Penting juga untuk diingat selama proses orientasi bahwa semua individu belajar dengan cara yang berbeda dan tingkat yang berbeda. Tugas melatih karyawan baru bisa sangat melelahkan bagi kedua belah pihak, tetapi dengan fokus yang tepat, baik perusahaan maupun karyawan baru akan mendapat manfaat.

Saat membuat rencana pelatihan untuk karyawan baru Anda, pertimbangkan tiga tahap orientasi ini.

Sebelum memulai training

Sebelum karyawan baru Anda untuk bekerja pada hari pertama mereka, Anda harus memeriksa proses training Anda. Anda tahu apa yang diharapkan dari karyawan di posisinya, tetapi apakah ekspektasi tersebut dinyatakan dengan jelas dalam proses training Anda? Jalani prosesnya sendiri dari sudut pandang karyawan baru untuk memastikan Anda menjawab semua pertanyaan dan masalah umum yang mungkin ada. Konsultasikan dengan staf Anda untuk melihat apakah Anda kehilangan informasi relevan yang mungkin tidak Anda pertimbangkan.

Siapkan paket orientasi yang terorganisir dan menyeluruh saat karyawan tiba di lokasi. Pastikan paket menyertakan alur proses yang jelas untuk hari atau minggu pertama mereka. Memberi terlalu banyak detail bukanlah hal yang buruk karena mereka dapat membaca materi ini selama waktu senggang mereka juga. Paket ini akan menjadi sumber daya mereka untuk diperiksa sebelum mereka pergi ke siapa pun untuk meminta klarifikasi.

Minggu awal

Lakukan hal-hal secara perlahan dalam beberapa hari pertama. Jika Anda membanjiri peserta training baru Anda, Anda akan mempersulit mereka untuk menyimpan informasi. Setiap orang memiliki ambang batas yang berbeda tentang seberapa banyak informasi yang dapat mereka ambil, jadi amati dan tanyakan bagaimana karyawan Anda bereaksi selama proses tersebut. Jika mereka beradaptasi dengan cepat dan tidak mengalami masalah, atau membawa pengalaman yang relevan ke posisi tersebut, jangan biarkan mereka bekerja di bawah nilai mereka lebih lama dari yang seharusnya.

Begitu mereka mulai merasa nyaman, mulailah menantang mereka. Beri mereka tujuan dan tanggung jawab yang dapat dicapai, dan biarkan mereka melakukannya. Selalu tersedia untuk klarifikasi tetapi Anda tidak perlu mengarahkan kursor. Ketersediaan adalah kunci selama periode ini. Semakin lama keragu-raguan atau perilaku buruk berlanjut, semakin sulit untuk memperbaikinya.

Tawarkan pujian dan kritik dalam ukuran yang sama, sebagaimana layaknya. Dorongan sangat penting pada tahap ini. Kurangnya apresiasi dan umpan balik selama awal waktu karyawan baru dengan perusahaan mungkin membuat mereka mempertanyakan mengapa mereka mengambil pekerjaan itu. Kritik memungkinkan Anda untuk mencegah dan memperbaiki perilaku buruk sebelum menjadi kebiasaan. Menawarkan umpan balik ini menunjukkan kepada semua orang bahwa Anda memperhatikan apakah karyawan Anda berada di jalur yang benar.

Umpan balik berkelanjutan

Saat karyawan menetap di posisinya, pastikan untuk menjadwalkan check-in mingguan. Ini waktu yang ditentukan untuk menyampaikan masalah, memberikan umpan balik, mendapatkan umpan balik, dan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Menjaga mingguan tidak diperlukan di luar beberapa bulan pertama tetapi Anda tetap harus menjelaskan kepada karyawan Anda bahwa Anda tersedia untuk membicarakan masalah mereka kapan saja. Ini adalah titik dalam perjalanan mereka yang Anda butuhkan untuk menjaga kesadaran dan mendorong kreativitas mereka.

Dorong karyawan Anda untuk berpikir di luar batasan aturan. Mengharapkan karyawan Anda untuk mengikuti prosedur secara membabi buta tanpa mempertimbangkan pilihan alternatif mungkin menyangkal perusahaan Anda beberapa inovasi yang akan membantu bisnis tumbuh. Beberapa aturan, tentu saja, harus selalu dipatuhi, seperti peraturan keselamatan atau undang-undang khusus industri. Pastikan karyawan Anda tahu apa aturannya dan mengapa aturan itu ada.

Jika Anda telah melakukan pekerjaan Anda dengan baik, Anda akan ditinggalkan dengan karyawan yang bahagia yang tahu bagaimana melakukan pekerjaan mereka, mengikuti aturan dan membengkokkannya jika perlu. Anda juga akan memiliki anggota tim dengan ambisi dan bakat untuk membantu bisnis Anda naik ke tingkat berikutnya.

Apa saja metode training karyawan?

Memilih metode terbaik untuk training karyawan baru Anda merupakan pertimbangan penting bagi perusahaan mana pun. Beberapa metode lebih terjangkau daripada yang lain tetapi Anda menginginkan opsi yang memberi karyawan Anda keterampilan yang dapat ditransfer untuk melakukan pekerjaan mereka dan mengakomodasi gaya belajar mereka. Tujuannya adalah memberi mereka keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan sukses.

On-the-job training

Ini adalah metode training di tempat kerja yang sebenarnya atau simulasi yang terjadi dalam pelatihan di tempat kerja. Metode training ini harus berlangsung di tempat yang dekat dengan tempat kerja. Karyawan akan mendapatkan instruksi rinci tentang cara menyelesaikan tugas pekerjaan mereka. Selama waktu ini, mereka akan mencoba keterampilan baru seperti mengoperasikan mesin kasir dan mendapatkan umpan balik dari sesama karyawan atau pelatih.

Bisnis yang memilih metode ini percaya bahwa metode training ini adalah cara yang paling membantu untuk mempelajari pekerjaan dengan cepat dan bagi mereka untuk menentukan apakah karyawan tersebut cocok. Beberapa bisnis mengharapkan seorang karyawan untuk terjun langsung tanpa training terlebih dahulu.

Pelatihan di kelas

Anda dapat menghemat biaya saat melakukan pelatihan di kelas. Anda hanya diharuskan memiliki satu pelatih yang bertugas untuk melakukan training kepada karyawan baru Anda.

Kelompok kecil yang terdiri dari lima sampai 10 orang atau kelompok besar yang terdiri dari hingga 40 karyawan baru dapat dilatih oleh satu pelatih. Pelatih ini harus membuat pembelajaran menjadi menyenangkan dan interaktif. Pelatihan kelas akan melibatkan bahan bacaan karyawan baru, presentasi oleh pelatih, diskusi kelompok, tugas kelompok kecil dan pemecahan masalah. Umpan balik diberikan ketika peserta training sudah mendapatkan materi pembelajaran dan pelatih ingin melakukan peninjauan tentang tugas yang sudah diberikan kepada para peserta training.

Pelatihan seminar web

Dengan perangkat lunak konferensi web, pelatih dapat menetapkan tujuan dan mengukur pembelajaran. Karyawan mungkin tidak menyimpan semua informasi yang diberikan di webinar hanya dengan mendengarkan secara pasif. Webinar ini dapat dirancang untuk menjadi interaktif dengan menggunakan alat dengan perangkat lunak. Webinar Anda juga dapat menampilkan diskusi di antara peserta, melalui konferensi audio atau video, dan pertanyaan pop-up visual.

Apa pentingnya melakukan training karyawan?

Training karyawan penting karena merupakan kesempatan yang baik bagi karyawan untuk mengembangkan basis pengetahuan mereka dan meningkatkan keterampilan kerja mereka untuk menjadi lebih efektif di tempat kerja. Terlepas dari biaya training untuk karyawan, laba atas investasi sangat besar jika konsisten.

Ada beberapa alasan penting bagi pengusaha untuk memulai program training bagi karyawannya, seperti:

Ini meningkatkan keterampilan dan pengetahuan

Program training karyawan membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan agar sesuai dengan berbagai perubahan di industri. Perbaikan ini secara positif akan mempengaruhi produktivitas pekerja, yang dapat meningkatkan keuntungan dan efisiensi organisasi. Beberapa hal yang dapat dipelajari karyawan melalui training termasuk etika kerja, hubungan manusia dan keselamatan.

Ini memenuhi rekomendasi penilaian kinerja.

Ketika penilaian kinerja karyawan organisasi menyarankan perlunya perbaikan pada subjek atau keterampilan tertentu, program pelatihan dapat diselenggarakan untuk anggota staf untuk membantu memenuhi persyaratan ini. Oleh karena itu, training dapat mengatasi area masalah yang teridentifikasi dan bekerja menuju solusi.

Mempersiapkan karyawan untuk tanggung jawab yang lebih tinggi.

Program training juga dapat membantu mempersiapkan karyawan yang pindah ke peran yang lebih tinggi dan mengambil lebih banyak tanggung jawab dalam suatu organisasi. Program-program ini akan membantu mereka mempelajari keterampilan yang dibutuhkan untuk berfungsi secara efektif di posisi baru mereka. Misalnya, mereka mungkin dilatih dalam keterampilan kepemimpinan atau dalam perangkat lunak tertentu yang akan mereka gunakan dalam peran baru mereka.

Menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dihargai.

Menerapkan program training di tempat kerja akan membantu karyawan merasa seperti perusahaan berinvestasi di dalamnya. Dengan terus mengajari karyawan Anda keterampilan dan kemampuan baru, mereka tidak hanya akan menjadi pekerja yang lebih baik, mereka akan merasa seperti anggota organisasi yang lebih produktif. Ini akan meningkatkan moral mereka serta kemampuan tempat kerja mereka.

Menguji efisiensi sistem manajemen kinerja baru.

Program training karyawan membantu organisasi menguji efisiensi dan efektivitas sistem manajemen kinerja baru, yang akan membantu SDM menetapkan ekspektasi kinerja yang lebih jelas. Menggunakan sistem ini untuk melatih karyawan Anda akan memperkuat perlunya mencapai tujuan dan membantu karyawan lebih memahami apa yang diharapkan dari mereka.

Meningkatkan keterampilan IT dan komputer.

Program training membantu karyawan mempelajari keterampilan komputer dan topik IT tertentu, seperti penggunaan sistem perangkat lunak. Perusahaan dapat melatih karyawan mereka untuk membuat grafik dan spreadsheet, mengedit data dalam database mereka dan memahami pengaturan jaringan untuk memberikan pemahaman yang lebih komprehensif tentang komputer untuk meningkatkan efisiensi tempat kerja.

Kategori training dan pengembangan untuk karyawan

Ada banyak kategori training yang dapat dilakukan karyawan di dalam atau di luar tempat kerja, termasuk:

Training manajemen

Karyawan dapat menjalani berbagai tingkat pelatihan manajemen ketika mereka dipromosikan ke posisi manajerial atau senior dalam suatu organisasi. Jenis pelatihan ini dimaksudkan untuk mempersiapkan mereka untuk tanggung jawab tambahan yang lebih tinggi yang akan mereka miliki dalam organisasi.

Training penjualan

Karyawan, terutama yang bergerak di bidang penjualan dan pemasaran, mungkin perlu mengikuti pelatihan penjualan untuk mengasah keterampilan mereka dalam menjual dan memasarkan produk dan layanan perusahaan.

Training di tempat kerja

Ketika seorang karyawan pertama kali memulai di sebuah perusahaan, mereka mungkin menerima training di tempat kerja yang akan membantu mereka mempelajari apa yang diharapkan dari mereka serta keterampilan kerja yang diperlukan untuk posisi baru mereka.

Skema pendampingan

Kadang-kadang, terutama dalam kasus anggota staf tingkat pemula, karyawan mungkin diminta untuk bekerja di bawah supervisor atau manajer yang berpengalaman untuk mempelajari lebih lanjut tentang pekerjaan mereka dan mendapatkan pengalaman awal untuk bekerja di sebuah organisasi.

Training internal

Sebagian besar organisasi melakukan berbagai tingkat pelatihan internal untuk staf mereka. Salah satu opsinya adalah menjadikan anggota organisasi Anda yang berpengalaman sebagai fasilitator, dan opsi lainnya adalah mendatangkan pelatih eksternal untuk membantu mengajari karyawan atau manajer keterampilan atau kemampuan tertentu.

Studi pribadi

Karyawan juga dapat mendedikasikan diri mereka untuk belajar pribadi untuk melatih topik tertentu yang diminati. Ada banyak bahan referensi bagus yang tersedia secara online yang dapat digunakan dalam kasus ini.

Pelatihan campuran

Ini melibatkan karyawan yang terlibat dalam pelatihan yang menggabungkan pembelajaran di kelas dan online.

11 manfaat melakukan training karyawan

Pengusaha memperoleh banyak manfaat dari menyelenggarakan program pelatihan bagi karyawan mereka, terutama ketika mereka dengan penuh dedikasi dan konsisten melaksanakan program ini. Berikut adalah beberapa kemungkinan keuntungan:

Peningkatan produktivitas dan kinerja

Ketika karyawan menjalani training, itu meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka tentang pekerjaan dan membangun kepercayaan diri mereka pada kemampuan mereka. Ini akan meningkatkan kinerja mereka dan membuat mereka bekerja lebih efisien dan efektif.

Keseragaman proses kerja

Ketika karyawan di tempat kerja terkena pelatihan, akan membantu untuk menstandardisasi proses kerja di antara staf. Pekerja akan menerapkan dan mengikuti prosedur serupa sebagai akibat dari paparan mereka terhadap pelatihan serupa.

Mengurangi pemborosan

Ketika karyawan ditraining, mereka akan belajar menggunakan bahan, peralatan dan perlengkapan perusahaan dengan baik, aman dan ekonomis. Kecelakaan dan kerusakan peralatan akan diminimalkan, dan ini akan menjaga limbah tetap rendah.

Mengurangi pengawasan

Meskipun pelatihan karyawan tidak harus sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk pengawasan, secara signifikan dapat mengurangi kebutuhan akan pengawasan yang berlebihan di tempat kerja.

Mempromosikan dari dalam

Ketika sebuah organisasi membutuhkan profesional dengan keterampilan baru atau khusus, mereka tidak harus pergi ke pasar tenaga kerja untuk mempekerjakan profesional baru dari sumber luar. Mereka dapat mencari ke dalam dan memilih anggota staf yang menjanjikan yang dapat dipromosikan setelah mereka dilatih dalam rangkaian keterampilan baru yang dibutuhkan oleh organisasi ini.

Peningkatan struktur organisasi

Ketika sebuah perusahaan memiliki sistem pelatihan yang terorganisir untuk karyawan, itu membantu mereka belajar dengan cara yang konsisten dan sistematis. Hal ini juga mencegah karyawan dari belajar dengan coba-coba.

Meningkatkan semangat

Karyawan organisasi yang mengikuti program pelatihan akan merasa seperti mereka adalah bagian dari lingkungan kerja yang mendukung di mana mereka dihargai, yang akan meningkatkan moral mereka dan membuat mereka mendekati tugas pekerjaan mereka dengan lebih percaya diri.

Peningkatan pengetahuan tentang kebijakan dan tujuan

Program training yang baik akan selalu membantu karyawan mengenal etika, nilai, kebijakan, visi dan misi organisasi mereka.

Peningkatan penilaian pelanggan

Ketika karyawan suatu organisasi dihadapkan pada training yang konsisten, itu meningkatkan keterampilan mereka dalam pekerjaan dan membuat mereka bekerja lebih profesional dan produktif. Pelanggan akan merasakan dampak dari layanan yang ditingkatkan ini, dan itu akan meningkatkan pendapat mereka tentang organisasi.

Lingkungan tempat kerja yang lebih baik

Training yang konsisten akan membantu karyawan bekerja lebih efektif di lingkungan tempat kerja. Ini membawa suasana dalam organisasi yang mendorong setiap karyawan untuk merasa dihargai dan disambut.

Teknologi yang ditingkatkan dan diperbarui

Dengan perubahan teknologi yang terus meningkat di semua industri, memaparkan karyawan pada teknik baru dalam teknologi canggih akan membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam organisasi.