Mudah-mudahan, Anda tidak akan pernah harus berurusan dengan penghancur kertas, tetapi sebagai seorang manajer, Anda akan menghadapi pengunduran diri karyawan cepat atau lambat. Entah apakah dia adalah karyawan luar biasa yang Anda pikir akan ada seumur hidup atau Anda kalian berdua sudah melihat hal ini akan terjadi, dan dalam sisa waktu dua minggu ke depan Anda bisa melakukan transisi dengan sebaik mungkin bagi Anda, tim Anda, atau calon pengganti karyawan Anda tersebut.

Ukur situasinya

Dalam pengalaman saya, cara seorang karyawan mendekati sisa waktu dua minggunya bisa benar-benar tidak terduga. Saya memiliki karyawan berkinerja terbaik yang terus bekerja dengan baik hingga Jumat terakhir jam 5, tetapi saya juga memiliki staf yang biasanya brilian menjadi tidak produktif dan malas, khususnya, bagi mereka yang secara terbuka sudah mengumumkan ketidakpuasan pekerjaannya kepada rekan kerjanya dan terang-terangan mengatakan kepada saya (atasan langsungnya) dia hanya “tidak peduli lagi.”

Jadi, langkah pertama Anda adalah memperhatikan sikap umum karyawan saat dia memberikan pengunduran dirinya. Apakah dia mengungkapkan keprihatinan untuk menyelesaikan pekerjaannya yang tersisa? Atau, seperti karyawan saya yang berubah menjadi orang yang tidak bertanggung jawab, selalu mengeluh dan mengabaikan pekerjaannya yang tersisa?

Mengukur reaksinya dapat membantu dalam beberapa hal. Pertama, ini akan membantu Anda memutuskan cara terbaik untuk mengumumkan kepergiannya ke seluruh tim—apakah Anda menyerahkan pemberitahuan tersebut kepadanya atau apakah Anda mengadakan rapat tim sehingga Anda dapat mengatur segala hal sebelum dia meninggalkan pekerjaannya. Hal ini juga dapat mengarah kepada diskusi tentang bagaimana dia akan menangani sisa pekerjaannya selama dua minggu ke depan. Meskipun jelas merupakan pilihannya untuk mendiskusikan ketidakpuasannya (atau kegembiraannya tentang pekerjaan barunya) dalam kehidupan pribadi, namun tempat kerja bukanlah saluran yang tepat—dan Anda mungkin perlu mengatakan hal itu padanya.

Kembangkan rencana transisi

Langkah selanjutnya adalah bekerja sama dengan karyawan Anda untuk mengembangkan rencana transisi. Idenya tentang apa yang perlu diselesaikan sebelum dia meninggalkan perusahaan mungkin berbeda dari ide Anda, jadi penting untuk secara kolaboratif membuat daftar semua tugas rutin mingguannya, proyek yang sedang dia kerjakan, dan klien yang berhubungan langsung dengannya. Luangkan banyak waktu untuk daftar ini, buatlah selengkap mungkin, karena Anda harus segera memutuskan siapa yang dapat mengambil alih proyek dan tanggung jawab tersebut dalam jangka pendek. Anda juga harus memutuskan bagaimana menghubungi klien tetap, vendor, dan kolega karyawan secara proaktif sehingga email dan panggilan telepon mereka tetap direspon dengan baik.

Rencana transisi harus detil sehingga karyawan Anda tetap melaksanakan sisa pekerjaannya dengan sangat baik sebelum dia benar-benar pergi meninggalkan perusahaan Anda. Memiliki daftar tugas akhir yang spesifik dan terbatas akan memberi karyawan Anda pemahaman tentang tujuan dan struktur selama dua minggu terakhirnya—dan akan memastikan bahwa transisinya berjalan semulus mungkin.

Saya sarankan melakukan ini dalam waktu seminggu setelah dia memberikan pemberitahuan, lalu memeriksa lagi beberapa hari sebelum dia pergi untuk memastikan dia berada di jalur yang benar untuk menyelesaikan semuanya.

Pastikan Anda tahu apa yang dia ketahui

Sebelum karyawan Anda keluar dari pekerjaannya, pastikan dia tidak membawa informasi penting bersamanya. Saya tidak bermaksud Anda harus memeriksa tasnya untuk melihat salinan laporan keuangan perusahaan—tetapi jika dia sudah lama bekerja di perusahaan itu, ada kemungkinan dia mengembangkan beberapa keterampilan atau pengetahuan unik yang mungkin Anda dan anggota tim lainnya tidak menyadari hal tersebut. Dan, kecuali Anda mentransisikan pengetahuan itu ke anggota tim lain, pengetahuan itu akan pergi bersama karyawan itu.

Sekitar setahun yang lalu, salah satu karyawan saya meninggalkan perusahaan secara tiba-tiba. Setelah dia pergi selama beberapa hari, saya menyadari bahwa dia adalah karyawan terakhir di seluruh departemen yang memiliki pengetahuan tentang program perangkat lunak lama—program yang tidak kami jual lagi, tetapi masih menawarkan dukungan teknis. Karena dialah satu-satunya yang tahu cara mengoperasikan perangkat lunak itu—kami berada dalam masalah besar.

Jadi, ambillah pelajaran tersebut dari saya — penting untuk mengevaluasi pengetahuan karyawan yang mengundurkan diri. Jika Anda menemukan dia mengetahui sesuatu yang perlu dibagikan dengan tim, duduklah bersamanya dan lakukan “transfer pengetahuan”—yaitu, minta dia menjelaskan secara menyeluruh (atau bahkan lebih baik, mendokumentasikan) pengetahuan itu, sehingga Anda tidak tertinggal dalam kesulitan ketika dia pergi dalam beberapa minggu.

Evaluasi kebutuhan penggantian

Setelah Anda membuat rencana transisi dan melakukan transfer pengetahuan, Anda akan memiliki gagasan yang cukup bagus tentang apa yang dilakukan karyawan Anda dan berapa banyak pekerjaan yang tersisa saat dia pergi. Kemudian, Anda dapat membandingkan informasi ini dengan skala prioritas, tugas, dan beban kerja tim Anda saat ini, sehingga Anda dapat menentukan apakah dan kapan Anda perlu merekrut baru untuk mengganti posisi karyawan yang resign tersebut.

Misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa beban kerjanya sangat berat sehingga Anda perlu mendapatkan pekerja sementara secepatnya. Dalam kasus lain, Anda mungkin dapat mendistribusikan semua proyeknya kepada anggota tim saat ini selama beberapa minggu sambil menunggu untuk menemukan kandidat yang tepat. Atau, Anda mungkin menyadari bahwa sekarang adalah waktu yang tepat untuk merestrukturisasi posisi dan bagaimana posisi itu cocok dengan tim Anda. Jika Anda dapat dengan mudah memberikan sisa pekerjaan karyawan Anda kepada anggota tim lain, misalnya, mungkin Anda tidak perlu mempekerjakan manajer proyek dan memilih untuk mempekerjakan tenaga penjualan yang dapat mulai menghasilkan lebih banyak prospek.

Bagaimanapun, ada baiknya untuk memulai proses perekrutan lebih cepat. Jadi, dalam beberapa hari setelah dia memberikan pengunduran dirinya, Anda bisa mengetahui deskripsi pekerjaan karyawan Anda, memberi tahu bagian HRD, dan bersiap untuk melakukan interview.

Mendoakan kesuksesan karyawan Anda

Pada akhirnya, ingatlah bahwa bisnis yang kehilangan karyawan merupakan hal yang buruk. Apa pun situasinya, pastikan Anda berdua pergi dengan hubungan baik. Doakan dia baik-baik saja di posisi barunya, tawarkan untuk menjadi referensi di masa depan, dan dorong dia untuk tetap berhubungan. Bahkan jika penampilannya bukan yang terbaik selama dua minggu terakhir itu, Anda tidak perlu membakar hubungan yang sudah terjalin selama mereka bekerja di perusahaan Anda—Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan bertemu lagi dengan mereka di masa depan.

Kehilangan seorang karyawan (terutama yang hebat) memang sulit—tetapi sebagai seorang manajer, Anda harus menghadapinya cepat atau lambat. Jadi, sebaiknya bersiaplah dengan rencana tindakan—dan, tentu saja, kartu ucapan selamat tinggal dan kue perpisahan yang tulus juga dapat membantu meringankan rasa kehilangan itu.

Mengapa mereka marah kepada rekan kerja mereka yang berhenti

Ada beberapa alasan mengapa orang-orang marah ketika ada rekan kerja mereka yang keluar. Beberapa alasannya adalah:

“Saya pikir kita akan melakukan ini bersama!”

Terkadang sebuah loyalitas dapat menjadi alasan mengapa mereka marah. Hanya karena orang-orang ini memutuskan untuk tetap bekerja, bukan berarti mereka memiliki aspirasi yang sama. Hal ini juga mengingatkan kita bahwa setiap orang memiliki kehidupan dan komitmen yang berbeda, jadi loyalitas setiap orang berbeda karena berbagai situasi. Ada orang yang membutuhkan gaji lebih besar, ada juga yang memang puas dengan pekerjaan mereka saat ini atau ada juga yang membutuhkan keseimbangan kehidupan bekerja.

Bagaimana saya melakukan pekerjaan ini semua?

Sebuah reaksi spontan dalam menanggapi hal tersebut adalah perasaan kewalahan dan marah karena tiba-tiba ada celah kekosongan di dalam tim dan tidak ada orang di dalam tim yang mampu menangani pekerjaan orang tersebut. Beberapa orang akan merasa frustasi, namun ini bukanlah masalah bagi orang yang keluar, ini merupakan tanggung jawab seorang pemimpin untuk mengisi setiap kekosongan dan merekrut orang yang mampu menangani pekerjaan tersebut.

“Setelah apa yang sudah saya lakukan untuk Anda”

Terkadang seorang pemimpin merasa bahwa mereka telah membantu karyawan mereka untuk mencapai tujuan mereka dalam sebuah posisi dan mereka merasa bahwa karyawan tersebut berhutang budi.

Ketika ada seorang karyawan Anda yang keluar, ingatlah bahwa mungkin Anda telah mengajarkan mereka dengan baik sehingga mereka dapat mengejar kesempatan lain atau situasi yang sebenarnya tidak sesuai dengan apa yang Anda pikirkan selama ini. Inilah saatnya dimana Anda harus mengevaluasi kembali bagaimana Anda menjalankan tim Anda.

Orang yang keluar menemukan keberanian yang diharapkan oleh orang lain

Ketakutan merupakan emosi yang paling kuat yang dapat menghentikan orang-orang untuk melakukan perubahan. Terkadang rekan kerja ingin mencari kesempatan baru, namun mereka terlalu takut untuk mengambil langkah tersebut dan merasa lebih aman untuk diam dan menjalani aktifitas yang ada saat ini.

Mengapa Anda harus mendukung kolega yang memilih untuk keluar

Daripada menolak kepergian karyawan yang memang sudah bertekad untuk keluar, justru seharusnya Anda mendukung mereka. Ada beberapa alasan mengapa Anda harus mendukung mereka.

Karyawan tahu yang terbaik

Jika orang yang keluar berpikir bahwa mereka akan mendapatkan kesempatan yang lebih baik ditempat lain atau tidak bahagia dengan situasi mereka saat ini, siapa Anda mengatakan bahwa mereka salah? Bahkan jika mereka salah, mereka akan menyadarinya beberapa bulan kemudian.

Apa yang Anda pikir mengenai “kesempatan baik” atau karir yang maju, mungkin berbeda dengan apa yang dipikirkan kolega Anda. Bagaimana pun juga kita semua berbeda dan kita tidak memiliki tujuan dan aspirasi yang sama.

Gunakan kepergian karyawan sebagai waktu untuk evaluasi kembali

Sebagai pemimpin, ketika Anda mendengar salah satu anggota tim Anda akan keluar, gunakan kesempatan ini untuk mendiskusikan alasan mengapa mereka ingin keluar untuk mengetahui apakah ini merupakan suatu hal yang negatif atau positif.

Terbukalah dan minta feedback dari mereka yang jujur untuk membantu Anda mengetahui situasi yang terjadi pada tim Anda.

Ambil keputusan mereka sebagai sebuah pujian

Jika Anda seorang pemimpin dan kemudian Anda mengetahui bahwa salah satu dari anggota tim Anda akan mendapatkan kesempatan yang lebih baik, gaji yang lebih besar, atau membuat mereka selangkah lebih dekat dari tujuan mereka, maka Anda dapat mengambil keputusan mereka sebagai sebuah hal yang positif.

Sebagai bagian dari tim Anda, mereka telah berhasil meningkatkan kemampuan mereka dan memiliki beberapa skill baru yang membuat mereka dapat bekerja di level yang lebih baik. Manager yang baik akan menyadari bahwa sebuah pekerjaan bersifat sementara dan harus bersiap ketika karyawan mereka mendapatkan kesempatan lain.

Berpikir jangka panjang

Pemikiran jangka pendek ketika seorang kolega keluar adalah perasaan marah dan kewalahan akan pekerjaan yang ditinggalkan oleh mereka. Namun seorang pemimpin harus berpikir jangka panjang. Jika Andameninggalkan kesan positif pada saat mereka meninggalkan perusahaan, maka ada kemungkinan bagi mereka untuk kembali dan bekerja bersama Anda. Karena mereka merasa bahwa ada orang yang mendukung dan menghargai keputusan yang mereka ambil.

Intinya adalah semua ini bukan mengenai Anda. Ini mengenai karyawan Anda atau kolega Anda yang memutuskan untuk melakukan perubahan dan mengejar kesempatan lain. Tinggalkan semua persahaan sakit hati dan perasaan ditinggalkan dan fokus pada bagaimana membuat mereka merasa nyaman mengenai perubahan yang akan mereka lakukan.