaya perusahaan

Elemen budaya perusahaan dapat mencakup praktik perekrutan yang baik, pengembangan berkelanjutan, dan hubungan antar karyawan yang kuat. Namun, belum tentu itu adalah sesuatu yang dapat Anda capai dan lanjutkan. Departemen personalia terlibat dalam pekerjaan berkelanjutan untuk memastikan bahwa budaya perusahaan mereka tetap solid sepanjang waktu.

Dalam proses orientasi karyawan, manajer personalia dapat berbagi nilai, norma, dan visi perusahaan dengan karyawan—membiasakan mereka dengan keseluruhan etos organisasi. Outing bersama tim, pembangunan komunitas, dan sistem penghargaan atau program pengakuan apa pun adalah cara tambahan yang dapat dilakukan departemen personalia untuk menjaga motivasi dan moral karyawan tetap tinggi. Mempertahankan budaya perusahaan juga berarti harus bisa mengidentifikasi segala kekurangan dalam organisasi dan memiliki kemampuan untuk mengatasinya secara efektif.

Mengelola tunjangan karyawan

Dari sisi administrasi, departemen personalia mengawasi tunjangan perusahaan yang diamanatkan. Sementara pemberi kerja diharuskan memberikan beberapa tunjangan seperti jaminan sosial, kompensasi pekerja, tunjangan lain seperti cuti, jaminan kecelakaan, dan lain sebagainya, ini berfungsi sebagai insentif tambahan bagi karyawan yang bekerja di perusahaan.

Tentu saja, program tunjangan karyawan berbeda-beda di setiap organisasi. Terlepas dari manfaat spesifik yang ditawarkan oleh pemberi kerja, mengelola semua komponen ini adalah pekerjaan yang kompleks. Hal ini membutuhkan manajer personalia yang berpengalaman dalam pemahaman mereka tentang program tunjangan perusahaan dan memiliki kemampuan untuk menjelaskan dengan jelas dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki karyawan mengenai kebijakan mereka.

Menciptakan lingkungan kerja yang aman

Selain mengelola tunjangan, departemen personalia juga bertanggung jawab untuk melindungi keselamatan karyawan di tempat kerja—baik fisik maupun emosional. Dalam arti fisik, personalia harus memastikan tempat kerja bebas dari bahaya, biasanya melalui analisis tempat kerja serta pencegahan dan pengendalian bahaya. Personalia juga dapat menetapkan program keselamatan melalui pelatihan manajemen risiko dan memberikan informasi tentang prosedur dan protokol untuk setiap skenario darurat.

Keselamatan di tempat kerja harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan. Departemen personalia memiliki tanggung jawab untuk memelihara lingkungan kerja yang mempromosikan rasa hormat dan martabat bagi semua karyawan. Mereka juga harus memastikan bahwa karyawan dilindungi dari perilaku seperti pelecehan, diskriminasi, intimidasi, dan eksploitasi. Mereka dapat memberikan sesi pelatihan bagi karyawan, manajer, dan supervisor untuk belajar mengidentifikasi praktik berbahaya dan mengetahui cara melaporkannya bila diperlukan.

Menangani tindakan disiplin

Prosedur disiplin dan pemutusan hubungan kerja adalah hal yang rumit. Manajer personalia harus tahu bagaimana menanganinya secara adil dan konsisten untuk menjaga situasi berjalan lancardan mencegah konflik. Ini mungkin akan melibatkan proses pendisiplinan yang jelas, apakah itu termasuk peringatan tertulis atau penurunan jabatan. Terlepas dari itu semua, manajer personalia harus memiliki sistem untuk meminta pertanggungjawaban karyawan.

Selain itu, departemen personalia dapat berkonsultasi dengan penasihat hukum untuk memastikan perusahaan bertindak sesuai dengan hukum, menghindari situasi yang salah dari penanganan dan tuntutan hukum. Pada akhirnya, departemen personalia memiliki tanggung jawab untuk menegakkan kebijakan organisasi dan persyaratan hukum, sambil tetap menjaga martabat dan kemanusiaan karyawannya.