Interview berdasarkan keahlian

Langkah pertama dalam proses perekrutan adalah untuk mendefiniskan keahlian yang dibutuhkan untuk sebuah pekerjaan. Anda akan menghabiskan banyak waktu pada tahap ini dan umumnya seorang HRD akan memberikan perhatian terhadap keahlian komunikasi baik secara verbal maupun non verbal, kemampuan multitasking, dan hal-hal lain secara detil. Namun sayang sekali, semua itu tidak berarti apabila Anda ingin mencari kandidat yang sesuai.

Jika Anda ingin mencari kandidat yang terbaik, maka Anda harus menelusuri CV yang sudah mereka kirimkan kepada Anda untuk memastikan bahwa kandidat tersebut memang memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang sedang terbuka, dan yang paling penting, pernah melakukan pekerjaan tersebut dengan sukses di masa lalu. Sebagai contoh, jika Anda ingin mencari seorang social media manager, pastikan bahwa orang tersebut memang pernah menangani channel media sosial dengan kapasitas sebagai seorang profesional dan berikan pertanyaan secara detil tentang indikator kesuksesan media sosial yang dia tangani.

Jika Anda mencari seorang sales manager, tanyakan kepada mereka tentang aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang sales manager. Sebagai contoh, pernahkah Anda memimpin dan mengembangkan organisasi penjualan sebelumnya? Bagaimana cara Anda mengembangkannya? Seperti apa hasilnya? Berapa lama mereka melakukannya? Apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda, dan bagaimana cara Anda melakukan hal tersebut di masa yang akan dating? Jangan mau menerima jawaban-jawaban yang tidak jelas, minta mereka untuk memberikan jawaban secara detil. Kandidat terbaik akan memahami apa yang Anda inginkan. Letakkan kandidat Anda ke posisi teratas jika mereka dapat mendemonstrasikan kesuksesan mereka di masa lalu dengan jawaban yang konkrit.

Rekrut berdasarkan attitude

Jika postingan lowongan kerja Anda sudah mendefinisikan keahlian yang dibutuhkan dan Anda telah melakukan interview dengan baik kepada kandidat-kandidat tersebut, ini artinya Anda sudah memiliki beberapa kandidat yang bagus. Lalu, bagaimana cara Anda memilih mereka?

Saya pernah mengalami hal tersebut baru-baru ini. Saya memiliki dua kandidat yang memiliki pengalaman dan keahlian yang sama, dan keduanya merupakan seorang profesional dan sangat bagus. Lalu bagaimana cara saya memilihnya? Mudah sekali. Saya memilihnya berdasarkan attitude, seseorang yang sangat bersemangat dan tertarik terhadap posisi tersebut, bukan hanya karena gaji atau jabatan. Orang yang saya pilih ini tidak sabar untuk mulai bekerja dan bertanya hal-hal seputar pekerjaan yang akan dilakukannya.

Filtering ini dapat diterapkan pada bidang apapun, jika Anda merekrut client manager, sudah jelas bahwa orang tersebut harus dapat membuat orang-orang senang, dan nyaman untuk berbicara dengan siapa saja. Jika Anda merekrut software development, carilah orang yang memang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengembangkan software. Parameter untuk menemukan kandidat terbaik dapat bervariasi, namun pada umumnya attitude dan passion merupakan sebuah indikator yang baik untuk mendapatkan talenta terbaik. Ingatlah bahwa Anda tidak akan pernah bisa mengajarkan passion dan motivasi. Dan jika Anda tidak ada satu orang pun yang menonjol, itu artinya Anda belum menemukan kandidat yang sesuai.

Jaga berdasarkan budaya

Inilah rahasianya, sesuatu yang seringkali diabaikan oleh kebanyakan orang: sesuai dengan budaya perusahaan. Budaya perusahaan Anda merupakan hal yang paling penting dalam bisnis Anda, itu merupakan jiwa dari organisasi Anda. Anda harus menjaga dan memeliharanya. Jangan pernah takut untuk melepas seseorang yang tidak sesuai dengan budaya perusahaan Anda.

Terkadang kita selalu berpikir bahwa kita perlu alasan yang “baik” untuk memecat dengan karyawan kita, seolah-olah mereka harus melakukan sesuatu yang mempengaruhi kinerja kerja mereka. Hal itu tidak benar. Seseorang yang tidak cocok dengan budaya perusahaan Anda tidak hanya dapat menimbulkan satu masalah saja, hal ini dapat menyebar seperti virus ke seluruh organisasi Anda. Dan jika Anda merasa bahwa perusahaan Anda tidak memiliki budaya, coba pikir lagi. Anda pasti memiliki budaya perusahaan, entah itu memang sudah dirancang dari awal atau terbentuk dengan sendirinya. Apapun itu, jika Anda sudah melakukan pekerjaan Anda dengan baik pada dua tahap pertama dan karyawan baru Anda ternyata tidak berhasil, maka itu artinya dia tidak cocok dengan budaya perusahaan Anda.

Salah satu hal penting yang harus Anda catat adalah bahwa Anda harus memberikan karyawan baru Anda kesempatan untuk sukses dan menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan Anda. Itu artinya latih tim Anda untuk menyambut anggota tim baru dengan hangat. Berikan mereka training dan coaching yang tepat, dan pastikan bahwa Anda mengkomunikasikan ekspektasi Anda dengan jelas.

Mulai dengan memahami apa saja kebutuhan yang harus diisi. Apa kepribadian, pengalaman, dan pendidikan yang dibutuhkan? Untuk menentukan atribut ini, Anda harus menganalisa beberapa area berikut ini:

• Tugas fisik / mental yang terlibat (kemampuan menilai, merencanakan, menangani)
• Bagaimana pekerjaan tersebut dapat diselesaikan (metode atau peralatan yang dibutuhkan)
• Alasan mengapa pekerjaan tersebut dibutuhkan (berikut dengan goal dari pekerjaan tersebut dan apa relasinya dengan posisi lain di perusahaan)
• Kualifikasi yang dibutuhkan (pelatihan, pengetahuan, keahlian, dan karakter kepribadian)

Jika Anda mengalami masalah, salah satu cara untuk mendapatkan informasi mengenai analisis pekerjaan tersebut adalah dengan berbicara kepada karyawan dan supervisor perusahaan lain yang memiliki posisi yang mirip.

Berikutnya adalah deskripsi pekerjaan. Ini merupakan gambaran dasar mengapa pekerjaan tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini harus menyebutkan gambaran umum dari tujuan pekerjaan tersebut, tanggung jawab, dan apa saja tugasnya. Pertama, tuliskan jabatannya dan kepada siapa orang tersebut memberikan laporan. Kemudian, kembangkan statement pekerjaan atau rangkuman pekerjaan untuk posisi tersebut, baik tugas major atau minor. Terakhir, definisikan bagaimana pekerjaan tersebut dapat berhubungan dengan posisi lain di dalam perusahaan.

Untuk bisnis perseorangan, ketika merekrut karyawan pertama tidak perlu mengikuti langkah–langkah tersebut, tetapi ingatlah, bahwa Anda sedang membangun sebuah fondasi untuk kebijakan karyawan, yang mana nantinya akan menjadi hal yang penting ketika perusahaan Anda berkembang.

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kebutuhan pribadi dari karyawan yang Anda harapkan. Sama seperti deskripsi pekerjaan, tentukan jabatannya, kepada siapa orang tersebut memberikan laporan, dan buat rangkuman untuk posisi tersebut. Namun, kali ini Anda dapat menambahkan kebutuhan pendidikan, pengalaman yang dibutuhkan, dan keahlian atau pengetahuan spesifik yang Anda perlukan. Termasuk kisaran gaji dan fasilitas yang dapat Anda tawarkan.

Dengan menulis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan akan membantu Anda menentukan mana posisi yang dapat Anda isi dengan karyawan part-time atau full-time, apakah orang tersebut harus dijadikan karyawan tetap atau sementara, dan apakah Anda dapat menggunakan pihak outsourcing untuk mengisi posisi tersebut.

Membuat iklan lowongan kerja

Gunakan spesifikasi dan deskripsi pekerjaan ketika membuat sebuah iklan lowongan kerja yang akan menarik kandidat untuk melamar ke perusahaan Anda. Cara terbaik untuk menghindari waktu yang terbuang karena interview dengan orang – orang yang tidak memenuhi kriteria Anda adalah dengan menulis catatanbahwa hanya kandidat yang berkualifikasi yang akan dipanggil untuk interview. Coba lihat contoh berikut ini:

Job descriptions :

• Maintain good and active relationship with clients
• Interpreting the clients business needs
• Share and discuss internally with other departments / divisions needed
• In conjunction with the business strategy set by Sales Division Manager, develop business to ensure revenue and profitability with long term successful performance
• Achieve revenue as monthly target
• Draft, negotiate and secure contracts for clients
• Promote the image, capability and integrity of the company to the clients
• Manage pre and post contract commercial issues

Requirement :

• Male / Female, Max. 27 years old
• Bachelor degree of Economics, Social Science, Japanese Linguistic, Engineering and others (Preferable from Informatics Engineering), GPA Min. 3.00
• At least 3 years sales experience, ideally in leading organizations (Fresh Graduate are also welcome)
• Good looking
• Good communications skill in English, and Japanese will be an added advantage
• Has good negotiation skills
• Customer service oriented
• Capable of identifying new opportunities
• Able to work independently and to coordinate several activities simultaneously
• Good planning and organization skills
• Proven ability to delicately solve sensitive matters
• Willing to be placed in Jakarta Office
• Full-Time Position(s) available

Deskripsi pekerjaan di atas sudah di desain untuk menarik tenaga penjual dan mengeliminasi orang yang tidak percaya diri untuk dapat memenuhi target perusahaan per bulan. Pemasang iklan di atas mengutamakan “kemampuan yang sudah terbukti untuk dapat memecahkan masalah sensitif,” sebuah keahlian yang sangat sulit untuk ditemukan. Lokasi pekerjaan harus disebutkan juga agar pelamar yang berada di luar area tersebut tidak melamar pekerjaan yang sudah dipasang, kecuali jika mereka bersedia untuk pindah ke area tersebut.

Untuk menulis iklan yang mirip dengan contoh di atas, Anda dapat melihat spesifikasi pekerjaan yang sudah Anda buat dan pilih empat atau lima keahlian yang menurut Anda paling penting untuk pekerjaan tersebut. Kemudian jangan menuliskan kebutuhan yang lain terkecuali pendidikan atau pengalaman yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut. Anda harus fokus untuk mengatakan kepada pelamar mengenai hal menyenangkan dan tantangan yang dihadapi oleh pekerjaan tersebut, gaji yang Anda tawarkan, dan apa saja fasilitas yang akan mereka dapatkan dengan bekerja di perusahaan Anda.

Terakhir, jelaskan bagaimana pelamar dapat menghubungi Anda.

Merekrut karyawan

Pilihan pertama ketika Anda ingin merekrut karyawan adalah dengan membuka iklan lowongan kerja pada koran lokal, baik yang tercetak, maupun online (kerjayuk.com, jobsdb.com, jobstreet.co.id). Untuk media cetak, Anda dapat meletakkan iklan Anda pada hari sabtu atau minggu untuk menarik banyak perhatian pembaca koran.

Terlepas dari cara yang sudah saya sebutkan, masih ada beberapa tempat lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menemukan karyawan yang baik.

Melihat jaringan profesional Anda

Katakan kepada orang–orang yang Anda kenal seperti teman, tetangga, asosiasi profesional, pelanggan, vendor, kolega dari asosiasi, bahwa Anda sedang membuka lowongan pekerjaan. Ada kemungkinan bahwa orang–orang tersebut memiliki kandidat yang dapat mereka direkomendasikan kepada Anda.

Menghubungi tempat edukasi

Buat beberapa daftar beberapa sekolah atau universitas yang dapat Anda ajak untuk kerja sama agar mereka dapat mengirimkan siswa-siswa mereka ke perusahaan Anda sebagai tempat magang atau meminta ijin kepada mereka untuk memasang lowongan kerja Anda di mading atau tempat pengumuman untuk menarik kandidat yang berminat untuk bekerja di perusahaan Anda.

Menggunakan agensi penyalur kerja / outsource

Anda dapat menggunakan agensi penyalur kerja untuk meberikan data–data kandidat yang sesuai dengan kualifikasi Anda atau memasang iklan di website mereka.

Menggunakan industri publikasi

Anda dapat menggunakan industri publikasi seperti koran dan majalah untuk menampilkan iklan lowongan pekerjaan Anda. Ini merupakan salah satu cara yang cukup efektif untuk menarik orang–orang yang memiliki keahlian dalam industri Anda.

Online advertising

Ada beberapa perusahaan yang menyediakan bank data untuk para pelamar, sehingga Anda dapat memanfaatkan bank data tersebut untuk mencari kandidat yang sesuai dengan kualifikasi Anda (gethunted.in, jobsdb.com, jobstreet.co.id). Selain itu, perusahaan advertising tersebut juga menyediakan tempat bagi Anda untuk memasang lowongan pekerjaan, beberapa perusahaan yang terkenal di Indonesia adalah kerjayuk.com (pasang lowongan kerja gratis), jobsdb.com, jobstreet.co.id, karir.com. Dan jangan lupa dengan LinkedIn, sebuah perusahaan internasional untuk networking profesional, disana Anda juga dapat memposting iklan lowongan pekerjaan dan mencari kandidat melalui automated talent matching system.